Қайырлы күн, білім алушы! Күні

— атқарушы;

— іс-әрекет;

— орындалу мерзімі.

Соңғы пунктте құжаттың орындалуын қадағалау жүктелген қызметкер (қызметі, аты-жөні, фамилиясы) көрсетіледі.

Егер құжатқа қол қойған басшы қадағалауды өзіне қалдырса, онда соңғы пункттің керегі жоқ.

Нұсқау уақыты оған қол қойылған уақытпен саналады.

Нұсқау А4 формат қағазында немесе құжаттың барлық деректері (реквизиттері) түсірілген парақта жазылады.

НҰСҚАУ үлгі-формуляры мына деректерден тұрады:

• 
  мекеменің аты (министрліктің, басқару мекемелерінің, құрылымның, бөлімнің аты) – құжат авторының аты;
  
• 
  құжат түрінің аты – НҰСҚАУ;
  
• 
  күні, нөмірі;
  
• 
  басылған жері – қала;
  
• 
  бұрыштама;
  
• 
  мәтін (1,5 интервал аралығында жазылады);
  
• 
  қол қою;
  
• 
  келісім мөрі
  
• 
  құжаттың орындалуы немесе іске асырылуы туралы мәлім
  

Хаттама – жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда және ал- қалық органдардың мәжілістерінде мәселені талқылау, шешім шы- ғару мен қаулы қабылдаудың барысы туралы мәлімет беретін құжат. Мекеме жұмысының бағыты мен тыңдалған, қаралған мәселенің ерекшелігіне қарай жазылатын хаттамалар көп. Мысалы, мәжіліс хаттамасы, кеңес хаттамасы, тексеру хаттамасы, жауап алу хаттамасы т.б. Бұлардың әрқайсысының мазмұндық тұрғыдан алғанда ерекшелігі болғанымен, барлығының жазылуы мен рәсімделуінде көп өзгешелік жоқ. Хаттаманың дұрыс жазылуы мен рәсімделуіне ұйым хатшысы жауапты болады. Хаттама қысқаша да, толық түрде де жазылады. Толық жазылған хаттама алқалық ұйымның отырысы барысымен, қабылданған шешіммен жан-жақты танысуға мүмкіндік береді. Хаттаманы хатшы отырыс кезінде жүргізеді. Жиналысқа қатысушылардың сөздерін конспекті етіп жазып отырады. Кейбір жағдайларда стенография жасайды немесе диктофонға жазып алады. Хаттаманың күні (отырыс, мәжіліс) жиналыс өткен күн болып табылады, ал хаттаманың нөмірі алқалық орган отырысының реттік нөмірі болады (реттік нөмір жыл басынан басталады). Хаттаманың тақырыбы (отырыс, мәжіліс) қандай жиналыс екендігі көрсетіліп жазылады. Мысалы, «комиссия отырысы», «бухгалтерия қызметкерлерінің жиналысы», «кафедраның мәжілісі». Хаттаманың тақырыптық бөлігін отырысқа дейін рәсімдеуге болады. Хаттаманың түрлері: 1. Қысқа хаттама. 2. Толық хаттама. 1. Қысқа хаттамалар жиналыс барысында жазылады. Бірақ қысқа хаттамада сөйлеген сөздердің, тыңдалған мәселелердің толық мәтіні келтірілмейді. Тек қана қосымша ретінде (мысалы, тыңдалған жылдық есеп, баяндама т.б.) тіркеледі. Қысқаша хаттама талқылау кезінде айтылған ескертпелер мен пікірлердің сипаты туралы түсінік алуға мүмкіндік бермейді. Хаттаманың бұл түрі жедел мәжіліс өткізгенде не сөйлеген сөздердің мәтіндері хаттамаға қоса берілгенде немесе стенограмма бар болғанда жасалады. 2. Толық хаттамаларда сөйлеген сөздердің мәтіні толық көрсетіледі.

Ә.С. Қалығұлова. 5. Қатысқандар мен қатыспағандар туралы мәлімет. Жиналысқа қатысушылардың аты-жөні, лауазымы жазылады. «ҚАТЫСҚАНДАР:»

Ісқағаздарын мемлекеттік тілде жүргізу деген сөз азат жолдан үлкен әріптермен жазылып, қос нүкте қойылады. Содан кейін азат жолдан бастап қатысқандардың лауазымы, аты-жөні тізбелеп жазылады. Мысалы, ҚАТЫСҚАНДАР: 1. Ж.Т. Дәулетбекова – п.ғ.д., профессор. 2. А.Б. Тұманова – ф.ғ.д., профессор. 3. М.Ж. Әбдіров – т.ғ.д., профессор. 4. Ж.Б. Әбілғожин – т.ғ.д., профессор. 5. Р.С. Рахметова – п.ғ.д., профессор. 6. З.К. Аюпова – профессор. 7. Серік Қожа-Ахметұлы Мырзалы – профессор. 8. Ғ.А. Жайлин – з.ғ.к, доцент, профессор 9. Ғ.О. Тажина – б.ғ.к., доцент 10. Ә.З. Камалиденова – философ.ғ.к., доцент 11. Н.Ә. Әміреев – п.ғ.м., аға оқытушы. 12. Г.К. Өтебаева – п.ғ.м., аға оқытушы. 13. Б.Р. Бекенова – аға оқытушы. Мәжіліске қатысушылардың ішінде басқа ұйымнан келіп отырғандар болса, олардың аты-жөні, лауазымымен қоса ұйымның ресми атауы да жазылады. Мысалы, А.Байтұрсынов атындағы Тіл білімі институтының ғылыми қызметкері, филология ғылымдарының кандидаты Г.Көбденова. Мәжіліске қатысушылардың саны көп болған жағдайда оларға жеке тізім жасалып, ол хаттамаға қосымша ретінде беріледі. Тізімдегі атыжөндер әліпби тәртібімен немесе лауазым, дәрежесіне қарай иерархиялық тәртіппен жазылады. Қатысқандар тармақшасында олардың жалпы саны ғана көрсетіледі. Мысалы, ҚАТЫСҚАНДАР: Жалпы саны – 14. Немесе: ҚАТЫСҚАНДАР: Дәлелді себептермен келмегендері – 1. Дәлелсіз себеппен келмегендері – жоқ. Қатысқандардың жалпы саны – 14. «Қатыспағандар» туралы жазғанда мәжіліске олардың қаншауы дәлелді себептермен келмегені немесе дәлелсіз себептермен келмегендігін аты-жөнімен қоса нақты саны көрсетілуі қажет. Мысалы, Орынғазы Әбутәліп ҚАТЫСПАҒАНДАР: А.Мүсірәлиева (себепті – іссапарға кетуіне байланысты).
Студенттер назарына!!!