Сборник нормативных и инструктивных документов для использования в работе профсоюзных органов Астана-2015

1.8. Требования к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

а) поступающие документы (входящая документация);

б) отправляемые документы (исходящая документация);

в) внутренние документы.

2.2. В профсоюзных организациях получение и отправка документов осуществляются средствами почтовой и электронной связи.

2.3. В организациях Профсоюза устанавливается следующий порядок работы с входящей документацией:

2.3.1. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления.

2.3.2. Поступающие в профсоюзную организацию документы регистрируются в журнале регистрации входящей документации и рассматриваются председателем организации или его заместителем.

Журнал регистрации входящей документации ведется по установленной форме (Приложение 1).

2.3.3. На всех поступивших в профсоюзную организацию документах в правом нижнем углу первого листа проставляются дата поступления и регистрационный номер по журналу регистрации входящих документов.

2.3.4. Нумерация поступающих документов ведется в пределах календарного года, начиная с первого номера.

2.3.6. Письменные и устные обращения физических и юридических лиц регистрируются отдельно от других поступающих документов.

2.3.7. За своевременное рассмотрение документов, поступивших в профсоюзную организацию, отвечает председатель организации профсоюза либо его заместитель (при наличии), на которого возложена обязанность по контролю за делопроизводством.

2.3.8. Началом срока рассмотрения поступившего документа считается день его регистрации.

- не более 10 календарных дней – для документов вышестоящих профсоюзных органов и иных организаций, если иной срок не установлен самим документом или соответствующим постановлением вышестоящего профоргана;

- не более 30 календарных дней – для документов, требующих изучения и проверки, подготовки справок и обоснований, а также рассмотрения и обсуждения их на собрании или заседании соответствующего выборного профсоюзного органа;

2.3.10.Поступивший документ считается рассмотренным после направления ответа в вышестоящий профсоюзный орган или иную организацию.

2.3.11. Ежегодно на заседании коллегиального выборного профсоюзного органа рассматривается информация по работе с документами, поступившими на рассмотрение в организацию профсоюза.

2.4. В организациях Профсоюза устанавливается следующий порядок работы с исходящей документацией:

2.4.1. Отправляемые документы, подписанные председателем (заместителем председателя) организации профсоюза, регистрируются в журнале регистрации исходящей документации (Приложение 2).

2.4.2.Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения), либо в следующий рабочий день.

2.4.3. Копия отправляемого документа заверяется соответствующей отметкой об исполнении, подписью лица, ответственного за отправку исходящей документации и хранится вместе с поступившим документом, на который давался ответ.

2.5. Регистрационный номер документа и дата регистрации указываются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле профсоюзной организации.

2.6. Ответы на обращения имеют тот же регистрационный номер, который был присвоен заявлению при поступлении.