Істер номенклатурасын рәсімдеу талаптар

Классификациялаудың негізгі принциптерін анықтап алғаннан кейін, істер номенклатурасының өзін жасауға кірісеміз. Істердің жиынтық номенклатурасы құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі тарапынан немесе осы міндет ресми түрде жүктелген лауазымды тұлға тарапынан əзірленеді. Ұйым басшысы əрбір құрылымдық бөлімшеге өкімдік құжат арқылы шартты белгі (цифрлық, əріптік немесе əрі цифрық əрі əріптік аралас белгі) тағайындайды. Мəселен, 01 – басшылық, 02 – жалпы бөлім, 03 – жоспарлау-экономика бөлімі т.б. Əрбір іске де осылайша олардың индекстері белгіленеді. Индекстер істердің жəне құрылымдық бөлімшелердің реттік нөмірлерінен тұрады. Мысалы, 01-05. Істердің индекстері мекеменің іс қағаздарын жүргізу қызметіндегі құжаттарды ұйымдастыру жүйесін бекітеді. Номенклатураға құжатталатын бүкіл жұмыс бағыттарына тəн істердің аттары ендіріледі. Бұған ақпараттық-анықтамалық картотекалар, тіркеу картотекалары мен бақылау картотекалары да қамтылады. Жыл бойы шешілмеген мəселелерге байланысты істердің тақырыптары ауыспалы сипатқа ие болады да, ол сол индекспен

Келесі жылдың істер номенклатурасына ендіріледі. Номенклатураға баспа басылымдарының тақырыптары ендірілмейді. Істер номенклатурасын жасаудағы жұмыстың аса маңызды бөлігі тақырып əзірлеу болып табылады. Тақырыпта іске енген құжаттардың құрамы мен мазмұны қысқа да нұсқа сипатталуы керек. «Əр түрлі құжаттар», «кіріс құжаттары», «қызмет бабындағы қатынас қағаздары» деген сияқты нақтылығы жоқ жалпылама тақырыптар қоюға болмайды. Өйткені мұндай атаулардан кейін істердің сақталу мерзімдерін айқындау мүмкін болмай қалады. Істердің тақырыптарын жеке карточкаларға жазған ыңғайлы, өйткені олар жүйелеуге, редакциялауға жəне мұнан кейін номенклатураға енгізуге қолайлы. Тақырыпта ең алдымен құжаттың түрі: бұйрық па, хаттама ма немесе қызмет бабындағы қатынас қағазы ма, сол көрсетіледі. Мұнан соң – автор (ұйым атауы) жəне істің жалпы мазмұны (тақырып), корреспондент жазылады. Бірқатар жағдайларда айрықша маңызды құжаттары бар істер үшін тақырыптан кейін олардың түпнұсқалылығы немесе көшірмелілігі туралы мəлімет беріледі. Мəселен, «Арқау» акционерлік қоғамының жұмыс жоспары. Көшірме» немесе «Арқау» акционерлік қоғамының негізгі қызметі бойынша бұйрықтар. Түпнұсқалары». Жеке істердің жəне басқа да бір ғана тақырыпқа жəне бір ғана нақты мəселеге байланысты құжаттарды қамтитын істерге қойылатын тақырыпқа «іс» (дело) деген термин қоса қолданылады. Бір ғана мəселе бойынша түзілген, бірақ іс қағаздарын жүргізуге байланысты бірнеше мəселелерге қатысты құжаттар жиынтығын қамтитын істердің тақырыбына «құжаттар» термині қосылады, тақырып астынан тік жақшаға алынып, олардың негізгі түрлері көрсетіледі. Мəселен, «Қызмет көрсету түрлері мен материалдарды мемлекеттік алдын-ала сатып алу бойынша ашық конкурс ұйымдастыру жəне оны өткізу жөніндегі құжаттар (хаттамалар, конкурстық тапсырыстар, анықтамалар, қатынас қағаздары). «Құжаттар» термині қандай да бір іске қосымша тіркелген құжаттары бар істердің тақырыптарында да қолданылады. Мысалы, «Арқау» акционерлік қоғамы басқармасының мəжіліс хаттамасына қосымша құжаттар». Əр түрлі бағытта жұмыс жүргізуші ұйымдармен жазысқан қатынас қағаздарынан тұратын істердің тақырыптары жалпылама көрсетіледі. Мəселен, «Жабдықтар жеткізу жөнінде акционерлік қоғамдармен жазысқан қатынас қағаздары». Егер қатынас қағаздары бір ғана корреспондент арқылы жүргізілген болса, ол тақырыпта нақты көрсетіледі. Істер номенклатурасын жасауда жиі орын алатын қателерге тоқталып өту лазым.

Ең негізгі талап – тұрақты сақталатын жəне уақытша сақталатын істерді өз алдарына жеке-жеке топтау. Бұл құжаттар құндылығына сараптама жасауды, сақтауға немесе жоюға іріктеуді едəуір жеңілдетеді. Істер номенклатурасын жобалау кезінде жылдық, тоқсандық жəне айлық жұмыс жоспарларын қамтитын істердің тақырыптарын өз алдарына жеке-жеке қарастыру керек. Оперативті есеп берулер жайы жылдық жұмыс жоспарының жағдайымен сəйкес. Бұйрықтарды бірнеше іс тақырыптарына бөлу керек: негізгі қызмет бойынша; іссапарлар бойынша; əкімшілік-шаруашылық мəселелері бойынша; жеке құрам бойынша. Өйткені бұлардың сақталу мерзімдері əртүрлі. Бұйрықтардың шығуына негіз болған баяндау хаттар, түсініктемелік хаттар, өтініштер мен өзге де құжаттар үшін жеке-жеке тақырыптар беру қажет. Іс тақырыптарын əзірлеп болған соң, енді оларды номенклатураға жүйелеп енгізуді бастаймыз. Дұрыс əзірленген схема тұрақты сақталатын жəне уақытша сақталатын істердің тізбелерін де дұрыс əзірлеуге көмектеседі. Егер ұйымда құрылым анық болмаса, істер құрылымдық бөлімшелер бойынша немесе қызмет бағыттары бойынша орналастырылады. Тақырыптарды тараулар ішіне орналастыру тəртібі құжаттардың маңыздылығына жəне олардың бірбірімен өзара байланыстылығына қарай реттеледі. Ең алдымен ұйымдық-өкімдік құжаттар: жарғылар немесе ұйым жəне оның құрылымдық бөлімшелері туралы құжаттар орналасады; мұнан соң жоғарыда тұрған мекеменің нормативтік-өкімдік құжаттары келеді; бұдан кейін – сол ұйымның өз бұйрықтары мен кеңесші органдар хаттамалары салынады. Өкімдік құжаттардың жобалары жəне оны əзірлеуге қатысты басқа да құжаттар, бұйрықтарға негіз болатын құжаттар тиісінше негізгі істерден кейін орналасады. Мұнан əрі жоспар бағытындағы құжаттар мынадай кезекпен орналасады: даму тұжырымдамасы; перспективалық (ұзақ жылдарға арналған); жылдық, тоқсандық жəне оперативті құжаттар. Осы схемаға сəйкес бұлардан кейін есеп беру құжаттары салынған істердің тақырыптары тұрады. Есеп беру құжаттарынан соң тақырыбында «құжаттар» деген термині бар, қызметтің əртүрлі мəселелерін қамтитын істер келеді. Сонан кейін ақпараттық-анықтамалық құжаттар: жоғарғы мекемелерге бағытталған анықтамалар мен ақпараттар; қызмет бабындағы қатынас қағаздары, ведомствоға қарасты ұйымдармен жəне өзге де ұйымдармен жазысқан қатынас хаттар салынған істердің тақырыптары қойылады. Соңында тіркеу-есепке алу формалары (журналдар, картотекалар) бір бөлім ретінде беріледі. Бухгалтерлік құжаттарды жүйелеу схемасы мұнан бұрынғы нөмірде берілгендіктен, оны қайталап жатпаймыз. Істер номенклатурасын жасаудың келесі кезеңі – құжаттардың сақталу мерзімдерін анықтау. Сақтау мерзімін анықтау ең маңызды жұмыс түрлерінің бірі. Құжат сақталуы мен сақтау мерзімі өткен құжаттарды жоюдың заңдылығы осы «анықтауға» тікелей байланысты.

Сақтау мерзімін анықтау үшін бірнеше нормативтік құжаттар қажет болады. Бұлар: Қазақстан Республикасы Мəдениет, ақпарат жəне спорт министрлігі 2005 жылы 18 шілдеде № 202 бұйрығымен бекіткен «Мемлекеттік +йымдар ызметі барысында т3зілетін т+рпатты +жаттарды саталу мерзімі к7рсетілген тізбесі», сондай-ақ, 2000 жылы қолданысқа енген «Мемлекеттік зады т+лғалар ызметі барысында т3зілетін жеке +рам бойынша +жаттарды саталу мерзімі к7рсетілген 3лгі тізбесі». Тұрпатты тізбелер бөлімдеріндегі құжаттар қызметтің функционалдық бағыттары бойынша логикалық өзара байланысына қарай орналасады. Кейбір жағдайларда Тізбе баптарында құжаттардың нақты түрлері аталмайды, бірақ бір мəселе бойынша сақталу мерзімі бірдей түрлі құжаттарды біріктіреді. Тұрпатты тізбеде құжаттың бір түріне əр түрлі сақтау мерзімдері белгіленген екі бағана бар. Бұл құжаттарын тұрақты сақтау үшін мемлекеттік мұрағаттарға тапсыратын жəне құжаттарын өздерінде сақтайтын ұйымдарға арналған. Істер номенклатурасын жасауда «Сараптау-тексеру комиссиясы», сондай-ақ «Қажеттілігі жойылғанша», «Жаңасымен ауыстырылғанша», «Ревизия аяқталған жағдайда ғана» деген белгілері бар істерге айрықша назар аудару қажет болады. «Сараптаутексеру комиссиясы» деген белгі бұл істе құнды құжаттар болуы мүмкін екендігінен хабар береді. Сондықтан оларды сақтауға тапсырарда немесе жоятын кезде соңғы шешім құжаттарды зерттеп барып жəне ұйымның сараптау комиссиясымен, қажет болған жағдайда жергілікті мұраған органының сараптау-тексеру комиссиясымен де келісе отырып қабылданады. «Қажеттілігі жойылғанша», «Жаңасымен ауыстырылғанша» белгілері құжаттардың практикалық мəні уақыт жағынан шектеулі екендігін білдіреді. Ескерту (4-бағана) түсініктеме береді жəне сақтау мерзімі мен орынын анықтайды. Мəселен, «Ревизия аяқталған жағдайда ғана» белгісі бұл талаптың міндетті түрде орындалу қажеттігін білдіреді; «Келісім-шарт мерзімі өткен соң», «Бекітілгеннен кейін» белгілері сақталу мерзімі осы көрсетілген жағдайлардан бастап есептелетінін білдіреді. Ресми тізбелер бойынша белгіленген сақтау мерзімін азайтуға жол берілмейді. Бірақ, жұмыстың өзіндік ерекшеліктеріне байланысты қажеттілікке орай сақтау мерзімін көбейтуге рұқсат етіледі. Іс қағаздарын жүргізу қызметінде сақтау мерзімдері ресми тізбелер арқылы белгіленбеген жаңа құжат түрлері пайда болған кездерде олардың сақталу мерзімдері туралы шешімді жоғарғы ұйымның сараптау комиссиясы немесе ұйымның өз сараптау комиссиясы қабылдайды. Бұл шешімді соңынан мұрағат органының сараптаутексеру комиссиясы бекітеді.

Осылайша ұйымның уəкілетті бөлімшесі істер номенклатурасын жасап, оған құрылымдық бөлімшелер басшыларының келісімін алады. Мұнан соң жоба ұйымның жəне жергілікті мұрағат органының сараптау комиссияларына қарауға жіберіледі. Ұйым басшысы бекіткеннен кейін істер номенклатурасы қолданысқа енеді. Ұйымның қызмет функиялары мен құрылымдары өзгерген жағдайда істер номенклатурасы қайта жасалып, қайта келісіледі. Жалпы істер номенклатурасы кем дегенде 5 жылда бір рет қайта жасалып тұруы керек. Жыл сайын қайта басылып, тиісті түзеттиісті түзетулер ендірілу арқылы бекітіліп отыруы тиіс.

5.7.2. Іс қағаздарын қалыптастыру

Іс қағаздарын қалыптастыру – бұл құжаттарды іс номенклатурасына сəйкес белгілі бір іске жатқызу жəне оның ішіндегі құжаттарды жүйелеу. Істерді қалыптастыру құжаттарды тіркеу орны бойынша орталықтандырып жүргізіледі (кеңседе немесе хатшыда) жəне мынадай талаптарға жауап беруі тиіс: 1. Іске тек орындалған (түпнұсқасы немесе расталған көшірмелері), стандарттардың талаптарына сəйкес ресімделген құжаттар ғана тігіледі. 2. Іске мынадай құжаттар: - іс тақырыбына сəйкес келмейтін; - тиісінше ресімделмеген (пысықтауға қайтарылады); - қайтаруға жататын, - бастапқы үлгісі; - құжаттардың көбейтілген көшірмелері (мысалы, көшіру аппаратында) тігілмейді. Іске бір құжаттамалық жылдағы құжаттар топтастырылады. Істің ішіндегі құжаттар белгілі бір тəртіппен орналастырылады. Құжаттарды орналастырудың негізгі принциптері мынадай: - мəселесі бойынша (құжатта қозғалатын мəселе бойынша), - хронологиялық (құжаттардың күні бойынша), - əліпби (авторлардың фамилиясы бойынша немесе корреспондент-мекемелердің атауының əліпбиі бойынша), - нөмірі (реттік нөмірі бар бір тектес құжаттар топтастырылады, мысалы: жүк құжаттары, түбіртектер жəне т.б.). Негізінен мəселе-қисынды принцип жиі қолданылады, құжаттар бір мəселені шешуге қатысты қисынды сабақтастықпен тігіледі. Құжаттарды орналастырудың мұндай жүйесі хронологиялық принципке сəйкес келеді. Тұрақты жəне уақытқа сақтау мерзімі бар құжаттар əр түрлі іске қалыптастырылады.

Іс 250 парақтан аспауы керек. Сондықтан, егер құжаттар көп болса, олар бірнеше томға қалыптастырылады, мұндайда істің мұқабасына томның нөмірі көрсетіледі. Істің мұқабасында мыналар ресімделеді: ● кəсіпорынның толық атауы; ● іс номенклатурасы бойынша іс индексі, егер іс бірнеше томнан тұрса, томның реттік нөмірі; ● іс номенклатурасына сəйкес істің атауы; ● құжаттамалық жыл; ● парақтар саны; ● сақтау мерзімі.

Тапсырма. "Іс номенклатурасы" тақырыбы бойынша: