Подготовка демонстрационного материала для сопровождения доклада

Подготовка презентации

• 
  первая – содержательная часть слайдов – целиком находится в компетенции самого докладчика;
  
• 
  вторая – оформление доклада – должно выполняться по утвержденным в организации правилам с использованием шаблонов, соответствующим теме доклада. Шаги по подготовке презентации
  

1. 
   Разбейте доклад на ряд логически завершенных блоков с целью создания структуры доклада. Каждому логическому блоку должно соответствовать не менее одного слайда.
   
2. 
   Сформулируйте краткой и ясной фразой главный смысл каждого логического блока. Именно эта фраза будет выступать заголовком слайдов соответствующего блока.
   
3. 
   Для каждого логического блока выделите ключевые положения или данные. Оптимально это от 2 до 5 подобных фраз (соответственно, 10-15 слов). Данные лучше представить в виде таблицы или диаграммы.
   
4. 
   Сформулируйте основные выводы доклада.
   
5. 
   Определите, какое количество демонстрационных слайдов необходимо, какие материалы они должны содержать.
   

• 
  титульный слайд;
  
• 
  не менее одного информационного слайда на каждый логический блок доклада;
  
• 
  слайд или несколько слайдов с итогами и выводами доклада. Возможно, потребуются слайды с промежуточными выводами;
  
• 
  заключительный слайд.
  
1. 
   Подготовьте исходные данные для графического иллюстративного материала.
   

7. 
   Определите целесообразность применения и характер мультимедиа-эффектов. В частности, спланируйте использование анимации для привлечения внимания аудитории к принципиально важным элементам демонстрируемых слайдов.
   
8. 
   На основе собранного таким образом материала, опираясь на решения и шаблоны, утвержденные в организации, создайте набор демонстрационных слайдов, необходимых для сопровождения доклада.
   

Основные ошибки

1. 
   Самая распространенная ошибка – перегруженность слайдов информацией и оформлением в ущерб наглядности и согласованности с текстом доклада. Например, если на слайде приведен некий набор тезисов или положений, то площадь, занимаемая текстом, не должна превышать 60-70% от площади слайда.
   

Если не брать в расчет стандартные элементы оформления (заголовок, номер слайда и т. д.), рекомендуется, чтобы общее количество элементов оформления на слайде не превышало четырех. Даже на самом сложном слайде желательно размещать не более чем один-два блока текста из нескольких тезисов, один рисунок или две диаграммы либо один блок текста и три диаграммы и т.д.

2. 
   Часто от слайда к слайду не соблюдается преемственность набора элементов оформления, несущих чисто визуальную нагрузку: логотип организации, вертикальные и горизонтальные разделительные полосы, оформление списков.
   

Например, если в первых слайдах горизонтальная разделительная полоса имела черный цвет, то на очередном слайде она не должна вдруг стать цветной или превратиться в волнистую линию. На одном слайде рекомендуется использовать не более трех элементов оформления, а по всему набору слайдов желательно ограничиться пятью элементами.

3. 
   Процесс появления и размещения на слайде очередного элемента или фрагмента диаграммы следует ограничить двумя-тремя простыми эффектами анимации.
   
4. 
   Неправильно расставленные на слайде акценты отвлекают слушателей от основных тезисов доклада.
   

Активное участие в переписке при помощи электронных средств, часто приводит к потере представления о границах допустимого в синтаксисе. Например, если возникла потребность отметить улучшение некоторого коэффициента, то грубейшей ошибкой будет поместить возле соответствующего показателя комбинацию символов "???!!!". Другая подобная ошибка – ставить несколько знаков вопроса подряд возле тезиса о предмете, до конца еще не изученном. Такое количество знаков препинания только запутает слушателей и не произведет на них желаемого впечатления.
Поэтому, если нужно выделить числа или тезисы, на которые необходимо обратить внимание, то, возможно, самое лучшее решение – оформить их более крупным шрифтом или другим цветом по сравнению с остальными.

5. 
   Докладчик повторяет то, что написано на слайдах презентации. Одной из наиболее распространенных и вредных привычек является чтение текста, размещенного на слайдах. Это не только избыточность, но и верный способ сделать скучной любую, даже самую яркую презентацию.
   

Показ презентации должен сопровождаться устной речью, дополняющей и описывающей отображаемую на экране информацию, но не пересказывающей текст слайда. "Даже при использовании PowerPoint необходимо общение докладчика с аудиторией, – считает Роберта Прескотт (Roberta Prescott), сотрудник фирмы The Prescott Group из Коннектикута, занимающейся консалтингом в области коммуникаций.² – Люди пришли на презентацию не для того, чтобы рассматривать вашу спину".

6. 
   Еще одна распространенная ошибка – отсутствие паузы в речи докладчика на время отображения слайда. Это рассеивает внимание аудитории.
   

При правильном планировании презентации сначала должен отображаться новый слайд, аудитории дается какое-то время на то, чтобы прочитать и понять информацию слайда, и только затем следуют комментарии докладчика, уточняющие и дополняющие показанное на экране.

жүктеу/скачать 9,35 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: