Топ: м-л-16 Студент: Нұрғали Айсара Қайырлы күн, оқытушы! Тапсырмалар

Іс қағаздарын жүргізу процесінің қорытындылану кезеңі орындалған құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау болып табылады. Пайдаланылатын құжаттарды ретке келтіру мен сақтаудың басты мақсаты – Қазақстан Республикасының ұлттық мұрағат қорын толықтыруға және оны анықтамалық жұмысында пайдалану үшін жағдай жасау.

Орындалған құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау мыналарды қамтиды:

● құжаттың ғылыми және тәжірибелік құндылығына сараптама жасау;

● істерді ресімдеу;

● тұрақты және ұзақ мерзімді сақталатын құжаттарды сипаттау;

● құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету.

Құжаттарды мұрағаттық өңдеу сізге мұрағаттық заңнамаға сай жұмыс істеуге көмектеседі. ОСГ-ға құжаттарды мұрағаттық өңдеуге тапсырыс бере отырып, сіз құжаттарды есепке алу, жинақтау, сақтау туралы заңның талаптарын сақтап жұмыс істейсіз.

Біз сіздің құжаттарыңызды ОСГ-ның өңдеу орталығына ауыстырып орналастырамыз, онда мұрағатшылар құжаттарды мұрағаттық өңдеуді жүргізеді. Сіздің қалауыңыз бойынша, біз мұрағаттық қызметтерді сіздің кеңсеңізде де жүргізе аламыз. Құжаттарды мұрағаттық өңдеуден кейін, істердің бір бөлігі жоюға бөлінеді де, сіз құжаттарыңызды бірден құпия түрде жоюға, ал қалған құжаттарды — ОСГ мұрағаттарына кәсіби түрде сақтауға бере аласыз. ОСГ-мен жұмыс жасау оңай — Ресейдің кез-келген қаласында біздің құжаттарды өңдеу, басқару және сақтау жөніндегі қызметтерімізге тапсырыс беріңіз.

Мұрағаттық өңдеуден кейін құжаттарды ОСГ-ның заманауи, сенімді, кәсіби мұрағаттарына ауыстырып орналастырамыз, онда оларды заңмен белгіленген мерзім бойы сақтаймыз. Құжаттарды мұрағаттық өңдеу жүргізілгеннен кейін қалыптасқан құжаттарыңызды да алдын ала мұрағаттық өңдеу жүргізе отырып, ОСГ-ға сақтауға беруді жалғастыра беріңіз. ОСГ-да құжаттарға жүйелі түрде мұрағаттық өңдеу жүргізуді қағида етіп алыңыз. Құжаттармен мұндай кәсіби жұмыс сізді мұрағат заңдарын бұзудан, айыппұлдар төлеуден қорғайды және құжаттармен жұмыстың жеңілдігін сыйлайды.

Ұзақ мерзімге сақталатын істерді ресімдеуге (10 жылдан астам және тұрақты сақталатын) мынадай жұмыстар кіреді:

— мұқабасына сипаттама – мекеменің атауы, істің нөмірі,іс номенклатурасына сәйкес істердің тақырыптары, жылы, парақтарының саны, сақтау мерзімі;

— құжаттардың атауы, олардың күні көрсетілген істердің тізімдемесін жасау, әрбір құжаттағы парақтардың саны көрсетіледі. Тізімдемеге сараптама комиссиясының мүшелері қол қояды және кәсіпорын басшысы бекітеді.

— брошюралау (кітапша жасау) – құжаттарды қатты мұқабаға тігу;

— парақтарды нөмірлеу;

— растау жазбасын жасау.

Қысқа мерзімде сақталатын істерді ресімдеу 

Қысқа мерзімді сақталатын істер үшін (10 жылға дейін) істерді ресімдеу рәсімдері оңтайландырылған:

құжаттар істерде құжат тігілетін папкаларда (скоросшиватель) қала береді;

парақтары нөмірленбейді;

істерге тізімдемелер жасалмайды.

Сонымен, істер жүргізілген сәттен бастап мемлекеттік мұрағатқа өткізілгенге дейін кәсіпорында сақталады. Құрылымдық бөлімшелердің басшылары және іс қағаздарын жүргізуге жауапты қызметкерлер құжаттар мен істердің сақталуын қамтамасыз етуге міндетті. Жұмыс бөлмелерінде және осы мақсатта арнайы бөлінген үй-жайда тұрған істер жабылатын шкафтарда тігінен қойылуы керек. Шкаф олардың толық сақталуын, күннің көзінен, ылғалдан және шаңнан қорғайтындай болуы тиіс. Құжаттарды іздеуді жеңілдету үшін істер іс номенклатурасына сәйкес қойылады, ал іс номенклатурасынан алынған үзінді көшірмеде шкафта сақталған барлық істердің атаулары мен индекстері болады, ол шкафтың ішкі жағына қойылады. Істердің мұқабаларының түп жағына номенклатура бойынша индексі көрсетіледі.