Ќолданбалы тіл ќЎрал

§ 3. Істерді қалыптастыру тәртібі

жүктеу/скачать 1,67 Mb.

бет	16/91
Дата	20.05.2023
өлшемі	1,67 Mb.
	#177306

1 ... 12 13 14 15 16 17 18 19 ... 91

Байланысты:
Ќолданбалы тіл ќЎрал

§ 3. Істерді қалыптастыру тәртібі

19-тарау. Құжаттарды архивке тапсыруға дайындау тәртібі
§ 1. Істерді ресімдеу тәртібі
§ 2. Іс тізімдемелерін жасау тәртібі
20-тарау. Мұрағат жұмысының тәртібі
§ 1. Құжаттардың құндылығына сараптама жасау
21-тарау. Мекеме филиалдарында және өкілдігінде іс жүргізуді ұйымдастыру тәртібі

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Осы іс қағаздарын жүргізу ережесі (бұдан әрі - Ереже) Қазақстан Республикасының мекемесінде (бұдан әрі – Мекеме) іс жүргізудің бірыңғай жүйесін ішкі құжаттар айналымы процесін автоматтандыруды ескере отырып белгілейді.

2. Осы Ереже:
1) құпия емес сипаттағы құжаттарды қабылдау, дайындау, ресімдеу, тіркеу, өткізу және жөнелту, олардың орындалуын бақылау;
2) қызметтік бланкілерді есепке алу, сақтау және пайдалану;
3) Мекеменің нормативтік басқару құжаттары мен басқа да құжаттарды мемлекеттік тілден орыс тіліне және орыс тілінен мемлекеттік тілге аудару;
4) Мекеменің қызметкерлері жұмыстан босатылғанда немесе басқа жұмысқа ауысқанда іс қағаздарын, құжаттарды беру;
5) номенклатуралық іс қағаздарын жасау, құжаттарды іс қағазына жинақтау, құжаттар мен іс қағаздарын мұрағатқа өткізуге әзірлеу, құжаттарды сақтау және мұрағат жұмысы;
6) Мекеменің бөлімшелерінде электронды құжат айналымының шағын жүйесін қолдану тәртібін анықтайды.
3. Ережені Мекеменің орталық аппаратының бөлімшелері, филиалдары, өкілдігі (бұдан әрі – бөлімшелер) және ұйымдары орындауға міндетті.
4. Бөлімшелерде іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру және оның жай-күйі, құжаттарды уақтылы, сапалы орындау және сақтау, сондай-ақ электронды құжат айналымының шағын жүйесін тиімді пайдалану жауапкершілігі Мекеме бөлімшелерінің басшыларына жүктеледі.
Бөлімшелердің басшылары хат жазысуды қысқарту шараларын қабылдауға, ұйымдастыру техникасы құралдарын, қызметтік бланкілер мен қағаздың дұрыс және тиімді пайдаланылуы мен жұмсалуын қамтамасыз етуге міндетті.
5. Бөлімше қызметкерлері Ереже талаптарының орындалуына, өздеріндегі қызметтік құжаттардың сақталуына дербес жауап береді. Олардың жоғалғаны туралы бөлімше басшысына және уәкілетті бөлімшеге дереу хабарлайды. Электронды құжат айналымының шағын жүйесін пайдаланатын бөлімшелер қызметкерлері шағын жүйені пайдалану жөніндегі техникалық талаптарды сақтауға міндетті.
6. Мекемеде іс жүргізу тіл туралы заңға сәйкес мемлекеттік тілде жүргізіледі.
7. Мекеменің бөлімшелері арасында (ішінде) жедел шешуге болатын және бөлімшелер келісе алатын мәселелер бойынша хат алысуға болмайды.
8. Заңды және жеке тұлғалармен хат алысу - мемлекеттік тілде немесе орыс тілінде, шет елдердің корреспонденттерімен мемлекеттік тілде, орыс тілінде немесе шет тілде жүргізіледі.
Хат қай тілде жазылса, сол тілде жауап қайтарылады (егер бұл белгілі бір себептермен мүмкін болмаса, мемлекеттік тілде жауап қайтарылады).
9. Мемлекеттік билік, басқару және сот-құқық органдарымен, заңды және жеке тұлғалармен, сондай-ақ Мекеме бөлімшелерінің арасында ағымдағы хат жазысудың бәрі қойылған мәселелердің қай бөлімге қандай тұрғыдан қатыстылығына қарай жүргізіледі.
10. Бөлімшеде іс қағаздарын жүргізуге жауапты қызметкер (бұдан әрі – бөлімшенің жауапты адамы) бөлімшенің барлық қызметкерлерін Ереженің талаптарымен қолдарын қойғызып таныстыруға міндетті.
11. Құпия құжаттармен жұмыс жүргізу тәртібі Қазақстан Республикасының заңдарына, Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиясын қорғау жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органның талаптарына және Мекеменің тиісті нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес айқындалады. Таратылуы шектеулі құпия емес мәліметтері және құпия ақпараты бар құжаттармен жұмыс істеу тәртібі Мекеменің тиісті нормативтік құқықтық актісімен белгіленеді.

§1. Ережеде қолданылатын негізгі ұғымдар

12. Ережеде мынадай ұғымдар қолданылады:

1) құжат - материал жазбасында белгіленген ақпарат, оны бірегейлендіруге мүмкіндік беретін деректері болады;
2) құжат деректемесі – құжатты ресімдеу құрамы;
3) электронды құжат – мағынасы жағынан мазмұны біріктірілген магнитті жазбадағы деректердің бірізділігі, мұнда қолданылып жүрген нормативтік құқықтық актілердің талаптарына сай келетін рәсімдер сақтала отырып құрылған міндетті деректемелер ретінде қажетті бірегейлендірілген ақпарат және өзі қойған қолдың үйлес нұсқасы болады.
4) хат-хабарлар – Мекеме бөлімшелері мен заңды және/немесе жеке тұлғалар арасында хат жазысудың элементі болып табылатын және міндетті деректемелер: хат жазушы, құжаттың күні, құжаттың тіркеу нөмірі (егер құжат заңды тұлғадан келсе), құжаттың мәтіні, қолы (жеделхаттардан басқасы) болатын құжат. Есеп айырысу-ақша, бухгалтерлік және статистикалық есеп құжаттары хат-хабарлар болып саналмайды.
5) электронды сандық қол қою (бұдан әрі – электронды қол қою) – электронды құжатқа қол қоятын адамның дербес бірегейлендіруі, электронды құжаттың барлық міндетті деректемелерінің дұрыс жасалғанын және олардың мазмұнының өзгермейтінін растау болып табылады. Сонымен бірге электронды қол қою жеке тұлғаның (заңды тұлғаның уәкілетті өкілінің) өзі қойған қолының үйлес нұсқасы болып табылады.
6) құжат айналымы – құжаттардың жасалған кезден немесе келіп түскен кезден бастап орындалу немесе жөнелтуі аяқталғанға дейінгі қозғалысы;
7) электронды құжат айналымы – қазіргі заманға сай компьютер технологияларын, құжаттарды автоматтандырылған түрде өңдеу жүйелерін және құжаттық ақпаратты, деректер базасын басқару жүйелерін, құжаттардың электронды нысандарын, оларды өңдеу ережелерін, бағыттауды, іздеуді, белгіленген рәсімдерге сәйкес қайтадан пайдалануды қолдану негізінде ұйымдастырылған құжат айналымы;
8) пароль - алфавиттік-сандық белгілері жиынтығы, ол пайдаланушының электронды құжат айналымының шағын жүйесінің ресурстарына кіруіне және электронды хабарларға қол қоюына мүмкіндік береді;
9) сәйкестендіру – электронды қол қою бойынша электронды құжаттың авторын анықтау рәсімі;
10) бірегейлендіру - әрбір объектіге жеке бірегейлендіру белгісін беру (атауы, коды, паролі және басқалар);
11) электронды мұрағат – кіру уақытын тиімді ету үшін, іздеу мүмкіндігін кеңейту үшін, сақтау орнына тәуелсіз болмай кіру үшін, пайдаланушылардың көптеп кіруі үшін, қызметкерлерге, материалға және үй-жайларға жұмсалатын шығынды азайту үшін, жазбалардың сенімділігін, кіруді бақылауды жақсарту үшін ұйымдастырылатын электронды құжаттар мұрағаты;
12) электронды құжат айналымының шағын жүйесін пайдаланушы - электронды құжат айналымының шағын жүйесіне кіруге рұқсат етілген Мекеме бөлімшесінің қызметкері;
13) шағын жүйені басқарушы - электронды құжат айналымының шағын жүйесінің жұмыс істеуін қамтамасыз етуге жауапты ақпарат технологиясы бөлімшесінің қызметкері;
14) іс қағаздарының номенклатурасы – Мекеменің іс жүргізуде сақталу мерзімі көрсетіліп жасалған іс қағаздары тақырыбының бір жүйеге түсірілген тізбесі;
15) айдар – белгілі бір тақырып бойынша құжаттарды жіктеудің қосымша белгілері;
16) электронды бланкілер, шаблондар, стильдер шаблоны – құжаттарды ресімдеудің корпоративтік стандартын жүзеге асыратын электронды нысан;
17) индекстеу – негізгі деректемелер бойынша ақпаратты ретке келтіру процесі;
18) құжатқа қол қою – уәкілетті лауазымды адамның немесе құжат авторының өзі қойған қолын (электронды қол қоюын) тізу рәсімі;
19) бұрыштама (виза) қою – лауазымды адамның құжаттың мазмұнымен келісетінін немесе келіспейтінін білдіретін қол қою рәсімі;
20) құжаттарды келісу – Мекеме бөлімшелері және/немесе құжаттың авторы болып табылмайтын бөгде ұйымдар құжаттың мазмұнымен келісу жөнінде жүргізетін құжатты дәйектілікпен немесе қоса салыстыра қарау рәсімі;
21) машина жазбалары – компьютерлік ақпаратты электронды-есептеу техникасынан тыс сақтауға мүмкіндік беретін құрылғылар: магнитті дискілер, дискеттер, магнитті таспалар және басқа материалдық жазбалар;
22) «bmp», «gif», «tiff», «vsd» – графикалық нысанның кеңейтілген файлдарының үлгілері
23) «Times New Roman», «KZ Times New Roman» - компьютерлік шрифтердің үлгілері;
24) уәкілетті бөлімше – Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілеріне, іс қағаздарын жүргізу кезінде міндетті Қазақстан Республикасының мемлекеттік стандарттарына, мұрағаттарды және құжаттаманы басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органның (бұдан әрі – орталық мемлекеттік мұрағат мекемесі) әдістемелік ұсынымдарына сәйкес іс қағаздары мен мұрағатты ұйымдастыруды, бөлімшелерде іс қағаздарының жай-күйіне жоспарлы тексеруді жүзеге асыратын орталық аппараттың бөлімшесі;
25) ішкі хат-хабарлар – Мекеме бөлімшелері арасында жүзеге асырылатын (берілетін) хат жазысу (хаттар, құжаттар, материалдар).

3-тарау. Құжаттарды жасау және ресімдеу тәртібі

16. Осы Ережеде Мекемеде құжаттарды ресімдеудің бірыңғай ережелері мен олардың деректемелері айқындалады, құжаттардың құрамын, нысандарын, сондай-ақ құжаттармен жұмыс жүргізу бірегейлендіріледі.

17. Құжаттарды әзірлеу сапасы және ондағы деректердің шынайылығы үшін жауапкершілік құжатты әзірлеген, бұрыштама қойған және қол қойған (бекіткен) адамдарға жүктеледі.

§1. Құжаттардың деректемелері, деректемелерге қойылатын талаптар

18. Қағазға түсірілген және электронды құжаттарды жасаған және ресімдеген кезде мынадай деректемелер пайдалануы мүмкін:

1) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы;
2) Мекеменің белгісі;
3) Мекеменің ресми атауы;
4) бөлімшенің ресми атауы – құжаттың авторы;
5) анықтамалық деректер;
6) құжат түрінің атауы;
7) құжаттың күні;
8) құжаттың тіркеу нөмірі;
9) тіркеу нөміріне және қосымша құжатқа сілтеме;
10) құжаттың жасалған немесе басылған орны,
11) құжатқа қол жеткізуді шектеу белгісі;
12) адрес иесі;
13) құжатты мақұлдау белгісі;
14) бұрыштама;
15) мәтіннің аты;
16) бақылау туралы белгі;
17) құжаттың мәтіні;
18) қосымшалардың бар екендігі туралы белгі;
19) қойылған қол;
20) құжаттарды келісу белгісі;
22) мөр;
23) көшірменің куәландырылғаны туралы белгі;
24) орындаушы туралы белгі;
25) құжаттардың орындалуы және оның іс қағаздарына тізуге жіберілгені туралы белгі;
26) құжаттың Мекеме бөлімшесіне келіп түскені туралы белгі;
27) құжатты автоматты түрде іздестіруге арналған белгі.
19. Қазақстан Республикасының мемлекеттік елтаңбасы Қазақстан Республикасының мемлекеттік рәміздері туралы заңдарға сәйкес құжаттардың бланкілеріне салынады.
20-21. Құжаттардың бланкілеріндегі Мекеменің ресми атауы Қазақстан Республикасының тиісті нормативтік құқықтық актілерінде және құрылтай құжаттарында белгіленген атауына сәйкес келуге тиіс.
22. Құжаттардың бланкілеріндегі құжатты дайындаған бөлімшенің ресми атауы Мекеменің тиісті нормативтік құқықтық актілерінде белгіленген атауына сәйкес келуге тиіс.
23. Анықтамалық деректерге мыналар кіреді:
1) почталық мекен-жайы;
2) телефондардың, факстердің, телекстердің нөмірлері;
3) электронды почтаның мекен-жайы.
24. Мекемеде жасалған немесе басылған құжат түрінің атауы Мекемеде қолданылып жүрген құқықтық актілерімен реттеледі.
Хат жазылған кезде құжаттың бұл түрінің атауы көрсетілмейді.
25. Құжатқа қол қойылған немесе бекітілген күн - құжат күні, хаттама үшін – мәжіліс күні, акті үшін – оқиға болған күн (оқиға болған күн көрсетілмеген жағдайда – қол қойылған немесе бекітілген күн) болып табылады. Егер құжаттың авторы Мекеменің бірнеше бөлімшесі болса, онда құжаттың күні неғұрлым кешірек қол қойылған күн болып табылады.
Құжаттың күні араб сандарымен мынадай түрде ресімделеді: күні, айы, жылы. Мысалы, 2007 жылдың 2 қаңтары деген күнді былай жазу керек – 02.01.07 ж.
Нормативтік және қаржылық құжаттарды ресімдеген кезде күнін сөзден әрі санмен (тырнақшаға алмай) ресімдеуге болады, мысалы, 2007 жылдың 2-қаңтары.
26. Құжаттың тіркеу нөмірі оның рет нөмірінен тұрады. Егер құжат жіберілетін немесе ішкі хат-хабар болып табылса, құжаттың тіркеу нөмірі іс қағаздары жөніндегі индекспен толықтырылады.
27. Қарсы құжаттың тіркеу нөміріне және күніне жасалған сілтемеге жауап берілген құжаттың жіберілетін тіркеу нөмірі мен күні кіреді.
28. Егер құжаттың жасалған немесе шығарылған орны «Бөлімшенің атауы» және «анықтамалық деректер» деректемелері бойынша анықтау қиын болған жағдайда көрсетіледі. Құжаттың жасалған немесе шығарылған орны әкімшілік-аумақтық бөлінуін ескере отырып көрсетіледі және жалпыға бірдей қысқартулар ғана енгізіледі.
29. Құжатты алуды шектеу белгісі (қызмет бабында пайдалану үшін және т.б.) құжаттың бірінші парағына тырнақшаға алынбай қойылады, оны мемлекеттік құпияны қорғау туралы заңдарда көзделген деректермен толықтыруға болады.
30. Ұйымдар, олардың құрылымдық бөлімшелері, лауазымды адамдар немесе жеке тұлғалар адресат бола алады. Ұйымның атауы және оның құрылымдық бөлімшесі, қажет болған жағдайда – елді мекеннің аты атау септігінде көрсетіледі. Құжат жолданған адамның лауазымы барыс септігінде көрсетіледі.
Егер құжат бірнеше бірыңғай ұйымдарға немесе бір ұйымның құрылымдық бөлімшелеріне жіберілсе, онда жалпылама көрсету керек.
«Адресат» деректемесінің құрамына қажет болған жағдайда почталық мекен-жайы кіруі мүмкін. Почталық мекен-жайындағы элементтер Қазақстан Республикасының почта қызметі ережелерінде белгіленген тәртіппен көрсетіледі.
Құжатты жеке тұлғаға жөнелткен кезде алушының почталық индексі, почталық мекен-жайы, сонан кейін аты-жөні (немесе аты, әкесінің аты) көрсетіледі.
Құжатта төрт адресаттан артық болмауы керек. «Көшірме» деген сөз екінші, үшінші, төртінші адресаттың алдына қойылмайды. Осы азатжолда айтылған талаптар шағым-талап жұмысы жөніндегі құжаттарды әзірлеген кезде және жібергенде қолданылмайды. Осы бөліктегі талаптар шағым-талаптар жөніндегі құжаттарды дайындауға және жіберуге және басқа жұмыстарға қолданылмайды.
31. Мекеменің орталық аппараты бөлімшелерінің ішкі хат-хабарлары бойынша адресатты қысқарған түрде (оның ішінде аббревиатураларды пайдалана отырып) көрсетіледі, мысалы: «ҚРМ Төрағасына», «ҚЖД Директорына». Мұндайда лауазымды адамдардың – Мекеменің немесе оның бөлімшелері басшыларының аты-жөнін көрсетпеуге де болады.
32. Құжатты лауазымды адамға жіберген кезде ішкі хат-хабарлардағы аты-жөндерге қоса «мырзаға», «ханымға» және тағы басқа осы сияқты сөздерді жазуға болмайды.
Лауазымды адам құжатты бекіткен кезде бекіту грифі «БЕКІТЕМІН» деген сөзден тұрады, құжатты бекітетін адамның лауазымының атауы, оның қойған қолы, аты-жөні және бекітілген күні болуы керек.
Құжатты Мекеме басқа тараптағы ұйыммен (мекемемен) бірлесіп бекіткен жағдайда лауазымды адамдардың қойған қолдары бір деңгейде орналасады.
Құжатты Мекеменің органы немесе лауазымды адамы қаулы қабылдау жолымен, бұйрықпен немесе өкіммен бекіткен жағдайда бекіту грифі «БЕКІТІЛДІ» деген сөзден, құжатты бекітушінің атау септігіндегі атауынан, оның күні мен нөмірінен тұрады.
Құжатты бекіту грифі құжаттың оң жақ жоғарғы бұрышына орналастырылады.
33. Құжатқа қойылатын бұрыштаманы электронды құжат айналымының қосымша жүйесіндегі құжаттың жеке қосымшасына қоса, не жеке параққа (фишкаға) келіп түскен тіркеу нөмірін және құжаттың тіркелу нөмірін және құжаттың тіркелу нөмірін міндетті түрде көрсете отырып жазылған қағаз жазбада немесе құжаттың өзінде тиісті лауазымды адам ресімдейді және оған мынадай құрамдар кіреді:
1) орындаушы (Мекеме бөлімшесінің атау септігіндегі атауы, лауазымды адамдардың барыс септігіндегі аты-жөні);
2) іс-қимылдың анық және жан-жақты мазмұны немесе құжаттың орындалу тәртібі мен сипаты (орындау үшін қосымша нұсқауларды қажет етпейтін құжаттарға көрсетілмейді);
3) орындалу мерзімі (үлгі ретінде орындалатын мерзімі жоқ құжаттарға көрсетілмейді);
4) басшының аты-жөні;
5) күні (күні, айы, жылы);
6) қойылған қол (электронды қол қою).
Бұрыштамада бірнеше орындаушы болған жағдайда жауапты орындаушы көрсетіледі (әдетте, бұл адам бұрыштамада бірінші аталады).
Құжатты тікелей бағынышты болып саналатын орындаушыға жөнелткен кезде «орындаушы» деп көрсетілген жерге орындаушының аты-жөні ғана көрсетіледі.
34. Құжаттың атауында мәтіннің қысқаша мазмұны көрсетіледі. Атауы барынша қысқа әрі түсінікті болуға тиіс, мәтіннің мағынасын тура беруге және грамматикалық жағынан құжаттың түріне сәйкес болуы керек.
Құжаттың атауының мәтіні он жолдан артық болмауы керек.
35. Уәкілетті бөлімше электронды құжат айналымының шағын жүйесінде құжаттың орындалуын бақылау туралы белгі қояды.
36. Құжаттардың мәтіндері бір-бірімен байланысты мәтін, анкеталар, кестелер, сондай-ақ осы нысандарды біріктіру түрінде ресімделуі мүмкін.
Байланыстырушы мәтін, әдетте үш бөліктен тұрады. Бірінші бөлікте шешім шығарылатын немесе тапсырма берілген мәселе немесе проблема көрсетіледі, екіншісінде - мәселе немесе проблема шешу жөнінде ұсыныс енгізіледі, үшіншісінде – негіздемелер мен дәлелдер келтіріледі. Басқа тәсілімен жазуға рұқсат етіледі.
Ішкі хат-хабарларды «Құрметті» деген сөзден бастауға және «Құрметпен» деген сөзбен аяқтауға болмайды.
Басқа ұйымдардың құжаттары немесе бұрын шығарылған құжаттар негізінде әзірленген құжаттың мәтінінде олардың деректемелері көрсетіледі: құжат түрінің атауы, құжатты дайындаған ұйымның атауы, құжаттың күні, тіркеу нөмірі, мәтіннің атауы.
Мекеменің басқару құжаттарындағы (бұйрық, өкім) мәтін акт шығарған адамның атынан, жекеше түрде («бұйырамын», және басқаша) мазмұндалуы керек.
Мекеменің алқалық органдарының басқару құжаттарындағы мәтін үшінші адамның атынан жекеше түрде («бұйырады», «ұсынады» ) мазмұндалуы керек.
Бірлесіп шығарылған басқару құжаттарындағы мәтін көпше түрде («бұйырамыз», ) мазмұндалады.
Хаттаманың мәтіні үшінші жақта көпше түрде («тыңдалды», «сөйледі», «қаулы қабылдады» және басқаша) мазмұндалады.
Хаттар мазмұндаудың мынадай нысандары қолданылады:
1) бірінші жақтан көпше түрде («жіберуіңізді өтінеміз», «қарауға жіберіп отырмыз» және басқалар);
2) бірінші жақтан жекеше түрде («бөлуіңізді өтінемін», «мүмкін деп есептеймін» және басқалар);
3) үшінші жақтан жекеше түрде («Ақпарат технологиясы басқармасы қарсы емес», «Заң департаменті қажет деп есептейді» және басқалар).
Мәтінді анкета түрінде жасаған кезде белгілердің атаулары зат есімнің атау септігінде немесе осы шақтың немесе өткен шақтың көпше түрінде екінші жақтың етістігіндегі сөздермен жазылуға тиіс («сіздердегі», «сіздердің қарамағыңыздағы», «болдыңыз», «болған едіңіз» және басқалары). Сөзбен жазылған сипаттама грамматикалық жағынан белгілердің атауымен сәйкес келуі керек.
Кестелердегі бағандар мен жолдардың атау септігіндегі зат есіммен жазылған атаулары, әдеттегідей, болады. Кестелерде есеп деректерін, басқа сөз таптарында көрсетілген атауларды пайдалануға болады, мысалы: «Шағым-талап ұсынылды», «Мерзімінде орындалды». Бағандар мен жолдардың шағын атаулары атаулармен сәйкес келуі тиіс. Егер кесте бір беттен астам бетке басылса, кестенің бағандары нөмірленуі керек және келесі беттерге осы бағандардың нөмірі ғана көрсетіледі.
37. «Қосымша» деген деректеменің құрамына,әдеттегідей, мыналар кіреді: қосымшаның атауы, парақтардың саны, даналардың саны (бір данадан артық болғанда).
Егер құжаттың мәтінінде аталған қосымшасы болса, қосымшаның атауы көрсетілмейді. Егер қосымша бір бет болса немесе брошюра болса да парақ саны көрсетілмейді.
Егер құжаттың мәтінінде аталмаған қосымшасы болса және бір бет болса немесе брошюра болса, онда қосымшаның атауы не парақ саны көрсетіледі.
Бірнеше қосымша болса, оларға нөмір қойылады.
Басқару құжаттарының қосымшаларындағы бірінші беттің оң жақ жоғарғы бұрышына «Қосымша» деп жазылып, басқару құжатының атауы, оның күні және тіркеу нөмірі көрсетіледі.
Егер құжатқа басқа құжат, сондай-ақ оның қосымшасы тіркелсе, онда қосымшасының бар екендігі туралы белгі мынадай түрде ресімделуі мүмкін:
Қосымша: Қазақстан Республикасы Мекемесінің 16.11.07 ж. № 04-3/112 хаты және оның қосымшасы, барлығы 26 бет.
Егер қосымша құжатта көрсетілген мекен-жайдың бәріне жіберілмесе. Онда оның бар екендігі туралы белгі мынадай түрде ресімделеді:
Қосымша: бірінші адресатқа жолданған Нұсқаулықтың жобасы 7 бет.
38. Егер құжат бланкіге ресімделмесе, «Қол қою» деген деректеме құрамына мыналар кіреді: құжатқа қол қойған тұлға лауазымының толық атауы, жеке қолы, қойған қолының талдамасы (аты-жөні).
Егер құжат Мекеменің немесе оның бөлімшелерінің бланкіне ресімделсе, «Қол қою» деген деректеме құрамына мыналар кіреді: құжатқа қол қойған тұлға лауазымының қысқартылған атауы («Төраға», «директор», «Басқарма бастығы» және басқалар), жеке қолы, қойған қолының талдамасы (аты-жөні).
Құжатты бланкіге ресімдеген кезде лауазымды адамның қолында бұл адамның лаузымы көрсетілмейді.
Мекеменің орталық аппаратының ішкі хат-хабарларындағы «Қол қою» деген деректеме құрамына мыналар кіреді: құжатқа қол қойған тұлға лауазымының аббревиатура пайдаланылып, қысқартылған атауы («ЗСД директоры»; жеке қолы; қойған қолының талдамасы (аты-жөні).
Құжатқа бірнеше лауазымды адамдар қол қойған кезде олар атқаратын лауазымына сәйкес бірінен кейін бірі қол қояды.
Лауазымдары тең бірнеше адамдар құжатқа қол қойғанда олардың қолдары, әдеттегідей, бір деңгейге орналастырылады не алфавит тәртібімен орналастырылады.
Құжатқа лауазымды адамның міндетін атқарушы лауазымы мен аты-жөнін көрсетіп қол қоюы мүмкін. Мұндайда «Үшін» деген шылау қоюға, «Орынбасары» деп жазуға немесе лауазымның алдына қисық сызық қоюға болмайды.
Құжатқа бояуы қанық сиямен қол қойылуға тиіс. Құжатқа фломастермен және түсі оңатын басқа зат құйылған қаламмен қол қоюға болмайды.
Лауазымды адамдар қызметтік құжаттарға Мекеме және оның бөлімшелері туралы ережелерде, сондай-ақ Мекеменің басқа да басқару актілерінде белгіленген өздеріне берілген өкілеттіктер шегінде қол қояды.
Мекеме ұйымнан және оның бөлімшелерінен жіберілген почталық және телеграфтық хат-хабарларға (төлем құжаттарынан, бухгалтерлік және статистикалық есептерден басқаларына) атқаратын қызметі бойынша құқық берілген бір адам қол қойып отырады.
Бухгалтерлік және статистикалық есептерге екі адамның – Мекеме басшысының немесе оның орынбасарларының (олардың арасында бөлінген міндеттерге сәйкес олардың өкілеттіктеріне қарай) және бас бухгалтердің немесе оның орнындағы адамның қолдары қойылып ресімделеді.
Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігіне, Парламентіне және Үкіметіне жолданған хаттарға Мекеменің басшысы немесе оның орнындағы адам қол қояды. Сонымен қатар Мекеме басшысы, сондай-ақ Мекеме атынан жіберілетін кез келген басқа құжатты қарап, қол қоюға құқылы.
Министрліктердің, ведомстволардың, ұйымдардың басшыларына, заңды және жеке тұлғаларға, Мекеменің филиалдарына, өкілдігіне және ұйымдарына, сондай-ақ Қазақстан Республикасының резидент еместеріне жолданған хат-хабарларға Мекеме басшысының орынбасарлары өз құзыры шегінде қол қояды.
Мекеме бөлімшелері атына жіберілген ағымдағы хат-хабарларға, бөлімшелердің құзырына кіретін мәселелер жөнінде заңды және жеке тұлғалардың хаттарына берілген жауаптарға бөлімшелердің басшылары немесе олардың орынбасарлары қол қояды.
Басқару құжаттарына қол қою тәртібі 4-тараудың 1-параграфында айтылған.
Қол қою құқығын басқа лауазымды адамға беру әрбір жекелеген жағдайда Мекеме басшысының бұйрығымен белгіленеді.
Мекеме филиалдарының басшылары филиал туралы Ережеге және белгіленген тәртіппен берілген сенімхаттарға сәйкес олардың құзыретіне кіретін міселелер бойынша қол қою құқығы болады.
Мекеме атынан хатқа немесе құжатқа қол қойған, бірақ оған тиісті өкілеттігі жоқ адам заңдарда белгіленген тәртіппен жауап береді.
39. Құжатты келісу грифі оның оң жақ бұрышына қойылады және «КЕЛІСІЛГЕН» деген сөзден, құжат келісілетін адамның лауазымы (оған қоса ұйымның аты), жеке қолы, қойған қолының талдамасы (аты-жөні) және құжат келісілген күн жазылады.
Егер келісу хат, хаттама арқылы және басқа құжаттармен жүзеге асырылса, келісу грифі мынадай түрде ресімделеді:
«КЕЛІСІЛГЕН»
Қазақстан Республикасының
Мәдениет және ақпарат министрлігінің
Ақпарат және мұрағат комитетінің
Орталық тексеру-сараптау комиссиясы
22.01.07 ж. № ___хаттама.
40. Құжаттарға бұрыштама қойған кезде мыналар көрсетіледі: виза қоюшының қажет болған кезде қолы, қойған қолының талдамасы және қол қойылған күн.
Құжат бойынша ескертулер болған жағдайда бұрыштама мынадай түрде ресімделеді:
Ескертпелер бар (қоса беріліп отыр)
12.05.07.
Келісілетін құжат бойынша ескертулер болмаса, оның жеке құжаттармен (хатпен, жазбамен және басқалармен) келісілгені туралы хабарлауға тыйым салынады.
Құжат бірнеше парақтан тұратын болса, орындаушының қолы әрбір беттің оң жақ төменгі бұрышына қойылады.
Бұрыштама басқару құжаты түпнұсқасының соңғы парағына, жіберілетін құжаттың көшірмесіне қойылады. Басқару құжатының бұрыштамалары жеке келісу парағына ресімделуі мүмкін.
41. Мекеменің мөрімен Мекеменің нормативтік құқықтық актілерінде көзделген құжаттардағы лауазымды адамның қолының түпнұсқалығы расталады.
Қаржылық құжаттардан, сенімхаттардан, лицензиялардан және арнайы белгіленген заңдық растауды талап ететін құжаттардан басқасына, Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы және/немесе Мекеменің эмблемасы бейнеленген бланкілерге басылған құжаттарға мөр қойылмайды.
42. Құжат көшірмесінің түпнұсқаға сәйкестігін растаған кезде «Қолы» деректемесінен төмен «Дұрыс» немесе «Көшірмесі дұрыс» деген растау жазбасы жасалып, көшірмені растаған адамның лауазымы, оның қолы, аты-жөні толық және расталған күні жазылады.
43. Орындаушы туралы белгіде құжат дайындаушының аты-жөні және оның телефон нөмірі болады. Орындаушы туралы белгі құжаттың соңғы парағының бірінші бетінде төменгі сол жақ бұрышына жазылады.
Егер құжатты қол қойған адам әзірлеген болса, орындаушының телефонының нөмірі ғана көрсетіледі.
44. Құжаттың орындалғаны және оны іс қағаздарына жіберу туралы белгіде: құжаттың орындалғанын растайтын күн мен нөміріне сілтеме немесе мұндай құжат болмаған жағдайда орындалғаны туралы қысқаша мәлімет; «іске тігу үшін» деген сөздер; қажет болған жағдайда – құжат сақталатын іс нөмірі болады.
Құжаттың орындалғаны және оны іс қағаздарына жіберу туралы белгіге орындаушы немесе құжатты орындаған бөлімшенің басшысы қол қояды және орындалған күнін көрсетеді.
45. Құжаттың Мекеме бөлімшесіне түскені туралы белгіде құжатқа электронды құжат айналымы шағын жүйесі берген реттік нөмірі, парақ саны және құжаттың түскен күні (қажет болғанда – сағаты және минуты) көрсетіледі.
Құжаттың түскені туралы мөртабан түріндегі белгіні қоюға болады.
46. Құжатты автоматты түрде іздеуге арналған белгіде файлдың аты және ұйым белгілеген басқа да іздеу деректері болады.

§2. Құжатты әзірлеуге және ресімдеуге қойылатын талаптар

47-48. Құжаттар «MS Оffice», мәтіндік редакторда – «MS Word», есептік кесте материалдары «MS Excel» қосымшалардың, графикалық материал «bmp», «gif», «tiff», «vsd» тәрізді форматтардың жұмысын қолдайтын бағдарламалық өнімдердің көмегімен әзірленуі тиіс. Кейбір жағдайларда «ASCII» форматындағы файлдарды пайдалануға болады.

49. Мәтін «Times New Roman» немесе «KZ Times New Roman» қаріптерімен, «14» қаріп өлшемімен терілгені дұрыс. Басқа өлшемді қаріптермен теруге де жол беріледі.
Ақпарат технологиясы бөлімшесі Мекеменің әр қызметкерінің жұмыс орнында жоғарыда аталған қаріп үлгісін орнатуды қамтамасыз етуге міндетті.
50. Құжаттарды қалыптастыру кезінде тиісті санаттағы қызметкерлерге арналған бланкілер мен үлгілер кітапханасы оқуға болатындай етіп орналастырылған құжаттарды ресімдеудің электрондық бланкілері, үлгілері мен стильдік үлгілерін пайдалануға болады. Ақпарат технологиясы бөлімшесі қажет болған жағдайларда құжат ресімдеудің корпоративтік стандартын әзірлеуді, үлгілер кітапханасын сақтау мен таратудың ұйымдастырылуын қамтамасыз етеді.
51. Құжаттар екі немесе одан көп бетке әзірленсе, екінші және одан кейінгі беттер,әдеттегідей, нөмірленуі тиіс. Қосымшалардың парақтары бөлек нөмірленеді. Беттердің нөмірлері құжаттың жоғарғы жағындағы бос орынға орта тұсынан араб санымен нүктесіз қойылады.
52. Құжаттарды парақтың сыртқы бетін пайдалана отырып басуға болады.
4-тарау. Мекеменің нормативтік құқықтық актілерін және басқару
құжаттарын әзірлеу, күшіне енгізу және сақтау тәртібі

53. Мекеменің бөлімшелерінде Қазақстан Республикасының және Мекеменің нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес Мекеменің басқару құжаттарының мынадай түрлері әзірленеді: Мекеме қызметін реттейтін нормативтік емес сипаттағы нормативтік емес сипаттағы, бұйрықтар, өкімдер.

54. Нормативтік емес сипаттағы қаулыларды Мекеменің Басқармасы мен Директорлар кеңесі қабылдайды және Мекеме алдында тұрған маңызды әрі принциптік міндеттерді, ұйымдастыру мәселелерін және басқа мәселелерді шешу мақсатында қабылданатын Мекеменің құқықтық актілері болып табылады.
Мекеменің басшысы не оның орынбасары Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес және өз құзыреттері шегінде қаулы шығаруға құқылы.
55. Мекеме Басқармасының нормативтік емес сипаттағы қаулысына Мекеме басшысы не оның орнындағы адам және Басқарма мүшелері қол қояды. Сонымен қатар Мекеме Басқармасының қаулысына заң бөлімшесінің басшысы не оның орнындағы адам міндетті түрде қол қояды.
Мекеме Директорлар кеңесінің нормативтік емес сипаттағы қаулысына Мекеме Төрағасы не оның орнындағы адам және Директорлар кеңесінің мүшелері қол қояды.
56. Бұйрық Мекеменің не оның бөлімшелерінің алдында тұрған негізгі жедел міндеттерді шешу үшін Мекеменің Төрағасы не оның орынбасарлары, филиал басшылары (өз құзыреттері шегінде) қабылдайтын құқықтық акті болып табылады. Бұйрық Мекеме қызметін қамтамасыз етуге, заң актілерінің, Қазақстан Республикасы Президентінің актілерін, Мекеме Басқармасы мен Директорлар кеңесінің басқа да нормативтік құқықтық актілерінің (жұмыс берушінің актілерінің) талаптарын орындауға байланысты құқықтық қатынастардың жекелеген түрлерін, сондай-ақ еңбекке қатысты құқықтық қатынастарды реттейді.
57. Өкім – Мекеменің Төрағасы және оның орынбасарлары, Мекеме бөлімшелерінің басшылары не олардың орнындағы адамдар шығаратын Мекеменің құқықтық актісі. Өкімде бөлімшелерге немесе белгілі бір лауазымды тұлғаларға Мекеменің нормативтік құқықтық актілерінің (жұмыс берушінің актілерінің) талаптарын, Мекеменің үшінші тұлғалармен жасасқан шарттарының (келісімдердің, келісім-шарттарының) және басқа міндеттемелердің талаптарын орындау жөнінде нақты белгіленген іс-әрекеттерді жүзеге асыруға нұсқаулар болады.
58. Мекеменің лауазымды тұлғалары оларға Қазақстан Республикасының және Мекеменің нормативтік құқықтық актілерімен, сондай-ақ Мекеме Төрағасы мен оның орынбасарлары арасында міндеттерді бөлісу туралы бұйрықпен белгіленген құзыреттер шегінде бұйрықтар мен өкімдер шығарады.
59. Мекеменің қаулыларын, бұйрықтарын және өкімдерін оларда көрсетілген бөлімшелер және лауазымды тұлғалар орындауға міндетті.
60. Барлық басқару құжаттары мазмұнына қарай Қазақстан Республикасының және Мекеменің нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес болуы тиіс. Қаулылардың, бұйрықтардың және өкімдердің мәтіндері қарапайым, тұжырымды және түсінуге жеңіл тілмен жазылуы тиіс және оның ережелерін түрліше түсіндіруге болмайды және сөздерді қысқартуға жол берілмейді.
61. Басқару құжатының мәтіні, әдеттегідей, белгілеу және жарлық айту бөліктерінен тұрады.
Құжаттың белгілеу бөлігінде орындаушылар (бөлімшелер, лауазымды тұлғалар, қызметкерлер), нақты іс-әрекеттер және нұсқалған іс-әрекеттердің орындалу мерзімі көрсетіледі.
Құжаттың басқару бөлігінің соңғы тармағында, әдеттегідей, басқару құжатының толық орындалуына бақылау жасау жүктелетін лауазымды адам көрсетіледі.
62. Басқару құжаттарының мәтіндері мемлекеттік тілде ресімделеді.

§1. Басқару құжаттарының жобаларын әзірлеу және қол қою тәртібі

63. Басқару құжаттарының жобаларын Мекеме бөлімшелері ұйымға жүктелген міндеттер мен функцияларды шешу мақсатында басшылықтың тапсыруы бойынша немесе өз бастамасымен әзірлейді.
Басқару құжатының жобасын әзірлеу бір немесе бірнеше бөлімшелерге немесе жекелеген мамандарға тапсырылады. Күрделі және көлемді басқару құжаттарының жобаларын әзірлеу үшін жұмыс топтары құрылады, білікті мамандар тартылады.
64. Басқару құжаттарын әзірлеу үшін:
1) мәселенің мәнін зерделеу;
2) құжаттың жобасын әзірлеу;
3) құжатты мүдделі бөлімшелермен, сондай-ақ заң бөлімшесімен келісу;
4) келісілген құжатты Мекеме басшылығына (филиалдың басшылығына) қол қоюға ұсыну қажет.
65. Басқару құжатының жобасын әзірлеу кезінде оны шығарудың мақсаты және онда көрсетілуі тиіс мәселелер айқындалады, қажетті ақпарат жиналады.
66. Басқару құжатының жобасын әзірлеуге жауапты бөлімше (бұдан әрі - жауапты бөлімше) қажетті материалдарды зерделегеннен кейін оның жобасын жасап, оны мүдделі бөлімшеге келісуге ұсынады.
67. Мекеменің басқару құжаты жобасының әзірленген мәтіні ресімдеуге қойылатын бірыңғай талаптарды сақтай отырып, қажетті деректемелері: Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы не Мекеменің эмблемасы, Мекеменің ресми атауы, құжат түрінің атауы, құжат жасалған жер, деректемелерге арналған орын: құжат жасалған күні, құжат нөмірі бар арнайы бланкілерде түзетуге жол бермей, нақты түрде (қысқартусыз) басылған болуы керек.
68. Құжатты мүдделі бөлімшелермен келісу құжат жобасына алдын ала баға беру, оның негізділігін, мақсатқа сай екендігін және уақытқа сәйкестігін, Қазақстан Республикасының және Мекеменің қолданылып жүрген нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес болуын жүзеге асыруды көздейді.
Құжатты келісуді электронды құжат айналымы шағын жүйесінде құжаттың жобасымен Мекеменің лауазымды тұлғаларын кезек-кезек немесе бір уақытта таныстыру арқылы жүзеге асырылуы мүмкін. Келісуге электронды почта құралдары пайдаланылады.
69. Орындау үшін бюджеттен шығыс шығарылатын немесе бюджет кірісін қысқартуға әкеліп соқтыратын құжаттың жобасы міндетті түрде бюджетті жоспарлау және бақылау бөлімшесімен келісіледі.
70. Мүдделі бөлімшелермен келісілгеннен кейін жауапты бөлімше басқару құжатының жобасын осы жобаның Қазақстан Республикасының және Мекеменің нормативтік құқықтық актілеріне сәйкестігін тексеретін заң бөлімшесімен келісуге ұсынады.
71. Мүдделі бөлімше мен заң бөлімшесі басқару құжатының жобасын он жұмыс күнінен аспайтын мерзімде қарайды. Басқару құжатының жобасымен келіспеген жағдайда аталған бөлімшелер өз ескертпелері мен ұсыныстарын жауапты бөлімшеге ұсынуға, ал ескертпелер мен ұсыныстар болмаған жағдайда жобаға қол қоюға тиісті. Жауапты бөлімше басқару құжатының жобасын қарау мерзімі шегінде жобаны мүдделі және заң бөлімшелерімен келісу бойынша әзірлеу мерзімін тездету мақсатында жобаны жұмыс тәртібімен пысықтауына болады.
72. Жауапты бөлімше басқару құжатының жобасы бойынша соңғы мүдделі бөлімшеден ескертулер мен ұсыныстарды алғаннан кейін бес жұмыс күнінен аспайтын мерзімде жобаны пысықтайды және оны екінші рет келісуге ұсынады.
73. Барлық басқару құжаттары жобаларының бірінші данасына жауапты және мүдделі бөлімшелердің басшылары, сондай-ақ заң бөлімшесі мен Мекеме Төрағасының жауапты бөлімшеге жетекшілік ететін орынбасары қол қояды.
74. Басқару құжатында көрсетілген орындау мерзімі нақты және болжанатын жұмыс көлеміне сәйкес келетін болуы тиіс.
Мерзім белгілеген кезде ақпараттың нақты орындаушылардың қолына тиетін уақытын ескерген жөн.
Орындау мерзімі қажет болған кезде әр тапсырма үшін жеке-жеке белгіленеді, бірақ барлық басқару құжаттары үшін ортақ орындау мерзімі де көрсетілуі мүмкін.
75. Басқару құжаттарында сілтемелері мәтіннің тиісті тармақтарында берілуге тиісті қосымшалары болуы мүмкін.
Басқару құжаттарының қосымшаларына, сондай-ақ басқару құжаттарына да Төраға немесе оның орынбасарлары қол қояды.
Мекеменің Төрағасы қол қоятын басқару құжаттарының қосымшаларына жауапты және мүдделі бөлімшелердің басшылары және Төрағаның жауапты бөлімшеге жетекшілік ететін орынбасары қол қоюы тиіс.
Мекеме Төрағасының орынбасары қол қоятын басқару құжаттарының қосымшаларына жауапты және мүдделі бөлімшелердің басшылары қол қоюы тиіс.
76. Ұсынылған басқару құжаттарының жобалары бойынша ескертулер болған жағдайда Мекеменің Төрағасы не оның орнындағы адам, сондай-ақ Төрағаның орынбасарлары оны жауапты бөлімшеге пысықтауға жібереді.
77. Жауапты бөлімше басқару құжатының жобасын ескертулерді ескере отырып пысықтап, мүдделі және заң бөлімшелерімен екінші рет келісілгеннен кейін Мекеме басшылығына ұсынады.
78. Мекеменің нормативтік құқықтық актілерін әзірлеу, келісу және бекіту (қабылдау) тәртібі Мекеменің жекелеген нормативтік құқықтық актілерімен реттеледі.
79. Мекеменің Басқармасы мен Директорлар кеңесі қаулыларының жобасын ресімдеу, оларды келісу, қабылдау және жіберу тәртібі олардың жұмыс регламентінде жазылған.

§2. Басқару құжаттарын күшіне енгізу, сақтау және

бөлімшелерге жіберу

80. Мекеменің басқару құжаттары, құжаттың өзінде басқаша мерзім көзделмеген болса, осы құжат тіркелген күннен бастап күшіне енеді.

81-82. Мекеменің Басқармасы мен Директорлар кеңесі қаулыларының түпнұсқаларын Мекеменің Басқармасы мен Директорлар кеңесінің шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлері тіркейді және екі жыл ішінде сақталады (кейін белгіленген тәртіппен Мекеменің мұрағатына беріледі).
83. Мекеменің негізгі қызметі мәселелері бойынша Мекеменің Төрағасы немесе оның орынбасарлары қол қойған бұйрықтар мен өкімдердің түпнұсқаларын уәкілетті бөлімше тіркейді және екі жыл бойына сақталады (кейін белгіленген тәртіппен Мекеменің мұрағатына беріледі).
84. Кадр мәселелері бойынша (қызметкерлерді жұмысқа қабылдау және шығару, орындарын ауыстыру, еңбекке ақы төлеу, демалыс күндері жұмысқа тарту және басқалары), сондай-ақ қызметкерлерді іссапарға, оқуға және біліктілігін арттыруға жіберу мәселелері бойынша бұйрықтардың түпнұсқаларын қызметкерлермен жұмыс жүргізу бөлімшесі (бұдан әрі – кадр қызметі) тіркейді және екі жыл бойына сақталады (кейін белгіленген тәртіппен Мекеменің мұрағатына беріледі).
85. Жауапты бөлімшелер басқару құжатын тіркейтін бөлімшені құжаттың электронды көшірмесімен қамтамасыз етуі тиіс.
86. Мекеменің уәкілетті лауазымды тұлғалары шығарған басқару құжаттарын Мекеменің бөлімшелерінде сақтау, оларды Мекеменің мұрағатына сақтауға қабылдау-өткізу, сондай-ақ құжаттарды жоюды, оның ішінде сақтау мерзімі өткеннен кейін жоюды Мекеменің нормативтік құқықтық актілерінде және осы Ережеде белгіленген тәртіппен жүзеге асырылады.
87. Басқару құжаттарының нұсқаулары мен талаптарының орындалуын бақылауды оларда көрсетілген, Мекеменің Басқармасы мен Директорлар кеңесінің шешімдерін ресімдеуге жауапты лауазымды адамдар, уәкілетті бөлімшелер мен қызметкерлер жүзеге асырады.
88. Жауапты бөлімшелерге осы басқару құжаттарының көшірмелерін Мекеменің мүдделі бөлімшелеріне жіберу жүктеледі.
Мекеменің жүйесіндегі қызметкерлерге қол қойғыза отырып таныстыруды немесе хабарлауды керек ететін басқару құжаттарын жауапты бөлімшелер екі күннен аспайтын мерзімде орындайды.
89. Жауапты бөлімшелер бұйрықтар мен өкімдерге қол қойылып, тіркелгеннен кейін олардың көшірмелерін электронды құжат айналымы шағын жүйесі бойынша мүдделі бөлімшелерге жібереді. Құжаттардың түпнұсқалары уәкілетті бөлімшеге не қызметкерлермен жұмыс жүргізу жөніндегі бөлімшеге беріледі.
90. Мекеменің мүдделі бөлімшелеріне жіберілетін басқару құжаттарының көшірмелерінде Мекеме басшыларының түпнұсқа қолдары болмауы тиіс және жауапты қызметкер қол қойып, уәкілетті бөлімшенің мөрі басылуы тиіс.
Кадр мәселелері жөніндегі құжаттардың көшірмелері жауапты қызметкердің қолымен және қызметкерлермен жұмыс жүргізу жөніндегі бөлімшенің мөрімен расталады.

5-тарау. Мекемедегі нормативтік құқықтық актілерді, басқару құжаттарын және басқа да құжаттарды мемлекеттік тілден орыс және ағылшын тіліне және орыс тілінен мемлекеттік тілге аудару тәртібі

91. Мемлекеттік тілден орыс тіліне және орыс тілінен мемлекеттік тілге тиісінше аударма жасалатын құжаттар мен басқа материалдардың (бұдан әрі - материалдар) мәтіндерін уәкілетті бөлімше аударады.

92. Құпия материалдарды аудару тәртібі Қазақстан Республикасының және Мекеменің арнайы нормативтік құқықтық актілерімен реттеледі.
93. Аудармаға келіп түскен материалдар (құпиядан басқасы) арнайы журналда тіркеледі.
94. Егер келіп түскен материал аударылған материалдың өзгертілген немесе толықтырылған нұсқасы болса, жауапты орындаушы іс қағаздарын мемлекеттік тілде жүргізуді ұйымдастыру бөлімшесіне аударма барысын тездету үшін аударылған материалдың көшірмесін беруі тиіс.
95. Материалдарды аудару үшін мынадай мерзімдер белгіленеді:
1) көлемі 5 бетке дейінгі материалдарды аударуға екі жұмыс күні ішінде;
2) көлемі 10 бетке дейінгі материалдарды аударуға бес жұмыс күні ішінде;
3) көлемі 10 беттен көп материалдарды аударуға он жұмыс күні ішінде.
Жекелеген жағдайларда, аударуға берілген материалдардың маңыздылығы мен шұғылдығын ескере отырып, Мекеменің басшылығы аударма жасаудың өзге мерзімдерін белгілеуге құқылы.
Аударманы орындау мерзімін есептеу материалдарды уәкілетті бөлімшеге аударуға берген күннен бастап жүргізіледі.
96. Аударылған материалдарды Мекеменің бөлімшесі қажетті дана санымен қағазға шығарып және электронды түрде береді.
97. Соңғы парақтың сыртқы бетіне аударма файлының атауын, аударма орындалған күнді көрсете отырып, аударылған материалдың әр бетіне аудармашы қол қояды.
Мекемеде іс қағаздарын жүргізу толығымен мемлекеттік тілге көшірілген кезде тиісті бөлімше мемлекеттік тілде әзірленген құжаттардың мәтіндеріне сараптама жасаумен және редакциялаумен айналысады.

6-тарау. Құжаттарды тіркеу

98. Мекемеде құжаттарды тіркеу былайша жүргізіледі:

1) уәкілетті бөлімшеде келіп түскен хат-хабарлар, бұйрықтарды, өкімдерді;
2) Басқарманың және Директорлар кеңесінің шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлер - Басқарма мен Директорлар кеңесінің мәжіліс хаттамаларын;
3) Мекеменің бөлімшелерінде - тиісті бөлімшелердің жіберілетін және ішкі хат-хабарларын тіркейді.
Конкурстық ұсыныстары бар құжаттарды конкурстық комиссияның хатшысы Қазақстан Республикасының тауарлар мен қызмет көрсетулерді сатып алу мәселелерін реттейтін нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес тіркейді.
99. Келіп түскен құжаттар түскен күні, ал жіберілетін және ішкі құжаттар – жөнелтілген күні тіркеледі.

§ 1. Келіп түскен хат-хабарларды тіркеу тәртібі

100. Электронды құжат айналымы шағын жүйесінен тыс қабылданған және/немесе электронды қол қойылмаған не электронды қолға сәйкестігін тексеруден өтпеген электрондық хабарламаларды қоспағанда, Мекемеге келіп түскен барлық хат-хабарлар Мекеменің электронды құжат айналымы шағын жүйесіндегі уәкілетті бөлімшеде тіркелуі тиіс.

101. Мекемеге келіп түскен, хат-хабар болып саналмайтын барлық құжаттар ілеспе хатпен бірге жүруі тиіс. Мекемеге ілеспе хатсыз келіп түскен және хат-хабар болып табылмайтын құжаттар кері қайтарылады.
Осы тармақтағы талаптар есепшот-фактураларға және сот, құқық қорғау органдары, сондай-ақ сот шешімін орындау жөніндегі органдар жіберген құжаттарға қолданылмайды.
102. Белгіленген тәртіппен тіркелмеген хат-хабарды бөлімше орындауға қабылдамайды, ол келіп түскен күні тіркеу үшін уәкілетті бөлімшеге беріледі.
103. Мекемеге келіп түскен қағазға шығарылған құжаттар шағын жүйеде тіркелгенге дейін сканерленеді. Қағазға шығарылған құжаттың түпнұсқасы құжат атап жіберілген Мекеменің бөлімшесіне беріледі және ол орындалғаннан кейін іс номенклатурасына сәйкес іске тігіледі.
Сканерлеуді уәкілетті бөлімше жүзеге асырады.
104. Электронды түрде алынған хат-хабарларды шағын жүйеде тіркеу электронды қолдарды тексергеннен кейін жүргізіледі.
105. Электронды түрде келіп түскен құжаттар автоматты түрде вирусқа қарсы сканерленеді.
106. Уәкілетті бөлімше почтамен келген хат-хабарларды қарап, іріктейді, содан кейін құжаттың бірінші бетінде төменгі оң жақ бұрышында құжаттың түскені туралы (тіркеу мөртаңбасы түрінде қойылуы да мүмкін) келіп түскен күнді, парақ санын және электронды құжат айналымы шағын жүйесінде құжатқа берілген тіркеу нөмірін көрсете отырып белгі қойылады. Тіркеу мөртабаны құжаттың негізгі мәтінінің үстіне қойылмауы тиіс.
Шет тілдердегі хат-хабарды тіркеген кезінде құжаттың түскені туралы белгі түпнұсқаға да және аударылған мәтінге де (егер ол болса) қойылады.
Ашылуға тиісті емес хат-хабарға құжаттың келіп түскендігі туралы белгі конвертке қойылады.

§2. Жіберілетін және ішкі хат-хабарларды тіркеу тәртібі

107. Жіберілетін және ішкі хат-хабарды Мекеменің тиісті бөлімшесінің жауапты адамы тіркейді.

108. Ішкі құжаттың электронды қол қойылған электрондық нұсқасы бөлімшенің ішкі құжаттарын тіркейтін электронды журналында тіркеу үшін негіз болып табылады.
109. Электронды қол қойылған, жіберілетін құжаттың электрондық нұсқасы қағазға шығарылған құжат болғанда ғана бөлімшенің жіберілетін құжаттарын тіркеу журналында тіркеуге негіз болып табылады.

7-тарау. Келіп түскен құжаттарды қабылдау,

өңдеу және өткізу тәртібі

110. Мекемеге келіп түскен құжаттар бастапқы өңдеуден өткізіледі және тіркеліп, Мекеменің басшылығына немесе бөлімшелерге, содан кейін орындаушыларға беріледі.

111. Келіп түскен хат-хабарларды қабылдауды, өңдеуді (ашу, тапсырысты хат-хабардың, сондай-ақ құжаттар көрсетілген қосымшалардың салынғандығын тексеру, белгілеу, мөртаңба қою), тіркеуді, бөлімшелер арасында бөлуді, оларға жеткізіп беруді, жіберілетін хат-хабарларды өңдеу мен межелі жерлерге жіберуді уәкілетті орган орындайды.
Мекеменің орталық аппараты бөлімшелеріне келіп түскен хат-хабарларды уәкілетті бөлімшеге тіркетпей қабылдауына тыйым салынады.
112. Келіп түскен хат-хабарларды сақтау мақсатында бөлек бөлмелерде өңделеді.

§1. Келіп түскен хат-хабарларды қабылдау және өңдеу тәртібі

113. Мекеменің хат-хабарлары байланыс бөлімшесі, Мемлекеттік фельдъегер қызметі, республикалық арнайы байланыс қызметі, хат-хабарларды жеткізу жөніндегі курьерлік қызметті орындайтын фирмалар (бұдан әрі – байланыс кәсіпорындары), электронды почта және факсимильді байланыс және курьерлер арқылы келіп түседі.

114. Мекемеге келіп түскен хат-хабарларды уәкілетті бөлімшелердің қызметкерлері сағат 9-дан 18-ге дейін, ал сенбі күндері – 9-дан 14-ке дейін қабылдап, тіркейді.
Мекемеге сенбі күні келіп түскен құжаттарды уәкілетті бөлімшенің кезекшілері қабылдайды.
115. Байланыс кәсіпорындарынан тапсырысты және жай хат-хабарлар байланыс кәсіпорындарымен келісілген кесте бойынша белгіленген жеткізу мерзімдерін сақтай отырып қабылданады. Мекеменің атына жолданған хаттарды уәкілетті бөлімше сенімхат бойынша алады. Хат-хабарды ашып, электронды құжат айналымы шағын жүйесінде тіркегеннен кейін тиісті бөлімшелерге қолхатпен беріледі.
Мекеменің атына почта байланысы кәсіпорындары арқылы жіберілген бандеролдар мен почта жіберілімдерін уәкілетті бөлімшенің жауапты қызметкерлері сенімхат негізінде алады және электронды құжат айналымы шағын жүйесінде тіркелгеннен кейін оларды белгіленуі бойынша тапсырады.
116. Уәкілетті бөлімше «өз қолына» грифімен таңбаланған, тіркеліп және хат иесіне ашылмай берілетін пакеттерден басқасын ашады. Егер хат иесі «өз қолына» грифі бар конвертті ашқаннан кейін оның ішінде хат, қызметтік құжаттар, өтініш, арыз болса, олар дереу конвертімен қоса уәкілетті бөлімшеге берілуі тиіс. Осы пакетті (конвертті) тіркеген уәкілетті бөлімшенің қызметкері құжат деректемелерін электронды құжат айналымы шағын жүйесіне енгізуге міндетті.
117. Пакеттерді, конверттерді және басқа орамдарды ашқан кезде құжаттың жіберілген мекен-жайы және ресімделуі, түгел болуы және бүтіндігі, қосымшалардың болуы тексеріледі.
Дұрыс жіберілмеген немесе қателесіп жіберілген құжаттар, сондай-ақ дұрыс ресімделмеген және қателесіп салынған құжаттар жіберушіге келесі жұмыс күнінен кешіктірілмей себебі көрсетіліп қайтарылады.
118. Тапсырысты хат-хабар салынған конвертті ашқан кезде құжаттың нөмірін тізімдемеде немесе конвертте көрсетілген нөмірмен салыстырып тексереді. Салынған құжат пен тізімдеме немесе конверт нөмірлері сәйкес келмеген жағдайда, сондай-ақ конверт ішінде құжат болмаған кезде орындаушы бөлімше хат пен алынған конвертті жіберушіге жолдай отырып, бұл туралы хабарлайды.
119. Ішіне салынған құжатты тексермей тұрып бірнеше конвертті бірдей уақытта ашуға болмайды.
120. Келіп түскен хат-хабарлардың конверттері сақталады және мынадай жағдайларда:
1) жіберушінің мекен-жайы, жіберілген күні және құжатты алғандығы туралы конвертте ғана көрсетілген болса;
2) құжаттың жасалған күні мен оны жіберген күні почта штемпеліне сәйкес уақыт бойынша 5 (бес) күнтізбелік күн айырмашылық болса;
3) егер конверт хат-хабарларға ақы төлеу жөніндегі шығыстарға айғақтама құжат ретінде қажет болса;
4) егер конверттерге орындау парағы, сот және құқық қорғау органдарының құжаттары, азаматтардың өтініштері салынса құжатқа қоса беріледі.
Басқа жағдайларда конверттің ішіндегілері тексерілгеннен кейін жойылады.
121. Уәкілетті бөлімшеге келіп түскен тапсырысты почта жіберілімдерінің орауы бүлінген болса, бұл туралы міндетті түрде байланыс кәсіпорындарының белгісі болуы керек.
Бүлінген конверт ішіндегілерді оған салынған тізімдеме бойынша тексереді. Конверт ішіндегілері түгел болмаған жағдайда уәкілетті бөлімшенің конвертті қабылдап алған қызметкері еркін нысанда екі дана етіп акт жасайды. Актіде бүліну сипаты және барлық жетпейтін салымдар нақты тізімделеді. Бүлінген конвертте тізімдеме болмаса, оның ішіндегілер түгел тізімделеді. Актінің бір данасы келесі жұмыс күнінен кешіктірілмей жіберушіге беріледі, екіншісі – уәкілетті бөлімшеде қалдырылады.
122. Қате жіберілген хат-хабарларды және төлем құжаттарын алған кезде уәкілетті бөлімше оны дәл сол күні межелі жерге жібереді және сонымен бірге жіберушіге жіберілген қателігі туралы хабарлайды. Егер хат немесе құжаттың кімге жіберілгендігі анық болмаса, мұндай хат-хабар ілеспе хатпен бірге жіберушіге қайтарылады.
123. Егер хаттың ішінде онда көрсетілген қосымшалар болмаса, уәкілетті бөлімше қосымшаның жоқ екендігі туралы белгісі бар хатты орындаушы бөлімшеге береді, ол жіберушіге конвертке салынбаған қосымшаны жіберу туралы сұрату салады.

§2. Келіп түскен хат-хабарларды өткізу тәртібі

124. Келіп түскен хат-хабардың мазмұнын алдын-ала зерделеп, оны тіркегеннен кейін электронды құжат айналымы арқылы Мекеме Төрағасының немесе оның орынбасарларының (олардың арасындағы міндеттерді бөлуге сәйкес) қабылдау бөлмесіне немесе тиісті бөлімшелердің басшыларына (егер құжатты міндетті түрде Мекеме басшылығының қарауы талап етілмейтін болса) беріледі.

125. Мекеменің басшылығы құжаттарды келіп түскен күні қарауы тиіс. Мекемеге сағат 16-дан кейін келіп түскен хат-хабарға «кешкі хат-хабар» («вечерняя корреспонденция») деген мөртабан басылады және ол келесі жұмыс күні қаралуы мүмкін.
126. Мекеме бөлімшесінің басшысы құжатты қарағаннан кейін электронды құжат айналымы шағын жүйесінде және\немесе қағазға басылған құжатқа бұрыштама қояды және қажет болған жағдайда электронды қол қояды. Бұрыштама мәтіні енгізілгеннен кейін құжат орындаушыға жіберіледі.
127. Орындау бірнеше бөлімшеге жүктелген жағдайда құжат оларға бір мезгілде жіберіледі. Жиынтық құжат әзірлеуге жауап беретін бөлімше бұрыштамада көрсетілген мерзімде жиынтық құжат әзірлейді, сонымен бірге қоса орындаушылар орындау мерзімі басталғанға дейін екі жұмыс күнінен кешіктірмей құжатты жинақтау үшін ұсынуы тиіс (орындау мерзімі құжатты алғаннан кейін үш жұмыс күнінен аспайтын құжаттарды қоспағанда). Қажет болған жағдайда шақыру (жиынтық құжат әзірлеу) жүктелген бөлімше мүдделі адамдардан тиісті ақпарат сұратады не әзірленген құжатты олармен келіседі.
128. Мекемеге келіп түскен заңдар, жарлықтар, қаулылар, өкімдер және басқа да нормативтік құқықтық актілер Мекеменің басшылығы қарағаннан кейін заң бөлімшесіне беріледі.
129. Хат-хабарды алған кезде бөлімшенің жауапты адамы оның уақтылы жеткізілгендігін және келіп түскен құжатта көрсетілген барлық қосымшалардың болуын тексереді.
Құжат қателесіп жіберілген жағдайда өз бөлімшесі басшысының белгісімен құжаттың соңғы бетінде күнін көрсетіп, жауапты бөлімшеге кешіктірмей қайтаруға міндетті.
130. Уәкілетті бөлімшеден алынған хат-хабар орындаушы бөлімше басшысының қарауына беріледі.
131. Мекеме бөлімшелерінің басшылары құжаттардың жедел қаралуын, олардың келіп түскен күннен кейінгі жұмыс күнінен кешіктірілмей орындаушыларға жеткізілуін, құжаттардың мәселенің мәніне сай сапалы орындалуына бақылауды қамтамасыз етеді.
132. Бөлімше басшысы құжаттарды қарау кезінде бірінші кезекте қаралатын, шұғыл орындауды қажет ететін құжаттарды бөліп алады.
Бөлімше басшысы құжатты қарағаннан кейін бұрыштама қояды және құжатты нақты орындаушыға жібереді.
133. Заңды тұлғалардың екінші рет жіберілген хаттарын қараған кезде бұрынғы өтінішті қараған материалдар мен оларға жазылған жауаптар қоса қаралады. Егер екінші рет жіберілген өтініште жаңа тұжырымдар болмаса және авторларға белгіленген тәртіппен жауап жіберілген болса, мұндай өтініштер қосымша қаралуға жатпайды және бұл туралы авторға жазбаша хабарланады.
134. Орындаушы бөлімшенің жауапты адамы орындауды немесе жауап беруді талап ететін құжатты бақылауға алуға, күн сайын Мекемеге келіп түскен хат-хабарларды Мекеменің ішкі құжаттарын тіркейтін электронды журналдарды, сондай-ақ бөлімшелердің ішкі құжаттарын тіркеу журналдарын қарауға және бақылаудағы құжаттардың уақтылы орындалуына қажетті шаралар қабылдауға міндетті.
135. Егер келіп түскен құжат кез келген сұратуға жіберілген жауап немесе онда бұрынғы жазысқан хаттарға сілтеме болса, бөлімшенің жауапты орындаушысы оны басшыға бергенге дейін электронды құжат айналымы шағын жүйесіндегі осы құжатқа қатысты жазысқан хаттарды іріктеп алуға міндетті.

8-тарау. Жіберілетін және ішкі құжаттарды әзірлеу және өткізу тәртібі

136. Жіберілетін және ішкі құжаттарды әзірлеу тәртібіне: құжаттың жобасын жасау, келісу, қол қою (бекіту, мақұлдау) таралымын әзірлеу (қажет болғанда) және жіберу жатады.

Жіберілетін және хат-хабар болып табылмайтын ішкі құжаттарға, нормативтік құқықтық актілерді қоспағанда, ілеспе хат жазылады.
137. Құжатты орындаушы ақпаратты компьютерлік өңдеу құралының көмегімен әзірлейді, Ереже талаптарына сәйкес ресімдейді және электронды құжат айналымы шағын жүйесінде файл түрінде сақтайды.
138. Орындаушы құжатты әзірлегеннен кейін электронды құжат айналымы шағын жүйесінде бөлімшенің жұмыс құжаттарын тіркеу журналында тіркейді және келісу мен қол қою рәсімін орындайды.
139. Орындаушы құжатты қол қоюға бергенге дейін оның мазмұнын, дұрыс ресімделуін, қажетті бұрыштамаларының болуын және қосымшаларын тексеруі тиіс. Құжат әзірленген материалдар негізінде қол қоюға беріледі.
140. Бұрыштама қою және электронды қол қою рәсімдерінен кейін орындаушы электронды құжат айналымының шағын жүйесінде қол қойылған құжатты өз бөлімшесінің жауапты адамына жібереді, мұнда құжат ресми электронды журналдарда тіркеледі. Егер құжат жіберілетін хат-хабар болып табылса, орындаушы оны алдын ала басып шығарады және құжатқа бөлімше басшысы (Мекеменің Төрағасы немесе осы бөлімшеге жетекшілік ететін Төрағаның орынбасары) қол қойғаннан кейін қол қойылған құжатты электронды түрде немесе қағазбен өз бөлімшесінің жауапты адамына жібереді, бұл орайда бұрыштамалар қағазбен жіберілгенде қайта жиналмайды.
141. Мекеменің Төрағасы және Төрағаның орынбасарлары қол қойған, Қазақстан Республикасының мемлекеттік билік, басқару және құқық қорғау органдарына жіберілетін құжаттар почталық байланыс кәсіпорындары арқылы немесе мекен-жайларға қолма-қол жіберу үшін қағазбен және электронды құжат айналымының шағын жүйесінде электронды түрде уәкілетті бөлімшеге жіберіледі.
Мекеме Төрағасының орынбасарлары немесе бөлімше басшылары қол қойған басқа да құжаттар почталық байланыс кәсіпорындары арқылы жіберу үшін қағазбен және электронды түрде электронды құжат айналымының шағын жүйесінде уәкілетті бөлімшеге жіберіледі.
142. Бөлімшенің жауапты адамдары хат-хабарларды жіберудің алдында міндетті түрде:
1) мекен-жайдың дұрыс жазылуын, жауап хаттарда сұратудың нөміріне және күніне сілтемелердің болуын;
2) жіберілетін құжаттың соңғы бетінде қол қоюға құқық берілген адамның қолының, сондай-ақ орындаушының аты-жөні және телефонының болуын;
3) жіберілетін құжатта жіберу күні, нөмірі болуын;
4) сыртының дұрыс ресімделуін тексеруі тиіс.
143. Бөлімшенің жауапты адамдары басқа ұйымдарға жіберілетін құжаттарды уәкілетті бөлімшеге жеке тапсыруы тиіс.
144. Уәкілетті бөлімше жіберілетін құжаттарды жұмыс күнінің ішінде, бірақ жіберілетін құжаттарды ресімдеуге арналған үзілістерді ескере отырып 17 сағат 30 минуттан кешіктірмей қабылдайды.
Уәкілетті бөлімшеге сағат 15-тен кейін түскен хат-хабарлар келесі жұмыс күні жіберіледі.
145. Уәкілетті бөлімше электронды құжат айналымының шағын жүйесінде тіркелмеген хат-хабарларды жіберуге қабылдамайды.
146. Жіберілетін хат-хабарларды сақтау мақсатында, олар оқшауланған бөлмеде өңделеді.
147. Бір уақытта және бір мекен-жайға жіберілетін құжаттар бір конвертке салынады.

9-тарау. Құжаттардың орындалуын бақылау

148. Құжаттардың орындалуын бақылаудың негізгі міндеттері:

Қазақстан Республикасы Президентінің (оның ішінде оның Әкімшілігінің) тапсырмаларын, органдардың (Басқарма, Директорлар кеңесі) және Мекеме басшылығының басқару құжаттары мен тапсырмаларын уақтылы және сапалы орындау;

2) тапсырмаларды орындау рәсімдері жөніндегі материалдарды жүйелендіру мен талдау және құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру;
3) Мекеменің басшылығын және бөлімшелерін тапсырмалардың орындалу барысы және нәтижелері туралы жедел ақпараттармен қамтамасыз ету;
4) құжаттармен жұмыс жүргізудің белгіленген рәсімдері мен ережелерін сақтау, сондай-ақ орындаушылық тәртіпті сақтау болып табылады.
149. Орындауды және/немесе жауап беруді талап ететін барлық тіркелген құжаттардың орындалуын бақылау қажет.
150. Бақылау құжатта қойылған нақты мәселелер бойынша, орындалу нысандары мен мерзімдері бойынша жүргізіледі.
Нақты мәселе және орындаудың нысаны бойынша бақылауды Мекеменің басшылары және оның бөлімшелері немесе олардың нұсқауы бойынша нақты лауазым иесі (жауапты орындаушы) жүзеге асырады.
Құжаттардың орындалу мерзімін уәкілетті бөлімше, Мекеменің Басқармасы мен Директорлар кеңесінің шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлер және бөлімшенің жауапты адамдары бақылайды.
Уәкілетті бөлімше және Мекеменің Басқармасы мен Директорлар кеңесінің шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлер құжаттардың орындалу мерзімін тексереді, ескереді және талдау жүргізеді, бұл жөнінде Мекеменің басшылығына хабарлайды.
151. Мекеме басшылығының атына түскен және орындау мен жауап беруді талап ететін құжаттарды, сондай-ақ Мекеме басшылығының ішкі басқару құжаттарын (бұйрықтарын, өкімдерін) және жазбаша тапсырмаларын уәкілетті бөлімше бақылайды.
Бөлімшеге келіп түскен және ішкі құжаттарды, сондай-ақ бөлімшеге қатысты бөлігіндегі ішкі басқару құжаттарын тиісті бөлімшелердің басшылары, жауапты орындаушылары, жауапты адамдары бақылайды.
Жоспарлы, жабдықтау, қаржы және басқа құжаттардың орындалуын тиісті бөлімшелердің басшылары бақылайды.
152. Электронды құжат айналымының шағын жүйесін пайдаланушылар тиісті құжаттардың орындалғаны жөніндегі мәліметтерді шағын жүйеге өз бетінше енгізуге міндетті, осының негізінде орындалуын бақылайды.

§ 1. Уәкілетті бөлімшенің құжаттардың орындалуын

бақылауды ұйымдастыруы

153. Уәкілетті бөлімше құжаттардың орындалуын бақылауды ұйымдастыру мақсатында құжатты бақылауға қояды, бақылаудағы құжаттардың картотекасын жасайды, басшылықтың нұсқауы бойынша немесе оның орындалуы нәтижесінде құжатты бақылаудан алады.

154. Құжаттардың орындалуын бақылайтын бөлімше электронды құжат айналымының шағын жүйесінде тіркелген, Мекеменің басшылығына жіберілген хат-хабарларды күн сайын қарап отырады. Құжаттың мазмұнына, басшылықтың оған жазған бұрыштамасын қарай отырып, уәкілетті бөлімшенің қызметкері құжатты бақылауға алады.
155. Бақылау картотекасы құжаттардың орындалу мерзімі бойынша жүйелендіріледі және мынадай секцияларға: орындалатын, белгіленген мерзімде орындалған, кешіктіріліп орындалған, орындалмаған құжаттар болып бөлінеді.
156. Уәкілетті бөлімше құжаттардың орындалуын үнемі қадағалап отырады. Бақылау нәтижелері мен орындау мерзімінің барлық өзгерістері тіркеу-бақылау карточкасына белгіленеді. Құжат орындалғаннан кейін орындалуы ресімделген сол құжаттың нөмірі мен күніне сілтеме жасала отырып, тіркеу-бақылау карточкасына белгі қойылады.
157. Құжат осы мәселе бойынша жауап құжат дайын болғанға дейін және\немесе жіберілгенге дейін және орындаушы бөлімше жауап құжатының нөмірін, күнін және жауап құжатына қол қойған адамды көрсете отырып, тиісті түрде толтырылған тіркеу-бақылау карточкасын уәкілетті бөлімшеге бермейінше бақылауда болады. Егер мәселе ауызша шешілсе, онда орындаушы бөлімше осы құжатты бақылаудан алу туралы негізделген өтінішпен Мекеменің басшылығының атына хат жазады және құжат басшылықтың рұқсатымен ғана бақылаудан алынуға тиіс.
158. Орындау құжаты бойынша тіркеу-бақылау карточкасы электронды құжат айналымының шағын жүйесінде екі жыл бойы сақталады.
159. Уәкілетті бөлімшенің қызметкері құжаттың бақылауға алынуын, орындау мерзімін, оны бақылаудан алу туралы барлық мәліметтерді электронды құжат айналымының шағын жүйесіне енгізіп отырады.
160. Егер бақылаудағы құжаттарды белгіленген мерзімде орындау мүмкін болмаса, орындаушы тапсырма берген және мерзімін белгілеген тиісті лауазымды адамның немесе органның орындау мерзімін ұзарту туралы келісімін алуы керек.
Орындаушы немесе бөлімшенің жауапты қызметкері құжаттың орындалу мерзімінің өзгергені туралы уәкілетті бөлімшеге тіркеу-бақылау карточкасына белгілеу үшін хабарлайды. Мұндай жағдайда құжат бақылауда қала береді.
161. Бақылауға алынған құжаттардың мерзімінде орындалуына және олардың мерзімінде орындалуы туралы ақпараттың дұрыс болуына көрсетілген құжаттарды орындау тапсырылған бөлімшенің басшылары және жауапты орындаушылары жауап береді.
162. Уәкілетті бөлімше мерзімі ұзартылған құжаттар бойынша орындау мерзімін (орындалуын алдын-ала бақылау) аяқталғанға дейін, сондай-ақ аяқталғаннан кейін де бақылайды (орындалуын соңғы бақылау).
163. Уәкілетті бөлімше үнемі, тоқсанына кемінде бір рет бақылаудағы құжаттардың орындалу барысы туралы Мекеме басшылығына ақпарат беріп отырады.

§2. Құжаттардың орындалу мерзімі

164. Құжаттардың орындалу мерзімі ережеде сияқты, құжатқа қол қойған (бекіткен) күннен бастап күнтізбелік күнмен, ал басқа заңды және жеке тұлғалардан түскен құжаттар бойынша – Мекемеге түскен күннен бастап есептеледі. Мекеменің басшылығы (бөлімше басшылығы) орындаудың нақты мерзімін белгілеген жағдайда, ол бірінші бұрыштама қойылған күннен бастап есептеледі.

165. Құжаттардың орындалу мерзімін Мекеменің (бөлімшенің) басшылығы жіберуші белгілеген мерзімге немесе Қазақстан Республикасының және Мекеменің нормативтік құқықтық актілерінде белгіленген мерзімге қарап белгілейді. Орындалудың соңғы күні құжаттың мәтінінде немесе басшылығының бұрыштамасында көрсетіледі.
166. Құжаттардың орындалу мерзімін осы мерзімді белгілеген Мекеменің (бөлімшенің) басшысы өзгертеді (тоқтатады, ауыстырады).

10-тарау. Азаматтардың өтініштерін қарау және оның орындалуын бақылау тәртібі

167. Мекеменің бөлімшелерінде азаматтардың өтініштерін қарау тәртібі Қазақстан Республикасының Конституциясымен, Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерімен және осы Ережемен реттеледі.

168. Қазақстан Республикасының заңдарында белгіленген тәртіппен берілген өтініш осы Ережеге сәйкес міндетті түрде тіркелуі және қаралуы тиіс. Өтінішті қабылдаудан бас тартуға болмайды.
169. Шешу тәртібі әкімшілік құқық бұзушылық, қылмыстық іс жүргізу, азаматтық іс жүргізу жөніндегі заңдарда және басқа заңдарда белгіленген азаматтардың өтініштері, сондай-ақ аты-жөні көрсетілмеген, қолы, мекен-жайы, жұмысы және оқу орны туралы деректері жоқ арыз иелерінің өтініштері қаралмайды.
170. Азаматтардың шағымын өздері шағым жасаған Мекеменің лауазымды адамдарының және бөлімшелерінің қарауына жіберуге болмайды.
171. Азаматтардың өтініштерімен жүргізілетін жұмысты ұйымдастыруға және іс қағаздарын жүргізудің жай-күйіне Мекеменің басшылары және уәкілетті бөлімше жауап береді.
172. Азаматтар кез-келген тілде ұсыныстар, өтініштер, шағымдар, пікірлер және сұранымдар беруге құқылы. Жауап мемлекеттік тілде беріледі.
173. Уәкілетті бөлімше азаматтардың өтініш хаттарын Ереженің 6-тарауының 1-параграфында баяндалған тәртіппен келіп түсетін хат-хабарлардан бөлек тіркейді.
174. Бір жеке адамнан бір күнтізбелік жылдың ішінде бір және сол мәселе бойынша түскен өтініштер қайта келіп түскен өтініштер деп саналады. Уәкілетті бөлімше есептік тіркеу карточкасына «Екінші рет» деп белгі қояды.
Қайталама хаттарды қараған кезде оған бұрынғы өтініштердің тексеру материалдары қосылады.
Егер қайталама өтініштерде жаңа дәлелдер мен жаңадан анықталған жағдайлар айтылмаған болса, егер Мекеменің бөлімшелерінде ол бойынша тексерудің нақты материалдары болса, ал авторға белгіленген тәртіппен жауап берілген болса, онда оларды Мекеме Төрағасының немесе оның орынбасарларының (филиал басшысының және оның орынбасарларының) келісілген бұрыштамасымен қосымша тексеру қажет емес, бөлімше басшысының қолы қойылып, ол жөнінде авторға хабарлайды.

§ 1. Өтініштерді қарау мерзімі

175. Азаматтардың жазбаша өтініштерін қарау және олар бойынша шешім қабылдау мерзімі бір айдан аспауға тиіс, ал қосымша зерделеуді және қарауды талап етпейтін өтініштер - Мекеменің уәкілетті бөлімшесінде (филиалында) тіркелген кезден бастап он бес күнде қаралуға тиіс. Қосымша қарау қажет болған жағдайда, бірақ бір айдан аспайтын мерзімге Мекеменің (филиалдың) басшылығы мерзімді ұзарта алады және бұл жөнінде өтініш берушіге хабарлайды. Жауапты орындаушы бөлімше азаматтардың өтініштерін қарау мерзімін уақтылы ұзартуға шаралар қабылдауға міндетті.

176. Егер азаматтардың өтініштері жөніндегі мәселелерді шешу ұзақ мерзімге қалдырылса, онда уәкілетті бөлімше өтінішті түпкілікті орындағанға дейін қосымша бақылауға алады.
177. Шешім қабылдау Мекеменің құзыретіне кірмейтін азаматтардың өтініштері түскен күннен бастап бес күннен кешіктірілмейтін мерзімде азаматтарға бұл жөнінде хабарлай отырып, тиісті мемлекеттік органдарға жіберіледі.

§ 2. Жеке мәселелер бойынша азаматтарды қабылдаған кезде азаматтардың өтініштерін қарау тәртібі

178. Егер өтініш азаматтарды жеке қабылдау кезінде айтылған болса, оны лауазым иесі қабылдау уақытында шеше алмайды, ол жазбаша нысанда жазылады және осы Ережеде белгіленген тәртіппен жазбаша жазылған өтініштер сияқты жұмыс жүргізіледі.

179. Мекеменің басшылығына келген қатысушылардың есебін Мекеменің Төрағасының және оның орынбасарларының қабылдау бөлмесіндегі референттер өтініш берушінің аты-жөнін, жұмыс орнын, лауазымын, мекен-жайын, өтініштің қысқаша мазмұнын, тапсырмаларын және қарау нәтижелерін көрсете отырып, жүргізеді.

§ 3. Азаматтардың өтініштері бойынша іс-қағаздарын

жүргізуді тоқтату тәртібі

180. Азаматтардың өтініштеріне қойылған мәселелер қаралса, олар бойынша тиісті шаралар қабылданса және өтініш берушілерге жауап берілсе, өтініш шешілді деп саналады.

181. Азаматтардың өтініштерін қараумен айналысатын бөлімшелердің басшылары, ал қажет болған жағдайда Төраға немесе осы өтінішті қараумен айналысатын бөлімшеге жетекшілік ететін Төрағаның орынбасары олардың өтініштері бойынша қабылданған шешімдерді азаматтарға хабарлайды. Оң жауап берілмеген жағдайда, оның себебі көрсетіледі және шағым беру тәртібі түсіндіріледі.
Жауап жазбаша немесе ауызша түрде берілуі тиіс. Жауап жазбаша берілген жағдайда өтініш хатқа және тіркеу-бақылау карточкасына тиісті жазбалар жасалады.
182. Мекеменің орталық аппаратында азаматтардың өтініштері жөнінде іс қағаздарын жүргізуді тоқтату туралы шешімді Төраға немесе осы өтінішті қараумен айналысатын бөлімшеге жетекшілік ететін Төрағаның орынбасары, филиалда – филиалдың басшысы немесе осы өтінішті қараумен айналысатын бөлімшеге жетекшілік ететін оның орынбасары қабылдауға құқылы.

11-тарау. Электронды құжат айналымының шағын жүйесі

183. Құжаттар жасау кезіндегі еңбек шығындарын қысқарту, оларды өңдеу, құжаттық ақпараттарды беру және пайдалану, бақылау құжаттарының орындалуын бақылауды жетілдіру, жедел орындалуын арттыру, құжаттармен жүргізілетін ақпараттық-талдау жұмысының сапасын арттыру, сондай-ақ Қазақстан Республикасының және Мекеменің қолданылып жүрген нормативтік құқықтық актілерінің талаптарын ескере отырып, Мекеменің электронды мұрағатын құру электронды құжат айналымының негізгі міндеті болып табылады.

184. Электронды құжат айналымын ұйымдастырудың негізгі принциптері:
1) деректерді компьютерлік өңдеудің бағдарламалық және техникалық құрал-жабдықтарын пайдалану негізінде электронды құжат айналымын, құжаттардың электронды нысандарын басқарудың автоматтандырылған жүйесін, электронды почтаны ұйымдастыру;
2) электронды құжат айналымының шағын жүйесінде электрондық санмен қол қойылған электрондық құжаттың мәртебесінің қағаз құжат айналымының жүйесіндегі өз қолымен қол қойылған құжаттың мәртебесіне тең болуын тану;
3) қойылған қолдардың бірдейлігін қамтамасыз ететін бағдарламалық-техникалық құрал-жабдықтардың ақпараттық жүйеде бар болған кезде ғана электронды сандық қолдардың шынайылығын тану және Мекеменің нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес оларды пайдаланудың белгіленген режимін сақтау;
4) келіп түсетін, жіберілетін және ішкі құжаттарды бір рет тіркеу;
5) құжатты жүйеге енгізуден оны іс қағаздарына орналастырғанға дейін құжат ағынын үзбеу болып табылады.
185. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінің келіп түсетін құжаттардың почта жәшігіне электронды құжаттар түскен кезде пайдаланушы бұл жөнінде тез арада хабарлама алады.
Электронды құжат айналымының шағын жүйесінің пайдаланушылары өз компьютерлерінде шағын жүйенің бағдарламалық қамтамасыз етуін барлық жұмыс уақытының ішінде белсенді күйінде ұстауға міндетті.

§ 1. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде

құжаттарды келісу және бекіту тәртібі

186. Бөлімшеге құжат ресми түрде түскен кезде бұрыштама және қол қою рәсімдерін бастау алдында құжат бөлімшенің жұмыс құжаттарын тіркейтін арнайы журналға тіркелуі тиіс.

187. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде бұрыштама қою электронды қол қою арқылы жүзеге асырылады.
188. Құжаттың қол қоятын бөлігінде көрсетілген лауазым иесі электронды құжатқа электронды қол қою арқылы құжатты бекітеді. Бөлімшенің жауапты адамы электронды құжатқа қол қойылғаннан (бекітілгеннен) кейін оны бөлімшенің жұмыс құжаттарын тіркеу журналынан алып, тиісті ресми тіркеу журналына орналастырады.
189. Орындаушыға қайтарылған және бұрыштама соғу және қол қою рәсімдерін толық көлемде өтпеген құжаттың жобасына өзгерістер енгізу қажет болған жағдайда құжаттың жаңа нұсқасы жасалады, ал өткен редакциясы электронды құжат айналымының шағын жүйесінде «бұрынғы нұсқа» ретінде сақталады.
190. Құжатты бекіткеннен кейін оған өзгерістер мен толықтыру енгізілмейді. Электронды құжат айналымының шағын жүйесіндегі бекітілген құжаттардың файлында «тек қана оқу үшін» атрибуты белгіленеді.
191. Қол қойылған электронды құжат орындаушыға қайтарылады, ол құжаттағы бұрыштама соғу және қол қою рәсімдері кезінде қойылған электронды қолдарды тексереді және ресми тіркеу журналдарына тіркеу үшін өзінің бөлімшесінің жауапты адамына жібереді.
192. Электронды құжат айналымының шағын жүйесіндегі клиенттік және серверлік бағдарламалық қамтамасыз етудің нұсқасын ауыстыру тәртібі ақпарат технологиясы бөлімшесінің арнайы өкімімен белгіленеді.
193. Шағын жүйені басқарушы электронды құжат айналымының шағын жүйесін басқарады.

§ 2. Электронды құжаттардың түрлері

194. Электронды құжаттар мынадай болып бөлінеді:

1) мәтін – мәтіндік құжаттар «МS Word» бағдарламалық өнімнің көмегімен қаралады, жасалады және редакцияланады. Автоматтандырылған жүйеде мәтіндік құжаттар «МS Word» неме «RTF» (Rich Text Format) форматтарында сақталады. Кейбір жағдайларда ғана «ASCII» форматындағы файлдарды пайдалануға болады.
2) кестелер – кестелермен жасалатын жұмысқа «МS Excel» бағдарламалық өнімі қолданылады. Егер құжатта мәтіндік әрі кестесі бар ақпараттар болса «МS Word» бағдарламалық өнімі пайдаланылады. Егер құжатта мәтіндік ақпарат, сондай-ақ жұмыс істеу үшін «МS Word»-тың мүмкіндігі жеткіліксіз болатын күрделі құрылымдағы кестелер (мысалы, мәтінге қосымшалар) болса, әр түрлі форматтағы бірнеше файлдан тұратын құжаттар жасауға болады. Бұл орайда барлық файлдар шағын жүйеде тіркеледі және құрамдас құжат ретінде сақталады.
3) графика – графикалық құжаттармен жұмыс жүргізу үшін «bmp», «gif», «tiff», «vsd» сияқты форматтағы файлдармен жүргізілетін жұмысты қолдайтын бағдарламалық өнімдер қолданылады;
4) аудио, бейне – аудио немесе бейне құжаттармен жұмыс жүргізу (мысалы, телефонмен келіссөздерді немесе конференцияларды бейнеге жазу) қажет болған жағдайда тиісті міндеттерді орындайтын мамандандырылған бағдарламалық қамтамасыз ету қолданылады. Аудиоға, бейнеге жазылған құжаттарды сақтау үшін тиісті бағдарламалармен жұмыс істейтін файлдардың форматтары қолданылады;
5) гипермәтін – интерактивті желілік емес құжат, олардың жекелеген тораптары бір-бірімен байланысты. Тараптар мәтіннің айқын бөлінген участоктарының (кнопка) көмегімен өтеді.
195. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде құжаттар мынадй белгілер бойынша жіктеледі:
1) электронды тіркеу журналы – құжаттарды тіркеу үшін әр бөлімшеге тиісті журналдар жиынтығы болады, оның құрамын уәкілетті бөлімше анықтайды және шағын жүйенің әкімшілігі белгілейді;
2) іс қағаздарының номенклатурасы - жыл сайын жаңарып отыратын іс қағаздарының жүйелі тізбесі;
3) айдарлар – тақырыптық жіктеудің қосымша белгісі.
Тіркеу (электронды журналдар, айдарлар) кезеңінде және іс қағазына (іс қағаздарының номенклатурасы) шығарған кезде құжаттарға жіктеу белгілері тағайындалады.

§ 3. Ақпарат алмасуды ұйымдастыру

196. Ақпарат алмасуды ұйымдастыру әр түрлі байланыс арналарын пайдалана отырып, электронды почта жүйесін, электронды құжат айналымының шағын жүйесінің деректер базасын пайдалануға негізделеді.

197. Электронды құжат айналымының шағын жүйесін пайдаланушыларға «келіп түсетін» және «жіберілетін» жүйелердің екі почта жәшігі берілген. «Келіп түсу» почта жәшігіне барлық құжаттар және тапсырмалардың орындалуын пайдаланушы бақылауы тиіс.

§ 4. Индекстеу және резервтік көшіру тәртібі.Электрондық құжат айналымының шағын жүйесін пайдалану кезінде филиалдармен ақпарат алмасуды ұйымдастыру

198. Құжаттар түнгі уақытта өзінен-өзі сервермен индекстеледі.

199. Резервтік көшіру өзінен-өзі түнгі уақытта бірден индекстелгеннен кейін жүзеге асырылады.
199-1. Электрондық құжат айналымының шағын жүйесін пайдалана отырып орталық аппараттың бөлімшелері және филиалдар арасындағы ақпарат алмасуды ұйымдастыру Мекеменің электрондық почта жүйесін пайдалануға негізделген. Әрбір филиалда өзінің электрондық құжат айналымының шағын жүйесінің деректер базасы орнатылады, іс қағаздары дербес жүргізіледі.
199-2. Электронды құжат айналымының шағын жүйесі барлық деректемелері бар тапсырмалар мен құжаттардың филиалдарға автоматты түрде жеткізілуін қамтамасыз етеді. Филалдарда тапсырмалар мен құжаттардың орындалуын бақылау дербес жүргізіледі.

12-тарау. Электронды құжат айналымының

шағын жүйесінде ақпараттың қорғалуы

200. Электронды құжат айналымының шағын жүйесі шеңберінде ақпаратты қорғау және құжаттардың қауіпсіздік жүйесінің жұмыс істеуі Мекеменің нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес жүргізіледі.

201. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінің қауіпсіздік жүйесі электронды сандық қол қою механизмін пайдалану арқылы құжаттардың авторлығының сақталуын және расталуын қорғауға, сондай-ақ құпия ақпаратты шифрлеу әдісімен қорғауға арналған.
202. Қауіпсіздік бөлімшесі ақпарат технологиясы бөлімшесімен бірлесіп электронды құжат айналымы шағын жүйесінің жұмыс істеуіне жауап береді.
203. Электронды құжат айналымы шағын жүйесінің жұмыс істеуін қамтамасыз ететін қауіпсіздік бөлімшесінің және ақпарат технологиясы бөлімшесінің негізгі міндеттері:
1) пайдаланушыларға деректер базасына кіруге сертификаттар беру;
2) шалғай жұмыс орындарына сертификаттардың анықтамалықтарын жіберу;
3) пайдаланушылардың ашық кілт сертификаттарын шығару, есебін жүргізу, сақтау және қайтып алу;
4) қауіпсіздік журналын жүргізу болып табылады.

§ 1. Бірегейлендіру және сәйкестендіру

204. Электронды құжат айналымы шағын жүйесінің әрбір пайдаланушысының шағын жүйеге кіру үшін өзінің аты және паролі болады. Шағын жүйеге кіру үшін пайдаланушы атын және паролін енгізеді, деректер базасын басқару жүйесіне қосу арқылы шағын жүйенің дұрыс екенін тексереді.

205. Пайдаланушының паролі операциялық жүйеде қолданылатын жүйелік кестелердегі серверлерде кодталған түрде сақталады. Егер Пайдаланушы өзінің атын және қосу паролін ұмытып қалған жағдайда, онда шағын жүйені басқарушы парольді ауыстыра алады.
206. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде парольді рұқсатсыз пайдалану мүмкіндігін азайту үшін пайдаланушының кез келген уақытта өзінің паролін өзгертуге мүмкіндігі бар.
207. Шағын жүйені басқарушы пароль жүйесіне арналған парольдің ең аз көлемін, пароль жұмыс істеген уақытта (күнде) латын немесе орыс символдарына ғана тән шектеулер белгілей алады:

§ 2. Кіру құқығына шектеулер қою

208. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде пайдаланушылардың құқықтары туралы ақпарат бар шағын жүйені пайдаланушылардың деректер базасы жүргізеді. Шағын жүйе пайдаланушыларға белгіленген құқықтарға сәйкес олардың шағын жүйе қызметіне, тіркеу журналдарына және электронды сақталатын құжаттарға енуін бақылайды. Шағын жүйені басқарушы пайдаланушылардың шағын жүйенің қызметіне, сондай-ақ тіркеу журналына кіру құқығын шектегені үшін жауап береді.

209. Уәкілетті бөлімше орталық аппараттың мүдделі бөлімше басшысының, филиалдарда – филиал басшысының өтініші бойынша пайдаланушының құжаттарға кіру деңгейін белгілейді.
210. Пайдаланушы шағын жүйеге кіретін кезде шағын жүйенің кіру деңгейімен рұқсат етілген шағын жүйенің қызметіне және тіркеу журналдарына ғана кіре алады.
211. Шағын жүйеге кіруге бақылау жасау шағын жүйенің әкімшілігіне жүктеледі.
212. Тіркеу журналдарында сақталатын құжаттарға кіру екі деңгейдегі нобай бойынша реттеледі:
1) бірінші деңгейде құжаттың тіркеу карточкасындағы ақпаратқа кіру реттеледі;
2) екінші деңгейде – құжаттың мәтініне кіру реттеледі.
213. Электронды құжаттарды өңдеу мен өткізу техникалық құрал-жабдықтары орналастырылған үй-жайға кіру тәртібін, сондай-ақ осы үй-жайға кіруге рұқсаты бар адамдардың құрамы Мекеменің тиісті нормативтік құқықтық актілерімен белгіленеді.

§ 3. Хаттама жасау

214. Шағын жүйеде электронды қол қоюды пайдалануды қоса алғанда, жасалатын барлық іс-қимыл автоматты түрде жасалатын іс-қимылдар журналына белгіленеді.

Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде электронды құжаттардың қозғалыстарының бәріне хаттама жасалады.
Пайдаланушылардың құжаттардың электронды үлгілеріне берілген өтініштердің бәрі электронды құжат айналымының шағын жүйесінде құжаттардың электронды үлгілеріне берілген өтініштердің журналында хаттама жасалынады. Электронды құжат айналымының шағын жүйесінде жасалған құжаттардың көшірмелерінің есебі жүргізіледі.

§ 4. Ақпараттың тұтас және дұрыс болуы

215. Деректерді апаттан және істен шығу кезіндегі бүлінушіліктерден ерекше қолданылатын техникалық және жүйелік бағдарламалық құрал-жабдықтармен қорғайды. Серверлер кепілдік берілген электр қуатымен қоректендірілуі тиіс.

216. Шағын жүйенің әкімшілігі машина тасымалдаушыларына арналған резервтік көшіру операцияларының уақтылы және жүйелі жүргізілуіне жауап береді. Деректер базасын резервтік көшіру операциясы деректер базасының басқару жүйесінің құрал-жабдықтарымен, ал құжаттардың электронды мұрағатын – операция жүйесінің құрал-жабдықтарымен жүргізеді.
Электронды мұрағат ауысымдық тасымалдаушыларда (СD, DVD, MOD және басқалары) ақпаратты электронды құжат айналымының шағын жүйесіндегі құжаттар серверінен (бұдан әрі – Құжаттар сервері) ауыстыру негізінде ұйымдастырылады.
Құжаттар серверінде электронды құжаттар мұрағатына берілгенге дейін электронды құжаттар сақталады.
Шағын жүйе басқарушысы сессиялық режимде электронды құжаттарды ұзақ уақытқа сақтауға ауыстырады.
Электронды мұрағатқа көшірілген электронды құжаттардың көшірмелерін шағын жүйе басқарушысы Құжаттар серверінен алып тастауға міндетті.
Бөлімшенің электронды құжаттарының электронды мұрағатқа дұрыс, толық және уақтылы көшірілуіне шағын жүйе басқарушысы жауап береді.
217. Электронды қол қою механизмін пайдалану есебінен ақпараттардың шынайы болуына кепілдік беріледі. Шағын жүйеде жасалынатын тапсырмаларға, тапсырмаларды, құжаттарды орындау жөніндегі ақпараттарға, сондай-ақ іс-әрекеттерге пайдаланушының электронды қолы қойылады.
218. Электронды құжат айналымының шағын жүйесіне сырттан кіру кезінде міндетті түрде байланыс арнасын шифрлеу қолданылады.
219. Қауіпсіздік бөлімшесі ақпарат бөлімшесімен бірлесе отырып, криптографиялық қорғау құралдарына қойылатын талаптарды белгілейді.

13-тарау. Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінен,

Парламентінен, Үкіметінен келіп түсетін нормативтік құқықтық
актілердің есебін жүргізу және сақтау тәртібі

220. Нормативтік құқықтық актілерді есепке алу және сақтау көрсетілген құжаттар бойынша іс қағаздарын жүргізу заң бөлімшесіне жүктеледі.

221. Мемлекеттік үкімет органдарының заңдары, кодекстері, жарлықтары, қаулылары және басқа құжаттары түсуіне қарай іс қағаздарына тігіледі.
222. Мекеме қызметкерлері заң бөлімшесінде сақталатын нормативтік құқықтық актілерді пайдалана алады, ал өндіріс қажеттігі болған жағдайда және Мекеменің нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес осы құжаттардың көшірмелерін ала алады.

14-тарау. Қызмет бланкілерін есепке алу,

сақтау және пайдалану тәртібі

223. Мекеме құжаттар жасау үшін А4 форматынағы қағазға орындалған арнайы қызмет бланкілерінің мынадай түрлері қолданылады:

1) хаттар үшін Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасының бейнесі бар, Қазақстан Республикасы Мекемесінің атауы және деректемелері бар елтаңбалы бланкілер;
2) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы бейнеленген «Бұйрық» бланкісі Мекеменің басқару құжаттарын (Мекеме қызметін қамтамасыз етуге, заң актілерінің талаптарын, Қазақстан Республикасы Президентінің актілерін, басқа нормативтік құқықтық актілерді және Мекеме Басқармасының және Директорлар кеңесінің қаулыларын және басқаларын орындауға байланысты) ресімдеу үшін қолданылады;
3) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы бейнеленген «Өкім» бланкісі Мекеменің басқару құжаттарын (Мекеме бөлімшесінің немесе лауазым иесінің нормативтік құқықтық актілердің талаптарын, Мекеме жасаған шарттардың (келісімдердің, келісім-шарттарының) және басқа міндеттемелердің талаптарын орындау жөнінде белгіленген іс-қимылдарын жүзеге асыруға арналған нұсқауын) ресімдеу үшін қолданылады;
4) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасының бейнесі бар Мекеме бөлімшелерінің хаттарына арналған бланкілер.
224. Уәкілетті бөлімше Мекеменің, филиалдарының және өкілдігінің бланкілерінің дизайнын жасайды. Орталық мемлекеттік мұрағат мекемесімен келісілген дизайнның (үлгінің) түпкілікті нұсқасын және бланк өнімінің таралымы бөлімшелердің нақты қажетіне сәйкес Мекеме басшысының өкімімен бекітіледі.
225. Қызметтік бланкілердің еркін түрдегі нысандарын пайдалануға рұқсат етілмейді.
226. Мекеменің, Мекеме Төрағасының, Мекеме бөлімшелері мен филиалдарының хаттары, «Бұйрық», «Өкім» бланкілері – нөмірлері бар қатаң есептегі бланкілер болып табылады, бланкілердің түрін, санын және нөмірін, бөлімшенің атауын, бөлімшенің жауапты адамының аты-жөнін және қолын көрсете отырып уәкілетті бөлімшенің арнаулы журналдарында есептеледі және уәкілетті бөлімше оны бөлімшенің жауапты адамына, сондай-ақ Мекеме басшыларының қабылдау бөлмесіндегі референттерге (бұдан әрі – басшылықтың референттері) қол қойғызып беруі тиіс.
227-228. Басшылардың референттері, бөлімшелердің жауапты адамдары қызметтік бланкілерді металл шкафтарда (сейфтерде) сақтайды, олардың дұрыс пайдаланылуына және сақталуына жауап береді, қатаң есептегі қызметтік бланкілердің шығыс есебін жүргізеді. Қатаң есептегі бланкілер бөлімшелерде журнал бойынша беріледі.
229. Мекеме қатаң есептегі бланкілерін басқа заңды және жеке тұлғаларға беруге қатаң тыйым салынады.
230. Бөлімшелердің жауапты адамдары, басшылықтың референттері тоқсан сайын қолданылған және бүлінген бланкілердің саны (олардың нөмірлерін көрсете отырып) туралы екі дана етіп есеп жасайды, оны бөлімше басшысы немесе Мекеменің тиісті басшысы бекітеді. Есептің бір данасы уәкілетті бөлімшеде, ал екіншісі бөлімшенің жауапты адамында (басшылықтың референтінде) қалады. Бүлінген қатаң есептегі қызметтік бланкілерді уәкілетті бөлімше акт бойынша жояды.
231. Қызметтік бланкілер дизайнның, деректемелердің және басқа элементтердің өзгеруіне байланысты Мекеме бойынша бұйрық не өкім негізінде ауыстырылады. Ескі үлгідегі қолданылмаған қызметтік бланкілер уәкілетті бөлімшеге басқару құжатын алғаннан кейін үш күндік мерзімде акт бойынша қайтарылуы тиіс.

15-тарау. Құжаттарды есепке алу және сақтау тәртібі

232. Мекеме қызметкерлері құжаттармен жұмыс істеген кезде құпия сипаттағы мәліметтерді жариялау бойынша Қазақстан Республикасының және Мекеменің нормативтік құқықтық актілерінің талаптарын қатаң сақтауға, құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуге міндетті.

233. Басқа заңды және жеке тұлғаларға Мекемедегі құжаттардың көшірмелерін бөлімшелер басшыларының рұқсатынсыз беруге тыйым салынады.
234. Ресімделген сәттен бастап және Мекеме мұрағатына тапсырылғанға дейін құжаттар осы құжаттарды жасаған бөлімшелердің іс қағаздарында сақталады.
Істер жұмыс бөлмелерінде не осы мақсат үшін арнайы бөлінген үй-жайларда болуы тиіс, құжаттардың сақталуын қамтамасыз ететін шкафтар мен үстелдерде сақталуы керек.
235. Құжаттармен жұмыс істеген кезде шапшаңдықты қамтамасыз ету үшін істер бекітілген іс номенклатурасына сәйкес орналастырылады, ол әрбір бөлімшенің көрінетін жерінде болады. Іс мұқабаларының түбіртектерінде істердің номенклатура бойынша нөмірлері көрсетіледі. Істерді жұмыс үстелдерінде сақтауға тыйым салынады.
236-237. Құжаттардың көшірмелерін жасауға арналған бөлімшелерде құжаттар көшірмелері есепке алынады.
238. Уәкілетті бөлімше жыл сайын, есеп берілген жылдан кейінгі жылдың басында барлық бөлімшелер бойынша құжаттарды есепке алу нәтижелерін жинақтайды және Мекеме басшылығына ұсынады.
16-тарау. Құжаттарды тарату тәртібі

239. Құжаттарды тарату (көбейту) уәкілетті бөлімшенің құжаттарды тарату бөлімшесінде (бұдан әрі – тарату бөлімшесі), сондай-ақ Мекеменің басқа бөлімшелерінде жүзеге асырылады.

240. Таралуы шектеулі құпия емес мәліметтері бар материалдарды көбейту тәртібін Мекеменің тиісті нормативтік құқықтық актілері белгілейді.
241. Құжаттарды көбейтуге бақылау жасау қарамағында тарату бөлімшесі орналасқан бөлімшеге, сондай-ақ көшіру-көбейту техникасы бар бөлімшелердің басшыларына жүктеледі.
242. Тарату бөлiмшесiнде құжаттар мен материалдарды тарату тек қана арнайы бланкіде жазылған тапсырыс-нарядпен белгіленген нысан бойынша жүзеге асырылады.
243. Материалдарды көбейтуге арналған тапсырыс-нарядтың бланкісін бөлімшенің жауапты адамы толтырады (құжаттың орындаушысын, тапсырыстың атауын, түпнұсқа мен таралым парақтарының санын, күнін көрсете отырып) және оған тікелей басшысы немесе оның орынбасары қол қояды. Тарату бөлімшесінің қызметкерлері құжаттарды тарату бөлімшесі уәкілетті тұлғасының бұрыштамасынан кейін көбейтеді.
244. Көбейтуге рұқсат етілетін материалдар мен құжаттардың тізбесі Ереженің қосымшасында келтіріледі.
245. Тарату бөлімшесі:
1) таралым даярлайды және оны тапсырыс берушіге тапсырыс кітабына қол қойдырып береді;
2) тапсырыстар негізінде көбейтілген құжаттардың саны мен таралымын, қағаз және басқа материалдардың шығысын есепке алады.
246. Көбейтуге берілетін материалдар тапсырыстар кітабында тіркеледі, оның парақтары нөмірленуі, тігілуі және тарату бөлімшесі басшысының қолымен әрі уәкілетті бөлімшенің мөрімен бекітілуі тиіс.
247. Мекеме бөлімшелері үшін қызметтік бланкілер, статистикалық және бухгалтерлік есеп беру бланкілері, сондай-ақ филиалдар үшін қатаң есептегі бланкілер таратылмайды және оларды мамандандырылған кәсіпорындар Мекеме басшылығының шешімімен орталықтандырылған тәртіппен тапсырыс бойынша шығарады.
248. Көбейтілетін материалдың мазмұнына жауапкершілік материалдарды көбейтуге берген бөлімше басшысына жүктеледі.

17-тарау. Мекеме қызметкерлері демалысқа шыққанда,

іссапарға кеткенде, басқа жұмысқа ауысқанда немесе
жұмыстан босағанда істер мен құжаттарды
қабылдау, өткізу тәртібі

249. Бөлімшелердің қызметкерлері демалысқа шыққанда, ұзақ іссапарға кеткенде және басқа осындай жағдайларда олар орындамаған және бақылаудағы барлық құжаттар мен хаттар тікелей басшының нұсқауымен басқа қызметкерлерге берілуі керек, ал мұрағаттан алынған істер басқа қызметкерлердің атына жазылуы тиіс.

250. Қызметкердің алдағы ұзақ (уақытша) жоқ болуына байланысты қызметтік істерді қызметкердің тікелей басшысының атына еркін нысанда қазазбен берілетін құжаттарды өткізу және қабылдау туралы акт жасалады, онда қағазға шығарылып берілетін құжаттар және қажет болған жағдайда, орындаудағы құжаттардың (олардың жобаларының) компьютерлік файлдарының атаулары көрсетіледі және берілу күніне шешілмеген мәселелердің орындалу жағдайы сипатталады. Анықтамаға құжаттарды беретін және қабылдайтын қызметкерлер қол қояды.
251. Қызметкерлер жұмыстан босаған жағдайда немесе басқа жұмысқа ауысқан жағдайда қолдағы, оның ішінде орындаудағы істерді, құжаттар мен қажет болған жағдайда, құжаттардың (олардың жобаларының) компьютерлік файлдарының атауларын тапсыру және қабылдау актісі жасалады.
Қызметкер жұмыстан босатылған кезде электронды құжат айналымының шағын жүйесінің бақылауындағы құжаттарды өткізу және қабылдау актісінің көшірмесі ақпарат технологиясы бөлімшесіне беріледі. Мекеме жұмыстан босатылатын қызметкерлер толтыратын кету парағына мұрағат қызметкерінің, заң бөлімшесінің және ақпарат технологиясы бөлімшесінің белгісі (оның ішінде) көзделуі тиіс.
252. Бөлімшенің жауапты адамы демалысқа шыққан кезде немесе ауруына байланысты жоқ болған кезде, бөлімше штатында бірін-бірі ауыстыратын адам жоқ болған жағдайда бөлімшенің басшысы осы кезеңге іс жүргізу үшін басқа қызметкерлерді бөлуге міндетті.
253-254. Бөлімшелер арасында (Мекеме құрылымы өзгерген жағдайда) істер мен құжаттарды қабылдау-тапсыру кезінде Мекеме басшысының немесе оның қызметкерлермен жұмыс жүргізу бөлімшесіне жетекшілік ететін орынбасарының бұйрығымен комиссия құрылады және істер мен құжаттарды тапсыру және қабылдау актісі екі дана етіп жасалады. Актінің бір данасы істер мен құжаттарды қабылдаған бөлімшеде қалады, ал екіншісі мұрағатқа тапсырылады.

18-тарау. Іс номенклатурасын жасау және істерді

іс құжаттарына қалыптастыру тәртібі

§ 1. Іс номенклатурасын жасау тәртібі

255. Іс номенклатурасы сақталу мерзімін көрсете отырып жүйелі, белгіленген тәртіппен ресімделген Мекеме іс жүргізуінде ашылатын істер атауларының тізбесін білдіреді.

Іс номенклатурасы орындалған құжаттарды істерге топтастыру, Мекеме бөлімшелерінің іс жүргізуінде істерді жүйелендіруге, қалыптастыруға және есепке алуға, олардың сақталу мерзімін белгілеуге арналған.
256. Бөлімшелердің іс номенклатурасы Мекеме қызметінің барысында пайда болатын бекітілген құжаттар тізбесі (бұдан әрі – Құжаттар тізбесі) негізінде сақталу мерзімін көрсете отырып, бөлімшенің жауапты адамы жасайды, ол орталық мемлекеттік мұрағат мекемесімен келіседі және оны Мекеме Директорлар кеңесі бекітеді.
257. Бөлімше басшысы бір жыл ішінде бөлімшенің іс номенклатурасына өзгерістер енгізуі мүмкін, бұл туралы міндетті түрде Мекеме мұрағатының жауапты қызметкеріне хабарланады.
258. Жыл сайын, келесі жылдың 1 қаңтарына дейін бөлімшенің іс номенклатурасы жасалған өзгерістерді ескере отырып қайта қаралады, Мекеме мұрағатының қызметкерімен келісіледі, белгіленген тәртіппен бекітіледі және күшіне енгізіледі.
259. Іс номенклатурасын жасаған кезде нормативтік құқықтық актілерді, сондай-ақ мұрағатта сақталатын Мекеме өткен жылдардың іс номенклатураларын, бөлімшелер туралы ережелерді, істер тізімдемелерін басшылыққа алу керек. Мекеме қызметінде пайда болатын құжаттар, олардың түрлері мен құрамы зерделенеді.
260. Номенклатураға енгізілген істердің атаулары олардың түрлерін көрсете отырып (қаулылар, өкімдер, хаттамалар, жоспарлар, есептер, хат жазысу және басқасы) істерде құжаттар топтастырылатын жұмыстар мазмұнын көрсетуі тиіс.
Бір жыл ішінде рұқсат етілмеген мәселелер бойынша істердің атаулары ауыспалы (ауыспалы құжат – іс қағаздарында аяқталмаған немесе ұзақ орындау мерзімін қажет ететін құжат) болып табылады және келесі жылдың іс номенклатурасына сол индекспен енгізіледі, осыған орай іс номенклатурасының «ескерту» бағанында «ауыспалы істер» белгісі көрсетіледі.
Іс номенклатурасына Мекеме таратылған филиалдары мен дербес бөлімшелерінің аяқталмаған іс-қағаздарының атаулары енгізіледі.
Басылымдардың атаулары іс номенклатурасына енгізілмейді.
Істердің атаулары іс-қағаздарды қалыптастыру және ресімдеу барысында нақтылануы мүмкін.
261. Орталық аппарат бөлімшелерінің іс номенклатурасы негізінде Мекеме жиынтық іс номенклатурасы жасалады, ол орталық мемлекеттік мұрағат мекемесімен кемінде бес жылда бір рет келісіледі және Мекеме басшысының бұйрығымен бекітіледі.
Мекеме филиалы мен ұйымының жиынтық іс номенклатурасын жауапты адам филиал мен ұйымның мұрағат қызметкерімен бірлесіп бөлімдердің іс номенклатурасы негізінде жасайды және аумақтық мемлекеттік мұрағат мекемесімен кемінде бес жылда бір рет келіседі, оны филиал мен ұйымның басшысы бекітеді.
Мекеме міндеттері мен құрылымы өзгерген жағдайда ол өзгеруі, келісілуі және бекітілудің белгіленген мерзіміне қарамастан бекітілуі тиіс.
262. Іс номенклатурасының бекітілген данасы тұрақты сақталатын құжат болып табылады және уәкілетті бөлімшенің номенклатура бөліміне енгізіледі.

§ 2. Іс номенклатурасы нысанын толтыруға қойылатын талаптар

263. Іс номенклатурасы белгіленген нысан бойынша бөлімдерді көрсете отырып жасалады. Мекеменің бекітілген құрылымына сәйкес номенклатурада орналасқан Мекеме бөлімшелерінің атаулары жиынтық номенклатурасындағы бөлімдердің атаулары болып табылады.

264. Іс номенклатурасының 1-бағанында номенклатураға енгізілген әрбір істің индекстері қойылады. Индекс Мекемеде белгіленген бөлімшенің сандық көрсеткішінен және бөлімшенің іс номенклатурасы бойынша іс атауының рет нөмірінен тұрады (бірінші екі дәреже Мекеме бөлімшесінің нөмірін білдіреді). Істе бірнеше том (бөлік) болған кезде индекс әрбір томда «1-т.», 2-т.» тиісті жазбасын қоса отырып қойылады.
Мекеменің орталық аппараты бөлімшелерінің номенклатура істерінің индекстерін уәкілетті бөлімше әзірлейді және оларды Мекеменің басшысы бекітеді.
Істер индекстерінің тұрақтылығын қамтамасыз ету мақсатында әрбір бөлімде бұрын көзделмеген істерді ашу үшін бос индекстер қалдырылады. Мекеме бөлімшелерінің үш деңгейлі құрылымы бар (мысалы: департамент, басқарма, бөлім) индекстері алты дәрежеден құрылуы мүмкін, мысалы: 181207, мұндағы бірінші екі дәреже департамент индексін, үшінші дәреже - басқарманың нөмірін, төртінші дәреже - бөлімнің нөмірін, соңғы екі дәреже істің номенклатура бойынша нөмірін білдіреді.
265. Іс номенклатурасының 2-бағанына істердің (томдардың, бөліктердің) атаулары енгізіледі.
Істің атауында нақты емес қисындарды (мысалы, «түрлі материалдар», «жалпы хат жазысу», «келіп түсетін құжаттар», «жіберілетін құжаттар»), сондай-ақ қыстырма сөздер мен күрделі тіркестерді қолдануға рұқсат етілмейді.
Номенклатура бөлімдері мен шағын бөлімдерінің ішіндегі іс атауларының орналасу тәртібі істердің негізін құрайтын құжаттардың маңыздылығы дәрежесімен және олардың өзара байланысымен белгіленеді.
Ең алдымен ұйымдастыру-басқару құжаттамасы бар істердің атаулары орналастырылады. Мұндайда мемлекеттік билік органдарының қаулылары мен өкімдері бар істердің атаулары Мекеменің қаулылары, бұйрықтары мен өкімдері бар істер атауларының алдында орналасады. Бұдан әрі жоспарланған және есеп беру құжаттары бар істердің атаулары орналасады.
Басқару құжаттарының жобалары және оларды дайындау үшін пайдаланған басқа құжаттар, жоспарларға өзгерістер, бұйрықтарға негіздемелер іс номенклатурасында тиісті негізгі құжаттардан кейін қойылады.
Географиялық және корреспонденттік белгісі бойынша ашылған істердің атаулары іс номенклатурасына корреспонденттердің немесе географиялық атаулардың алфавиті бойынша енгізіледі.
266. Күнтізбелік жыл аяқталған соң іс номенклатурасының 3-бағанында жыл ішінде ашылған істердің (томдардың, бөліктердің) саны толтырылады.
267. 4-бағанда Құжаттар тізбесіне сілтеме жасай отырып істің сақталу мерзімі, баптардың нөмірлері көрсетіледі.
268. Мұрағат «Ескерту» деген 5-бағанда номенклатураның барлық қолданылу мерзімі ішіндегі құжаттарды сақтау мерзімін белгілеу кезінде қолданылатын құжаттар тізбесінің атауларын көрсетеді, істерді ашу, ауыспалы істер, жоюға арналған істерді бөлу, істердің жасалуына жауапты адамдар туралы, істерді басқа ұйымға беру туралы ақпаратты машинаға және басқа тасымалдаушыларға ауыстыру туралы белгілер қояды.
269. Күнтізбелік жыл аяқталған соң бөлімшенің жауапты адамы іс номенклатурасының аяғында тұрақты және уақытша сақталатын істерді бөлек көрсете отырып ашылған істердің (томдардың, бөліктердің) саны туралы қорытынды жазба жасайды. Қорытынды жазбадағы мәліметтер мұрағатқа хабарланады, бөлімшенің жауапты адамы бұл туралы номенклатурада белгі қояды.

§ 3. Істерді қалыптастыру тәртібі

270. Мекеменің бөлімшелері орындалған құжаттарды бекітілген іс номенклатурасына сәйкес іс-қағаздарға топтастырады. Мекеме бөлімшелеріндегі істерді қалыптастырумен күнтізбелік жылдың басында өңделген құжаттарды тігуге қажетті істердің тиісті санын ашатын орындаушылар айналысады.

271. Істердің мұқабалары мынадай деректемелермен ресімделуі тиіс:

бөлімшенің атауы;
істің нөмірі (іс номенклатурасына сәйкес), том нөмірі;
іс номенклатурасына сәйкес істің атауы;
іс жүргізу басталған жыл;
іс жүргізу аяқталған жыл;
парақтар саны (тұрақты сақталатын іс қағаздарына және жеке құрам бойынша іс қағаздарына қойылады);
сақтау мерзімі (уақытша сақталатын істер үшін), тұрақты сақталатын істер үшін «тұрақты сақтау керек» деген белгі қойылады;
Құжаттар тізбесі бойынша бап.

272. Бухгалтерлік және заң құжаттарын қоспағанда, істерді қалыптастыру кезінде мынадай негізгі талаптарды сақтау қажет:
1) номенклатура бойынша істердің атауларына сәйкес іс-қағаздарға тек орындалған, дұрыс ресімделген құжаттарды орналастыру;
2) істің ішінде оған қатысты барлық қосымшалармен хат жазысу құжаттарды жіберу немесе іс-қағаздарға жіберу күндері бойынша қатаң хронологиялық тәртіппен тігілуі тиіс.
Жеке іс-қағаздардағы құжаттар келіп түсуіне қарай хронологиялық тәртіппен орналасады;
3) іс-қағаздарға ауыспалы істерді қоспағанда бір күнтізбелік жылдың құжаттары енгізіледі. Егер іс жүргізу ағымдағы жылы қойылған мәселелерді келесі жылы шешетін болса, индексі сақталатын құжаттар олар аяқталған жылдың іс-қағаздарына тігіледі.
Жоспарлар, сметалар, есептер жасалу уақыты мен келіп түсу күніне қарамастан олар жасалған жылдың немесе сол жылғы іс-қағаздарға тігіледі.
Қосымшалар өздеріне қатысты істер құжаттарына қосылады. Көлемді қосымшалар істің жеке томы болуы мүмкін;
4) тұрақты және уақытша сақталу мерзімі бар құжаттар жеке топтастырылады;
5) жеке құрам бойынша бұйрықтар мен өкімдер негізгі қызмет жөніндегі бұйрықтардан бөлек тіркеледі және топтастырылады;
6) Мекеме органдарының қаулылары мен хаттамалары мәжілістер мен жиындар түрлері бойынша істерге бөлек салынады. Істің ішінде хаттамалар нөмірлері бойынша хронологиялық тәртіппен тігіледі;
7) іс парақтарды дербес нөмірлеу арқылы томдарға бөлінген жағдайларда барлық томдардағы атау бірыңғай болуы тиіс, осы томның ерекшеліктері ғана қосымша көрсетіледі. Іс мұқабаларының мөлшері, форматтарының көлемі өзгеше іс қағаздарынан басқалары, 320 х 230 мм болуы керек.
Жоба жазулар, артық даналар, сондай-ақ азаматтар хаттарының, өтініштері мен арыздарының конверттері орындалғаннан кейін іс-қағаздарда сақталады (қажет болған кезде).
Құжаттарды түптеу кезінде құжаттардағы барлық деректемелерді оқуға мүмкіндікті есептей отырып тігу үшін бос жерді көздеу қажет.
273. Бір мәселе жөніндегі құжаттар, әдеттегідей, мынадай тәртіппен қалыптасады:

мәселе соның негізінде туындаған құжат;
мәселе сол арқылы шешілген құжат;
осы мәселенің шешімін негіздейтін қорытындылар, анықтамалар және басқа құжаттар.

Жоғарыда аталған құжаттар іске хронологиялық тәртіппен немесе қисынды дәйектілікпен тігіледі.
274-275. Мекеме мұрағаты Мекеме бөлімшелеріндегі істерге әдістемелік басшылық жасайды және олардың дұрыс қалыптасуын бақылайды.

19-тарау. Құжаттарды мұрағатқа тапсыруға дайындау тәртібі

276. Іс жүргізу аяқтаған істер келесі жылдың ішінде мұрағатқа тапсырылады. Өндірістік қажеттілік болған жағдайда іс жүргізу аяқтаған, тиісті тәртіппен ресімделген істер бөлімшеде келесі жыл бойы қалдырылуы мүмкін (мысалы, 1999 жылғы істер мұрағатқа 2001 жылы тапсырылады). Бөлімшелердің жауапты адамдары Мекеме басшылығы белгілеген мерзімде істерді дайындап, мұрағатқа тапсырады.

Бөлімше таратылған (жабылған) не қайта құрылған жағдайда бөлімшенің жауапты адамы таралған немесе қайта құрылған сәттен бастап екі ай ішінде сақталу мерзіміне қарамастан барлық қолдағы құжаттарды іс-қағаздарға қалыптастырады, істерді ресімдейді және мұрағатқа тапсырады.
277. Мұрағатқа тапсырылатын істердің тізімдемелеріне бөлімшенің жауапты адамы және бөлімше басшысы не оның орынбасары қол қояды.

§ 1. Істерді ресімдеу тәртібі

278. Тұрақты сақталатын және жеке құрам бойынша істер толық ресімделуі тиіс, оған мыналар жатады: істерді қатты мұқабаларға түптеу, іс парақтарын нөмірлеу, істің растау қысқа жазбасын жасау және іс мұқабасының деректемелерін ресімдеу. Тұрақты сақталатын істерді – Мекеменің бұйрықтарын, өкімдерін, хаттамасын, шарттарын, Басқарма мен Директорлар кеңесінің қаулыларын ресімдеу кезінде құжаттардың ішкі тізімдемесі жасалады. Уақытша сақталатын істер тігілмейді (бухгалтерлік құжаттарды қоспағанда), парақтар нөмірленбейді және құжаттар тігілетін папкаларда болады.

279. Тұрақты және уақытша сақталатын (10 жылға дейін) істердің мұқабасы белгіленген нысан бойынша ресімделеді. Мұқабадағы іс атауларының тігілген құжаттардың мазмұнына сәйкестігі тексеріледі. Қажет болған жағдайларда істің атауына қосымша мәліметтер енгізіледі (бұйрықтардың, хаттамалардың нөмірлері, есеп беру түрлері мен нысандары және басқалары қойылады).
Мұқабадағы күн істің ашылған және аяқталған жылына сәйкес келуі керек. Істің жасалған жылынан неғұрлым бұрынғы жылдардағы құжаттары бар істе күннің астына «___________ жылдарға арналған құжаттар бар» деген жазба қойылады.
Бірнеше томнан тұратын істердің мұқабаларында әрбір том құжаттарының соңғы күндері қойылады. Нақты күнтізбелік күнді белгілеген кезде күні, айы және жылы көрсетіледі. Күннің қысқартылған сандық жазбасына рұқсат етіледі.
Мұқабада тізімдеме бойынша істің нөмірі және мұрағатпен келісім бойынша мұрағатқа тапсырған кезде тізімдеме және қор нөмірі қойылады.
Іс құжаттары қамтитын кезең ішінде Мекеме бөлімшесінің атауы өзгерген кезде немесе істі басқа бөлімшеге тапсырған кезде мұқабада бөлімшенің жаңа атауы қайта жазылады.

§ 2. Іс тізімдемелерін жасау тәртібі

280. Бөлімшелерде істерді сақтау мерзімі біткеннен кейін бөлімшенің жауапты адамы іс номенклатурасына сәйкес істердің дұрыс ресімделуін тексереді, мұрағатқа тапсырылатын істерге тізімдеме жасайды.

Тұрақты және уақытша сақтау мерзімдері бар істерге және жеке құрам бойынша материалдарға жеке тізімдемелер жасалады.
Тізімді жасағанда әрбір іске (сақтау бірлігіне) жеке рет нөмірі беріледі. Егер істе бірнеше том (бөлік) болса, әрбір том (бөлік) тізімдемеге дербес нөмірмен енгізіледі.
Сақтау бірлігінің мұқабасында көрсетілген атау тізімдемеге өзгеріссіз және қысқартусыз жазылады.
Тізімдеме аяғында қорытынды жазба жасалады, оған мынадай деректер енгізіледі: тізімдемеге енгізілген сақтау бірлігінің саны, құрастырылған күні, құрастырушының қызметі және аты-жөні.
Тізімдемені орталық аппарат бөлімшесінің басшысы немесе оның орнындағы адам бекітеді. Мекеменің филиалдары мен ұйымдарында тізімдемені құрылымдық бөлімшенің (бөлімнің) басшысы немесе оның орнындағы адам бекітеді.
Қорытынды жазбадан кейін мұрағат қызметкері құжаттарды қабылдағанына қол қояды. Тізімдеменің бір данасы мұрағатта, екіншісі – бөлімшеде қалады.
Бухгалтерлік құжаттары тізімдемелер бойынша осындай тәртіппен және мұрағатқа тапсырылады.
281. Істерді сақтауға тапсырғанға дейін бөлімшенің жауапты адамы мұрағатқа құжатқа тән материалдарды екі дана етіп ұсынады. Тізімдеменің дұрыс толтырылғанын тексергеннен кейін оның бір данасы бөлімшеде қалады және бөлек папкаға тігіледі, тізімдеменің екінші данасы тапсырылатын істермен бірге мұрағатқа беріледі.

20-тарау. Мұрағат жұмысының тәртібі

282. Іс жүргізу аяқтаған құжаттарды есепке алу, сақтау және іс жүзінде қолдануды ұйымдастыру үшін Мекеме бөлімшелерінде мұрағат құрылады, ол өзінің жұмысында мыналарды басшылыққа алып отырады:

1) Қазақстан Республикасының ұйымдарында құжаттама жасау және құжаттаманы басқаруды реттейтін Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерін;
2) Мекеме ведомстволық мұрағат туралы нормативтік құқықтық актісін;
3) Құжаттар тізбесін.
283. Мекеме мұрағаты орталық аппараттың және филиалдардың, өкілдік пен ұйымдардың мұрағаттарынан тұрады, олар өз кезегінде қағаз жазбадағы және электронды мұрағаттарынан тұрады.
284. Мекеменің мұрағаты:
1) бөлімшелерден іс жүргізу аяқтаған тұрақты, сол сияқты уақытша сақтау мерзімі бар істерді қабылдайды;
2) есепке алу деректерінің: тізімдемелердің, мұрағатқа сақтауға келіп түскен істерді есепке алу журналдарының негізінде істердің қатаң есепке алынуын жүргізеді;
3) Мекеме басшысының бұйрығымен, ал филиалдарда олардың басшысымен тағайындалатын Мекеменің құжатқа тән материалдарының құндылығын белгілеу жөніндегі сараптау комиссиясының жұмысына қатысады (сараптау комиссиясының хатшысы Мекеме мұрағатының қызметкері болып табылады);
4) (Құжаттар тізбесіне сәйкес) мерзімі біткен құжаттарды жоюға шығару туралы актілер жасайды және оларды Мекеменің сараптау комиссиясына қарау үшін, одан кейін орталық мемлекеттік мұрағат мекемесіне бекіту үшін ұсынады;
5) іріктелген істерді акті бойынша қайталама шикізатты дайындау жөніндегі ұйымға жою үшін береді;
6) бөлімшелердегі іс номенклатурасының дұрыс жасалуын тексереді;
7) тұрақты сақталу мерзімі бар істердің тізімдемелерін жасайды және тиісті мемлекеттік мұрағат мекемесіне бекітуге ұсынады, істерді мемлекеттік сақтауға береді;
8) арнайы ресімделген ордер бойынша архивте сақталатын құжаттарды Мекеме бөлімшелеріне береді;
9) сақталатын құжаттардың негізінде заңды және жеке тұлғалардың сұратулары бойынша архив анықтамаларын, құжаттардың көшірмелерін және құжаттардан үзінділер береді.
285. Мұрағатта Мекеме бөлімшелерінің қызметі нәтижесінде пайда болған, іс жүргізу аяқтаған істер сақталады. Мекеменің мұрағаты кезең-кезеңімен, белгіленген тәртіппен тұрақты сақталатын істерді тиісті мемлекеттік мұрағат мекемесіне тапсырады.
Аумақтық филиалдардың мұрағаттары мемлекеттік сақтауға тапсыруға дейін таратылған (жабылған) бөлімшелердің барлық істері мен құжаттарын сақтайды.
286. Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету үшін Мекеменің мұрағатына басқа үй-жайлардан және санитарлық-техникалық коммуникациялардан оқшауланған, құрғақ, өрт жағдайы бойынша қауіпсіз, су басып кетуден кепілдік берілген және арнаулы сөрелермен жабдықталған арнайы үй-жай берілуі тиіс. Мұрағаттың үй-жайы қойма және жұмыс бөлмесінен тұрады.
Егер мұрағат үй-жайы бірінші қабатта орналасса, оның терезелері тормен жабдықталуы тиіс.
287. Құжаттарды мемлекеттік мұрағат мекемесіне тапсыруға дайындыққа мыналар жатады: құжаттардың құндылығына сараптама жасау, істерді тиісінше қайта ресімдеу, іс тізімдемелерін жасау.
288. Осы Ережеде белгіленген талаптарды бұза отырып ресімделген істер бөлімшеге қайта ресімдеу үшін қайтарылады.
Мұрағат құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеуден өткізеді, сақталатын істердің құрамы мен мазмұнын ашатын тізімдемелер жасайды.
289. Мұрағат құжаттарын ұқыпты және мұқият сақтау үшін жауапкершілік архив қызметкерлеріне жүктеледі.
Құжаттарды мұрағат істерінен алуға және оларға өзгерістер енгізуге тыйым салынады.
290. Мұрағатта сақталатын құжаттар арнайы ресімделген ордер бойынша архивтің жұмыс бөлмесінде қарау үшін қоймадағы бөлімшелерге беріледі.
Жеке жағдайларда (мысалы, аудиторлық тексеру жүргізген уақытта) қоймадағы құжаттар сол орында пайдалану үшін жеті күннен аспайтын мерзімге берілуі мүмкін. Белгіленген мерзім біткеннен кейін қажет болған жағдайда архив қызметкері берілген құжаттардың сақталуын тексергеннен соң берілген істерге арналған ордер қайта ресімделеді.
291. Бөлімшенің қызметкеріне мұрағат құжаттарын қарауға рұқсат беру ордеріне бөлімшенің басшысы немесе оның орнындағы адам, ал филиалдарда – филиалдың басшысы немесе оның орнындағы адам қол қояды. Басқа бөлімшенің қызметіне қатысты құжаттарды қарауға арналған ордерге осы бөлімшенің басшысы не оның орнындағы адам қол қояды.
292. Мұрағат құжаттарын қарауға рұқсат беру ордерлері арнайы журналда тіркеледі.
293. Құжаттармен жұмыс жасау кезінде құжаттар мәтінінің астын сызуға және олардың үстінен қандай да болмасын белгілер қоюға, парақтарды бүктеуге, құжаттардан көшірмелер алған кезде олардың түбін сөгуге тыйым салынады.
Мұрағатта сақталатын құжаттардың көшірмелерін алу қажет болған жағдайда Мекеме басшы тұлғаларының дәл өз қолдары және мөрлері бар ксерокөшірмелерді жасауға тыйым салынады. Құжаттардың көшірмелері мұрағат қызметкерінің қол қоюымен және уәкілетті бөлімшенің «Кеңсе» мөрімен расталады.
294. Мекеме Басқармасының және Директорлар кеңесі қаулыларының, Мекеме бойынша бұйрықтар мен өкімдердің, мәжілістер хаттамаларының, нормативтік құқықтық актілердің, мемлекеттік билік (басқару) органдарымен хат жазысудың, кассалық және мемориалды құжаттардың, ревизиялардың және аудиторлық тексерулер материалдарының түпнұсқа даналарын мұрағаттан тыс пайдалану үшін істерді беруге тыйым салынады, құжаттардың түпнұсқаларын сот органдарына ұсыну қажет болған жағдайлардан басқа.

жүктеу/скачать 1,67 Mb.

Достарыңызбен бөлісу:

1 ... 12 13 14 15 16 17 18 19 ... 91