2007 жылдың І тоқсанындағы Шығыс Қазақстан облысындағымұрағат ісін дамытудың негізгі көрсеткіштерін орындау туралы ШығысҚазақстан облысы мұрағат мекемелерінің есепті кезеңдегі әрекеті Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар

ШығысҚазақстан облысы мұрағат мекемелерінің есепті кезеңдегі әрекеті Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» және «Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңына өзгерістер мен толықтырулар енгізу туралы», «Жеке және заңды тұлғалардың арыздарын қарау тәртібі туралы» Заңдарын, Қазақстан Республикасындағы мұрағат ісін дамыту тұжырымдамасын, 2007-2009 жылдарға арналған Қазақстан Республикасындағы мұрағат ісі мен құжаттама жүйесін дамыту бағдарламасын, 2007 жылға арналған Шығыс Қазақстан облысындағы мұрағат ісін дамытудың негізгі бағыттарын, 2006-2008 жылдарға арналған Шығыс Қазақстан облысындағы «электрондық басқару» бағдарламасын жүзеге асыру бойынша іс-шаралар жоспарын, мемлекеттік тілді енгізу бойынша іс-шаралар жоспарын, ішкі саясат саласындағы іс-шараларды, мұрағат құжаттарын жариялау және басылымдар бойынша іс-шаралар, Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпараттар министрлігі Алқасының 18.01.2007 ж. шешімін, облыстық әкімдіктің шешімін, Шығыс Қазақстан облысы Әкімінің шешімдерін, өкімдерін және тапсырмаларын,  Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпараттар министрлігі Ақпараттар және мұрағаттар комитетінің бұйрықтарын,  орта мерзімді салалық бағдарламалар мен жоспарлы тапсырмаларды жүзеге асыруға бағытталды.

Басқарма бастығы Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпараттар министрлігі Алқасының мәжілісіне, ҚР  Ақпараттар және мұрағаттар комитетінде облыстық мұрағат қызметі басшыларының мәжілісіне қатысты.

ШҚО Әкімі аппаратымен өзара әрекет аясында ішкі саясат саласындағы мұрағаттар және құжаттама басқармасының жұмыс жоспары жасалды, «электрондық басқару»  қалыптастыру  Мемлекеттік бағдарла-масын жүзеге асыру асяында ШҚО Әкімі аппаратына зерттелген мемлекеттік органдардың ағымдағы процестердің келісілген схемасы жіберілді, ШҚО мұрағаттар және құжаттаама басқармасына электрондық құжатайналым жүйесін (ЭҚЖ) ендіру туралы ақпарат, 2006 жылғы «электрондық басқару» жасау бағдарламасын орындау туралы есеп, 2007-2010 жылдарға арналған «электрондық мұрағат» жасау бағдарламасының жобасы, 2007-2009 жылдарға арналған ШҚО ШҚО мұрағат ісі мен құжаттама жүйесін дамыту бағдарламасы  әзірленді. 

«Электрондық басқару» мемлекеттік бағдарламасын орындау аясында Шығыс Қазақстан облысында «Электрондық қызмет орталығы (ЭҚО) құрылды, азаматтардың сұраныстары мен өтініштерін қабылдауды және оларды жауапты тұлғалардың өңдеуін қаматамасыз ететін вертуальды қабылдау – электрондық қызметі жұмыс істейді. 2007 жылдың 1 тоқсанында виртуальды қабылдауы арқылы азаматтардан тұру, марапатталу және т.б. деректерді растау туралы 10 сұраныс түсті. Барлық сұраныстар өңделіп, Заңмен бекітілген мерзімде орындалды.

ШҚО Әкімі аппаратына «Азаматтардың сұраныстарын қарау туралы» №1-ОГ есеп формасын жетілдіру бойынша ұсыныстар жасалды, ШҚО Әкімдігінің 2006 жылдың 04 сәуіріндегі №580 «2001-2005 жылдарға арналған Мұрағат ісін дамыту бағдарламасын жүзеге асыру қорытындысы бойынша облыс мұрағат ісінің жағдайы және 2006 жылдарға міндеттер  туралы»  қаулысын орындау туралы ақпарат ұсынылды.

Экономика және бюджеттік жоспарлау департаменті үшін облыс мұрағат мекемелерінің халыққа және мемлекеттік органдарға көрсететін мемлекеттік қызметінің тізбесі әзірленді.

Басқарма басшылығы ШҚО Әкімі Ж.С. Кәрібжановтың халықпен есептік кездесуіне қатысты, кездесуге арнап басқарма қызметі туралы ақпараттық стенд және «Шығыс Қазақстанның мәдени мұрасы» тақырыбына облыс мемлекеттік мұрағаттары басылымдарының экспозициясы әзірленді. Облыс мемлекеттік мұрағаты кездесудің бейне түсірілімін жасады, бейнесюжет мемлекеттік сақтауға қабылданады.

Басқарма бастығы ҚР  ШҚО бойынша мемлекеттік қызмет істері жөніндегі Агенттігінің Тәртіптік кеңесінің мәжілісіне қатысты, ұйымдастыру-әдістемелік және қаржы жұмыстары бөлімінің бастығы және қызметкерлері «Бюджеттің заңның өзгерісіне байланысты бағдарламалар әкімшісі бойынша жергілікті бюджет қаражатының жұмсалу механизмін жетілдіру» облыстық мәжілісіне қатысты.

Шығыс Қазақстан облыс мемлекеттік органдарындағы МС ИСО-9001-2000 сәйкестігіне сапа менеджменті жүйесін ендіру бойынша жобаны жүзеге асыру және сертификаттау бойынша ісшаралар жоспарын орындау мақсатында облыс мұрағаттар және құжаттама басқармасы «Қазақстандағы сапаны ұйымдастыру» ЖШМ-мен сертификаттауға сапа менеджменті жүйесін (СМЖ) әзірлеуде кеңес беру қызметін көрсету үшін  1,5 млн. теңгеге келісім шарт жасасты, осы шартқа сәйкес 2007 жылы консалтинг жобасын жүзеге асыру үшін қажетті қор бөлінді, кеңес беру қызметінің бірінші кезеңі өткізілді: іс жүзіндегі СМЖ зерттеу және басқарма қызметкерлерін үйрету, басқарма құжаттамалары жобасын жасау басталды.

Қазақстан Республикасы Президентінің 2007 жылдың 28 ақпанындағы «Жаңа Қазақстан жаңа  әлемде» Жолдауын түсіндіру бойынша іс-шаралар жоспары жүзеге асыру мақсатында облыс мұрағат мекемелерінде Жолдауды зерделеу ұйымдастырылды. ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасының бастығы Жолдауды түсіндіру және насихаттау бойынша облыстық ведомство аралық ақпараттық-насихат тобының басшысы ретінде Шығыс Қазақстан облысы Тарбағатай ауданы халқымен кездесулер өткізді.

Шығыс Қазақстан облысы Әкімінің құрылымдық сайтын жаңалау үшін «2007 жылға арналған Шығыс Қазақстан облысындағы мұрағат ісін дамытудың негізгі бағыттары, 2006 жылғы Шығыс Қазақстан облысындағы мұрағат ісін дамытудың негізгі көрсеткіштерін орынау туралы есеп, әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстардың орындалуы туралы апталық мәлімет, оның ішінде Семей ядролық полигонындағы ядролық сынақтан зардап шекке азаматтардың сынақ аймағында тұрғаны туралы сұраныстары, «Тарихи тұлғалар» айдарына Қазақстанның еңбек сіңірген мұғаілімі, 1941-1945 жылдардағы Ұлы Отан соғысына қатысушы Құсайын Жаманбаев туралы (туғанына 95 жыл толуына байланысты) мәліметтер тапсырылды. Қазақстан Республикасы мұрағаттар ісі мен құжаттама жүйесін дамыту бағдарламасын орындау  аясында «Восток-Он-Лайн» ЖШС-мен мемлекеттік және орыс тіліндегі  100 бетке дейінгі көлемдегі «Шығыс Қазақстан облысының мұрағат қызметі» web-парағын жасау туралы 325,9 мың теңге сомаға келісім шарт жасалды,  облыс мұрағат мекемелерінен сайттың web-парағын   жасауға материалдар сұралды.

Есепті кезеңде мұрағатшылар күшімен Шығыс Қазақстан облысы Әкімі Ж.С. Кәрібжановпен кездесуге, Шығыс Қазақстан мемлекеттік университетінің бас ғимаратыының алдындағы Сәрсен Аманжоловқа қойылған ескерткіштің ашылуына, Шығыс Қазақстан облыстық өнер мұражайында «Соловки» фотокөрмесіне Шығыс Қазақстан халықтарының кіші ассамблеясының Достық үйіндегі Халықаралық демографиялық конференцияға, Шығыс Қазақстан облыстық А.С. Пушкин атындағы кітапханада «Ертіс жеріндегі із» кешіне, ШҚО Білім беру департаментінің Экспериментальді кеңесінің «Аймақтық құрылымдар» бағдарламасы бойынша басылып шыққан тарих ғылымдарының кандидаты В.И. Деевтің «Жазушылар Григорий Гребенщиков, Александр Волков, Ефим Пермитин Кенді Алтайда» кітабының тұсаукесеріне, Шығыс Қазақстан халықтарының Кіші ассамблеясының Достық үйінде болып өткен «Әр түрлі халықтардың бүгінгі Қазақстандағы ролі» семинарына, «Наурыз күні» көрмесі мен мерекелік бағдарламаға, әуесқой суретші ардагер –мұрағатшы С.Я. Семибратовтың картиналарына бейне түсірімде   жасалды. Мемлекеттік мұрағат пен облыс ЖТҚО мұрағатшылары «Мұрағат мекемелерінің жариялау әрекеттері: осы күнгі жағдайы мен болашағы» тақырыбындағы Республикалық семинарға қатысты, онда «Никандр Александрович Петровский, «Орыс есімдерінің сөздігін», «Ресей Федерациясы мұрағат мекмелерінде анықталған Семей Ертіс маңы тарихы бойынша құжаттарды пайдалану» баяндамаларын оқыды.

ҚР Ақпараттар мен мұрағаттар комитетіне «2007 жылға арналған Шығыс Қазақстан облысындағы мұрағат ісін дамытудың негізгі бағыттары», «2006 жылғы Шығыс Қазақстан облысындағы мұрағат ісін дамытудың негізгі көрсеткіштерін орындау туралы есеп», «01.01.2007 ж. жағдайындағы облыс мұрағат мекемелерінде мемлекеттік сақтаудағы мұрағат қорының паспорты», 2007 жылға арналған мұрағат ісі және құжаттама саласындағы ғылыми пробелемаларды қарау бойынша Әдістемелік Кеңес және Кеңес жұмысының  жоспарына енгізетін ұсыныстар, облыс аумағында таралған ресейлік кезеңдік басылымдары туралы мәліметтер, ҚР құжаттандыру және мұрағат ісі бойынша ғылыми-техникалық ақпарат орталығына «Сөз алмасы», «Біздің ақын, солдат, біздің көне шыншылымыз», «Ардақты ана  - Мағира» мақалалары «Қазақстан мұрағаттары» ғылыми-практикалық ақпараттық журналға жариялау үшін, Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағатына Шығыс Қазақстан облысы мемлекеттік мұрағаттарында сақтаулы құжаттардың Мемлекеттік сақтандыру қорының құрамы мен көлемі туралы мәліметтер жіберілді.  

Мемлекеттік мұрағаттарды жабдықтау саласында 2007 жылдың 1 тоқсаны ішінде басқарманың Сараптау-тексеру комиссяисы және ШҚО ЖТҚО СПҒӘК мәжілістерінде басқарма құжаттамаларының 4969 сақтау бірлігі, жеке құрам құжаттарының 4532 сақтау бірлігі, фоноқұжаттардың 1 есеп бірлігі, жеке бас текті құжаттардың 40 сақтау бірлігі, ерекше бағалы құжаттардың 63 сақтау бірлігінің  тізімдемелері мен ғылыми-анықтамалық аппараты қаралып, бекітілді. Облыс мұрағаттар басқармасының СТК мәжілісінде Халық банкінің Шығыс Қазақстан  филиалының ведомствалық мұрағатына жауапты тұлғаның есебі тыңдалды, ол бойынша тиісті шешім қабылданды.

6 істер номенклатурасы қаралып, іс номенклатура бекітілді: Риддер қаласының Шығыс Қазақстан халықтарының кіші ассамблеясының Достық үйі КҚМК; аудандық және оларға теңестірілген соттар; Аягөз аудандық прокуратурасы; Үржар аудандық соты. Әдістемелік сипаттағы сұрақтар қаралды: «ШҚО мемлекеттік мұрағатының Лениногор филиалын тұрақты құжаттармен жабдықтау көздерінің тізімдері», «Шығыс Қазақстан облысы мемлекеттік мұрағатын жеке бас текті құжаттармен жабдықтау көздерінің қосымша тізімі»,   ШҚО мемлекеттік мұрағатының Лениногор филиалының қорларын санаттандыру бойынша қосымша тізім, ШҚО мемлекеттік мұрағатының Зайсан  филиалының  бірінші әскери-ұшқыш Малдыбаев Жақыпбектің туғанына 100 жыл толуына арналған «Ер есімі – ел есінде» көрмесінің тақырыптық-экспозициялық жоспары, Лениногрск қаласының құрметті азаматы, жазушы В.Н. Петровтың 80 жылдығына арналған плакаттың макеті.

Облыс мемлекеттік мұрағатының дирекция мәжілісінде 2006 жылғы ұжым жұмысының қорытындысы, 2007 жылға арналған міндеттер, істердің бар-жоғы мен физикалық жағдайын тексеру бойынша жұмыс кестесі, өрт қауіпсіздігі бойынша жоспардың орындалу барысы, Шығыс Қазақстан облысы әкімшілік-аумақтық бөліну тарихы бойынша анықтамалық тұсаукесерін өткізу жоспары және т.б. қаралды.  

1. 
   Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету және олардың мемлекеттік есебі.
   

Крылов көшесіндегі облыс мемлекеттік мұрағат ғимаратында қызметтік бөлмелерді  кезекті жөндеу – ақтеу және сырлау басталды. Лениногор филиалында кезекті жөндеу басталып, Семенова, 13 ғимаратындағы өрт вентилі ауыстырылды, Фрунзе көшесі, 44 мұрағат қоймасындағы ағаш стеллаждар алынып, металл стеллаждарға ауыстырылды.

Мұрағаттардағы су, жылу құбырлары жүйесі мен электрмен жабдықтау желісінің жұмысына үнемі бақылау жасалып тұрады. Құжаттарды сақтаудың қажетті жағдайын ұстап тұру үшін желдету және дымқылдап сүртіп алу арқылы температуралық-ылғалдық режимді оңтайландыру бойынша шаралар, мемлекеттік сақтауға қабылдауда құжаттарды бейімдеу, мұрағат қоймаларын дезинфекциялау, дезинсекциялау   атқарылды (арнайы қызметтер көмегімен). Мұрағат қоймаларында 37235 сақтау бірлігін шаңнан тазарту жүргізілді.     

2007 дылдың 1 тоқсаны ішінде облыс мұрағат мекемелері қағаз негізіндегі құжаттардың 7749 беті қалпына келтірілді, 1674 сақтау бірлігі тігілді, 1174 іс тізімдемелерімен бірге және 8 газет тігіндісі  тігілді; тізімдемелер мен істердің 232 ресімделді.

4645 сақтау бірлігі картондалды, 540 қорап қолмен жасалды. Облыс мемлекеттік мұрағаты 533 ескі жапсырманы ауыстырды, 111 қорап қайта шифрленді, 2688 бума қалыптастырылды, өшуге айналған мәтіндердің 94 беті қалпына келтірілді.Облыс мемлекеттік мұрағаты ЕБҚ анықтау мақсатында 2007 жылдың 1 тоқсанында ШҚО білім беру департаменті, «Рудный Алтай» қоғамдық-саяси газеті, «Востокоблагропромстрой», «Қазақстан жолдары» Шығыс Қазақстан облыстық автомобиль жолдары басқармасы» қорларының   3704 с.б. қарап шықты (1527 іс бет бойынша, 2177 іс атауы бойынша). 

63 бағалы іс анықталды, ЕБҚ анықтау қорытындысы есептік құжаттарға енгізілді, тізімдемелерге, істер мен қораптарға ЕБҚ белгісі қойылды.

Облыс мемлекеттік мұрағаты мен ЖТҚО ЕБҚ-ға сақтандыру қорын жасау бойынша жұмыстарды жалғастыруда, облыс мемлекеттік мұрағаты лазерлі табақтарға 31 сақтау бірлігін – 940 бет – 322 МБ – ШҚ облыстық статистика басқармасының негізгі әрекеттер бойынша жылдық есептерін, Зырян, Уба, Кулуджа, Алқабек кен басқармаларының, Бұқтырма, Нарым, Күршім рудниктерінің, Ертіс полиметалл комбинатының, «Казолово» кен басқармасының, «Убаредмет», Калбаредмет, «Нарымоловоның» 1947-1956 жылдардағы құжаттарын лазерлі табаққа түсірді. Облыс ЖТҚО ШҚ облыстық жоспар комиссиясы қорының 75 бетіне сақтандыру қорын жасады.

Жоспарлы түрде құжаттар мен істердің түгенделуі мен физикалық жағдайы тексерілді – 42470 сақтау бірлігі тексерілді. 2006 жылы пайдалануда болған 15780 сақтау бірлігі тексерілді және 1415 істің ішінара санитарлық жағдайы тексерілді (облыс мемлекеттік мұрағатының Зырян филиалы 1253 сақ.бір, Жарма филиалы  - 270 сақ.бір). Тексеру қорытындысы бойынша актілер жасалып, құжттардың есебі мен  және физикалық жағдайы жөніндегі карточка толтырылды. 39 қордың есептік мәліметтері тексерілді: ШҚО мемлекеттік мұрағаты 24 қорға, Аягөз филиалы – 10 қорға, Зайсан филиалы – 5 қорға.

Сұраныстарды орындау үшін, оқу залында жұмысқа, тізімдемелерді қайта өңдеу үшін, ҒАА жетілдіруге, ЕБҚ анықтауға 284984 сақ.бір., 9827 тізімдеме берілді. Облыс мемлекеттік мұрағаты уақытша пайдалануға 57 іс берді. Істерді мМемлекеттік сақтауға қабылдау кезінде 540 сақ.бір. қайта шифрленді. Оңтайлы орналастыру мақсатында облыс мемлекеттік мұрағаты  16709  сақ.бір. орнын ауыстырды.

Облыс мемлекеттік мұрағаты құжаттарды анықтауда, мүлікті заңдастыру бойынша азаматтардың сұраныстарын орындау кезінде 6123 беттік көшірмесін жасады, Белослюдов пен Петровскийдің жеке қорынан  24 фото сканерленді, Шығыс Қазақстан облатқару комитеті 2 сақ.бір., 162 бет (40,2 МБ) сканерленді.

Есепті кезеңде облыс мемлекеттік мұрағаты 2006 жылы болған қор құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәлімет (оның ішінде құпия құжаттары бар қорлар), 01.01.2007 ж. жағдайындағы облыс мұрағат қорының паспортын жасады.        

Облыс мемлекеттік мұрағаты 20 жаңа қор бетін жасады 27 қор беті жалғастырылды, ф.10 23 карточка жасалды, түсуді есепке алу кітабына 52 жаңа тізімдеме енгізілді, топографиялық көрсеткіге арналған 123 карточка жасалды.

2007 жылдың 1 қаңтары жағдайы бойынша «Архивный фонд» мәліметтер базасына енгізілген ақпарат көлемі 2007 жылдың 1 қаңтарында 60,5 МБ құрады, ал 2007 жылдың 1 тоқсанында 28,96 МБ құрады.

2. Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорын қалыптастыру. Ведомстволық мұрағаттарға ұйымдастыру-әдістемелік басшылық жасау және мекемелердің, ұйымдар мен кәсіпорындардың іс жүргізуіндегі құжаттарды ұйымдастыру. Мемлекеттік емес заңды тұлғалардың және олардың бірлестіктерінің мұрағаттарымен жұмыс.

20077дың 1 тоқсанында облыс мемлекеттік мұрағаты басқарма құжаттамаларының 2719 сақ.бір., жеке құрам құжаттарының 3744 ісін мемлекеттік сақтауға қабылдады.

Облыс мемлекеттік мұрағаты есепті кезең ішінде тұрақты сақтаудың 4308 ісі, жеке құрам бойынша 4898 істі тәртіпке келтірді, олардың ішінен басқарма құжаттамаларының 190  сақ.бір., жеке құрам бойынша 1007 іс, фотоқұжаттардың 50 сақ.бір., фоноқұжаттардың 1 есеп бірлігі ақылы қызмет есебінен тәртіпке келтірілді. Облыс ЖТҚО 220,6 мың теңгеге құжаттарды тәртіпке келтіру бойынша, 7000 теңгеге құжаттарды ксерокөшірмелеу бойынша ақылы қызмет көрсетті.

«Тұран Әлем Банкі» АҚ ШҚ филиалымен іс жүргізу және мұрағат ісі саласындағы өзара қарым-қатынас және ынтымақтастық туралы келісім шарттың мерзімі ұзартылды, «Нотариус-89», «Нотариус-149» жеке нотариустарымен келісім шарттар жасалды.

Облыс мемлекеттік мұрағаты 160 ұйымның құжаттаманы басқару қызметі және ведомствалық мұрағаттарына істер номенклатурасын жасау, СК туралы ереже, іс жүргізу бойынша нұсқаулық, фирмалық бланк, құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеу бойынша әдістемелік және практикалық көқмек көрсетті (оның 13 мекемеге бару арқылы): ШҚО Қылмыстық-атқару жүйесі комитеті, ШҚ облыстық соты, Өскемен гарнизонының әскери соты, Өскемен қаласының соты, Жарма және Ұлан ауданының соты, ШҚО Қазынашылық Департаменті, Глубокое және Тарбағатай аудандық қазынашылық бөлімі, ШҚО бойынша мемлекеттік сәулет-құрылыс бақылау департаменті, ШҚ облыстық ауыл шаруашылық басқармасы, Шоғырландыру дайындығы бойынша департамент, азаматтық қорғаныс, ШҚО апат және табиғи зілзаланың алдын-алу және зардабын жою ұйымы, ШҚО жер қатынастары басқармасы, ШҚО бойынша ҚР Бас прокуратурасы құқықтық статистика және арнайы есеп бойынша комитетінің басқармасы, Медициналық қызмет көрсету саласындағы бақылау бойынша комитеттің ШҚ облыстық басқармасы, «Недра» аумақтық басқармасы, ШҚ облыстық психо-неврологиялық диспансері, прокуратура органдарына, қылмыстық-атқару жүйесіне, «Казцинк» АҚ, «Дидар» және «Рудный Алтай» облыстық газетті, ШҚО бойынша мемлекеттік тілді үйрету орталығы, ШҚО олимпиадалық резерв дайындау орталығы, Курчатов қаласның мәдениет және тілдерді дамыту бөлімі, «Каздорпроект» жоба институтының филиалы және т.б. заңды тұлғалар. 

Есепті кезеңде Семей құрылыс колледжіне номенклатура жасалды, мемлекеттік және мемлекеттік емес заңды тұлғаларға 146 істер номенклатурасы келісілді, оның 3 «Құпия» белгісімен, 58 мемлекеттік және орыс тілдерінде: Өскемен қалалық мәслихаты, Өскемен қаласы әкімінің істері басқармасы, Жолаушы көлігі және автомобиль жолдары департаменті, Орман және аңшылық шаруашылығның ШҚ облыстық басқармасы, Мемлекеттік мүлік және жекешелендіру ШҚ аумақтық комитеті, ШҚО қалалық және облыстық соттары, «Казахтелеком» АҚ ШҚ облыстық телекомуникация дирекциясы, «Үлбі металлургиялық зауыты» АҚ; «Өскемен титан-маний комбинаты» АҚ; «ВНИИцветмет» МКД, «Қазақстан Республикасы Ұлттық банкінің Қазақстан монета сайрайы», «Топаз» ЖШС; Катон-Қарағай мемлекеттік Ұлттық табиғат саябағы, Зырян және Катон-Қарағай аудандарының мектептері, Бесқарағай ауданы ауыл шаруашылық бөлімі, Семей қаржы-экономика колледжі, Семей қаласы статистика бөлімі және т.б.

14 ұйымда Сараптау комиссяисы, олар туралы және ведомстволық мұрағат туралы ереже жасалды: Шығыс Қазақстан облысы прокуратурасын, ШҚО бойынша кеден бақылау департаменті, Өскемен қаласының №2 соты,    Ұлан аудандық соты, Өскемен және Семей гарнизондарының Әскери соттары «Әскерлендірген теміржол күзеті» АҚ , Өскемен қаласындағы филиалы,  ШҚО олимпиада резервін дайындау орталығы, Семей қаржы-экономика колледжі және т.б.

ШҚО Шемонаиха және Глубокое аудандық мұрағаттарының мұрағатшылары Шемонаиха қаласы мен осы аудандардың мектептерінің қызметкерлеріне құжаттандыру және құжаттарды ведомстволық сақтау сұрақтары  бойынша семинарлар өткізді.

Тұрғын үй коммуналды шаруашылық бөліміне, Зырян ауданы-Зырян қаласы жолаушы көлігі мен автомобиль жолдары, Өскемен қаласы «Дом радости» №34 бала бақша-яслиі», Зырян ауданы прокуратурасы, №2 Зырян қалалық соты, «Нотариус-149» нотариалді конторасына  ҰӨҚ бланкілері келісілді.

Есепті кезеңде облыс мемлекеттік мұрағаты «Қазақстан» республикалық телерадиокорпарациясы» АҚ ШҚО филиалымен ұйымдастыру жұмыстарын жүргізді. Осы жұмыстар нәтижесінде 3 телехабардың бейнетаспасы алынды: «Көзкөргендер», «Тәуелсіздік күні», «Мәдени мұра – желтоқсан оқиғасы», «Қызық адам», «Витражи», «Единственная».

Есепті кезеңде облыс мемлекеттік мұрағаты Шығыс Қазақстан облысы Әкімі Ж.С. Кәрібжановтың облыс активімен есепті кездесуіне, Шығыс қазақстан мемлекеттік университетінің бас ғимараты алында Сәрсен Аманжоловқа қойылған ескерткіштің ашылуы, Шығыс Қазақстан облыстық өнер мұражайындағы «Соловки» фотокөрмесі, Шығыс Қазақстан халықтары Кіші ассамблеясы Достық үйіндегі халықаралық демографиялық конференция, Шығыс Қазақстан облыстық А.С. Пушкин атындағы кітапханада болған «Ертіс жеріндегі із» кеші, тарих ғылымдарының кандидаты В.И. Деевтің ШҚО білім беру департаменті Эксперименталді Кеңесінің «Регинальные компоненты» Бағдарламасы бойынша басалған «Жазушылар Григорий Гребенщиков, Александр Волков, Ефим Пермитин Кеннді Алтайда» кітабының тұсаукесері. «Наурыз күні» көрмесі және мерекелік бағдарлама, Шығыс Қазақстан халықтарының Кіші ассамблеясының Достық үйінде болып өткен «Әр түрлі халықтардың бүгінгі Қазақстандағы ролі» семинары,  әуесқой суретші ардагер –мұрағатшы С.Я. Семибратовтың картиналарына бейне түсірімдер   жасалды.

Жеке қор ұстаушылармен жұмыс аясында мемлекеттік мұрағаттарды «Ақиқат» республикалық журналы редакторының орынбасары, ақын. Жазушы Т. Қызықбайдың жеке бас текті құжаттарымен жабдықтау туралы ұйымдастыру жұмыстары жүргізілді. Құжаттарын мемлекеттік сақтауға өткізу жөніндегі жұмыстар нәтижесінде оның өлеңдерінің қолжазбалары, кітаптары, газет мақалалары, фотолар, жеке құжаттары және т.б. алынды. География ғылымдарынң докторы, ШҚО оқытушысы А.В. Егоринаның жеке қоры   фотолармен, қызметтік хаттармен, жеке құжаттармен толықтырылды.

Журналист, ақын, «Рудный Алтай» газетінің хаттар бөлімінің меңгерушісі, геолог – И.Ф. Ивановтың туыстарымен сөйлесулер нәтижесінде мемлекеттік сақтауға оның жеке құжаттары, фотолары, медалдер кітапшалары, кітаптары, өлеңдері, әңгімелері, газет қиындылары өткізілді.

С.Г. Ғабдуллин – ақын, прозаик, журналист Қазақстан жазушылар Одағының мүшесі, «Ертіс» журналының редакторы грамоталар, дипломдар, өлеңдер, газет қиындыларын, автобиография, фотографиялар және т.б. құжаттарды мемлекеттік сақтауға берді.

Қазақстан және Ресей жазушылар Одағының мүшелері М.С. Немцов кітатарын, өлеңдерін, журналдар, газеттік мақалалар, биографиялық анықтамалықтар берді. Зырян филиалы өлкетанушы-жазушы А.Г. Лухтановтың құжаттарын жинауды жалғастыруда, филиалға «Алтайское притяжение», «Лесное ателье» және «Шахтерский городок» жинақталмаған мәтіні, «горные каменщики», «Рсстрельное дело кулака Колодкина», «Тау-Такэ», очерктері, «Фотоохота 1960-1980 гг» тақырыбындағы фотоқұжаттар қабылданды.

Жарма филиалы жеке қор ұстаушы Көшек орта мектебінің директоры, тарих ғылымдарының кандидаты, Қазақстан тарихы бойынша ғылыми еңбектердің авторы К. Керейбаевтың жеке бас текті құжаттарын, сонымен қатар, Ұлы Отан соғысына қатысушы Василий Головконың және Ахмер Мұстафиннің құжаттарын алу туралы келісімдер жүргізілуде.

Ақпараттық-іздеу жүесін құру, ғылыми ақпарат, құжаттарды пайдалалану

2007 жылдың 1 тоқсанында облыс мемлекеттік мұрағаты География ғылымдарынң докторы, ШҚО оқытушысы А.В. Егоринаның жеке қорының құжаттары (110 с.б.) тізімдемелеу жұмысын бастады, Петровтардың отбасылық қорын: – КСРО жоғары мектебінің еңбек сіңірген қызметкері, Өскемен Педагогикалық институты тарих факультетінің деканы В.И. Петровтың және экономика ғылымдарының кандидаты, Өскемен педагогикалық институтының саяси экономика кафедрасының меңгерушісі А.И. Петрованың (170 с.б.) құжаттарын тізімдемелеу бойынша жұмыстар жалғасуда.

Зырян филиалы ақын В.М. Исламовтың жеке бас текті құжаттарын тізімдемелеу бойынша жұмысты бастады. Облыс ЖТҚО жеке басты текті құжаттардың 40 с.б. 872 с.б. басқарма құжаттамаларын, 1411 с.б. жеке құрам бойынша құжаттар тізімдемеленді.

Облыс мемлекеттік мұрағаты және оның филиалдары басқарма құжаттамаларының 2190 с.б., жеке құрам құжаттарының 1818 с.б., фотоқұжаттардың 50 с.б., фоноқұжаттардың 1 с.б.  тізімдемеленді. Облыс мемлекеттік мұрағаты «Заготживсырье» Шығыс Қазақстан облыстық конторының» және «Завод «Эталон» АҚ жеке құрам бойынша құжаттарының 180 с.б.  қалпына келтірді.

Облыс мемлекеттік мұрағатыннда Тарбағатай (875 с.б.), Шемонаиха (500 с.б.) аудандарының  және Лениногор қаласының (350 с.б.) бастауыш  партия ұйымының  қорлары қайта өңделді.

Аягөз филиалы Ақшатау сельсоветінің (275 с.б. басқарма құжаттамалары, 17 с.б. жеке құрам бойынша) тұрақты сақтау істерінің тізімдемелерін, Лениногор филиалы Лениногор қорғасын зауытының және Лениногор кен-байыту фабрикасының (686 с.б. басқарма құжаттамалары, 2369 с.б. жеке құрам құжаттары) істер тізімдемелері жетілдірілді.

Жиыны тұрақты сақтау бойынша 961 іс және жеке құрам бойынша 2386 іс жетілдірілді.

Облыс мемлекеттік мұрағаты каталогтандыру мақсатында басқарма құжаттамаларының 627 с.б. қарап шығып, 797 карточка жасады, бұлар Шығыс Қазақстан КПК обкомының, Семей облысы әкімдігінің, Жаңа-Семей әкімшілігінің, Аягөз қаласы  Әкімі аппаратының, Зайсан ауданы әкімінің, халық депутаттарының Лениногор қалалық кеңесінің және оның атқару комитетінің қорларының құжаттары, тағы «Лениногорская правда», «ЛЗ сегодня», «Вечерка» газеттерінің тақырыптық әзірленімі бойынша 27 карточка жасалды.

Облыс ЖТҚО Семей қаласындағы тарихшылардың, кітахана қызметкерлерінің, әлеуметтік қорғау, әділет, БАҚ қызметкерлерінің қатысуымен «1939-1997 жж. Семей облысының әкімшілік-аумақтық бөліну тарихы бойынша анықтамалықтың» тұсаукесерін өткізді.

Облыс мұрағатшылары 27 ақпараттық хат әзірледі: «1932-1933 жылдардағы қазақ халқының ұлы трагедиясы тарихынан», «1928-1936 жылдары Киров ауданыдағы (Өскемен) ауыл шаруашылығын коллективтендіру», «Шығыс Қазақстан облысының әкімшілік-аумақтық бөлінуі (ХVІІІ-ХХ ғасырлар), Шығыс Қазақстан облысы мемлекеттік мұрағаты және Жаңа тарихты құжаттау орталығы шығарған «Шығыс Қазақстан облысының  әкімшілік-аумақтық бөлінуі тарихы бойынша анықтамалық (1920—2002 жж.)», Зырян ауданы Миролюбовка селосының 100 жылдығы туралы, Предгорное селосының 60-жылдығы, Семей мемлекеттік медицина академиясының 50-жылдығы, Семей көлік тарнспортының 45 жылдығы, белгілі ақын Павел Василевтің,   ұшқыш-сынақшы Ж. Малдыбаевтың, Қазақ ССР-не еңбегі сіңген мұғаілім К. Хасенованың, Ұлы Отан соғысына қатысушы Е. Бексейітовтың жеке қоры туралы.

С. Аманжолов атындағы ШҚМУ, Д. Серікбаев атындағы ШҚТУ, Өскемен қаласы мәдениет бөліміне, облыстық А.С. Пушкин атындағы кітапханаға, Зайсан ауданының орта мектептеріне, Көкпекті ауданының Әкіммі аппаратына, Самар поселкелік округіне және т.б. мүдделі мекемелерге жіберілді.

Облыс мемлекеттік мұрағаты есепті кезеңде 15 мақала әзірледі: «Ерлік пен міндет адамдары туралы аңыз, немесе М.Мусиннің жаңа кітабы», «Мұрағатшыларға арналған мақтау сөз», «Жаманбаев Құсайын Қуанұлы», «Күрек алып, сенбілікке барамын», «Құқықтары мен заңды мүдделерін қамтамасыз етуге байлаынсты сұрақтар бойынша азаматтар арыздарын қарау тәртібі туралы», «Адал өмір сүріңдер, адам болып қалыңдар», «Даланың адал ұлы», «Ардагерлер күші - өркендеуге жол», «Халықтың тарихи жады» және т.б.

Мақалалар Қазақстан Республикасының «Жеке және заңды тұлғалардың арыздарын қаруа тәртібі туралы» Заңының жарыққа шығуына, Қазақстан Респубьликасы Тәуелсіздігінің 15 жылдығына, Риддер қалалық ардагерлер Кеңесінің 20-жылдығына, облыс мұрағатшыларына, журналист, жазушы М. Мусинге, Қазақстанның еңбек сіңірген мұғаілімі К. Жаманбаевқа, қазақстандық ақындар С. Анисимовқа, В. Исламовқа, суретші Г. Вяткинге және т.б.  арналған. «Архивы Казахстана» республикалық бюлетеніне облыс мұрағатшыларының «Сөз алмасы» , «Біздің ақын, солдат, біздің көнекөз шыншылымыз», «Ардақты ана – Мағира» мақалалары жіберілді.

2007 жылдың 1 тоқсаны ішінде облыс мемлекеттік мұрағаты және ЖТҚО-ның мұрағатшылар 1 радиохабар және 2 телехабар әзірледі: «Алаш-Орда» партиясының 90 жылдығына, «Қала және қалалықтар» циклінен «Семей көшелері», мұрағатшы, өлкетанушы, жазушы С.Е. Черныхтың өмірі мен шығармашылығы туралы.

Облыс мемлекеттік мұрағаты 5 фотоқұжаттары көрме әзірледі: стационарлық және жылжымалы стендке қою үшін облыс ЖТҚО Семей жер басқармасы және ВКП(б) Семей губком қорының құжаттары бойынша, «Абай» журналының газеттік мақалаларынан «Алаш-Орда» париясының 90 жылдығына арналған көрме әзірледі. Көрммнен тұрадыеялы Жақп Ақпаев, Мұхамеджан Тыншпаев, Жүсіпбек Аймауытов). Екінші көрме Орыс Георгафия қоғамының Батыс-Сібір бөлімінің Семей бөлімшесінің құрылуына 105 жыл толуына  аналды. Көрмеге РГҚ жазбаларының тұпнұсқа басылымдары, Семей өлкесі бойынша 1924 жылғы өлкетану жинағының басылуы туралы іс, 1-ші Губерниялық съездін өткізу туралы құжаттар, бөлімше мүшелері Б.Т. Герасимовтың, Н.Я. Коншиннің, Е. Ақпаевтың, М. Әуезовтың, Н.А. Белослюдовтың жеке істері, Семей бөлімшесінің 1921-1926 жылдардағы қызметі туралы есептер, ағайынды Белослюдовтардың, Нұрғали мен Назифа Құлжановтардың, Н.Я. Коншиннің, Б.Г. Герасимовтың, М.О. Әуезовтың және т.б. бөлімше мүшелерінің  фотосуреттері. Облыс мемлекеттік мұрағатының Лениногор филиалы Кеңес Одағының Батырлары лениногорлықтар А. Колчиннің, Л. Рощиннің, И. Астафьевтің 85 жылдық мерейтойларына арналған фотоқұжатты көрме әзірледі.  Облыс мемлекеттік мұрағатының Жарма  филиалы Қазақ ССР құрметті теміржолшысы, Шар және Жарма аудандарының құрметті азаматы, еңбек ардагері және ақын  Рахымбаев Қалелдің туғанына 80 жыл толуына арнап көрме дайындады. Облыс мемлекеттік мұрағатының Зайсан филиалы бірінші қазақстаннық ұшқыш-сынақшы Ж. Малдыбаевтың туғанына 100- жыл тоуына арнап «Ер есімі – ел есінде» атты көрмесін әзірледі.

(Облыс ЖТҚО №37 және 5 мектеп оқушыларына арнап «Алаш-Орда» тарихы бойынша мемлекеттік тілде сабақтар және мұрағат бойынша шолулық экскурсия өткізді: Өскемен қаласының №40 мектебінің жоғары сынып оқушыларына арналып «Уақыт және Өскемен қаласының адамдары», «С.Е. Черных – мұрағатшы, жазушы, өлкетанушы» тақырыбындағы сабақтар, Зайсан қаласы Мұстафин атындағы орта мектептің оқушылары үшін ақын Павел Васильевтің өмірі мен шығармашылығы туралы сабақтар өткізілді.

Облыс мемлекеттік мұрағаты А.С. Пушкин атындағы облыстық кітапханада өткен «Ертіс жеріндегі із» шығармашылық кешіне қатысып, «Белослюдов Алексей Николаевич - өлкенеудағы сабақтастық» хабарламасын әзірледі.

Облыс ЖТҚО-ның мұрағатшылары «Прииртышье» өлкетану қоғамымен бірлесе отырып өткізілген  «Ағайынды Белослюдовтар тарихи дәуір тұлғалары. ХІХ ғасырдың соңы – ХХ ғасырдың басындағы Семей»  атты ғылыми-практикалық конференцияға қатысты. Конференцияға өлкетанушылар, Семей қаласы мектептерінің тарих мұғалімдері, СМПИ, Шәкәрім атындағы СМУ оқытушылары мен студенттері, №6 мектеп-гимназиның оқушылары «Семей өлкетануының феномені», «Белослюдовтар – тарихи очерк», «Белослюдовтар мұрағаты Ф.М. Достаевский мұражайынң қорында», «В.Н. Белослюдовтың этнография бойынша материалдары балалар дүниетанымы бейнесі ретінде», «Мектептің тарих және қоғамтану курсындағы өлкетану материалдарын зерделеу проблемалары туралы педагогикалық және әдістемелік материалдар», «Ертіс маңында ағайынды Болослюдовтар өмір сүрді», «Белослюдовтар және Абай» баяндамаларын оқыды.

Облыс мемлекеттік мұрағаты Қазақстан Республикасы Орталық Мемлекеттік мұрағаттың құрылуына 25 жыл толуына арналған ғылыми-практикалық конференцияға қатысу үшін Алматы қаласына «Шығыс Қазақстан тарихы шет елдер мұрағаттарының құжаттарында» баяндамасын әзірлеп жіберді.

Облыс мемлекеттік мұрағатының және ЖТҚО-ның мұрағатшылары «Мұрағат мекемелерінің жариялау қызметі: жағдайы мен болашағы» ғылыми-практикалық семинарына қатысты, онда «Жеке қорлар мәдени мұраны зерттеу көздері ретінде», «Никандр Александрович Петровский «Орыс жеке есімдер»  сөздігін құрастырушы», Ресей Федерациясы мұрағаттарында анықталған Шығыс Қазақстан бойынша құжаттар жинағын жариялау туралы баяндамаларын оқыды.

Облыс мемлекеттік мұрағаты 2007 жылдың 1 тоқсанында «Шығыс Қазақстан облысы мемлекеттік мұрағаты және оның филиалдары» жолкөрсеткісіне қосымша жасау бойынша жұмыстарды жалғастырды, облыс мемлекеттік мұрағаты мен оның филиалдарындағы қорларға аңдатпа мен сипаттама редакцияланды. «Шығыс Қазақстан өлкетанушылары» сериясынан – «Михаэлис Евгений Петрович. Туғанына 165 жыл» құжаттар жинағы баспаға әзірленді.

Кеңестің ҚР Ақпараттар мен мұрағаттар комитетінің мұрағат істері мен құжаттама саласындағы ғылыми проблемаларды қарау бойынша жұмыс жоспарына «Мемлекеттік мұрағат және оның қорлары бойынша жолкөрсеткі (қосымша)» қарауды енгізуді ұсынды.

Облыс мемлекеттік мұрағатының оқу залдарында 730 зерттеуші жұмыс істеді, 944 келу болды. Өлкетанушылар, оқытушылар және жоғары оқу орындарының, колледждің студенттері, мұражай қызметкерлері, журналистер, жеке адамдар облыс елді мекендерінің тарихы, Жоғары Ертіс қазақтарының тарихы мен этнографиясы, Семей Ертіс өңіріндегі спорттың даму тарихы, Қазақстанның тарихи қалаларының сәулет-шығармашылық ортасы, Семей ядролық сынақ полигонының тарихы, ландшафт компоненттерінің климатқа әсері және т.б. тақырыптарда жұмыс істеді.

Семей ядролық сынақ полигонындағы әрекеттер салдарынан зардап шеккендерге бірмәртелік ақшалай төлемдер төлеуге байланысты және мүлікті заңдыстыруға орай облыстың мемлекеттік мұрағаттарына Семей ядролық сынақ полигонында тұру фактісін растау туралы және азаматтардың мүлкін заңдастыруды хаттауға арналған құжаттар көшірмесін алу жөніндегі сұраныстар легі өте көбейіп кетті.

2007 жылдың 1 тоқсаны ішінде облыс мемлекеттік мұрағаттарына әлеуметтік-құқықтық  сипаттағы 22886 сұраныс түсті, 19018 (Қазақстан азаматтарынан – 17430, ТМД елдерінен – 1588) орындалды: оның 19796 оң жауаппен. ҚР СІМ тарапынан 5 сұраныс, СІМ-нен тыс 3 сұраныс түсті.

2007 жылдың 1 тоқсанында 1300 тақырыптық сұраныс түсті. Бұл сұраныстар жергілікті атқару органдарының шешімдерінің көшірмелерін беру, жою туралы, заңды тұлғалардың қайта құрылулары  мен қайта аталулары, тұрғын объектілерін сату-сатып алу туралы және т.б. туралы.

Сұраныстар легінің көбеюіне байланысты оларды орындау мерзімі 1 айдан 3 айға дейін ұзарып кетті, облыс мемлекеттік мұрағатында директордың бұйрығы бойынша басқа бөлімдердің қызметкерлері жұмыс істеді.

4. Ғылыми-техникалық ақпарат. Кадарлар біліктілігін көтеру. Ұжымды әлеуметтік дамыту.

2007 жылдың 1 тоқсанында мұрағаттар және құжаттама басқармасында Шығыс Қазақстан облысы Әкімі аппаратының Lotus Notes электрондық құжатайналым жүйесіндегі жұмыс жалғасты, мұрағат процестерін компьютерлендіру жалғасты – 19 компьютер, 19 принтер, 1 модем, 2 сканер, 3 көшірме аппараты, 1 телефон аппараты, сондайақ 10 метал стеллаждар, 560 мың теңгеге кабинет жиһазы алынды.

Облыс мемлекеттік мұрағаттарында 2006 жылдың қорытындысы бойынша, 2006 жылдың ұжымдық келісім шартын орындау бойынша кәсіподақ жиналысы өткізілді. Облыс мұрағат мекмелері басшыларына және облыс мемлекеттік мұрағаттарының қызметкерлеріне аттестация жүргізілді.

“Мұрағат ісі және іс жүргізу” мамандықтары бойынша ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасының, облыс мемлекеттік мұрағатының және оның  Зырян, Зайсан, Лениногор филиалдарының, Глубокое және Көкпекті аудандық мұрағаттарының қызметкерлері колледждер мен жоғары оқу орындарында оқиды.

Облыс мұрағат мекемелері жұмыссыздық пен кедейлікті азайту, мүгедектерге қолдау көрсету бойынша облыстық бағдарламаны жүзеге асыру үшін “Қайырымдылық жасау” қайырымдылық акциясының іс шараларына ақша қаражатын аударды.