Политика должна давать общие рекомендации в следующих областях

• 
  использование электронной почты для ведения деловой деятельности;
  
• 
  использование электронной почты для ведения личных дел;
  
• 
  управление доступом и сохранение конфиденциальности сообщений;
  
• 
  администрирование и хранение электронных писем.
  

Основы e-mail

SMTP — это почтовый протокол хост-хост. SMTP-сервер принимает письма от других систем и сохраняет их в почтовых ящиках пользователей. Сохраненные письма могут быть прочитаны несколькими способами. Пользователи с интерактивным доступом на почтовом сервере могут читать почту с помощью локальных почтовых приложений. Пользователи на других системах могут загрузить свои письма с помощью программ-почтовых клиентов по протоколам POP3 и IMAP.

POP — это самый популярный протокол приема электронной почты. POP-сервер позволяет POP-клиенту загрузить письма, которые были получены им от другого почтового сервера. Клиенты могут загрузить все сообщения или только те, которые они еще не читали. Он не поддерживает удаление сообщений перед загрузкой на основе атрибутов сообщения, таких как адрес отправителя или получателя. POP версии 2 поддерживает аутентификацию пользователя с помощью пароля, но пароль передается серверу в открытом (незашифрованном) виде.

IMAP — это самый новый, и поэтому менее популярный протокол чтения электронной почты.

Как сказано в RFC:

IMAP4rev1 поддерживает операции создания, удаления, переименования почтовых ящиков, проверки поступления новых писем; оперативное удаление писем; установку и сброс флагов операций; разбор заголовков в формате RFC-1822 и MIME-IMB; поиск среди писем; выборочное чтение писем.

MIME — это сокращение для Многоцелевых расширений интернетовской почты (Multipurpose Internet Mail Extensions). Как сказано в RFC 2045, он переопределяет формат сообщений электронной почты, чтобы позволить:

• 
  передачу текстов в кодировке, отличной от US-ASCII,
  
• 
  передачу в письме нетекстовой информации в различных форматах,
  
• 
  сообщения из нескольких частей, и
  
• 
  передачу в заголовке письма информации в кодировке, отличной от US-ASCII.