ПӘН БОЙЫНША ТАПСЫРМАЛАРДЫ ОРЫНДАУ ЖӘНЕ ТАПСЫРУ КЕСТЕСІ

Пән: «Құжаттану». Кредит саны: 3

«Құжат» түсінігі құжаттау жүйесінің түсінігінде орталық, негіздік болып табылады. Ол қоғамдық құжаттың мәліметтердің құрылымында жинақтауда аналитикалық, синтетикалық өңдеуде, сақтауда, іздеуде, таратуда және қолдануда практикалық негізде (объект ретінде қызмет ететін) пайда болатын нәрселердің белгілерін айқындайды. Бұл түсінік қоғамдық орындардың барлық жүйесінде кеңінен қолданылады. Құжат статусы берілген объектілер спецификасына (түріне) сәйкес, білім жүйесінің әрбір бөлімінде бір немесе бірнеше тұжырымдары кездеседі. Ғылыми пәндерде, яғни информатикада кітапхана негізінде, библиографияда, архив және музей кіріспелерінде, сонымен қатар арнайы негіздеуде яғни кітапханалық, музейлік, архивтік жұмыстарда және библиографияда әртүрлі түсіндіріледі. Бұл жерден оның көп мағыналы екенін көреміз. Құжаттық-коммуникациялық сферадағы мамандар арасында бір-бірінен ақпарат алмасу және бір-бірін түсіну қиындайды.

«Құжаттама» деп аталатын теориялық құжаттаудың тапсырмасы «құжат» түсінігінің жалпы мағынасын анықтау болып табылады.

Халықаралық деңгейде құжаттау үрдісінде бірлік ретінде пайдаланылатын, жазылған мәліметтер ретінде құжаттауды анықтау жалпылама танылған. Мұндайда анықтама кітапханалық бірлестіктің халықаралық федерациясының, архив бойынша халықаралық басқарудың интеллектуалдық жекеменшік бойынша халықаралық ұйымның қатысуымен стандарттау бойынша халықаралық ұйыммен өндірілген және бекітілген.

ИСО стандартына сәйкес, ақпарат қандайда бір мәліметі енгізгеннен кез-келген тәсілмен, яғни тек қана хат белгілерімен ғана емес, сонымен қатар көрінісі ретінде, дыбыс ретінде де жазылуы мүмкін. Мұндай анықтама қоғамда мәліметтерді беруде қолданылуы мүмкін барлық материалдық объектілерді құжатқа тізуге мүмкіндік береді.

Украинада мемлекеттік стандарттарға енгізілген құжаттаудың 3 түрі қабылданған:

ДСТУ 2392-94. Құжат І

Құжаттау негізінің орындалу барысында бірлік ретінде қаралып, жазылған мәлімет.

ДСТУ 3017-95 Құжат ІІ

Ақпараттық материалдық объект, уақыт пен кеңістіктегі адамның бекітуімен жасалған амал.

ДСТУ 2732-94 Құжат ІІІ

Қазіргі кезде заңды – құқықтық мағынасымен сәйкес келетін, ретімен орналасқан-ақпараттың бекітілген түрі әр түрлі мағынадағы құжаттар принципі бойынша тұрады.

1-құжат анықтауда, нормативтік документацияның барлық түрінде қолданылады: анықтамалық оқу әдебиеттер, ақпаратпен документация әлемінде қолданылады.

Ал, 2 - құжат бұл кітап баспасы мен кітап тарату жүйесінде қолданылады.

3-ші құжаттың қолдану аясы – іс-жүргізу бөлімінің архив ісі құжаттану бөлімінде ІІ құжат түрі сәйкес келеді. Ол 2-жақты мағынада қолданылады:

1-сі Материалдық құжаттану оқулықпен байланысты

2-сі адами амалдарды біріктіру .

Бұл анықтаулар құжаттардың негізін шектеуге көмектеседі, олар – құжаттық-коммуникациялық қызмет, кітапханатану, библиографиятану, кітаптану сияқты бір-бірімен қатарлас мағыналы объектерге түсінік береді.

Кітапханалық, библиографиялық, кітап сауда ісі, ақпараттық қызметтер арнайы дайындалған құжатпен жұмыс жасайды. Яғни, бір уақыт ішінде 2 қызмет орындалады, - бұл ақпараттың уақыт пен кеңістік ішінде сақталуымен жіберілді.

ІІ құжат қордағы қосылмаған, қоғамда кеңінен тарамаған құжаттардың есебін алып шығады. Атаулы құжаттар нышанын былай болжайды.

1. 
   Ақпарат түрі, мағыналы жазылуы
   
2. 
   Тұрақты материалдық формасы, құжаттардың ұзақ уақыт қолданылуы мен сақталуын қамсыздандыру
   
3. 
   Кеңістікпен уақытта ақпараттың таралуы, яғни әлеуметтік-коммуникациялық каналдарды қолдану.
   

1. 
   Құжат қоғамдағы әлеуметтік ақпараттардың тасушысы болып табылады.
   
2. 
   Құжат адамның интеллектуалдық қызметіндегі семантикалық ақпараттың есебін болжайды. Мазмұнның болуы – құжаттың бірден-бір ерекше белгісі. Мағынасыз ақпараттық құжаттың болуы мүмкін емес.
   
3. 
   Ақпарат дискртетті түрде де беріледі, яғни хабарлама түрінде. Хабарлама, қандайда бір материалға (папирусқа, қағазға, пластикаға, фотопленкаға) жазылу арқылы құжат болады. Хабарламаның бітуі құжатқа тән қасиет. Ал, аяқталмаған фрагментариялық хабарлама толықтай құжат бола алмады.
   
4. 
   Кез келген объект сияқты хабарлама өзін кодталған мәтін ретінде ұсына алады. Кодталған мәтін мағынасының таңбалық формада кодтық және декодтық ақпаратты білу арқылы түсінуге болады. Жалпы алынған хабарлама таңбалы формаға ие, себебі осы түрде хабарламада мағлұматты, эмоцияны, автордың жігерлі әсері оқырманға декодтық немесе лайықты мағлұмат болуға мүмкіндік береміз. Таңбалау кез-келген құжаттық хабарламаның міндетті жақындылығы.
   
5. 
   Құжат – бұл адамның хат, графика, фотография, дыбыстық жазбалар сияқты материалдық тасымалдау арқылы жазылып алынған ақпарат түрі.
   
6. 
   Құжат субстанциялдыққа ие болу. Құжат үшін тұрақты заттық форма маңызды.
   

Құжаттық емес ақпарат – бекітілмеген, ол құжаттық ақпарат кеңістік пен уақыт аралығында оның сақталумен талануына арнайы тағайындалған заттай тасымалдаушылармен (қағаз, магниттік лента, дискеттер, лазерлік диск, пергамент, папирус, және т.б.) бекітілген.

Материалдық объект ақпаратты жазуға, сақтауға, жіберуге арнайы тағайындалған. Осыны материалдық тасушы немесе ақпараттың тасушысы деп атауға болады. Құжат материалдық тасымалдаушылардан тыс болуы мүмкін емес. Материалдық объектің қызметінің басты өзгешелігі материалдық конструкция. Материалдық конструкция өзін журнал, газет, брошюра, бетшелер, буклеттер, микрофлештер, магниттік дискеттер, оптикалық дискілер түрінде болады.

Сонымен қатар құжаттардың балшықпен кестеленген, папирус және пергамент орауы сияқты тарихи түрінде де болады. Мұндай конструкция социалдық коммуникациялық құжаттарда ыңғайлы ауысуына, қолданылуы мен сақталуына мүмкіндік береді.

Кейде бұл объектің арнайы формасы құжатқа ең басты белгі болып саналмайды. Мұндай идентификацияға хабарлама мен мәтін жазылған кезде ғана құжат болып саналады.

Сондықтан, материалдық объект мынадай жағдайда құжат болып табылады. Егер ақпарат заттай тасымалдаушы бірлігінде болса ғана.

Кеңістік пен уақытта әлеуметтік ақпараттардың сақталуы мен жіберілуі мақсатында арнайы құжаттар дайындалады. Сол себепті оған, әлеуметтік коммуникацияда ақпараттың қайнар көзі ретінде қарайды.

Интерпретацияның құжаттық түсінігі ИСО-да қолданылатын және ДСТУ 3017-95 құжатты қамтамасыз етеді. Бұл, яғни кітапхана архивтер, музей, ақпарат орталықтарының әлеуметтік институттар арасындағы өзара түсініктікпен құжаттардың сақталуы мен қолданылуын ұйымдастыру.

Құжат түсінігі көріністі рулық ретінде көрсетеді: жарияланған, жарияланбаған, изоқұжаттар, кинофено, фотоқұжат және т.б.

Осы көзқарас бойынша құжат түрлеріне қолжазба, газет, буклет, сызбалар, карта, ноталар, фильм, грампластика, микрофильм, магнитті лента, магниттік және оптикалық диск т.б. табылады.