Реферат Тақырыбы: «Дербес компьютерде іс қағаздарын жүргізу»

Қазақстан Республикасы Қаржы министрлігі

«Ақмола қаржы-экономикалық колледжі» АҚ

Реферат

3СІ-206 тобының студенті

Астана – 2008 жыл.

Мазмұны:
І Кіріспе..........................................................................................................3
ІІ Негізгі бөлім
1.1. Іс-қағаздар туралы жалпы ақпарат....................................................7
1.2. Дербес компьютерде іс-қағаздар құжаттарын жасауға, өндеуге арналған бағдарламалар......................................................................................9

ІІІ Қорытынды.............................................................................................13

Егер құжатты жасау әдетте құрылымдық бөлімшелердің басшылары мен мамандарының функциялары болып табылса, онда оларды рәсімдеу, тәртіп бойынша, хатшыға немесе басқарманың құжаттық қызмет ету (БҚА) қызметіне тапсы-рылады.

Бүгінде компьютер құжаттарды жасаудың және сараптау-дың негізгі құралы б.т.

Қызметтік құжаттарды рәсімдеу стандарттармен тәртіпке келтірілген жасалу тәсіліне тәуелсіз.

Барлық қызметтік құжаттар белгіленген реквизиттерді пай-далана отырып стандарттық үлгілердегі қағазда рәсімделеді.

Құжатты компьютерде жасау және рәсімдеу осы құжат әзірленген базадағы нысанды шақыра отырып басталады. Бұл сіздің ұйымда әзірленген, бірегейленірілген құжаттың белгіленген нысаны, ұйымның бланкасы немесе таза парақ болуы мүмкін.

Өзімізге мәлім, біздің елімізде қызметтік құжаттар үшін СХҰ (Стандарттау жөніндегі халықаралық ұйым) қабылдаған, атап айтқанда А нысаны (қағаз парақтарының көлемі) пайдала-нылады. Жиі қолданылатыны А4 және А5 нысандары.

Шетелдерде қағаздардың – Letter (8 ½*11 in, яғни 21. 59*27.94 см) және Legal ( ½*14 in, яғни 21. 59*35.56 см) нысан-дары кең тараған. Компьютерлік бағдарламада, оның ішінде бейтараптандырылған бағдарламада (орыс тілінде) «үндемеу бойынша» қондырғы ретінде отандық стандарттарға сәйкес келмейтін қағаздардың нысаны, жиегінің көлемі жиі беріледі. MS Word-та жұмысқа кірісерде қағаздың – А4 210*297 мм көлемін аонату қажет.

Қағаз нысанын орнатқаннан кейін құжаттардың жиегін айқындау қажет. Құжаттар жиегінің мынадай көлемін белгілеу ұсынылады:

• 
  Сол жақ жиек – 35мм (3,5см)
  
• 
  Оң жақ – кем дегенде 10мм (1см)
  
• 
  Жоғарғы жақ – 20мм (2см)
  

А5 нысандағы құжаттар үшін (148x210мм) төменгі жиек әдетте кемі 15мм болып белгіленеді.

Бет параметрлерінің деректері құжаттардағы одан әрі жасалатын барлық жазбалар үшін бекітіледі.

MS Word үлгісіндегі мәтіндік редакторда жасалатын кез-келген жаңа құжат белгілі бір негізде – «шаблонда» орна-ластырылады. Шаблон үнемдеу бойынша құжаттарды рәсімдеу параметрлерінің кейбір жиынтықтарын қамтитын таза парақ болуы мүмкін.

Осы жерде және бұдан әрі қолданылатын «үнемдеу бойынша» термині көрсетілген параметрлер, егер пайдаланушы өзге параметрлерді тікелей тапсырмаса, жаңадан жасалатын барлық құжаттарда пайдаланылады.

Шаблондар сондай-ақ стандартты мәтінге, графикке, ерекше безендіруге және жалпы құжаттарда жиі кездесетін-дердің барлығына ие болуы мүмкін. Басқару жағдайларын қайталанды көрсететін шаблондардың жиынтығы құжаттарды әзірлеуге, оларды рәсімдеуге, бірегейлендіруге деген уақытты айтарлықтай қысқартуға, демек – құжаттарды қабылдауды жеңілдетуге мүмкіндік береді.

Ұйымдардың басым құжаттары, оның ішінде барлық шығыс құжаттары бланкада рәсімделеді. Сондықтан, шаблондарды жасауды ұйым бланкаларын жасай отырып бастыған орынды.

Қолданылып жүрген ГОСТ-қа сай бланк – бұл «онда құжаттың тұрақты ақпараты және ауыстыру үшін бөлінген орны көрсетілген қағаздың стандартты парағы». Әдетте бланк деген ұғым мекеме атауы – құжат авторлары көрсетілген

қағаздың таза парағын білдіреді. Қызметтік құжаттардың авторы – ұйымдар, құрылымдық бөлімшелер, лауазымдық тұлғалар болуы мүмкін.

Мекемелер, ұйымдар және фирмалар көп жағдайларда бланкаларда өздерінің эмблемаларын орналастырады. Егер ұйым эмблемасының графикалық файл түріндегі эталондық кескіні бар болса, ол эмблеманы бланкащда орналастыру үшін пайдаланылады. Болмаған жағдайда, эмблема сканерлен-діріледі, алынған кескін таңдалған орынға орналастырылады. Егер эмблема құжаттың жоғары жиегіне орналастырылса, ол бірінші беттің колонтитулына орналатырылады.

Принтерде бланканың кескінімен бірге басылған стандартты құжаттың қолдан жасаудан қорғалмағандығын есте ұстау керек. Мөр бедерінің бар болуы, сондай-ақ, стандартты офистік құралдарымен оңай жасалатындықтан, құжат түп-нұсақасына кепіл бола алмайды. Сондықтан, біршама маңызды құжаттар үшін эмблемелары бар, баспаханалық тәсілмен орындалған, бедерлендірілген, су таңбалары бар, көп түсті басылыммен бастырылған бланкалар пайдаланылады. Тәртіп бойынша мұндай бланкалар баспаханалық тәсілмен нөмір-ленеді. Біршама ең жауапты жағдайлар үшін құжат бланкасының кескіні құжатпен бірге басылуы және құжат шаблонына енгізілуі мүмкін. Қазіргі уақытта офистерде пайдаланатын стандартты лазерлік принтер (600dpi рұқсаты) ұйымның эмблемасы сияқты графикалық элементтерді қам-титын бланкаларды кескіндеу үшін айтарлықтай жақсы сапа береді.

Тіркеу нөмірі Lotus Notes DOS Open құжатты бастапқы сақтау кезінде автоматты түрде толтырылатын «тіркеу нөмірі» жиегі құжат шаблоныгның тиісті орнына орналастырылуы мүмкін.

Құжаттарды және іс жүргізудің тіркеудің көптеген авто-маттандырылған жүйелері ұйымдардың хат-хабарлары туралы деректер базасын өзіне қамтиды, мұндай жағдайда адресті енгізуді жеделдету және оны жазуда қатеге жол бермеу үшін «Адресат» реквизиті тиісті деректердің базаларын пайдалану арқылы толтырылады. Деректер базасында бір ұйымның бірнеше атауының пайда болуын болдырмау үшін деректер базасын кезең-кезеңде тексеріп отыруы және хат-хабарлар тізіміне толықтырулар енгізуге құқығы бар адамдардың тізімін шектеу ұсынылады. Әдетте бұл іспен кіріс хат-хабарларын тіркеуге жауапты және деректер базасын ұйымдастырудың принциптері туралы хабардар адам айналысады. Әсіресе, құжаттарды жаппай басып шығару (немесе факс/электрондық почтамеен автоматты түрде жіберу) кезінде адрес иесі туралы деректерді пайдалану тиімді, ал қажет болған жағдайларда – Құрметті, Қуанышбек Жақыпұлы! немесе Құрметті, Айман Әмірзалиқызы! деген қаратпа сөздер қосылады. Жаппай жіберуді құру MS Word Сервис менюінде Слияние командасы пайдаланылады. Әзірлік барысында көптеген құжаттар барлық мүдделі тараптармен келісуге жатады. Бұл – құжаттардың қолданып жүрген заңдарға және нормативтік актілерге сәйкестігін тексеру үшін жасалады, шын мәнінде жобаны бағалау болып табылады.

Жергілікті желілермен жарақталған қазіргі офистердің негізгі басымдықтарының бірі – құжаттарды келісуді жедел-дету және жеңілдету б.т. Ол құжаттың дәйекті бағытын белгілеу не белгіленген келісім тізбесіне сәйкес оны бір мезгілде барлық мүдделі адамдарға жіберу арқылы жүргізіледі. Егер дәйекті түрде жіберу белгіленсе, онда одан кейінгі әрбір рецензент оған дейін құжатты қараған қызметкердің ескерт-песін көреді. Түзетудің бір қызметкермен аяқталуы, келісуге берілген тізімде көрсетілген басқа қызметкерге құжатты автоматты түрде берумен жалғасады. Құжатқа түзетулер, қосымшалар және қысқартулар енгізу бастапқы мәтінді жоюға әкеліп соқпайды. Құжатта кім қандай тіркеу енгізгені тіркеледі. Әр қызметкердің енгізген түзетуі әр түспен белгіленеді. Құжатты барлық мүдделіадамдар қарағаннан кейін ол процеске енгізген атқарушыға автоматты түрде қайтарылады.

ІІ Негізгі бөлім
1.1. Іс-қағаздар туралы жалпы ақпарат
Қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретінде қызмет етуінің алғы шарттарының бірі - оның қоғамдық өмірдің әр алуан саласында қызмет етуі және соған орай іс қағаздарының қазақша жүргізілуі. Іс қағаздарының, ресми құжаттардың тілі бір жүйеге түспей, стильдік жағынан қалыптаспай, мемлекеттік ресми құжаттардың барлығы алдымен қазақ тілінде жүргізілмей қазақ тілінің қолданыс аясы, қызмет қарымы өрісін кеңейте алмайды.

Іс қағаздары қоғам өмірінде үлкен қызмет атқарады. Іс қағаздарының саяси, тарихи, құқықтық, экономикалық маңызы өте зор. Мемлекет, республика, қала кәсіпорын, ұйым мекеме тарихын жазғанда іс қағаздары ақпараттың табылмас қайнар көзі бола алады. Құжаттар фактілерді, оқиғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдейтін айғақ қызметін де атқарады.

Іс қағаздар-басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған түрлі шешімдер, басқару істері, атқарған қызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіру, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей байланысты. Іс қағаздарын жүргізу-басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады. Мекемелер арасындағы ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады. Үкіметтің басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі. Іс қағаздарын жүргізу-мекеме жұмысының нақты құжаттармен, деректермен реттелген, дәйектелген жүйесі.

Іс қағаздарын қазақша жүргізу-пән ретінде жоғары және орта дәрежелі арнаулы оқу орындарында оқытыла бастады. Бұл пәннің міндеті:

• 
  Іс қағаздарын қазақша жүргізудің мемлекеттік құндылығын, әлеуметтік маңыздылығын, оның қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретінде қызмет етуінің алғы шарттарының бірі екендігін ұғындыру.
  
• 
  Іс қағаздарын жүргізудің дербес ғылым екендігін таныту.
  
• 
  Іс қағаздарын жүргізудің тарих, саясаттану, архив ісі, тіл білімі, педагогика сияқты ғылым салаларымен байланысын көрсету.
  
• 
  Мемлекетіміздің арқа сүйер болашақ мамандық иелерін іс қағаздарын толтырудың мемлекеттік стандарттары мен толтыру әдістері, жазылу стилі, қызметі, мақсаты сияқты білім негіздерімен қаруландырып, қазақ тілінің қоғам дамуындағы рөлінің күшеюіне олардың өз септігін тигізуін қамтамасыз ету.
  
• 
  Іс қағаздарының түрлері, оларға қойылатын талаптар, олардың безендірілуі, лексикасы сияқты ерекшеліктерімен таныстыру.
  

Бұрында қазақтар саны басым алыс аудандарда ғана іс қағаздары қазақша жүргізіліп келгені мәлім. Қазіргі таңда республикада мемлекеттік органдар іс қағаздарын мемлекеттік тілде жүргізуге бет бұрды. Бұл әрине әр мекемеде әр түрлі дәрежеде атқарылып жатқан іс. Бұл істің оп-оңай орындалып, бір күнде қалыптаса қалмайтыны белгілі. Осыған байланысты мәселелер де жетерлік. Оның бірі-мемлекеттік қызметшілердің ана тілінде еркін сөйлеп, жаза алмайтыны. Ал орыс тілді кез-келген маман орыс тіліндегі ресми құжатты еркін жазып шығады. Бұның себебі, біріншіден, тілді жетік меңгергендігі болса, екіншіден орыс тілінде іс қағаздары ғасырлар бойы уақыт тезінен өтіп әбден қалыптасқан, қай салада да дайын, мәтіндері стандартқа айналған. Оларда бұл дәстүрлі мектеп. Біз қазақ тіліндегі іс қағаздарын да осындай дәрежеде көтеруіміз керек. Екінше мәселе-қазақ тілінде іс қағаздарын жүргізуге байланысты оқулықтар, оқу құралдары, сөздіктер, іс қағаздарының үлгілері өте аз, жоққа тән десе де болады. Үшінші мәселе-жоғары оқу орындарында да, арнаулы оқу орындарында да іс қағаздарын қазақша жүргізуге байланысты пән, арнаулы курс оқу бағдарламасына еңгізілмеген, сондықтан оқу орнын аяқтаған маман өндіріске я мемлекеттік органға іс қағаздарын қазақша жүргізуге еш дайындықсыз келеді. Осыған орай жоғары және арнаулы оқу орындарына оқулық ретінде ұсынылып отырған бұл еңбекте іс қағаздарын қалай дайындау керек, оның қандай стандарттары бар, жазылу стилінде нені басшылыққы алу керек деген мәселелер сөз болды.

Құжат-латын тілінде, «куәлік», «дәлелдеу тәсілі» деген мағына береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар:

1. 
   қандайда бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты (мысалы, жол жүруге деген) растайтын іс қағаз;
   
2. 
   жеке басты ресми түрде куәландыратын құжат (төлқұжат);
   
3. 
   бір нәрсе туралы жазбаша куәлік (мысалы, ескі грамоталар);
   

Сондықтан құжаттар тікелей қатынас жасаумен тиімді ұштастырыла жүргізілсе, техникалық жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға жұмсалса, онда олар іс-әрекетін табысты болуына жағдай жасайды. Іс жүргізу құжаттары сонымен қатар хабар-мәліметтің қайнар көзі және таратушысы, заң арқылы қорғалатын істі белгілеудің тәсілі де болып табылады. Басқарудың құралы ретінде құжаттар жоспарлауда, қаржыландыруда, несие беруде, бухгалтерлік есептеу мен есеп беруде, оперативті басқаруда, ұйымның қызметін кадрлық жағынан қамтамасыз етуде т.б қолданылады. Құжаттарда мемлекеттік құрылым белгіленеді, олар мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар және азаматтар арасындағы, заңды және жеке тұлғалар арасындағы қатынастар үшін қызмет етеді. Материалданған (құжат түріндегі) заңды күші бар мәліметтер төрелік сотта бизнес бойынша әріптестерімен шаруашылық дауларын немесе халықтық сотта еңбек тартыстарын шешуде қандай да бір фактінің негізгі дәлелі ретінде қызмет етеді.

Кәсіпорынның не ұйымның құжаттары белгілі бір мәдени-тарихи құндылыққа ие, мемлекеттің архив қорының бөлігі болып табылады, сондықтан олар мемлекеттік архивтерге тапсырылуы тиіс.

Құжат толтырудың біртұтас ережесі Қазақстан Республикасы мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің архивтер мен құжаттарды басқару комитеті белгіліейді. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы 30 маусымда ҚР Министрлер Кабинеті бекіткен «Қазақстан Республикасында барлық ұйымдық-құқықтық нысандардағы кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды басқару және құжат жүргізудің негізгі ережелері» деп аталатын №562 қаулысы болып табылады. «Ережелерде» құжаттарды толтырудың және құжат айналымнан басқарудың нормалары айқындалған.

1.2. Дербес компьютерде іс-қағаздар құжаттарын жасауға, өндеуге арналған бағдарламалар
Дербес компьтерде құжаттарды жасау, өндеу үшін бірнеше бағдарламалар құрылған:

• 
  Microsoft Office Word
  
• 
  Microsoft Office Excell
  
• 
  Microsoft Office Publisher
  

MS WORD - мәтіндік құжаттарды дайындауға, түзетуге және қағазға басып шығаруға арналған Windows жүйесінің қосымша программасы.Ол-мәтіндік және графикалық информацияларды өңдеу барсында жүзден аса операциялды орындай алатын ең кең тараған мәтін редакторының бірі.

Бұл бағдарламады жұмыс жасаудың даму қарқыны келесідей дамиды:

1. 
   Пуск – Программы - Microsoft Office - Microsoft Office Word, жұмыс үстелінде контексттік менюді шақырып Создать - Microsoft Office Word, ашылған бума ішінде Файл – Создать - Microsoft Office Word командаларын орындап жаңадан мәтіндік редакторды жүктейміз де керек мәтінді тереміз.
   
2. 
   Іс-қағаздарды қазақ тілінде теру үшін біз мәтәндәк редактордың, яғни Microsoft Office Word бағдарламасының тілін аустыру қажет. Ол үшін Пуск- Панель управления – Язык и региональные стандарты командасын орындап «Языки» вкладкасын ашып «подробнее» батырмасын шертеміз де «добавить» командасын беріп қазақ тілін тілдер мәзіріне қосып алмыз да, оны есептер тақтасында «тілдер панелінде» қазақ тілін таңдап аламыз.
   
3. 
   Теріліп алынған мәтінді тексеріп шығарып оны басып шығарамыз. Ол үшін келесі команданы орындау қажет Файл – Печать және «ОК» батырмасын шерту немесе стандарттық панелінде «печать» батырмасын шерту арқылы қағаз беіне түсіреміз.
   
4. 
   Содан соң бұл құжаттың алдағы уақыттың керек-керек еместігіне қарай оны сақтаймыз. Файл – Сохранить как... командасы сол құжатты қандай атпен және қай жерде сақтау керектігін қамтамасыз етеді немесе стандарттық панельде «сохранить батырмасын шертеміз.
   
5. 
   Мәтіндік редактордын шығамын Оң жақ үстінжегі «х» батырмасын шертеміз немесе Файл – Выход командасын орындаймыз.
   

Құжат даярлау үшін дербес компьютердегі тағы бір редактордың бірі Microsoft Office Excell кестелік редакторы қолданылады. Microsoft Excel - бұл құжаттарды тез арада таблица түрінде дайындауға арналған программа.

Ол математикалық амалдарды, күрделі есептеулерді жеңілдету үшін қолданылады. Осы кестедегі мәліметтер негізінде әртүрлі диаграммалар тұрғызып, мәліметтер базасын даярлауға болады.

EXCEL программасын іске қосу үшін «Пуск» менюінің «программы» тобынан «Microsoft Excel» таңдаңыз. Excel терезесі ашылады. Excel:

3- Форматтау аспаптар тақтасы

Excelде құжатымызды сақтау, жаңа құжат ашу, қағазға басып шығару, қате тексеру т.б операциялар үшін стандартная аспаптар тақтасы, ал құжатымызды өндеуге және көрнекті қылдырып көрсету үшін форматирование аспаптар тақтасы қолданылады немесе меню командалары қолданылады.

4- Формула жолында біріншісі- төртбұрышты көрсеткіш тұрған ұяшықтың адресін көрсетеді. = белгісі бар жол формула жолы деп аталады да көрсеткіш тұрған ұяшықтағы текст, формула, яғни ұяшықтағы т.б мәндерді көрсетеді. Егер ұяшықтағы текст қате жазылса, тышқанмен осы жолға түртіп, қате жөндеуге болады.

Одан төмен Excel жұмыс парағы орналасқан. Жұмыс парағының төменгі жағында Excel жұмыс режимінің көрсеткіші орналасқан. Excel мәлімет енгізуді күтетін сәтте, ол Дайын режимінде болып, режим индикаторы Готов сөзін көрсетеді.

Құжаттар даярлауға Microsoft Office Publisher бағдарламасы біршама көмегін тигізетіні мәлім. Бұл редактор арқасында түрлі сипаттағы құжаттар жасауға болдады. Оның ішінде шығыс туралы есеп, факстік баяндамалар, инвентарлық ведомосттер, буклеттер, бұйрықтар, қаулылар және т.б. іс-қағаздары кіргізілген. Ең алдымен құжаттар даярламас бұрын Правка – Личные данные командасын орындап өзіңіз және жұмыс істейтін мекеме туралы толық ақпаратты енгізгеніңіз дұрыс. Ол сіз таңдаған құжаттың қаңқасы дұрыс құрылуына әсерін тигізеді. Содан соң алдыңызда тұрған құжат нысанын көрсетілген мәлімет негізінде толтыру қажет. Бұл бағдарламаны жүктеу , өндеу, жою, жабу Microsoft Office бағдарламасының барлығына тән жолмен жүзеге асырылады.

Іс жүргізудің автоматтандырылған жүйелерінде, бағыт-тандыру модульдерінде құжаттардың әр түрлі және түрлілігі үшін келісушілердің алдын-ала жасалған тізіміне сәйкес бұл процесс автоматты түрде жүзеге асырылады. Мысалы: келісім-шарт автоматты түрде бухгалтерияға, заңгерге және келісім-шарт үлгісіне тәуелді – басқа мүдделі бөлімшелерге түседі.

Автоматты жүйе құжаттың өтуіне бақылауды, егер құжат қайсы бір бөлімшеде бөгеліп қалған жағдайда ескертуді жүзеге асырады. Белгілі бір құжатқа рұқсат беретін тұлғалардың тізімін басшы бекітуі тиіс. Бұл тек құжатты жасауды жеделдетіп қана қоймайды, қателерді болдырмауға мүмкіндік береді.

Басқару қызметінде орын алған стандартты емес жағдайды көрсететін жеке мәтінде құжатты жасауды талап ететін жағдайлар кездеседі. Компьютер мұндай құжатты жасау кезінде дн көмектеседі.

Құжатты әзірлеудің бірінші кезеңі – мұндай үлгілердегі мәселелерді шешудің тәртібін айқындайтын нормативтік-әдістемелік құжаттардың заңдық базаларын зерттеу екені мәлім. Құжаттарды әзірлеудің бұл кезеңі заңдық базаларының күрделілігіне, оңай қол жеткізбейтіндігіне және заң шығару материалдарын іздеу жұмыстары бойынша көп еңбектенуді қажет ететін жұмыстарды жүргізу қажеттілігіне байланысты жиі назардан қалып отырды. Қазіргі уақытта жан-жақты заң шығару және нормативтік-әдістемелік құжаттарды қамтитын көптеген заң және құқықтық деректер банктерінің бар болуы құжаттардың әзірлену сапасын айтарлықтай арттыруға мүмкіндік береді.

Құжатты жасауға әзірлеудің екінші кезеңі – осы мәселе бойынша мұның алдындағы құжаттарды, осыған ұқсас мәселелер бойынша құжаттар мен шешімдерді зерттеу б.т. Құжаттарды іріктеу проблемасы көп жағдайда әзірленіп жатқан құжаттың дұрыстығын, қарама-қайшы еместігін және толықтығын айқындайды. Тіркеудің кәртішкелік жүйесі кезінде құжаттарды тақырыптық іріктеу пәндік-тақырыптық кәртішкелермен шектелетін және жұмсалған айтарлықтай еңбек толық қайтарымын бермейтін. Тек тіркеудің компьютерлендірілген жүйесі ғана құжаттар мен автоматтандырылған іздеу арасында байланыс орнату арқылы тапсырылған мәселе бойынша барлық қажетті құжаттарды іс жүзінде табуға, ал құжаттардың мәтіндерін толық сақтау жүйесі кезінде – барлық қажетті ақпаратты экранға бірден шығаруға мүмкіндік береді.

Құжатты әзірлеудің үшінші кезеңі – нақтылы ситуациялар бойынша деректер жинау б.т. Бұл кезеңде деректердің алынған базаларымен қатар ұйымда, мекемеде және фирмада әзірленген деректер базалары пайдалануы мүмкін.

Құжат қарапайым мәтін түрінде ұсынылуы мүмкін:

Таблица ақпараттардың көрнекілігі мен қолайлылығы үшін жақсы нысан б.т. Үлкен энциклопедиялық сөздікке сай таблица (польск. tablica, лат. tabula – тақта, тізім) – белгілі бір жүйеге келтірілген мәліметтердің тізбесін, сандық деректерді; мәлі-метті, тізімдемені білдіреді. Мәтіндік сипаттағы ақпарат-тардағы таблицалар тікелей MS Word-та тиісті бағдарламамен байланыстырыла сақтала отырып көшіріледі, ол құжатқа енгізілген деректерді жаңартуға және редакциялауға мүмкіндік береді. Таблицаның түрлі-түсті безендірілуін қабылдауды жеңілдетеді.

Диаграмма (грек. diagramma – бейнелеу, сурет, сызба ) – көлемнің ара-қатынасын көлнекілілікпен көрсетіп бейнелеу. Диаграмманың кең тараған нұсқасы гистограмма (грек. histos, бұл жерде – бағана және ...грамма), яғни бағаналы диаграмма. Гистограмма аралас тік бұрыштардың жиынтығын білдіреді. Диаграмманы сандық көрсеткіштері бар таблицалардың негізінде оңай жасауға болады. Таблица тікелей MS Word-да жасалуы мүмкін, егер көрсеткіштерді өзгерту, таблицалардың мәнін есептеу және деректерді қайта есептеу қажет болса MS Excel пайдаланылады. Қажетіне орай ондаған нұсқалардың ішінен диаграммалардың кез-келген қолайлы түрін таңдап алуға болады.

Диаграмма, таблицалар, суреттер және басқа да элементтер

автоматты түрде нөмірленуі мүмкін. Бұл жаңа элемент қосылған кезде нөмірлеудің автоматты түрде өзгеруін және тиісті таблицалар мен диаграммаларға жасалған сілтемелерді құжаттың мәтініне енгізуді жүзеге асыруға мүмкіндік береді.

Мәтіндік редакторлар жазу машинкаларына қарағанда мәтінді рәсімдеу үшін айтарлықтай мол мүмкіндік береді. Атап айтқанда: тақырыпшаларды жазуға, абзацтық шегерімдерді жасауға, мәтін жолдары арасындағы ұлғайтылған кеңістік-терді жоюға, жуан қаріптермен, курсивпен боліп, мәтінді жәй және қосарланған сызықтармен сызып көрсетуге, қаріптің көлемі мен үлгісін өзгертуге, мәтіннің сыртқы үлгісін жақсартуға және мазмұнын қабылдауды жеңілдетуге мүмкіндік береді. Алайда, бір құжатта түрлі гарнитуралардағы қаріптердің көп санын пайдалану орынсыз деп саналады, ол құжатты оқуды қиындатады.

Бір компьютерден екінші компьютерге берілетін құжаттар ұйымның барлық компьютерлерінде бірдей болып көрінуі үшін біркелкі орыс қаріптері орнатылған. Маңызды сәттері бөліп көрсету үшін мәтінде түрлі-түсті безендіруді пайдалануға болады.

Мәтінді әзірлеу кезінде синонимдер, антонимдер, түсіндірме сөздіктер, ал мәтіндерді шетел тілдерінде даярлаған кезде – ағылшын-орыс, орыс-ағылшын немесе тиісінше неміс, франсуз тілдеріндегі сөздіктерді пайдалануға болады. Олар таңдалған сөзді сөздіктің тиісті бабында сол сәтте қарауға мүмкіндік береді.

Осылайша компьютер ең күрделі деген құжаттың өзін тез әрі сауатты жасауға және оны әсем безендіруге мүмкіндік береді.