Пайдаланылған әдебиеттер
Ляззат Дүйсембекова Қазақ ресми-іс қағаздары. – Алматы: «Ана тілі» баспасы ЖШС, 2005 ж.
Құжаттар жинағы. Сборник документов. – Алматы: Алматы қаласы әкімдігі тіл басқармасы, 2004.
Алдашева А., Ахметжанова З., Қадашева Қ., Сүлейменова Э. Ресми-іс қағаздары. – Алматы: Сөздік-Словарь, 2001.
Дәріс – 5
Тақырып 5. Қызметтік хат: хаттың түрлері, құрылымы, ерекшеліктері
Лекцияның мақсаты: Қызметтік хат: хаттың түрлері, құрылымы, ерекшеліктерін түсіну арқылы сұрақтарға жауап беру.
Негізгі сұрақтар:
1. Қызметтік хат
2. Хаттың түрлері
ҚЫЗМЕТТІК ХАТ
Қызметтік хат ақпараттық, есептік немесе бастамалық түрде болуы мүмкін. Мәтінде құрылымдық бөлімге немесе қызметкерге қатысты іскерлік сұрақтар айтылады.
Қызметтік хатқа құрылымдық бөлімнің жетекшісі немесе жазған адамы қол қояды.
Негізінде қызметтік хаттың мәтіні екі бөлімнен жасалады.
Біріншісінде нақты дәлелдер, оның жазылуына себеп болған жағдайлар;
Екіншісінде айтылған сұраққа байланысты ойлар мен пікірлер айтылады.
Қызметтік хаттың уақыты, күні қол қойылған күнмен есептеледі.
1. Қызметтік хат алмасу қалай іске асырылады?
2. Қызметтік хаттың қандай түрлерін білесіз?
3. Құжат мәтінінде не қарастырылады?
4. Қызметтік хат мәтіні неше бөлімнен тұрады және оларда не айтылады?
5. Құжат мерзімі қалай есептеледі?
ХАТ
Хатты басқаша байланыс түрімен (телефон арқылы, жеке әңгімелеу) сұрақ шешілмеген жағдайда қолданады.
Хаттың көптеген түрлері болады, оларға мыналар жатқызылады:
Ілеспе хат;
Шақыру хат;
Ақпараттық хат;
Хабарлау хат;
Жарнамалық хат;
Растау хат;
Ескерту хат;
Кепіл хат;
Наразылық хат;
Жауап хат;
Шетелдік әріптеске хат;
Коммерциялық хат;
Инициативалық хат және т.б.
ХАТТЫҢ үлгі-формуляр деректемелері:
мекеменің аты (министрліктің, басқарманың аты) – құжат авторы;
ұйым туралы анықтамалық деректер (мекен-жайы, телефон, факс, банкідегі шот нөмірі);
уақыт, күні;
мекен-жай иесі (кімге жіберілді, бір хатта кемінде 4-тен көп емес мекен-жайлар);
тіркеу нөміріне сілтеме және сұрау-құжаттың уақыты, күні, тек қана хат жазуға арналған балнкімен;
мәтінге қорытынды мағынасы бар бұрыштама (сызықта 28-ден көп емес тыныс белгілері; ұзын жолақта басы сызықшаларға бөлінеді (1 интервалдан кейін жазылады), сызықшалардың соңына нүкте мен жақшалар қойылмайды);
мәтін;
қосымшасы туралы мәлімет;
қол қою (қызметі көрсетіледі, қолы қойылады);
мөр (егер қажет болса);
орындаушы туралы мәлімет (орындаушының фамилиясы, телефоны сол жақ жолақтан, бланкінің төменгі бөлігіне жазылады);
құжаттың орындалуы туралы мәлімет (машинкасының А.Ж.Ә., егер қажет болса даналардың саны);
құжатқа түсірілген шектеулердің мөрі («құпия», «жасырын» және т.б.).
Хаттарды көлеміне қарай арнайы хатқа арналған А4 және А5 форматтарында жазады. Егер, хаттың сөйлемдері 10 (он) жолдан аспаса онда А5 бланкісінде жазылады (бұрыштама жазылмайды, мәтінді 1 немесе 1,5 интервалдан кейін жазады). Құжаттың аты хатқа жазылмайды.
ХАТ - мекемелерге немесе оның құрылымдық бөлімдеріне, нақты бір қызметкерге, мекеме басшысына жіберілуі мүмкін.
1. Хат дегеніміз не және оның атқарар қызметі қандай?
2. Хатты басқа байланыс түрлерімен алмастыруға бола ма?
3. Хаттың қандай түрлерін білесіз?
4. А4 және А5 бланкісіне жазылар хаттың себептерін көрсетіңіз.
5. Хат қандай жерлерге жіберілуі мүмкін?
Достарыңызбен бөлісу: |