«Театрлік хореографиялық өнер және кітапханатану» кафедрасы

Құжаттарды жалпы трптастыруды зерттеу-құжаттанудағы жетекші, әліде болса жеткілікті зертелмеген теоретикалық бағыттардың бірі болып табылады. Соңғы жылдары бұл мәселені зерттеуде С.Г.кулешовтың, Ю.Н.Столяровтың және Г.Н.Швецова-Водканың еңбектері елеулі улес қосты.

«Топтастыру»(классификация) ттүсінігі бірмезгілге процесс пен нәтиже мағыналарында жиі қоданылады, яғни топталу ретінде және оның нәтижесінде алынған үлгі ретінде түсіндіріледі.

Топтастыру процесін және оның нәтижесін бір-бірінен ажырату үшін екі терминді қолдану ұсынылады: «топтастыру» және «топтау»

Құжаттарды топтастыру деп- топтар арасындағы қарым-қатынастарды бнейнелеу мен топтастыру үлгісін құру мақсатында құжаттарды топтарға бөлу немесе реттеу процесін айтамыз.

Құжаттарды топтастыру (лат.classik-қатар,топ)-деп құжаттар тобы арасындағы байланыстарды қалыптастыру құралы ретінде,сонымен қатар,олардың әр алуандығында бейімделу үшін қолданылатын құралы ретіндегі құжаттардың бірлесу жүйесін айтамыз.

Құжаттарды топтау құрылымы әдетте таблица немесе сызба түрінде беоріледі.

Топтау- таным әдістерінің бірі болып табылады. Олсыз (яғни топтаусыз)құжаттар түрлерінің әр алуандығын зерттеу,оларды жүйелеуге,әртүрлі көріністерімен айрықшаланатын құжаттар түрлері арасындағы айырмашылықтарды табуға мүмкін болмайды.

Құжаттарды кешенді түрде дұрыс топтау құжаттардың арасындағы байланысты ашады, олардың көпшілігінің арасында бағдар алуға, құжаттар жүйесіндегі оларды реттеуде негіз болуға көмектеседі. Ол құжаттану теориясы мен практикалық құжаттық-коммуникацилық қызметте аса маңызға ие. Құжаттарды топтауды жүргізу үшін әсіресе кем дегенде келесі ережелерді есте сақтау қажет: 1)Бөлініс жүргізетін белгілер- бөлініс негіздемесі, ал бөлініс кезінде пайда болатын ұғымдар бөлініс мүшелері деп аталады.

2) Сол бір қайталынатын бөліністер сол бір негіздеиеде жүзеге асыруы тиіс (қиылысу талабы);

3) Барлық бөлініс мүшелерінің қосындысы бөлініс түсінігінің жалпы көлеміне тең болуы тиіс, яғни бөлініс толық болуы қажет; Жеткіліксіздік немесе артық бөлініс болмау керек (сай келушілік талабы).

4) Бөлініс мүшелері бір-бірімен өзара ерекше болуы қажет (өзара ерекшелік талабы).

5) Бөлініс мүшелері бөлінетін түснікке жақынырақ болуы керек (үздіксіздік,толассыздық талабы).

Құжаттарды топтасьыру деп- құжаттарды түрбе, топқа (класқа),түр тармаққа,әр түрге көп сатылы,перархиялы және дихотомиялық бөлуді жүргізу.

Топ (класс)- бұл нақты бір ортақ белгісі бар,басқа обьектілерден айрықшалап тұратын құжаттардың жиынтығы.

Топтау бөлініс ретінде- топтастыру мақсатына тәуелді әртүрлі белгілерді (көріністерді) қабылдауға болады. Егер құжаттарды формасына қарай бөлгіміз келсе, бұл бір топтау болып табылады, егер оны мазмұнына қарай бөлсек, онда басқа топтау болады. Класс негізіне топтау мақсатына жауап бере алатындай,құжаттың аса маңызды бөлгісін енгізеді.

Өзіне басқаларын енгізетін класс оларға топ болып есептеледі, ал оған (топқа) енетін кластар топқа түрлер болып есептеледі. Сол бір қайталаналатын класс төмнегі класқа топ болуы мүмкін және өзінен жоғарғы бір топ болып есептелуі мүмкін. Мысалы, “кинофотоқұжаттар” класы “ құжаттар” класына түр және “киноқұжаттар”,

“фотоқұжаттар”,“фоноқұжаттар” класына топ болып табылады.

Топ (класс)-құжаттың түрлік бөлініс көмегімен ашылтын бөліністің бірінші деңгейі.

Түр-бөліністің екінші деңгейі. Мұнда “құжат” топтық түсінігі түрлік түсініктерге бөлінеді,яғни құжаттар тнүрлеріне. Түрлік топтаудың әрбір звеносын сол немесе басқа бір белгісі бойынша құжат түрі деп атауға болады.

Бөлістің үшінші деңгейі- түр тармақ. Оның соңынан, осы топтаудағы нақты бір құжаттың нақты орны анықьталмайынша бір түрлік (разновидность) орын алады.

Иерархия- бұл құжаттың жоғарғысынан төменгіге дейінгі орналасу тәртібі. Тиісінше құжаттардың иерархиялық орналасуы келесідей көрінеді: құжат →баспа→мерзімдік емес баспа→кітап.

Дихотомия-бір кластағы құжаттарды екі бір-біріне қарама-қарсы түрге,түр тармаққа,бір түрге және т.б жүйелі түрде бөлінуі. Мысалы, жарияланған және жария етілмеген құжат,мерзімдік және мерзімдік емес құжат және т.б.

Құжаттарды топтастыру- құжаттарды талдаудың нақты аспектілеріне жауап бере алатын бөлістің әр түрлі негіздерінде жүзеге асырылады. Талдаудың әрбір аспектісі топтастырудың нақты бір фасетін (фр.Facett-шекара) көрсетеді,яғни қажетті белгілері бойынша құжаттар түрінің тізбегі. Мұндай фасеттер көп болуы мүмкін, сондықтан құжаттарды топтастыру көп аспектілі фасетті деп аталады.

Құжаттану теориясындағы маңызды да өзекті сұрақтардың бірі- бұл құжаттарды “топтастыру”мен “типологиялау”,құжаттың “түрі”мен “үлгісі” түсініктерінің ара қатынасы болып табылады. Бір авторлар бұл түсініктерді синонимдер ретінде қарастырса, басқалары қарама-қарсы түсініктер ретінде,ал үшіншілері топтастыру заңдары мен ережелерін типологиялауға бағыттап, оларды шатастыра түсіреді. Әлі күнге дейін бұл мәселе жөнінде анықтамалықтар мен сөздіктерде бір нақты шешім кездеспейді.

Құжаттарды топтастыру мен типологиялаудың мәні нақты көріністері бойынша зерттеу обьектілерінің жіктелуінде болып отыр. Топтастыру құжаттардың логика заңы бойынша,негізінен төртке бөлуді қарастырады: негіздерінің бірлігін, бөлініс мүшелерінің шамаластығы, олардың өзара ерекшелігі, бөліністің үнемділігін. Осы айтылғандардың ішіне ең маңыздысы- бөлініс негіздерінің бірлнігі заңы “құжат” түсінігінің барлық көлемі көріністердің тек біреуімен ғана бөлінуін талап етеді. Осылайша, топтастыру-құжаттардың тек бір аса маңызды көрінісі бойынша жіктелуінен тұрады. Құжаттардың бұл жиынтығын нақты бір көріністері бойынша түрге топталады.

Типологиялау-құжаттарды топтастырудың жеке бір жағадйы болып табылады. Ол үлгі (тип) деп аталатын құжаттар тобымен байланысты. Бұл нақты бір құжаттар тобының жалпы, мәнді белгілері.Типологиялаудың кұрделілігі- сипатты көріністердің қажетті де жеткілікті жиынтығын анықтауда болып отыр. Көбіне типологиялық көріністер ретінде функционалды-мақсаттық міндетті,құжаттың оқырмандық мекн –жайы, ақпарт сипат,оның мазмұны (ғылыми,ғылыми өндірістік,анықтамалық,ақпараттық т.б) көрсетіледі. Кей кезде баспаларды типолпгиялау негізіне жанрлық критерий енгізіледі. Осылайша, типологиялық мазмұн мен топтастыру мазмұны әртүрлі логикалық процестер нәтижесінде қалыптасады. Оларды құру әдісі мен топтау тәсілдері де әртүрлі. Егер топтастыру негізінде ең алдымен көріністердің жіктелісі жатса,типологиялау негізінде- олардың интеграциясы жатады.

Топтастыру қатары келесідей ұсынылған: құжат түрлері-басылым,түр тармақ –кітап басылымы,бір түрі –кітап –ойыншық. Типологиялық қатары келесідей көрінеді: құжат түрі-ғылыми,түр тармағы-ғылыми-зерттеулік, әртүрлік-монография.

Жалпы топтастыру мен типологиялау құжаттық коммуникациялық қызметігнің нақты саланың міндеттеріне бағынышты құжаттарды одан әрі жіктеуге негіз салады.

Құжаттарды топтастыру құжаттың әрбір түрі мен үлгісінің ерекшелігін белгілеуге мүмкіндік береді, құжаттың ақпараттың барлық әр алуандығына бағдар ұстауға көмектеседі.Сондықтан әр түрлі көріністері бойынша кандай да болмасын құжаттың түрін анықтауды үйрену, оның мазмұны мен формасын талдау аса маңызды.