Дәріс бойынша сұрақтар
1. Қолхатта қолхат беруші мен қолхат алушы туралы қандай мәліметтер көрсетілуі тиіс?
2. Қолхат неше дана етіп жасалады?
3. Қолхат кімде сақталады?
№29 Дәріс. Істерді өңдеу, сақтау
Іс қағаздарын жүргізу процесінің қорытындылану кезеңі орындалған құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау болып табылады. Пайдаланылатын құжаттарды ретке келтіру мен сақтаудың басты мақсаты – Қазақстан Республикасының ұлттық мұрағат қорын толықтыруға және оны анықтамалық жұмысында пайдалану үшін жағдай жасау.
Орындалған құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау мыналарды қамтиды:
● құжаттың ғылыми және тәжірибелік құндылығына сараптама жасау;
● істерді ресімдеу;
● тұрақты және ұзақ мерзімді сақталатын құжаттарды сипаттау;
● құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету.
Істерді өңдеп, даярлау:
Кез келген мекемеде мұрағатта саны үнемі көбейіп өсіп отыратын құжаттарды ретімен орналастыру маңызды болып табылады. қағаз құжаттар сақтауға берілер алдында сәйкес жағдайға келтіріп алу қажет, яғни даярлап алу керек.
Құжаттарды тізімдеу, айқын каталогтау, құжаттарды индекстеу-сараптамалық қызмет түрлері, осылардың барлығы сіздің мұрағатты кәсіби ұйымдастыруға мүмкіндік береді. Құжаттарды мұрағатқа даярлау кезеңдерін дұрыс бағдарлай алу үшін өз мұрағатыңызда, немесе кеңседен тыс құжаттарды сақтау қорын қолдана отырып, бірқатар әрекеттерді жүзеге асыра отырып, танысу ұсынылады:
Жеке құрам бойынша құжаттардың құндылығын сараптау;
Уақытша мерзімі бар құжаттарды алу;
Жеке құрам бойынша уақытша мерзімнің құжаттарын алу;
Жеке құрам бойынша әрбір бұйрықты ғылыми техникалық өңдеу;
Әрбір істі ішкі тізімдеу;
Әрбір істі түптеу;
Әрбір істің сырты мен түбін рәсімдеу;
Уақытша белгілері бойынша істерді үнемі және уақытша сақтау үшін тізімдеу.
Сақтауға берілетін құжаттардың тізімін міндетті түрде рәсімдеу керек. Бұл кезеңді жіберіп алсаңыз мұрағаттан құжатты іздеп табу сізге оңай соқпайды. Егер, құжат мұрағаты үлкен болса, заманауи кәсіби есеп жүйесі болмаса, онда құжаттарды табу қиынға соғады.
№29 Дәріс. Мұрағатқа немесе жоюға ісқағаздарын тапсыру
Достарыңызбен бөлісу: |
