Қызметтік құжаттарды, хаттарды жазарда есте болатын кейбір жағдайлар:
Қызметтік құжаттар бейтарап (нейтральный) қалыппен ресми түрде жазылуы керек. Қызметтік хат жазу барысында адресатты марапаттап, мадақтайтын, немесе намысына тиетін, дөрекі сөздерді қолданудан аулақ болған жөн.Адресаттың сізден қызмет дәрежесі төмен я жоғарылығына қарамастан “Тез арада орындаңыз”, “Кідіртпей жауабын я қорытындысын хабарлаңыз” “Қысқа мерзімде жауап беріңіз” деген сөздерді қолданбаған абзал. Оның орнына хаттың жауабын я мәселенің шешімін білгіңіз келетінін “Осы күнге дейін жауап беруіңізді сұраймын” деп белгілі бір күнді көрсетсеңіз немесе “Өз шешіміңізді хабарлауыңызды сұраймын” деген сөздерді қолдану арқылы білдіріңіз.
Өз өтініш, талаптарыңызды орынды көрсете білуге тырысыңыз. Көп эмоцияға бой ұрмаңыз. Фактілерді объективті түрде көрсетіңіз. Қызмет бабында ресми түрде шара қолдану түрін анықтау барысында адамгершілік танытуға тырысыңыз. Кез–келген мәселе бойынша шығарылатын қорытынды барынша нақты болуы керек.Егер қызметтік хатта ол мекеменің, не қызметкердің өтінішін немесе тапсырылған ісін орындау мүмкін емес екенін айтқыңыз келсе, хатты бірден “Ол мәселенің орындалуы не қабылдануы мүмкін емес” деген сөздерден бастамаңыз. Алдымен аталған мәселеге тоқталып, содан кейін өз шешіміңіздің себебін негізді етіп түсіндіріп, содан кейін барып бұл өтініштің немесе істің қазіргі жағдайда орындалуы мүмкін болмай тұрғанын айтыңыз. Қажет болған жағдайда, бұл мәселенің қайта қаралуы да мүмкін екенін айта кетуге болады.
Сіздің хатыңыз заңды, мазмұны айқын болуы керек. Бұл әсіресе қаржы, кадр құжаттары үшін міндетті.Қызметтік хаттар мүмкіндігінше сирек және қысқа жазылуы керек. Қағаз бен сөздің көптігі істі жылдамдатуға септігін тигізіе қоймайды.Хатыңыз көпшілікке түсінікті тілмен және ресми түрде жазылуы керек.Қызметтік құжаттың қай түрін жазсаңыз да, көп ойды аз сөзбен жеткізуге тырысыңыз.Іс қағазадарын жазарда, орныққан сөз тіркестері мен қалыптасқан терминдерді қолданыңыз.Бастауыш сөйлемнің басында баяндауыш соңында, анықтауыш анықталған сөздің алдында тұратынын да естен шығармаңыз.
Іс қағаздарын жазуда көнерген сөздер, архаизмдер, диалект сөздер, қазіргі қазақ тілінде ескіріп, айналымнан шыққан тіркестер қолданылмайды.Жазылған құжатты қайтара оқып шығып, сөйлемдегі басы артық сөздерді алып тастау керек.Сөйлемнің баяндауышы ашық райда (пайдаланылады, қаралады, қолдануда, жүріп жатыр, ескертілді) немесе бұйрық райда тұру керек (орындалсын, шешілсін, келісілсін, жеткізілсін, қаралсын т.б.)
