Ресми құжаттарды ресімдеу кезінде қазақ емлесі ережелерінің сақталуы қадағаланады, сондай-ақ төмендегідей емле қағидаларына баса назар аударылады:
Қазақстан Республикасындағы мемлекеттік билік пен мемлекеттік басқарудың жоғары органдарының атауларындағы барлық сөздер бас әріппен жазылады.
Мысалы:
Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі
Қазақстан Республикасының Парламенті
Қазақстан Республикасы Парламентінің Сенаты
Қазақстан Республикасы Парламентінің Мәжілісі
Қазақстан Республикасының Конституциялық Кеңесі
Қазақстан Республикасы Қауіпсіздік Кеңесінің Хатшылығы
Қазақстан Республикасы Жоғарғы Соты
Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкі
Қазақстан Республикасының Үкіметі
Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі
Хат – әртүрлі кәсіпорындар (ұйымдар, мекемелер) арасында жүзеге асырылатын қызметтік және іскерлік хат алмасудың негізгі құралы. Анықтамалардың біріне сәйкес қызметтік (лауазымды) хат – хат алмасу ережелеріне сәйкес дайындалған лауазымды адамға (ол өкілдік ететін кәсіпорынға, ұйымға, мекемеге) жазбаша өтініш.
Ресми құжат Жазбаша іскерлік қарым-қатынастың келесі түрлері бар 1.Шарт - бұл құжат, заңды тұлғалар немесе заңды тұлға мен жеке тұлға арасындағы құқықтық келісім.
2. Өтініш -азаматтың өтінішін, ұсынысын немесе шағымын қамтитын құжат. Ол өтініш берушінің құқықтары мен мүдделерін орындауға немесе кәсіпорындағы кемшіліктерді жоюға бағытталған. Өтініш мекеменің немесе ұйымның лауазымды адамына жолданады.
3. Әкімшілік құжаттама -бұл жүзеге асыратын құжаттар мемлекеттік органның басқару актісі, сондай-ақ белгілі бір әрекеттерді орындау үшін басшылар мен қызметкерлердің міндеттері мен құқықтары. Бұйрықтардың екі тобы бар: нақты мәселеге және ұзақ мерзімді әрекетке қатысты. Өкімдік құжаттамаға мыналар жатады: қаулы, бұйрық, нұсқау, өкім.
4. Бұйрық -бұл басшының бұйрығы. Жазбаша бұйрық-бұл жазбаша түрде қолданылатын басқарудың нормативтік актісі. Бұл құжаттың мақсаты кәсіпорындағы мәселелерді,сондай-ақ есептілікке, жоспарлауға және т.б. қатысты мәселелерді шешу болып табылады.
