Протоколы представительского уровня

 Электронная техника позволяет значительно облегчить документальное управление предприятием. Персональные компьютеры (ПК) совершенствуют и сам процесс создания документов, и организацию документооборота предприятия.

       Клавиатура ПК, подобно пишущей машинке, служит для набора текста и его размножения с помощью принтера. Записанный на дискете текст может храниться в очень компактной форме и может быть воспроизведен на экране дисплея или перепечатан.

       Но кроме этого ПК позволяет с помощью специальных программ отредактировать напечатанный текст полностью или частично. Такие программы называют текстовыми редакторами, или текстовыми процессорами.

       При использовании текстовых редакторов документ выводится на экран дисплея, и в него можно вносить необходимые изменения, переносить фрагменты текста из одного места в другое, объединять документы, использовать различные шрифты для выделения слов или фраз и т.п.<

       В память ПК могут быть заложены образцы разных типов документов. “Заголовки” (формуляры) смогут облегчить составление документов. Могут быть созданы шаблоны, стандартные тексты, графики, рисунки или другая информация (Auto Text), одинаковая для разных видов документов.

       Команда “Auto Text” способна облегчить набор текста документа с помощью:

       компоновки отдельных документов;

       традиционных начальных фраз письма;

       часто употребляемых оборотов текста;

       почтовых адресов предприятий;

       стандартных положений контрактов;

       выдержек из нормативных документов;

       часто используемых положений “инкотермса” (для контрактов с инофирмами);

       схем, диаграмм, графиков и т.д., необходимых для оформления документов, и проч.

       В программный пакет WinWord включено множество образцов готовых документов; эти образцы называют “экспертами”. Это типовые письма, факсы, резюме, повестки дня, докладные и служебные записки и т.д.

       С помощью текстового редактора можно создать оригинальный, “фирменный” стиль внешнего оформления документа, который может служить своеобразной визитной карточкой предприятия.

       Существуют программы со словарями синонимов, орфографической и стилистической коррекцией текстов.

       Богатыми возможностями обладают прикладные программы ПК при организации документооборота, а также обмен электронными документами.