Библиотека журнала «Управление персоналом»


 РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬ-



Pdf көрінісі
бет11/13
Дата11.03.2020
өлшемі1,69 Mb.
#59973
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   13
Байланысты:
АЛЕКСЕНЦЕВ. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (1) (1)


9. РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬ-
НЫХ ДОКУМЕНТОВ И ОБРАЩЕНИЯ С НИМИ 
 
9.1. РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ 
ДОКУМЕНТОВ 
 
Для  обеспечения  физической  сохраннос ти  конфиденциальных  
документов,  дел  и носителей, а  также для предотвращения утечки 
содержащейся в них информации должен  быть установлен спец и-
альный режим их хранения. 
Помещения подразделения конфиденциального делопроизвод-
ства,  предназначенные  для  круглосуточного  хранения  конфиден-
циальных  документов,  в  целях  обеспечения  дополнительных  г а-
рантий от пос тороннего проникновения в них должны, как правило, 
находиться  не  на  первом  и  пос леднем  этажах.  Кроме  того,  они 
должны  соответс твовать  нормам,  установленным  для  хранения 
документов:  удалены  от  помещений  с  пищевыми  продуктами  и 
химическими веществами, не  иметь с ними вентиля ционных кана-
лов,  отвечать  требованиям  пожарной  безопасности,  сани тарным 
нормам, а также быть гарантированы от затопления. 
Вход в такие помещения необходимо строго регламентировать. 
Кроме руководителя предприятия и сотрудников, имеющих прямое 
отношение  к  обработке  и  хранению  конфиденциальных  докумен-
тов, в помещения могу т допускаться лица, обеспечивающие их об-
служивание. Уборка помещений, ремонт находящихся в них обору-
дования и  технических средств, выполнение других  рабо т, связан-
ных с привлечением лиц, не имеющих доступа к хранящимся в по-
мещениях  документам,  должны  про изводиться  только  в  прису тс т-
вии  сотрудников  подразделения  конфиден циального  делопроиз-
водства. 
Окна  помещений  должны  иметь  надежные  средства  защиты, 
исключающие возможность проникновения в помещения пос торо н-
них лиц. Кроме  того, на  них должны  быть защитная сетка  или ж а-
люзи,  предотвращаю щие  возможнос ть  выпадения  документов,  а 
также визуального просмотра документов  и экранов видеомонито-
ров  с  у лицы.  Ес ли  помещения  расположены  на  первом  или  п о-
следнем  этаже  или  рядом  с  ними  нахо дятся  пожарные  лестницы, 
балконы, водос точные  трубы, другие какие-либо прис тройки, с по-
мощью  которых  можно  проникну ть  в  помещения,  то  для  предо т-
вращения  проникновения  окна  дополнительно  защищаются  рас-
пашной металлической решеткой с замком.  
Входные  двери  помещений  должны  быть  обиты  металлом  и 
www.kodges.ru

оборудованы замками, гарантирующими их надежное закрытие. По 
окончании рабочего дня двери необходимо не только запирать, но 
и опечатывать  печатью подразделения (или сотрудника подразд е-
ления)  конфиденциального  делопроизводс тва.  Печать  прос тавля-
ется  на  тонкий  слой  плас тилина  или  специальной  мас тики  таким 
образом, чтобы оттиск невоз можно было снять и восстановить. Пе-
ред  отпиранием  двери  проверяет ся  сохраннос ть  оттиска  печати  и 
целос тнос ть  запоров.  При  обнаружении  попыток  проникновения  в 
помещения нужно немедленно пос тавить в известнос ть службу ох-
раны и доложить руководителю предприятия. До принятия реш ения 
руководителем предприятия помещения не  открываются и обеспе-
чиваются физической ох раной.  
Для  предотвращения  несанкционированного  входа  в  помещ е-
ния в течение рабочего дня на дверях могу т ус танавливаться элек-
тромеханические или электронные замки. 
Конфиденциальные документы в помещениях должны хр анить-
ся  в  сейфах,  металлических  шкафах  или  металлических  стелла-
жах, которые по окончании рабочего дня запираются и опечатыва-
ются  сотрудниками,  ответс твенными  за  учет  и  хранение  докумен-
тов.  Хранение открытых документов вмес те с конфиденциальными 
допускается только в с лучаях, ког да они являются приложениями к 
конфиденциальным документам.  
Входные  двери,  окна  помещений,  а  также  сейфы,  шкафы  и 
стеллажи  следует  оснастить  ох ранной  сигнализацией,  связанной 
со  службой  охраны  предприятия  или  с лужбой  вневедомс твенной 
охраны.  
Помещения,  в  которых  для  фиксации,  обработки,  хранения, 
воспроизведения  и  передачи  конфиденциальной  документной  и н-
формации  используются  электронно-вычис лительные  машины, 
электронные  множительные  аппараты,  средс тва  аудио -,  видеоза-
писывающей  и  воспроизводящей  техники  и  другие  технические 
средства,  создающие  электромагнитные  излучения,  необходимо 
оборудовать  дополнительными  средс твами  защиты,  предотвр а-
щающими перехват соперником электромагнитных сигналов, несу-
щих  конфиденциальную  информацию.  В  этих  же  целях  целесооб-
разно  приобретать  сертифицированные  техничес кие  средства  об-
работки  информации, отвечающие  требованиям по защите конфи-
денциальной  информации  от  ее  у течки,  а  средства  ино странного 
производс тва предварительно  подвергать спецпрове ркам  на пред-
мет выявления  возможных специальных электронных и программ-
ных закладок.  
Замки дверей  помещений,  распашных металлических решеток 
на окнах, сейфов, шкафов или с теллажей должны иметь рабочие и 
запасные экземпляры ключей. 
www.kodges.ru

Запасные  экземпляры  ключей  могу т  хр аниться  в  опечатанных  
их владельцами пеналах или конвертах либо у руководителя пред-
приятия,  либо  в  службе  охраны,  либо  (ключи  от  сейфов,  шкафов, 
стеллажей,  металлических  решеток)  в  сейфе  (шкафу )  сотрудника 
подразделения  конфиденциального  делопроизводства,   ответс т-
венного за хранение документов.  
Рабочие  экземпляры  ключей  от  сейфов,  шкафов,  стеллажей, 
решеток в нерабочее время могут храниться в опечатанном пенале 
(конверте) либо в службе охраны, либо в сейфе (шкафу) сотрудн и-
ка подразделения конфиденциального делопроизводства, ответс т-
венного за хранение доку ментов. В пос леднем случае по окончании 
рабочего дня ключ от этого сейфа вмес те с  рабочим экземпляром 
ключа  от  входной  двери  помещения  передается  в  пенале,  опеч а-
танном  печатью  сотрудника  подразделе ния  конфиденциального 
делопроизводства, в службу охраны с внесени ем соответс твующих 
данных  в  графы  1-6  журнала  передачи-приема  под  охрану  пом е-
щений  и  пеналов  с  ключами.  Журнал  может  иметь  с ледую щую 
форму: 
 
Наименов а-
ние или номер 
помещения, пе-
редаваемого под 
охрану 
Номер печа-
ти, которой опе-
чатаны помеще-
ние и пенал с 
ключами 
Дата и 
время пере-
дачи под 
охрану 
Подпись и 
фамилия лица, 
передавшего по-
мещение и пенал 
под охрану 




 
Отметка 
о включении 
сигнализации 
Подпись и 
фамилия лица, 
принявшего по-
мещение и пенал 
под охрану 
Дата и 
время по-
лучения 
пенала 
Под-
пись и фа-
милия ли-
ца, полу-
чившего 
пенал 
От-
метка о 
выключе-
нии сигна-
лизации 





 
 
При получении пенала из охраны заполняются графы 7 -9. 
Получение  пенала  с  ключами  из  службы  охраны  и  вскрытие 
помещений  должно  осуществляться  только  с отрудниками  подраз-
деления  конфиденциального  делопроизводс тва,  ответс твенными 
за хранение конфи денциальных документов. При их отсу тс твии для 
вскрытия  помещений  назначается  комиссия  в  сос таве  не  менее 
двух человек, которая сос тавляет акт о вскрытии с указанием в нем 
должностей  и  фамилий  лиц,  вскрыв ших  помещения,  времени  и 
причины  вскрытия,  номеров  печатей,  которыми  были  опечатаны 
помещения. Комиссионно с составлением акта вскры ваются  и сей-
www.kodges.ru

фы,  шкафы  или  стеллажи  при  отсутс твии  сотрудника,  ответ-
ственного за хранение находящихся в них документов.  
В случае утраты рабочих  или запасных экземпляров ключей об 
этом  немедленно  с тавится  в  извес тнос ть  руководитель  предпр и-
ятия. При утрате ключа от сейфа, шкафа или с теллажа до замены 
замка  или  смены  секрета  замка  хранить  документы  в  этом  сейфе 
(шкафу, стеллаже) не следует.  
Для  обеспечения  выдачи  конфиденциальных  документов  ис-
полнителям  (пользователям) помещения должны  быть  оборудов а-
ны специаль ными окошками, не выходящими в общий коридор, или 
внутри отгораживаться барьером.  
Исполнители  могут  работать  с  конфиденциальными  докуме н-
тами  или  в  специально  выделенных  помещениях  подразделения 
конфиденциального  делопроизводства,  или  в  своих  с лужебных  
комнатах,  если  эти  комнаты  отвечают  требованиям  обеспечения 
сохраннос ти  и конфиденциальности документов.  При работе с до-
кументами  в  служебных  комнатах  каждый  исполнитель  должен 
иметь пос тоянное рабочее мес то, сейф (металлический шкаф) или 
отдельную  ячейку  сейфа  для  хранения  конфиденциальных  док у-
ментов и номерную металлическую печать.  
Ключи от сейфа и номерная печать выдаются исполнителю под 
подпись  в  лицевом  счете.  Рабочий  экземпляр  ключа  и  номерная 
печать  хранятся  пос тоянно  у  исполнителя.  Запасные  экземпляры 
ключей  должны  храниться  в  подразделении  конфиденциального 
делопроизводства  или  с лужбе  охраны  в  опечатанном  номерной 
печатью исполнителя конверте либо пенале.  
Все сейфы, шкафы  и с теллажи, ус тановленные  в помещениях  
подразделения конфиденциального делопроизводс тва  и в служе б-
ных комнатах исполнителей, в которых круглосу точно  или в рабо-
чее время хранятся конфиденциальные документы, а  также ключи 
от  них  должны  учитываться  подразделением  конфиденциального 
делопроизводства  по  журналу  учета  хранилищ  и  ключей  от  них, 
имеющем следующую форму: 
 

 
п/п 
Наименова-
ние хранилища 
(сейф, металли-
ческий шкаф, 
металлический 
стеллаж) 
Заводской 
инвентарный 
номер хранили-
ща 
Местонахо-
ждение храни-
лища (подразде-
ление, номер 
комнаты) 




 
 
www.kodges.ru

Инициа-
лы и фами-
лия ответст-
венного за 
хранилище 
Количе-
ство экземп-
ляров ключей  
и их номера 
Подпись 
ответственного 
за хранилище, 
за получение 
ключей, дата 
Подпись со-
трудника подразде-
ления конфиденци-
ального делопроиз-
водства за возврат 
ключей, дата 




 
При внесении в журнал данных о ключах от распашных мета л-
лических решеток графы 2-3 не заполняются.  
Ежегодно должна проводиться проверка  фактического наличия 
ключей от хранилищ и номерных печатей исполнителей,  
Для эвакуации конфиденциальных документов при возникнове-
нии  с тихийных  бедс твий,  пожара,  аварии,  грозящих  затоплен ием, 
загоранием  или  другой  формой  уничтожения  документов,  в  поме-
щениях,  предназначенных  для  их  хранения,  должно  находиться 
необходимое количес тво  тары (мешков, чемоданов, контейнеров и 
т.д.), в которой можно транспортировать документы.  
При  возникновении  чрезвычайной  ситу ации  сотрудники  под-
разделения конфиденциального делопроизводс тва должны немед-
ленно  вызвать  пожарную  команду  или  соответс твующую  аварий-
ную службу, уведомить руководителя предприятия, принять меры к 
ликвидации  чрезвычайной  ситуации,  а  при  невозможности  ликви-
дации обеспечить охрану докумен тов собс твенными с илами, а так-
же силами службы охраны предприятия и начать эвакуацию док у-
ментов в заранее определенное мес то.  
При возникновении чрезвычайной ситуации в нерабочее время 
проведение аналогичных дейс твий до лжен организовать дежурный 
по предприятию, пос тавив в извес тность дополнительно руковод и-
теля  подразделения  конфиденциального  делопроизводс тва.  О 
проведенном вскрытии (при необходимос ти) помещений, а  также о 
вскрытии по соглас ованию с руководителем предприятия или под-
разделения  конфиденциаль ного  делопроизводства  сейфов,  шка-
фов  или  с теллажей  с оставляется  акт,  в  котором  указываются 
должности и  фамилии  лиц, производивших вскры тие, какие храни-
лища вскрыты, куда помещены документы,  номера печа тей на  та-
ре. 
 
9.2. ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С КОНФИДЕНЦИ-
АЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 
 
На  каждом  предприятии  должен  быть  установлен  с трогий  п о-
рядок  обращения  с  конфиденциальными  документами,  который 
является  составной  частью  вну триобъектового  режима  и  направ-
www.kodges.ru

лен на обеспечение сохранности конфиденциальных документов и 
предотвращение утечки содержащейся в них информации.  
Выдача  (передача) конфиденциальных документов  может пр о-
изводиться только исполнителям (пользователям), имеющим санк-
ционированный дос туп к этим документам, и  только под  подпись в 
учетных формах или взамен разовой расписки.  
Выдача документов исполнителям и их возврат осуществляю т-
ся в течение одного рабочего дня, но если исполнители работают с  
конфиденциальными документами в своих с лужебных комнатах, то 
документы (кроме дел) допускается выдавать им как на один раб о-
чий  день,  так  и на все время, необходимое для работы с ними. В 
последнем случае, помимо сейфа и номерной печати, исполнителю 
выдаются  под  подпись  в  лицевом  счете  специальный  портфель 
(кейс),  имеющий  устройс тво  для  опечатывания,  и  форма  "Описи 
документов,  находящихся  у  исполнителя",  в  которую  исполнитель 
должен вносить каждый документ в момент  полу чения  и вычерк и-
вать  после  передачи  в  подразделение  конфиденциаль ного  дело-
производс тва. Опись может иметь следующие графы:  
 

 
п/п 
Номер и гриф конфиденциальности 
Коли-
чество 
листов 
из-
данного 
докумен-
та 
посту-
пившего до-
кумента 
доку-
мента вы-
деленного 
хранения 
но
сителя 






 
 
Опись предназначена для осуществления самоконтроля  за н а-
личием  документов.  С  этой  целью  пе ред  сдачей  спецпортфеля  с  
документами  в  подразделение  конфиденциального  делопроизвод-
ства  исполнитель  должен  проверить  наличие  находящихся  у  него 
документов  и  их  соответствие  описи.  При  отсутс твии  каких-либо 
документов или час ти  их немедленно с тавится в  извес тнос ть под-
разделение конфиденциального де лопроизводства  и организуется 
их поиск. После проверки документы вмес те с описью помещаются 
в спецпортфель, который опечатывается личной печатью исполн и-
теля и передается в подразделение конфиден циального делопро-
изводс тва.  Не  допускается  хранить  в  спецпортфеле  открытые  д о-
кументы, ес ли они не являются приложением к конфиденци альным 
документам.  
Спецпортфели могу т храниться у исполнителей  только в  теч е-
ние рабочего дня. Их получение и возврат производятся в обмен на 
www.kodges.ru

специально  заготовленную  расписку  (жетон),  удостоверение  или 
пропуск  сотрудника.  При  наличии  большого  чис ла  исполнителей, 
работающих с конфиденциальными документами, на специальную 
расписку  может  наклеиваться  фотокарточка  исполнителя.  При 
приеме-передаче спецпортфеля  необходимо  проверять соответс т-
вие номера и четкос ть оттиска печати.  
Должнос тные  лица,  которым  разрешено  в  нерабочее  время 
хранить конфиденциальные документы в личных сейфах при усло-
вии  подключения  сейфов  к  охранной  сигнализации,  по  око нчании 
рабочего  дня  помещают  документы  в  сейф,  опечатывают  его  и 
сдают под охрану по специальному журналу, ведущемуся службой 
охраны.  
По  завершении  работы  с  документами  исполнители  должны 
своевременно возвращать их в подразделение конфиденциальн ого 
делопроизводства. 
При  увольнении,  перед  уходом  в  отпуск,  отъездом  в  команд и-
ровку  исполнители  сдают  в  подразделение  конфиденциального 
делопроизводства все хранящиеся в их слецпортфелях конфиде н-
циальные документы. 
Рабочее  место  исполнителя  должно  быть  организовано  таким 
образом, чтобы исключалось обозрение (в том числе и через окна) 
находящихся  из столе  конфиденциальных  документов  лицами,  не 
имеющими к ним отношения. 
На с толе должны быть  только  те конфиденциальные докуме н-
ты,  с  которыми  осуществляется  работа.   Все  ос тальные  должны 
находиться в сейфе, закрытом на ключ. Не  разрешается хранение 
конфиденциальных документов в ящиках столов  и других не пред-
назначенных для этого местах.  
При вых оде исполнителя в течение рабочего дня из служебной 
комнаты  документы  убираются  в  сейф,  который  опечатывается 
личной печатью. При выходе  из комнаты всех исполнителей дверь 
комнаты должна быть закрыта на ключ. 
Крупноформатные  конфиденциальные  документы  на  чертеж-
ных дос ках (кульманах) на время  отсутс твия  исполнителя должны 
закрываться специальными защитными чехлами, опечатываемыми 
его печатью.  
Подразделение конфиденциального делопроизводства обязано 
осуществлять  периодический  контроль  за  порядком  хранения  д о-
кументов  в  служебных  комнатах  исполнителей  и  обращения  с  ни-
ми. 
Нарушения  порядка  обращения  с  конфиденциальными  доку-
ментами целесообразно учитывать с целью пос ледующего анализа 
и принятия мер по их предотвращению. Учет может осуществлять-
ся в карточке (журнале), имеющей следующие графы:  
www.kodges.ru

 
Дата 
наруше-
ния 
Инициалы, 
фамилия лица, 
допустившего на-
рушение 
Крат-
кое изло-
жение ха-
рактера 
нарушения 
При-
чины 
наруше-
ния 
При-
нятые 
меры 





 
О серьезных нарушениях, которые привели или могли привес ти 
к утрате документов или утечке содержащейся в них информации, 
подразделение  конфиденциального  делопроизводс тва  должно 
докладывать  ру ководителю  предприятия  и  вносить  предложения 
об отс транении от работы О конфиденциальными документами или 
привлечении к ответс твеннос ти виновных лиц.  
При  смене  или  временном  отсу тс твии  руководителя  и  сотру д-
ников 
Подразделения  конфиденциального  делопроизводства  пер е-
дача документов вмещающим их лицам производится по актам или 
распискам с ' обязательной проверкой фактического наличия пере-
даваемых документов (смотри раздел 10.6)  
www.kodges.ru

10. ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИ-
АЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 
 
10.1. НАЗНАЧЕНИЕ, ВИДЫ И ПРИНЦИПЫ ПРОВЕ-
ДЕНИЯ ПРОВЕРОК НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬ-
НЫХ ДОКУМЕНТОВ 
 
Проверки  наличия  конфиденциальных  документов  являются 
важной  составной  час тью  конфиденциального  делопроизводс тва. 
Цель  проверок  сос тоит  в  обеспечении  контроля  за  сохраннос тью 
документов.  Это  дос тигается  пу тем  ус тановления  соответс твия 
фактического  наличии  документов  учетным  данным  на  них,  выяв-
ления отсу тс твующих документов и принятия мер по их розыску  
Однако  в  процессе  регис трации  документов  могу т  быть  допу-
щены ошибки, следствием которых с тановится  искажение учетных  
данных о документах. Кроме  того, час ть зарегис трированных док у-
ментов может  быть отправлена, уничтожена, подшита в дела, воз-
вращена  пос ле  отравления, переведена  на другой  вид учета. При 
прос тавлении в учетных  формах  Отметок  о  таком движении доку-
ментов  также  могу т  случаться  ошибке  которые  при  определенных  
обс тоятельс твах  создают  основу  для  у траты  документов  и  (или) 
несвоевременного  обнаружения у трат. Поэтому про верки правиль-
нос ти регис трации документов и прос тавления отметок о их движе-
нии  должны  быть  сос тавными  час тями  проверок  наличия  доку -
ментов.  Проверки  направлены  и  на  выявление  неучтенных  по  к а-
ким-либо  причинам  конфиденциальных  документов,  установление 
этих причин и взятие таких документов на учет.  
'Положение о  порядке  обращения со с лужебной информацией 
ограниченного  распространения"  предусматривает  проведение 
проверок  наличия  документов не реже одного раза в год, допуская 
тем самым возможнос ть их проведений  только один раз в год. Од-
нако  при  такой периодичности  резко снижается  вероятнос ть сво е-
временного  обнаружения  утрат  документов  и  их  нахождения.  Чем 
чаще проводятся проверки,  тем больше гарантий  обеспечения с о-
хранности документов.  
Проверками должны быть охвачены не только документы, но и  
дела, а также носители конфиденциальной информации.  
Проверки  правильнос ти  регис трации  и  фактического  наличия 
документов час тично проводятся в процессе выдачи их исполните-
лям и с ледующего возврата Однако такие проверки не охватывают 
все документы и вс е необходимые проверочные операции. Поэто-
му следует осуществлять комплексные плановые  проверки  факти-
www.kodges.ru

ческого  наличия  документов,  дел  и  носителей  и  правильнос ти  от-
меток о их регис трации и движении. 
Наиболее  оптимальными  видами  проверок  и  сроками  их  пр о-
ведения являются: 

проверки  правильнос ти  проставления  регистрационных  
данных нос ителей, документов, дел и учетных журналов (картотек) 

сразу после регистрации; 

проверки  правильнос ти  прос тавления  отметок  о  движении 
носителей, документов и дел, независимо от врем ени их регис тра-
ции,  -  сразу  после  прос тавления  отметок  или  при  невозможнос ти 
проведения сразу после прос тавления отметок - по ис течении каж-
дого квартала; 

проверки  фактического  наличия  вс ех  носителей  и  всех  не 
подшитых в дела и не переведенных  на учет  выдел енного хране-
ния  изданных  и  пос тупивших  документов,  независимо  от  времени 
их регис трации,  - один раз в квартал по истечении квартала (ква р-
тальные проверки);  

проверка  фактического наличия всех дел, документов выд е-
ленного  хранения  и  учетных  журналов  (картотек),  зарегис триро-
ванных в ис тек шем и предыдущих годах,  - один раз в год по  исте-
чении года (годовая проверка). 
Эти виды проверок и сроки их проведения позволяют своевр е-
менно выявлять ошибки, допущенные при регис трации документов 
и  производстве  отметок  о  их  движении,  осуществлять  сис темати-
ческий  контроль  за  наличием  документов,  при  этом  более  тщ а-
тельный  в  отношении  документов,  не  сброшюрованных  и  не  под-
шитых в дела, а с ледователь но, подвергающихся большей опасно-
сти у траты. В то же время такой состав проверок и такая периодич-
нос ть  их  проведения  дают  возмож нос ть  избежать  повтора  прове-
рочных операций, за исключением прове рок  фактического наличия 
части носителей и не подшитых в дела документов. 
Кроме  того, существуют  так называемые  нерегламентные пр о-
верки  фак тического  наличия  документов,  которые  проводятся  по 
мере возникновения необходимос ти в них. 
Проверочные  операции  может  осуществлять  сотрудник  под-
разделения  конфиденциального  делопроизводс тва,  регис трир о-
вавший  документы  и  производивш ий  отметки  о  их  движе нии.  Но 
для  некоторых  операций  это  не  лучший  вариант,  поскольку  у  с о-
трудника притупляется внимание к записям, сделанным  им самим. 
Этот  вариант  целесообразно  использо вать  при  проверках  пра-
вильнос ти  прос тавления  регис трационных   дан ных  носителей,  д о-
кументов, дел и учетных журналов (картотек), в том чис ле при про-
верках  отметок  о  возврате  ранее  отправленных  документов,  т.к. 
регис трационные  данные  дополнительно  проверяются  в  процессе 
www.kodges.ru

передачи-приема  носителей,  документов  и  дел  между  исполните-
лями и подразделением конфиденциального делопроизводства. 
Самым  оптимальным  вариантом  для  других  видов  проверок 
является проведение их одновременно двумя сотрудниками, одним 
из которых должен быть с отрудник,  осуществлявший  регис трацию 
документов,  дед  и  носителей  и  прос тавлявш ий  отметки  о  их  дви-
жении.  При  этом  каждый  из  сотрудников  не  дублирует  пров ероч-
ные  операции,  а  выполняет  определенную  их  часть.  Например, 
один  сотрудник  называет  учетные  данные  на  документе,  другой 
проверяет  их  соответствие  в  учетных  формах  или  один  называет 
данные учетных  форм, другой проверяет их соответс твие в других 
учетных  формах,  сопроводительных  документах,  делах  и  т.д.  Это 
повышает качес тво проверок и ускоряет их проведение.  
В целях обеспечения контроля за проведением всех необх оди-
мых проверочных операций  и избежания их дублирования нео бхо-
димо проставлять соответс твующие отметки о проверках. 
Отметки о проверках правильнос ти регис трации носителей, д о-
кументов,  дел  и  учетных  журналов  (картотек),  а  также  правильно-
сти записей о возврате документов  прос тавляются условным  обо-
значением, например:  и др. 
Отметки  о  проверках  фактического  наличия  носителей,  док у-
ментов,  дел  и  учетных  журналов  (картотек)  целесообразно  пр о-
ставлять  датами  проверок,  поскольку,  как  уже  отмечалось,  такие 
проверки  частично  повторяются  и  по  дате  можно  отличить  одну  
проверку  от  другой.  Отметки  допускается  производить  каранд а-
шом,  чтобы  при  необходимос ти  можно  было  их  вытереть,  напр и-
мер, с целью освобождения места для прос тавления последующих 
отметок. 
Проверки  правильнос ти  производс тва  отметок  о  движении  но-
сителей, документов и дел заверяются подписями с прос тавлен ием 
даты.  
При проведении проверок  необходимо  руководс твоваться сл е-
дующими принципами:  

охват проверочными операциями вс ех подлежащих проверке 
документов,  дел  и  носителей,  всех  учетных   форм,  в  которых  з а-
фиксированы проверяемые реквизиты, и всех необходимых с опро-
водительных  (оправ дательных)  материалов  о  движении  докумен-
тов; 

проведение проверок наличия документов по схеме: сначала 
документ, потом учетные данные на него  (от документа к  формам 
учета),  что  обеспечивает  большую  возможнос ть  обнаружения  н е-
учтенных конфиденциальных документов;  

фиксация конечных результатов проверок.  
Технологии проведения названных видов проверок различ ают-
www.kodges.ru

ся между собой, поэтому целесообразно рассмо треть их по каждо-
му виду. 
 

Достарыңызбен бөлісу:
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   13




©engime.org 2024
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет