Ақпараттық-анықтамалық құжаттар.Визит карточкасы

Ақпараттық –анықтамалық құжаттарға хаттар, жеделхаттар, телефонограммалар, актілер, анықтамалар, мағлұмат хаттар мен түсінік хаттар, арыздар т.б.жатады. Ішкі тысқы ақпараттық-анықтамалық қатынас хаттар басқару құжаттары көлемінің 80 пайызын құрайды.

Бастамалық хаттарға мыналар жатады: сұрау салу хаттарын, өтініш хаттары, ескерту және хабарлама хаттары, жарлық хаттар, ілеспе хаттар. т.б.

Жоғары мекемелер мен ұйымдардан түсетін хаттардың мазмұны әдетте нұсқау, түсіндіру , ресми сұрау салу түрінде болады. салаға бағынышты мекемелер хабарлар, сұратулар жібереді. Тең дәрежедегі қатарлас мекемелер өтініш, ұсыныс, растау, хабарлар т.б. алмасады.

Хаттар арнайы қағаздарға толтырылады және мынадай деректемелерден тұрады: қабылдаубшы, бұрыштама, бақылау белгісі, мәтін тақырыбы, мәтін, қосымшаның бар екені туралы белгі, қолы, орындаушы туралы белгі мәліметтердің магнит таспасына аударылғаны туралы белгі, хаттың келіп түскені туралы белгі.

Хат мәтіні, әдеттегідей, екі бөліктен тұрады. Алдымен хатты жазуға себеп болған жағдайлар (фактілер, оқиғалар, өзге құжаттарға сілтемелер) көрсетіледі, содан кейін қорытынды, ұсыныс өтініш-тілектер жазылады.

Мәтінді құрастыруда мынадай граматикалық үлгілер пайдаланады: өтінемеін, өтінеміз, кәсіпорын өтініш жасайды, басшылықпен еңбек ұжымы өтініш жасайды, ұсыныс енгіземіз, ұсынамыз, хабарлаймыз, түсіндіреміз, мәлім етеміз т.б.

Жіберілетін (шығыс) хаттарға мүдделі лауазым иелері бұрыштама белгі соғады. Мысалы, қаржы мәселесі бойынша хатқа бас бухгалтер белгі соғады. Бұрыштама белгілер кәсіпорынның өзінде қалатын хат көшірмесінің алдыңғы бетіне қойылады.

Егер құжат екі адрес бойынша жіберілетін болса, алдыңғы екі данасы арнаулы қағазға басылып, көшірмесі жай қағазға түсіріледі, яғни , барлығы үш дан болады.

Кей жағдайда хат мөрмен куәландырылады.

Қабылданатын (кіріс) хаттарға келіп түскендігі туралы белгі және кәсіпорынның басшы қызметкерлерінің тапсырманыорындауға алғандығы туралы бұрыштама белгі қойылады.

Онда орындаушының тегі, есімі, әкесінің аты, тапсырма мазмұны және орындау мерзімі көрсетіледі. Бұрыштамада міндетті түрде уақыты, қолы тұрады.

Мысалы,

У.С. Әбеновке

ЖАУАП ЖОБАСЫ
мерзіміне негізделіп дайындалсын.

қолы

01.05.97.

Егер құжатты орындаушылар саны бірнеше адам болса, олардың бәрі де бұрыштама белгі де көрсетіледі. Бірінші аталған адам орындауға жауапты болып саналады.

Белгі оң жақтан “қабылдаушы” мен “мәтін” деректемелерінің аралығына қойылады.