Основы работы субд ms access Приложение Microsoft Access

Основы работы СУБД MS Access 

 

Приложение  Microsoft  Access  –  это  настольная  система  управления 

реляционными  базами  данных  (СУБД),  предназначенная  для  работы  на 

автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети 

под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows.  

К  основным  возможностям  СУБД  Microsoft  Access  можно  отнести 

следующие:  

1. 

Проектирование  базовых  объектов  –  двумерные  таблицы  с  полями 

разных типов данных. 

2. 

Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, 

каскадного обновления полей и каскадного удаления записей. 

3. 

Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из 

таблиц  с  использованием  различных  средств  контроля  информации, 

индексирования таблиц и аппарата алгебры логики. 

4. 

Создание,  модификация  и  использование  производных  объектов 

(запросов, форм и отчетов). 

Пользовательский интерфейс MS Access 2003 

После  загрузки  MS  Access  на  экране  появится  главное  окно,  в  котором 

размещается  окно  базы  данных.  При  первом  запуске  Access  в  главном  окне 

выводится  область  задач  в  режиме  «Приступая  к  работе»,  с  помощью  которой 

можно открыть существующие БД и «Создать файл».  

При  выборе  команды  «Создать  файл»  в  области  задач  изменится  режим  на 

«Создание файла». 

 

 

Рисунок 1 Окно создания новой базы данных в Microsoft Access 

 

При  выборе  команды  «Новая  база  данных»  откроется  окно  диалога  «Файл 

новой базы данных», в котором необходимо выбрать имя диска и директории для 

хранения  БД,  а  также  имя  БД  (тип  файла  устанавливается  по  умолчанию  «Базы 

данных  Microsoft  Office  Access»)  и  щелкнуть  на  кнопке  «Создать»,  будет 

сохранен файл с расширением .mdb. 

 

 

 

Рисунок 2 Главное окно базы данных в Microsoft Access 

 

Главное окно приложения Microsoft Access состоит из следующих областей: 



 

строка заголовка; 



 

строка меню; 



 

панель инструментов; 



 

окно базы данных; 



 

строка состояния 

В строке заголовка находится системное меню в виде пиктограммы, 

расположенной слева от названия главного окна: «Microsoft Access». 

Строка меню содержит группы команд объединенные по функциональному 

признаку: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Окно, Справка. Команды, 

содержащие в меню аналогичны командам в редакторах Word, Excel и в других 

приложениях Office. 

Панель инструментов. При запуске Access по умолчанию активизируется 

одна панель инструментов. На панели инструментов расположены наиболее часто 

используемые команды. Перед созданием БД необходимо ознакомиться с 

главным меню и панелью инструментов.  

  

Окно базы данных имеет: 



 

строку заголовка; 



 

панель  инструментов,  на  которой  расположены  следующие  кнопки: 

Открыть;  Конструктор;  Создать;  Удалить;  Крупные  значки;  Мелкие  значки; 

Список; Таблица;  



 

панель "Объекты": таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и 

модули 



 

область окна со списком возможных режимов создания новых объектов или 

просмотра и редактирования существующих объектов (в этой области также 

отображаются списки имеющихся в этой базе таблиц, форм, запросов и т.д.)  

Строка  состояния  находится  внизу  главного  окна  и  предназначена  для  вывода 

краткой информации о текущем режиме работы.  

 

Рассмотри более подробнее окно БД. В строке заголовка окна базы данных 

отображается ее имя. 

Команды панели инструментов окна БД: 



 

Открыть – открытие  выделенного объекта (таблицы, запроса, формы и т.д.) 

в режиме страницы; 



 

Конструктор - открытие  выделенного объекта в режиме конструктора; 



 

Создать – создание объекта базы данных; 



 

Удалить – удаление выделенного объекта; 



 

Крупные  значки;  Мелкие  значки;  Список;  Таблица  –  представление 

объектов базы данных в окне базы данных в соответствующем виде. 

Панель "Объекты": 



 

Таблица – двумерные таблицы, которые используется для хранения данных 

в реляционных базах данных. Данные хранятся в записях (строках), которые 

состоят  из  отдельных  полей  (столбцов).  Каждая  таблица  содержит 

информацию  о  сущностях  определенного  типа  (например,  студентах). 

Создаются  таблицы  с  помощью  Мастера  таблиц,  производится  путем 

выбора  типовой  таблицы  и  необходимых  полей  из  типовой  таблицы  или 

нескольких  таблиц.  Выбранные  имена  полей  можно  редактировать.  После 

ввода имени таблицы выбирается ключевое поле позволяющее осуществлять 

связи  между  таблицами  в  базе  данных.  При  создании  таблицы  в  режиме 

Конструктор выводится пустая структура таблицы. В которую необходимо 

ввести имена полей, указать типы данных в полях и задать размеры полей. В 

нижней части бланка структуры таблицы задаются свойства полей таблицы, 

позволяющие изменять способ хранения и отображения данных.  



 

Запрос  -  средство  для  отбора  данных,  удовлетворяющих  определенным 

условиям.  С  помощью  запросов  можно  выбрать  из  базы  данных  только 

необходимую информацию. Для разных действий создаются запросы разных 

типов. 

Запрос  –  выборка  –  предназначен  для  отбора  данных,  хранящихся  в 

таблицах, и не изменяющего эти данные. 

Запрос – изменение – используется для изменения или перемещения данных. 

Запрос  с  параметром  –  позволяет  определить  одно  или  несколько  условий 

отбора во время выполнения запроса. 

Ряд запросов строится с использованием мастеров: 

-  простой  запрос  –  позволяет  выбирать  поля  из  нескольких  таблиц  или 

запросов; 

-  перекрестный  запрос  –  вычисляет  сумму,  среднее  значение,  число 

элементов и значение других  статистических функций, группируя данные и 

выводя их в компактном виде; 

- повторяющиеся записи – выполняют поиск одинаковых записей, по какому 

– либо полю в таблице; 

-  записи  без  подчиненных  –  находят  все  записи,  не  имеющие 

соответствующих записей в другой (связанной) таблице. 



 

Форма  –  средство,  которое  позволяет  упростить  процесс  ввода  или 

изменения данных в таблицах БД, что обеспечивает ввод данных персоналом 

невысокой квалификации. В форме можно разместить элементы управления 

(счетчики,  списки,  переключатели,  флажки  и  т.  д.).  Существует  несколько 

режимов создания формы: Автоформа, Мастер форм, Конструктор форм.  



 

Отчет - средство, которое позволяет извлечь из базы нужную информацию и 

представить  ее  в  виде,  удобном  для  восприятия,  а  также  подготовить  для 

распечатки отчет, который оформлен соответствующим образом. 



 

Страницы  -  страницы  доступа  к  данным представляют  собой  специальную 

Web-страницу,  предназначенную  для  просмотра  и  работы  через  Интернет 

или интрасеть с данными, которые хранятся в базах данных Microsoft Access 

или БД MS SQL Server. 



 

Макрос  -  набор  макрокоманд,  создаваемый  пользователем  для 

автоматизации выполнения конкретных операций. 



 

Модуль - объект, содержащий программы на языке Visual Basic, 

применяемые в некоторых случаях для обработки данных.