1. Ақпараттар, ақпараттық технологиялар жəне ақпараттық процесстер туралы ұғым. "Ақпарат"

Есепті жобалау оның бөліктерінің құрылымын жасауда және осы бөлімдер ішінде басқару элементтерін орналастыруда, сондай-ақ осы элементтер мен кесте өрістері немесе мәліметтер базасы сұраныстарды арасындагы байланыстарды беруде. Мәліметтер базасында диалогтық терезеде Есептер қосымшасында диалогтық терезесін тандап, Құру кнопкасын шертіп, автоматты түрде (автоесеп) жасауға мүмкіндік беретін Жаңа есеп диалогтық терезесін аламыз. (Мәліметтер базасы/Құру/Жаңа есеп/Бағандың автоесеп). Бағандық автоесептен басқа «ленталық» автоесептер бар.

Microsoft Office Access 2007 бағдарламасында жалпы мен күрделі есептер сияқты түрлі есептерді жасай аласыз. Ең алдымен, есебіңіздің жазба көзі туралы ойлауыңыз қажет. Есебіңіздің құрамында жазбалардың жалпы тізімі не аймақ бойынша топтастырылған сатулар нәтижелері бар болса, ең біріншіден, өрістердің қайсысында есебіңізде көргіңіз келетін деректердің бар болатындығын және кестелер не сұраулардың қайсысында бұл деректердің сақталатындығын анықтауыңыз қажет.Жазба көзі таңдалғаннан кейін, Есеп шеберін пайдалану арқылы есебіңізді жасау оңайға түседі. Есеп шебері - бірқатар сұрақтар жиынынан өтуіңізге көмектесетін және жауаптарыңызға негізделген есепті жасайтын Access мүмкіндігі. Яғни Есепті Автоматтандыруды құрудың құралы Есептер шебері болып табылады. Ол Мәліметтер базасы терезесінде шебердің көмегімен Есеп құру таңбашасында екі рет қатарынан шертумен іске қосылады, Есептер шебері алты кезеңмен жұмыс істейді. Оның жұмысында есепте көрсетілетін өрістерді таңдау, топтастыру өрістерін таңңау, макет пен безендіру стилін таңдау негізделетін базалық кестелер немесе сұраныстарды тандау атқарылады.

Автоформалар

Көрсетілген деректерді өрістері немесе жолдары сияқты деректерге арналған басқару элементінің рұқсатына байланысты пішіндерді пайдалануға болады. Мысалы, кейбір пайдаланушыларға өрістері көп кестеден бірнеше жолды ғана көру керек болуы мүмкін. Сол пайдаланушыларды сондай өрістерді ғана қамтитын пішінмен қамтамасыз ету олардың дерекқорды пайдалануын жеңілдетеді. Сондай-ақ, жиі орындалатын әрекеттерді автоматтандыру үшін пішінге басқару түймешіктерін және басқа да мүмкіндіктерді қосуға болады. Байланысты пішіндерді адамдарды дерекқорды көріп, қол жеткізетін терезе деп ойлаңыз. Тиімді пішін дерекқордың пайдаланылуын жылдамдатады, себебі адамдарға керегін іздеудің қажеті болмайды. Көзге көрінетін тартымды пішін дерекқормен жұмыс істеуді жағымды әрі өнімді ете түседі және қате деректердің енгізілуіне де жол бермеуге көмектесуі мүмкін. MS Access-те форманың, автоматты түрде құруға болатын стандартты түрі бар: бағандық автоформа; таспалық автоформа; кестелік автоформа. Автоформа түрлерін, нақты мысал ретінде Студент кестесін қарастырамыз: Осы кестенің стандартты түрдегі формасын алу үшін Жаңа форма терезесінде автоформалардың бірін белгілеп терезенің төменгі жағында Студент кестені таңадап, ОК түймесін таңдау керек. Бағандық формада кестенің барлық өрістері баған түрінде орналасқан. Экран бетінде оның бір ғана жазбасы көрінеді. Кестенің қажетті жазбасын көру үшін оның жазбалар бойымен жылжу батырмалары пайдаланылады.