Академиялық ұтқырлықты үйлестіру мақсатымен университетте және барлық факультет бойынша ECTS үйлестірушілері тағайындалады. Академиялық ұтқырлық, яғни ECTS үйлестірушісі - Халықаралық байланыстар бөлімі (ХББ) халықаралық академиялық ұтқырлықты қамтамасыз ету бөлімі ECTS механизмдері мен талаптарын ұстануды қамтамасыз етеді, сонымен қатар университет құрылымдық бөлімшелеріндегі үйлестірушілердің жұмысын бақылап отырады. Факультеттердегі академиялық ұтқырлық және ECTS үйлестірушілері Эдвайзерлер болып табылады. Университет және факультеттер бойынша ECTS үйлестірушілері білім алушылар мен профессор-оқытушы құрамын ECTS практикалық және оқу аспектілері мен академиялық ұтқырлық мәселелері жөнінде кеңес береді.
Қорқыт Ата атындағы ҚМУ-да халықаралық академиялық ұтқырлық бағдарламаларын университет аралық келісімдер, оқу жөніндегі үш жақты келісім-шарт және шетелдік оқу орнының шақыруы негізінде халықаралық академиялық ұтқырлықты қамтамасыз ету бөлімі қадағалап үйлестіреді. Сонымен серіктес ЖОО және оның білім бағдарламалары өз елінде аккредитациядан өтіп, Аккредитациядан өткен білім беру ұйымдары мен аккредитациядан өткен білім беру бағдарламаларының реестріне енгізілуі тиіс.
Ішкі академиялық ұтқырлықтың мониторингі мен үйлестірілуін Академиялық мәселелер жөніндегі департаментінің оқу үдерісін жоспарлау және академиялық ұтқырлық бөлімі университет аралық келісімдер, білім бағдарламалары мен оқу жоспарларын үйлестіру негізінде жүзеге асырады. Білім алушылардың сұранысы негізінде ҚР Білім және ғылым министрлігінің келісімімен бағдарлама координаторы өзге ЖОО-мен ынтамақтастық туралы келісімшартқа отыруды ұйымдастырады (сұраныстар бағдарламаның басталуынан үш ай бұрын қарастырылады).
Академиялық ұтқырлық бағдарламалары мен ECTS үйлестірушісі болып табылатын эдвайзерлер:
білім беру бағдарламаларына мониторинг жүргізіп, білім алушылардың академиялық ұтқырлығы бойынша серіктес ЖОО-лармен келісім шартқа отыруды ұйымдастырады;
шетелдік оқу орнынан жоспарланып отырған академиялық ұтқырлық мерзіміндегі пәндердің толық тізімі көрсетілген шақыру хатын алуды ұйымдастырады;
түлек шығарушы кафедра меңгерушісімен бірлесе отырып оқылатын пәндердің тізімін анықтап, білім алушылардың шетелдік ЖОО пәндеріне тіркелуі бойынша сұраныс құжатты рәсімдейді;
екі ЖОО және талапкер (білім алушы) арасында шетелдік оқу орнында оқу бойынша үш жақты келісім-шартты рәсімдейді;
академиялық ұтқырлық бағдарламалары бойынша оқу мүмкіндіктері туралы білім алушылар үшін ақпараттық-түсіндіру жұмыстарын кеңінен жүргізеді: айына кемінде бір рет (мысалы, әр айдың бірінші жұмасында) білім алушылармен кездесу ұйымдастырады;
академиялық ынтымақтастық туралы келісімдерге отырған серіктес (ел ішіндегі және шетелдік) университеттер арасынан ЖОО таңдау үшін білім алушыларға жан-жақты көмек көрсетеді;
грант негізінде жүзеге асырылатын академиялық ұтқырлық бағдарламаларына қатысу үшін талапкерлер арасында байқау өткізу арқылы іріктеу жұмысын ұйымдастырады;
Ақпараттық пакетті әзірлеп, оның білім беру бағдарламаларын сипаттауға қатысты бөлігіндегі пәндер каталогын мемлекеттік, ағылшын және орыс тілінде жасайды;
кафедра меңгерушілерімен бірге білім алушылар және шетелдік университеттің ресми өкілдерімен білім алушылардың үлгерімі, тұрмыс жағдайлары, жеке оқу жоспарының орындалуы және т.б. туралы хат жазысып тұрады;
факультет деканымен, кафедра меңгерушісімен бірігіп білім алушы шетелдік университетте игеріп әкелген кредиттерін есепке алады;
факультеттегі академиялық ұтқырлықты жүзеге асыру туралы әр ай сайын Академиялық мәселелер жөніндегі департаментке есеп береді.
Академиялық ұтқырлық бағдарламаларын сапалы түрде ұйымдастырып жүзеге асыру жауапкершілігі факультет деканына жүктеледі. Академиялық ұтқырлық бағдарламалары бойынша білім алушылар оқыған пәндер мазмұнының Қорқыт Ата атындағы ҚМУ-дың оқу бағдарламалары мен жеке оқу жоспарларына сәйкесітігі бойынша жауапкершілік кафедра меңгерушілеріне жүктеледі.
Академиялық ұтқырлықтың қаржыландыруы
республикалық бюджет қаражатынан;
Қорқыт Ата атындағы ҚМУ-дың бюджеттен тыс қаражатынан;
ұлттық компаниялар, әлеуметтік серіктестер, халықаралық қорлардың гранттарынан;
қабылдаушы жақтың қаражаты, халықаралық ұйымдар мен жеке қорлардың гранттарынан;
білім алушының жеке қаражатынан жүзеге асырыла алады.
Шетелдік университеттің ресми шақыру қағазы мен қабылдайтын университет қол қойған үш жақты келісім (ұзақ мерзімді академиялық ұтқырлық үшін) халықаралық академиялық ұтқырлықты жүзеге асырудың негізі болып табылады.
Қабылдаушы ЖОО-да оқылатын барлық пәндердің тізімі көрсетілген білім алушының жеке оқу жоспары үш жақты келісімнің міндетті қосымшасы болып табылады.
Академиялық ұтқырлық бағдарламалары бойынша шетелге шығатын білімалушылар жеке оқу жоспарында көрсетілген пәндерді оқуға міндетті, сондай-ақ, білім алушы қашықтықтан білім алу технологиялары (ҚБТ) арқылы пәндердің жартысын оқуға құқылы.
Білім алушылардың Қорқыт Ата атындағы ҚМУ-да ҚБТ арқылы меңгеретін кредит саны жеке оқу жоспарында бекітілген кредиттердің 50%-нан аспауы керек.
ҚБТ арқылы білім алу барысында қашықтықтан оқыту үдерісіне факультет эдвайзері және Үздіксіз білім беру және қашықтықтан оқыту факультеті жауапты болады.
ҚБТ арқылы білім беруді жүзеге асыратын профессор-оқутышы құрамы білім беру үдерісін оқу-әдістемелік материалдармен уақытылы және сапалы қамтамасыз етуге жауапты.
Білім алушылардың академиялық ұтқырлық бағдарламаларын жүзеге асыру барысын түлек шығарушы кафедраның меңгерушісі үнемі талдап, академиялық ұтқырлық бағдарлама бойынша іссапарға кеткен білім алушылардың жеке жоспарларының орындалуын бақылап отырады.
Академиялық ұтқырлық бағдарламасы бойынша шетелдік іссапарды рәсімдеуге байланысты әр тұлғаның өтінішін шетелге шығару комиссиясы жеке қарастырады.
Республикалық бюджет есебінен шетелге шығушыларды іріктеу байқауының негізгі көрсеткіштері:
Қорқыт Ата атындағы ҚМУ-да бір ақадемиялық кезеңді аяқтау, «А», «А-», «В+», «В», «В-» бағаларына сәйкес үлгерім;
шетел тілін еркін білу:
бакалавр және магистратура бағдарламасы бойынша оқитындарға – TOEFL сертификаты, алғашқы деңгейі кемінде 437 (жазбаша), 123 (СВТ), 41 (iBT) немесе IELTS сертификаты, алғашқы деңгейі кемінде 4, немесе қажет жағдайда басқа шетел тілін игергендігі жөнінде сәйкес серификат;
PhD докторантура бағдарламасы бойынша оқитындар үшін: TOEFL сертификаты, алғашқы деңгейі кемінде 477 (жазбаша), 153 (СВТ), 53 (iBT) немесе IELTS сертификаты, алғашқы деңгейі кемінде 5, немесе қажет жағдайда басқа шетел тілін игергендігі жөнінде сәйкес серификат;
оқуға үш жақты келісімнің болуы (ұзақ мерзімді академиялық ұтқырлық үшін).
Республикалық бюджет есебінен академиялық ұтқырлық бағдарламасы бойынша шетелге шығатын білім алушылар оқу, ғылыми немесе білім алу тағылымдама жоспарын міндетті түрде орындау және бюджеттік қаржыны мақсатқа сай пайдалану туралы екі жақты келісімшартқа отырады.
Оқу, ғылыми немесе білім алу тағылымдаманың бекітілген жоспардың орындалмауы, сондай-ақ бюджеттік қаражаттың тиісті игерілмеуі білім алушыны жауапқа тартуға және пайдаланылған бюджеттік қаражатты қайтаруға негіздеме болады.
Академиялық ұтқырлық бағдарламаларын бакалавриаттың 2-3 курсындағы білім алушылар үшін, оқу саласы және мерзіміне қарай магистратура мен докторантурада білім алушылар үшін жүзеге асыру орынды болып табылады.
Қабылдаған ЖОО ағылшын тілде толытырып берген шетелдік іссапар ережелеріне сәйкес бекітілген формадағы транскрипт білім алушының сыртқы ұзақ мерзімді ұтқырлық бағдарламасы бойынша оқығанын дәлелдейтін қорытынды құжат болып табылады. Сонымен қатар білім алушылар қабылдаған ЖОО-ның ағылшын тіліндегі түпнұсқалық транскриптімен бірге оның нотариус бекіткен мемлекеттік немесе орыс тіліндегі аудармасын міндетті түрде тапсыру керек.
Транскриптке оқу бағдарламасы туралы ақпарат (пән коды), пәннің аты, пәнді меңгеру мерзімі (жыл, семестр, триместр), оқу бағасы (ұлттық шкалада және ECTS шкаласы бойынша), тағайындалған ECTS кредиттер саны енгізіледі.
Мемлекеттік тапсырыс бойынша білім алушы шетелдік іссапарға/тағылымдамаға кеткен жағдайда, егер білім алушының іссапары жөніндегі бұйрықта басқа шарттар көрсетілмесе, оның шәкіртақысы іссапар/тағылымдаманың мерзіміне, бірақ төрт айдан артық емес уақытқа толық сақталады.
Кафедралар ПОҚ штаттық кестесін құру және педагогикалық жүктемені бөлу барысында шетелдерде академиялық ұтқырлық бағдарламасы бойынша оқуда жүрген білім алушылардың контингентін ескеру керек.
Академиялық ұтқырлық бағдарламасы бойынша шетелге шығу үшін және шетелдік іссапардан келгеннен кейінгі берген жалған құжаттар мен жарамсыз деректер үшін кафедра меңгерушісі, университететтің этика бойынша комиссиясының шешімімен факультет деканы және шетелге шығару комиссиясының шешімімен білім алушы жауапкершілікке тартылады.
Қажет болған жағдайда Халықаралық ынтымақтастық департаменті оқуға қабылдаған университеттен білім алушы жөніндегі мәліметтерді ауызша немесе жазба түрде сұратуға құқылы.