Құжаттар бланкілері, форматтар

2. Құжаттар бланкілері, форматтар

Құжаттар бланкісіне негізінен екі формат белгіленеді:

А4 (210*297 мм) – негізгі формат

А5 (210*148 мм) форматы – қысқа құжаттарды, мысалы, анықтамаларды, іссапар куәліктерін ресімдеуге пайдаланылады.

Мынадай форматтағы құжатты ресімдеуге де жол беріледі:

А3 (420*297 мм) және А 6.

Стандарт бланкілердің мынадай түрлерін белгілейді:

- хатқа арналған бланк;

- жалпы бланкілер, қалған барлық құжатқа арналған бланкілер;

- нақты құжат түріне арналған бланк.

Хатқа арналған бланкіде барлық тұрақты деректемелер орналастырылады, ал жалпы бланкілерде ұйымның анықтамалық деректемелері орналастырылмайды.

Бланкіде тұрақты деректемелер ұзына бойы және бұрышынан орналастырылуы мүмкін.

Құжат формуляры деп құжатта стандартта белгіленген ретпен орналастырылған деректемелер жиынтығы аталады.

Сөйтіп, актінің формуляры, хаттаманың формуляры, бұйрықтың формуляры және т.б. туралы айтуға болады. Мысалы, актінің формулярына актілерде ресімделетін деректемелердің тізбесі мен тәртібі кіреді:

1. Акті жалпы бланкте ресімделеді.

2. Бекіту грифі (белгісі).

3. Құжат түрінің атауы.

4. Құжатты жасау күні.

5. Құжатты жасау орны.

6. Мәтіннің тақырыбы.

7. Мәтін.

8. Қосымшасының бар екендігі туралы белгі (егер қажет болса).

9. Акті жасаушы комиссия мүшелерінің қолдары.

10. Орындаушының тегі және телефон нөмірі.
Бақылау сұрақтары:

1. 
   Өнердегі типтілік мәселесі, титендіру процесі.
   
2. 
   Тип пен прототиптің арақатынасы.
   
3. 
   Көркем бейне сомдаудағы суреттеу тәсілдері (портрет, мінездеу, ішкі монолог, диалог).
   
4. 
   Әдеби мінездеудің түрлері (тура және жанама мінездеу және олардың характерді айқындаудағы мәні).
   
5. 
   Кейіпкер тілі.
   

Ұсынылатын әдебиеттер

1. Дүйсембекова Л. Іс қағаздарын қазақша жүргізу: Үшінші басылым /Л. Дүйсембекова. - Алматы: Ана тілі, 2004. - 208 б.

2. Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік және ресми тілдерде іс қағаздарын жүргізудің үлгілері). - Алматы: LEM, 2001. - 216 б.

3. Ресми іс қағаздары: Мемлекеттік қызметшілерге арн.анықтамалық / А. Алдашева, З. Ахметжанова, Қ. Қадашева, Э. Сүлейменова. - Алматы: Сөздік-Словарь, 2002. - 216 б.

4. Салагаев, Валерий Геогриевич. Іс қағаздарын жүргiзу: Оқу құралы = Составление деловых бумаг: Учеб. пособие / В. Салагаев, Б. Шалабай. - Алматы: Раритет, 2000. - 208 б. - (Деловая книга Казахстана)

5. Іс жүргізу=Делопроизводство: Сөздiк-анықтамалық. - Алматы: Атамұра-Қазақстан, 1994. - 224 б.
Дәріс 4-5. Ұйымдық құжаттар.

1. 
   Ұйымдардың басқару құрылымы мен олардың негізгі құжаттары.
   
2. 
   Лауазымдық нұсқаулықтар, олардың үлгілері.
   
3. 
   Жеке құрам бойынша ереже, оның үлгілері.
   
4. 
   Штат кестесі, оны толтырудың ерекшеліктері.
   

Ұйымдық-құқықтық құжаттардың басты мақсаты ­– ұйымды құру, құрылымын, штаттық кестесі мен құрамын белгілеу, құрылымдық бөлімшелерінің өзара қарым-қатынас жасау тәртібін, кәсіпорын қызметкерлері үшін ішкі еңбек тәртібін анықтау.

Ұйымдық-құқықтық құжаттардың қолданылу мерзімі шектеусіз болады және ресми түрде күшін жойғанға дейін (ескіргенінің орнына жаңасын енгізгенге дейін) заңдық күшін сақтайды. Тәжірибе көрсеткендей, әдетте кәсіпорын қалыпты жұмыс істеген жағдайда ұйымдық-құқықтық құжаттар шамамен төрт-бес жылда бір рет қайта жасалады не өзгеріске ұшырайды. Ұйымдық-құқықтық құжаттарға өзгерістер мен толықтырулар енгізу кәсіпорын басшысының бұйрығы (өкімі) арқылы жасалады.

Әрбір ЖШС-де болуы тиіс құжаттарды шартты түрде мынадай топтарға бөлуге болады:

1. Құрылтайшылық және құқық белгілеуші құжаттар:

• 
  Құрылтай шарты және жарғы;
  
• 
  Мемлекеттік тіркеу туралы куәлік;
  
• 
  Статистикалық карта;
  
• 
  Салық төлеушінің куәлігі;
  
• 
  Жер теліміне меншік құқы немесе жалға алу жағдайындағы жерді уақытша пайдалану құқы туралы куәлік;
  
• 
  Жылжымайтын мүлікке меншігі туралы немесе осы мүлікті жалға алғаны жөніндегі шарт туралы куәлік;
  
• 
  Лицензиялауды қажет ететін, яғни, жарғылық қызмет түрлерін іске асыру құқына лицензия.
  

• 
  ЖШС-тің құрылымы және штат кестесі;
  
• 
  ЖШС-тің басшыларының (егер олар бірнешеу болса) қызметтік (лауазымдық) өкілдіктерін бөлу туралы бұйрық;
  
• 
  Ұжымдық шарт;
  
• 
  ЖШС-тің құрылымдық бөлімшелері, қоғамдық ұйымдары, филиалдары мен өкілдіктері туралы ереже;
  
• 
  ЖШС қызметкерлерінің (жалдамалы персонал, құрам) лауазымдық нұсқаулығы;
  
• 
  Ішкі айналымдағы басқа құжаттар (нұсқаулықтар, әдістемелік ұсыныстар және т.б.).
  

• 
  ЖШС-те өткен жалпы жиналыстардың хаттамалары;
  
• 
  ЖШС-тің басқа органдары мәжілістерінің (басқарма, бақылау кеңесі, тексеру комиссиясы) хаттамалары;
  
• 
  Шаруашылық-қаржылық қызметінің негізгі мәселелері бойынша ЖШС жетекшісінің бұйрықтары;
  
• 
  Мемлекеттік органдардың ЖШС қызметіне қатысты мәселелер бойынша нормативтік құқылық актілері.
  

5. ЖШС қызметінің мәселелері бойынша мемлекеттік органдармен және мемлекеттік емес құрылымдармен арадағы қатынас қағаздары.

6. Кадрлық құжаттар:

• 
  Қызметкерлермен жеке еңбек шарттары;
  
• 
  Қызметкерлердің жеке істері (жеке карточкалары);
  
• 
  Жеке құрам және кадрлар бойынша бұйрықтар;
  
• 
  Қызметкерлердің еңбек кітапшалары;
  
• 
  Еңбек дауларын, қызметкерлердің шағымдарын (арыздарын) қарау, сондай-ақ, еңбек тәртібін бұзу және өндірістегі бақытсыздық жағдайлары фактілерін тексеру бойынша құжаттар (материалдар).
  

• 
  Шаруашылық шарттары (келісімдері) және іскер әріптестермен солар бойынша хат жазысулар;
  
• 
  Сот органдарына жазылған талап арыздар және олардың шешімдері, сондай-ақ, олардың орындалуы бойынша хат жазысулар;
  
• 
  Еңбек шартына қатысты нормативтік актілер.
  

• 
  күнтізбелік мерзімге (ай, тоқсан, жыл) жұмыс жоспарлары мен олардың орындалуы туралы анықтамалар;
  
• 
  өндірістік жоспарларды орындау және басқа да мәселелер бойынша өткізілген қызметтік жиналыстардың құжаттары (материалдары).
  

10. Анықтамалық-ақпараттық құжаттар.

Мұндай құжаттарды жүйелеу (әрине, ол ЖШС-тің жарғылық қызметінің ерекшеліктерін ескере отырып реттеліп отырады) ЖШС жетекшісінің бұйрығымен номенклатура түрінде ресімделіп, әр іске тиісті есеп (индекстеу) нөмірі берілуі тиіс.

Кәсіпорын қызметінде барынша кең тараған ұйымдық-құқықтық құжаттарға мыналар жатады:

● ұйымның жарғысы;

● штаттық кесте;

● ішкі еңбек тәртібі;

● лауазымдық нұсқаулық.

Жарғы ұйымның құрылтай құжаттарының бірі болып табылады. Ол ұйымның құқықтық мәртебесін, меншік нысанын, қызметінің мақсаты мен міндеттерін, басқару, тарату және қайта құру тәртібін анықтайды. Бұл құжатты кәсіпорынды ұйымдастырушы адамның өзі немесе тапсырыс арқылы арнайы фирмалар дайындайды. Құрылтайшылар бірнешеу болса, құжат құрылтайшылардың жалпы жиналысында бекітіледі, олардың қолдары қойылып, нотариат куәландырады. Содан кейін Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде тіркеуден өтеді. Осынау рәсімдер тізбегі тиісінше орындалғаннан соң заңдық күшке ие болады.