ҚР Ұлттық архив қорларын толықтыру бейімдеу мәселелері
жүктеу/скачать 27,67 Kb.
|
ПС ҚР Ұлттық архив қорларын толықтыру бейімдеу мәселелері
|
ҚР Ұлттық архив қорларын толықтыру бейімдеу мәселелері Архивті Ұлттық архив қорының және жеке құрам бойынша құжаттармен толықтыру бейініне сәйкес архивті толықтыру жолымен іске асырылады және оған төмендегілер кіреді: Архивті толықтыру көздерін анықтау; Архивке қабылданатын архивтік құжаттардың құрамын анықтау; Архивтік құжаттарды архивке қабылдау-тапсыру. Қызметі барысында Ұлттық архив қорының құжаттары түзілетін ұйымдар мен жеке тұлғалар архив қорын толтырудың бірден-бір көзі болып табылады.Мемлекеттік органдар мен жергілікті мемлекеттік басқару органдары архивтік қорды толықтыру көздері тізіміне кіреді. Мемлекеттік емес ұйымдар, сондай-ақ жеке тұлғалар архивті толықтыру көздері тізіміне шарт негізінде кіреді. Республикалық немесе коммуналдық меншікке жататын Ұлттық архив қорының құжаттарын уақытша сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар толықтыру көздерінің тізіміне олардың бұдан бұрын толықтыру көздері – мемлекеттік ұйымдар болған архивтер ғана енгізіледі. Архивті толықтыру көздеріне жатқызу мынадай белгілер негізінде жүргізіледі: Ұйымдар үшін: Ұйымның ерекше рөлін және оның басқару жүйесіндегі тұрпаттылығын (ұқсас функцияларды орындайтын ұйымдар тобы үшін іріктеп қабылдау нысаны қолданылады) есепке алғанда ұйымның функционалдық-мақсаттық бағыты; Басқа ұйымдардың архивтік қорларында ұйым қызметі туралы ақпараттың толық көрініс табуы; Азаматтар үшін: Азаматтың ғылым, мәдениет және қызметтің басқа салаларының дамуына қосқан үлесі; Қоғам өміріндегі айтулы оқиғаларды көзімен көрген, оған қатысушы ретінде алатын орны; Азаматтың туысқандық, достық, шығармашылық байланысы, жұмыс орны, лауазымы; Оның архивтік құжаттарының дәуір үшін тұрпаттылығы («қатардағы» азаматтардың құжаттары); Азаматтың жинаған архивтік құжаттарының құрамы мен мазмұны. Толықтыру көздерінің тізімі Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтык актілері негізінде, сондай-ақ архив ісі мен құжаттама саласындағы уәкілетті органының. ұсынымы негізінде архивте жасалады. Толықтыру көздері – азаматтар тізімі (архивтік құжаттардың иесі немесе иеленушісі) арнайы қабылданған нысан бойынша міндетті түрде тегі, аты, әкесінің аты, тұрғылықты мекенжайы көрсетіліп, олардың архивтік құжаттарын архивке тапсыру мүмкіндігі заңды негізде жүргізіледі. Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві, Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік архивтерін толықтыру көздері тізімі архивтің сараптама-тексеру комиссиясының қарауынын өткен соң уәкілетті органның Орталық сараптама-тексеру комиссиясына бекітуге ұсынылады. Облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың, Қазақстан Республикасы астанасының мемлекеттік архивтері облыс (қала) бойынша толықтыру көздерінің жинақ тізімін жасап, оларды жергілікті атқарушы органның СТК-ның қарауына ұсынады ол өз кезегінде облыс (қала) әкімі аппаратының келісімімен оны ОСТК-ның бекітуіне жолдайды.Арнайы мемлекеттік архивтерді толықтыру көзінің тізімін ОСТК-ның келісімі бойынша құрылған тиісті архиві бар мемлекеттік орган бекітеді. Архив әлеуетті толықтыру көздерінің тізімін жасайды. Оған Ұлттық архив қорының құжаттары түзілетін, алайда ынтымақтастық туралы шарт қандай да бір себептермен жасалмаған мемлекеттік емес ұйымдар енгізіледі. Ұйымдар мен азаматтарды архивті толықтыру көзі тізіміне енгізу немесе тізімнен шығару, сондай-ақ архивтік құжаттарды қорға қабылдау нысаны туралы анықтамалар, сараптама қорытындылары архивтің (жергілікті атқарушы органның) СТК-ның қарауына ұсынылады. Ұйымды архивті толықтыру көзі тізіміне (тізімнен) қосу (алып тастау) туралы шешім ұйым басшысының қаперіне жеткізіледі. Архивті толықтыру көздері тізімін айқындау жұмыстары тұрақты жүргізіліп отырады. Өзгерістер мен толықтырулар мынадай жағдайларда енгізіледі: Ұйым құрылған, қайта құрылған немесе жойылған жағдайда; Мемлекеттік емес ұйымдар және азаматтар архивпен ынтымақтастық туралы шартты бұзған жағдайда; ОСТК-ның шешімімен ұйымды басқа архивтің толықтыру көзі тізіміне берген жағдайда. Егер ұйымның қызметі барысында Ұлттық архив қорының құжаттары қордаланбаса, онда ол архив қорын толықтыру көзі тізімінен алынып тасталады. Архивті толықтыру көзі тізімін қайта қарау және қайта бекіту тізімге түбегейлі өзгеріс енген жағдайда жүзеге асырылады, бірақ бес жылда бір реттен артық болмайды. Әрбір архивті толықтыру көзі – ұйымда оның құқықтық мәртебесін және қызметін сипаттайтын, сонымен қатар архивтің жұмысы мен іс-жүргізуде құжаттарды ұйымдастыру құжаттарын қамтитын бақылау ісі жүргізіледі. Архивте толықтыру көзі жұмыстарын есепке алу мақсатында есептік-анықтамалық картотекалар мен деректер базасы жасалады. Архивті толықтыру көзі – ұйымдардан мемлекеттік меншіктегі Ұлттық архив қорының құжаттарын архив Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерінде белгіленген ведомстволық сақтау мерзімі аяқталған соң қабылдап алады. Ұлттық архив қоры құжаттарының ведомстволық сақтау мерзімі ерекше жағдайларда ұзартылады. Мерзімін ұзарту мынадай жағдайларда: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві, Орталық мемлекеттік архивтердің толықтыру көздері үшін – осы архивтердің СТК-ның шешімімен; Арнайы мемлекеттік архивті толықтыру көздері үшін – осы архивтің СТК-ның шешімімен; Басқа архивтердің толықтыру көздері үшін – жергілікті атқарушы органдардың СТК-ның шешімімен жүзеге асырылады. Мемлекеттік емес ұйымдарда Ұлттық архив қоры құжаттарын сақтау мерзімі архив пен меншік иесінің арасында жасалған шартта көрсетіледі. Толықтыру көздерінен Ұлттық архив қорының құжаттарын қабылдауды, толықтыру көзінің келісімі бойынша архив басшылығы бекіткен жоспар-кестеге сәйкес архив жүзеге асырады. Ұлттық архив қорының құжаттарын, сондай-ақ уақытша сақтау мерзімі аяқталмаған архив құжаттарын жоспардан тыс қабылдау толықтыру көзі таратылған жағдайда немесе архивтік құжаттарды сақтауға қауіп төнген жағдайда жүзеге асырылады. Толықтыру көзінің өтініші бойынша архив бос орын болған жағдайда Ұлттық архив қорының құжаттарын мерзімінен бұрын қабылдауы, сондай-ақ шарт негізінде басқа да архивтік құжаттарды уақытша сақтауға алуы мүмкін. Архив құжаттары реттелген күйде ғылыми-анықтамалық аппаратымен және аса құнды құжаттар бар болған жағдайда олардың сақтандыру көшірмелерімен қабылданады. Архивтік құжаттарды қабылдау кезінде құжаттардың физикалық, санитариялық-гигиеналық, техникалық жай-күйіне тексеру жүргізіледі, сондай-ақ аса құнды құжаттардың сақтандыру көшірмелері және есепке алу құжаттарының толымдылығы тексеріледі. Ұлттық архив қорының құжаттары архивке СТК бекіткен істердің, құжаттардың тізімдемесі бойынша, жеке құрам бойынша СТК келіскен істер, құжаттар тізімдемесі бойынша, мерзімі аяқталмаған уақытша сақталатын архивтік құжаттар – тапсыру тізімдемесі бойынша қабылданады. Істі қабылдау бір-бірлеп жүргізіледі, аса құнды істер парақтап тексеруден өткен соң қабылданады. Іс тізімдемесінің әрбір данасына архивтік құжаттың архивке қабылданғаны туралы белгі қойылады. Құжаттардың іс тізімдемесінде көрсетілген сақ. Бір. Жоқ болған жағдайда жаңа қорытынды жазба жасалады. Жоқ болған сақ. Бір. Нөмірі және жоқ болу себептері құжатты архивке тапсыру кезінде қабылдау-тапсыру актісінде және актіге қосымша анықтамада көрсетіледі. Толықтыру көздері архив сақтауына түспеген құжаттарды іздестіру шараларын қабылдайды. Жоғалған түпнұсқалық архивтік құжат оның көшірмелерімен ауыстырылады. Архивтік құжаттарды сақтауға қабылдау екі данадан тұратын қабылдау-тапсыру актісі толтырылады. Бір данасы архивте, екіншісі – толықтыру көзінде қалады. Архивтік құжаттармен бірге архивке құжаттар, істер тізімдемесінің үш данасы қоса беріледі. Толықтыру көздерінен бірінші рет архивтік құжаттар қабылданған жағдайда ол туралы және оның қоры туралы тарихи анықтама қоса қабылданады, кейін атауында, атқаратын қызметінде, толықтыру көзі құрылымындағы (қор құрушы) өзгерістер туралы мәліметтермен толықтырылады. Уақытша сақтау мерзімі бітпеген архивтік құжаттарды сақтауға қабылдау қабылдау-тапсыру актісімен ресімделеді және істің номенклатурасы бойынша жүргізіледі, егер ол болмаған жағдайда – ұйым жасайтын тапсыру тізімдемесімен қабылданады. Азаматтардан құжаттарды сыйға беру, мұрагерлік бойынша, сатып алу-сату шарты бойынша, соттың шешімі бойынша архивке келіп түседі және Ұлттық архив қорының құрамына енгізіледі. Аталған құжаттарды архивке қабылдау архивтің (жергілікті атқарушы органның) СТК-ның шешімі негізінде, тапсыру және бағалау тізімдемелерінің және сарапшының қорытындысын қарау нәтижесінде қабылданады және жеке тектік құжаттарды сақтауға қабылдау актісімен рәсімделеді. Аталған архивтік құжаттарды архивтың қабылдауы немесе сатып алу туралы теріс шешім болған жағдайда, сондай-ақ құндылығын сараптау нәтижесі бойынша олардың архивтегі бір бөлігін кері қайтарған жағдайда, құжаттарды кері қайтару актісі осы Қағидалардың 15-қосымшасына сәйкес екі данада дайындалады. Актінің бір данасы архивте қалады, екінші данасы құжаттармен (олардың бөлігімен) бірге меншік иесіне немесе иемденушіге қайтарылады. Дыбыс-бейнеқұжаттар сақтауға төмендегідей жиынтықпен қабылданады – киноқұжаттар (фильмдер, арнайы түсірілімдер) – көріністің негативі, дубль-негатив (контратип), фонограмманың негативі, фонограмманың магниттік түпнұсқасы, позитивтік көшірмесі, шудың және әуеннің магниттік фонограммасы, көріністің аралық позитиві, (лаванда) қондырғы ролигі және түрлі-түсті киноқұжаттардың төлқұжаты (арнайы жағдайларда толық емес жинақ қабылданады) эталондық көшірме, фотоқұжаттар – негатив, тексеру фототаңбасы немесе негатив болмаған жағдайда позитиві, фоноқұжаттар мен бейнеқұжаттар үшін – түпнұсқасы және көшірмесі. Онымен қоса мәтіндік ілеспе құжаттама – киноқұжаттар үшін – монтаж парақтары, қысқаша мазмұны, аяқталған шығарманың рұқсат куәліктері, техникалық жай-күйі туралы актілер, паспорттардың түрлі-түсті және жарық арқылы жазбалары, фотоқұжаттар үшін – қысқаша мазмұны, фоно және бейнеқұжаттар үшін – техникалық жай-күйі актісі түріндегі ілеспе құжаттама, кештердің, сөйленген сөздің мәтіні, үнтаспалардың каталогы, сөйлеушілер тізімі, концерттердің, рецензиялардың, мақалалар мен қабылданатын құжаттарға тікелей қатысы бар басқа да материалдардың бағдарламалары қабылданады. Ғылыми-техникалық құжаттама сақтауға мынадай топтар бойынша жасалған тізімдемемен қабылданады ғылыми-зерттеу, конструкторлық, технологиялық, жобалық-сметалық, патентті-лицензиялық, телеметрикалық, картографиялық, жерге қоныстандырушылық, орманға қоныстандырушылық және түрлі тасығыштағы өзге құжаттамалар. Электронды құжаттар сақтауға оларды жаңғыртуға мүмкіндік беретін бағдарламалық құралдарымен және керекті ілеспе құжаттар жиынтығымен қоса қабылданады. Қазіргі немесе өткен уақыттың оқиғаларын (сауалнамалар, фотосуреттер, естелік, сұхбат, әңгіме жазбалары және тағы сондай) бастамалық құжаттау нәтижесінде архивте жасалған құжаттар Ұлттық архив қорының құрамына кіреді және СТК-ның бекітуімен құжаттардың іс тізімдемесіне енгізіледі. Аталған құжаттарды тұрақты қабылдау қабылдау-тапсыру актісімен ресімделеді. Архивті толықтыру көзінен құпия құжаттарды қабылдау Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиялар туралы заңнамасына сәйкес жүзеге асырылады. Архивті толықтыру көзі болып табылатын таратылған ұйымдардан қабылданған архивтік құжаттар, белгіленген сақтау мерзімі аяқталған соң жоюға шығарылады. Тұрпаттық және салалық тізбеге сәйкес сақтау мерзімінде «СТК» белгісі бар архивтік құжаттар құндылығына сараптама жүргізілгеннен кейін ғана жоюға жіберіледі. Архивті толықтыру көзі болып табылмайтын ұйым таратылғанда, құқықтық мұрагері болмаған жағдайда жеке құрам бойынша құжаттар архивтің қабылдауына жатады. Мемлекет меншігіндегі архивтік құжаттарды бір архивтен екінші архивке тапсыру уәкілетті органмен келісілген соң уәкілетті органның немесе архивтің бағытын айқындауға байланысты жергілікті атқарушы органның шешімі негізінде, сондай-ақ жеке құрам бойынша құжаттардың құндылық сараптама қорытындысы нәтижесінде жүзеге асырылады. Тапсыру кезінде құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру актісі екі данада дайындалады, онымен қоса іс тізімдемесінің, құжаттардың, қордың ісі және парағы үш нұсқада тапсырылады. Архив Қазақстан үшін ғылыми, мәдени, тарихи және басқа да маңызы бар шетелдердегі архивтік құжаттармен толықтырылуы мүмкін. Шетелден алынған архивтік құжаттарды архивке қабылдау меншік иесімен немесе көрсетілген құжаттардың иесімен және архивпен сату, қайтару, құжаттың түпнұсқасын немесе көшірмесін тарту ету, құжаттардың көшірмелерімен алмасу туралы шарт негізінде жүзеге асады. Шарт жасау тиісті елдің заңнамасына сәйкес жүзеге асырылады. Шартта тапсырылған архивтік құжаттарды пайдаланудың ерекше шарттары келісіледі. Құжаттарды сақтауға қабылдау қабылдау-тапсыру актісімен рәсімделеді. Шетелден түпнұсқа түрінде немесе түпнұсқалық құқығы бар көшірме түрінде тұрақты сақтауға қабылданған архивтік құжаттар шыққан тегіне қарамастан Ұлттық архив қоры құрамына енгізіледі және мемлекеттік есепте тұрады. Архив архивті толықтыру көздерімен бірігіп құжаттау және құжаттаманы басқару қағидаларын, істердің тұрпаттық (үлгілік), жеке номенклатураларын, архивтер туралы және архивті толықтыру көздерінің сараптама комиссиясының ережелерін, құжаттау және құжаттаманы басқару, ұйымдардың архивтерінің жұмысы жөнінде басқа құқықтық және ғылыми-әдістемелік құжаттарды қарайды және уәкілетті органмен (жергілікті атқарушы органмен) келісуге дайындайды немесе өзіне берілген өкілеттікке сәйкес келіседі. жүктеу/скачать 27,67 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|