4. Телефонмен қысқа да нұсқа сөйлесіңіз. Франклин жүйесі Бенджамин Франклиннің жүйесі негізінде барлық үлкен тапсырмаларды ұсақ тапсырмаларға бөліп, ал сол ұсақ тапсырмаларды өз ішінен тағы бөліп тастау қажет. Визуалды түрде бұл көп сатылы пирамидаға ұқсайды. Пирамиданың алғаш қабаты — өмір құндылықтарын анықтау (жанұя, жұмыс, әлемді тану, ақша, билік). Екінші қабат — биік мақсаттарды құрастыру (көп балалы әке болу, компания басшысы немесе депутат болу). Үшінші қабат — бас жоспар жазу, яғни мақсатқа жету жолында басты сатыларды атап өту (үйлену, үй болу, шетелдік компанияда қызмет жасау). Төртіншісі — ұзақ мерзімді жоспар жасау (бірнеше жылға) және онда нақты мақсаттар мен нақты мерзімді көрсету (универститетке түсу және т.б.). Бесінші қабат — қысқа мерзімді (бірнеше аптадан бірнеше айға дейін). Алтыншы және соңғы қабат — қысқа мерзімнің ішінде бар мақсаттың біреуіне жетуге көмектесетін бүгінгі күнге жоспар құру. Эйзенхауэр принципі Бұл ереже барлық тапсырмаларды төрт топқа бөлуден құралған: 1) қауырт/маңызды — оларды өзіңіз және жедел орындауыңыз қажет; 2) қауырт/маңызыды емес — егер де бұл тапсырмаларды орындау үшін арнайы білім мен біліктілік қажет болмаса, оларды бағынышты қызметкерлеріңізге тапсырыңыз; 3) қауырт емес/маңызды — қауырт болып қалмайтындай, оларды өзіңіз шешіңіз; 4) қауырт емес/маңызды емес — олардан мүлдем бас тарту қажет.
Қорытынды Уақыт – ең маңызды ресурстардың бірі. Біз, әдетте, көп шаруаны өзімізге жүктеп алып, оның барлығын бір уақытта бітіруге тырысамыз. Басымдықтарды дұрыс қоймаймыз, маңызды және шұғыл шаруалардың орындалу уақытын кешіктіріп ала береміз. Осындай жағдайда өзіміз бен қарамағымыздағылардың жұмысын қалай тиімді ұйымдастыруға болады? Маңыздыны маңызсыздан бөліп ал Біз негізгі күшімізді маңызы аздау істерге бағыттап, ұсақ-түйек шаруаларды айналшықтап қаламыз. Мәселе – осында. Оның үстіне маңызды және келер күніміз үшін өте қажет шаруалар тізбегін анықтай қоймаймыз. Ортақ шаруа болса, бұл жағдайды басшылықпен, әріптестеріңізбен бірлесе отырып, бажайлап алуға әбден болады.Тағы бір себеп – белгілі бір тірлікті орындауға ынталандырудың жоқтығы, мақсатты, табыс пен нәтижені дұрыс түсінбеу. Қарапайым ғана бір мысал, компьютерде жедел теруді үйрену үшін үлкен қажыр-қайраттың қажеті де жоқ. Осы бір қарапайым шаруаға сәл көңіл бөлсеңіз, пернетақтадан әріп іздеп отыратын қаншама уақыт үнемделер еді. Уақытты тиімді басқарудың негізі менеджменттің қарапайым және ұғынықты қағидасы – жұмыс уақытын жоспарлаудан келіп шығады. Жоспарлаумен бәрі айналысады, алайда табысқа жететіндер білетін мынандай ережелер бар:
