Ит в профессиональной деятельности

3.5. Основы работы с документами в справочной правовой системе «Гарант»

Рассмотрим основы создания комментариев и закладок к документам, экспорта документов в Word и Excel, построения обзоров законодательства и работу со списками в СПС ГАРАНТ. Для получения необходимых навыков самостоятельно отработайте приведенные ниже примеры рациональной работы с найденными документами и задания.

3.5.1. Работа с документом

Управление структурой документа. Каждый документ, подключаемый к информационным ресурсам системы, проходит полный цикл юридической обработки, в результате которой работа с текстом документа становится удобней и эффективней.
Особенности управления структурой документа:
1. Разнообразное цветовое выделение элементов текста позволяет чётко проследить структуру документа: Основной текст; Названия и заголовки; Гипертекстовые ссылки, оглавление; Юридический комментарий и Собственный комментарий пользователя.
2. Оглавление отражает иерархию глав, пунктов, статей и других структурных единиц документа (вкладка Структура документа). Оно автоматически показывается при открытии документа. Курсор-указатель в оглавлении синхронизирован с видимой позицией в тексте документа.
3. Напротив каждого структурной единицы документа (раздел, глава, статья, пункт) на полях размещена пиктограмма , щёлкнув по которой пользователь откроет выпадающее меню со следующими операциями для данного фрагмента: Судебная практика к фрагменту; Комментарии к фрагменту; Корреспонденты к фрагменту; Установить закладку на фрагмент; Экспорт фрагмента в MS-Word и Печать фрагмента.
4. В системе реализована возможность построения списка похожих документов. Это материалы, по своему содержанию и тематике близкие к документу, который в настоящий момент открыт. Возможность построения похожих документов распространяется на документы, в отношении которых она наиболее востребована в работе – материалы судебной практики и консультации в виде «вопросов-ответов». Для этого необходимо выбрать вкладку Похожие документы и в дополнительном окне будет построен соответствующий список. Похожие документы сортируются по степени соответствия – критерию «схожести» с рассматриваемым документом, что существенно упрощает работу с фрагментом документа и анализом связанных с ним материалов.
5. Для управления структурой документа реализован контекстный фильтр, позволяющий быстро находить нужные пункты в оглавлении документа; размещённое в структуре оглавления документа можно распечатать и экспортировать в MS-Word; функция Свернуть все в структуре документа сворачивает оглавление до первого уровня вложений. Например, после сворачивания структуры Налогового кодекса РФ узел «Оглавление» останется распахнутым, а внутри него будут отображены свернутые пункты «Часть первая» и «Часть вторая». В структуре показываются перечни установленных в документе закладок, добавленных пользователем комментариев, а также таблиц, изображений и встроенных объектов. Эти списки вынесены в отдельные пункты оглавления.
6. Гиперссылки отражают явные и неявные юридические взаимосвязи между документами, позволяя ссылаться не только на начало адресуемого документа, но и на конкретный раздел внутри его текста. Возможны локальные переходы внутри текущего документа, а также переход по ссылке на целый список документов, имеющих отношение к рассматриваемому вопросу.
7. При наведении указателя мыши на гиперссылку всплывает подсказка, где сообщается вид ссылки и название документа-респондента, на который она указывает.
8. Юридические комментарии устанавливаются юристами компании при обработке документа и информируют об опечатках в официальной публикации, разночтениях в текстах различных источников, предупреждают о противоречиях положениям документов большей юридической силы, указывают на другие документы в системе.
9. В системе существует возможность добавлять в тексты документов собственные примечания произвольного содержания – комментарии пользователя. Введенный пользователем текст комментария можно найти посредством контекстного поиска в текущем документе или комментарии учитываются при выполнении операции Поиск контекста. Пользователь также может установить в своих комментариях свою гипертекстовую ссылку на сохраненный ранее документ.
10. Если документ имеет несколько редакций, то комментарии сохраняются в той редакции, в которой они были добавлены в документ. В других редакциях они не видны.
Комментарии в тексте документа – пишутся юристами СПС «ГАРАНТ» и разделяются на:
а) изменяющие – вносятся, когда в текст документа внесены изменения и дополнения;
б) информационные – вносятся, если о вопросе говорится в других документах;
в) выявляющие противоречия – вносятся, когда положения, содержащиеся в данном документе, противоречат документу, стоящему выше по юридической силе;
г) комментарии, выявляющие разночтения – в разных источниках документ может быть напечатан по-разному; комментарий выявляет это разночтение;
д) комментарии, выявляющие опечатки.

жүктеу/скачать 6,65 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: