Дербес  компьютерді  пайдаланып  құжат  айналымын

 
192
 
Іс  қағаздарын  жүргізуде  компьютерді  қолданудың  арқасында 
құжаттармен  жұмыс  жүргізуді  ұйымдастырудың  тиімділігі  мен 
жылдамдығы артты.  
 
Құжаттарды  қабылдау-жіберу  рəсімдері  де  елеулі  өзгерістерге 
ұшырады.  Бұған  дейін  бұл  үшін  почта  жəне  фелъдъегер  байланысы 
пайдаланылып  келсе,  бүгінгі  күні  факсимильді  байланысы  немесе 
компьютері  мен  модемі  бар  кез-келген  адресатқа  құжат  сол  сəтінде 
жіберілетін  болды.  Құжаттар  жергілікті  желі  арқылы,  сондай-ақ 
электрондық  почта  мен  Интернет  желісі  арқылы  да  компьютерден 
компьютерге электронды түрде беріледі.  
 
Компьютер  желісі  біртектес  құжаттарды  өңдейтін  бірнеше 
компьютерді тиімді пайдалану үшін керек.  
Басқару  қызметінде  икемді,  ықшам  жəне  əртүрлі  жұмысқа  оңай 
бейімделетін  ақпараттық  технологияларды  пайдалану  басқару 
қызметінің  тиімділігін  арттырудың  қолайлы  тəсілі  болып  табылады. 
Басқару  қызметінің  құрамдас  бөлігі  болып  табылатын  іс  қағаздарын 
жүргізудің тиімділігі іс құжаттарын компьютерлік өңдеуге ауысуға орай 
едəуір артады.  
 
1.  Бірінші  кезекте  бұл  іс  құжаттарын  мəтін  редакторы  арқылы 
жасауға  жəне  ресімдеуге  қатысты.  Мəтін  редакторлары  құжатты 
ресімдеудің  жылдамдығын  арттырып  қана  қоймайды,  сонымен  бірге 
оның сапасын да елеулі арттырады.  
 
2.  Ақпараттық  технологиялар  құжаттарды  ыңғайлы  сақтауға  да 
мүмкіндік  береді,  бұл  компьютердің  қатты  дискісінде  көп  құрылымды 
тармақтар  түрінде  іске  асырылады.  Windows  операциялық  жүйесінде 
бұл міндет Жолбасшы (Проводник) бағдарламасы арқылы орындалуы 
мүмкін. 
 
3.  Іс  қағаздарын  жүргізудің  маңызды  міндеттерінің  бірі  – 
құжаттарды  тіркеуді  (есепке  алуды),  сондай-ақ  олардың  орындалу 
мерзімін бақылауды ұйымдастыру. Оның үстіне құжаттарды есепке алу 
мен  сақтауды  кез  келген  құжатты  іздеуге  жылдам  жəне  тиімді 
болатындай  етіп  ұйымдастыру  керек.  Бұл  міндетті  кесте  редакторы 
арқылы шешуге болады. 
 
4.  Егер  кəсіпорынның  əрбір  бөлімшесінде  жергілікті  желіге 
қосылған  компьютер  орналастыратын  болса,  іс  қағаздарын  жүргізуді 
автоматтандыру деңгейі едəуір жоғарылайды. Мұндай жүйенің қызмет 
етуі  үшін  құжаттардың  көшірмелері  қағаз  түрінде  емес,  электронды 
құжаттар  ағыны  файл  түрінде  болуы  керек.  Мұндай  құжаттармен 
жұмыс  жүргізу  Басқаруды  құжаттамалық  қамтамасыз  етудің  бірыңғай 
мемлекеттік  жүйесіне  сəйкес  бірегейлендірілген  нысанда  жүреді. 
Мұндағы  айырмашылық  ұйымның  құрылымдық  бөлімшелеріндегі 
құжаттар қолдан-қолға емес, компьютерден компьютерге беріледі. Бұл 
құжаттардың жүру жылдамдығын арттырады, келіп түскен құжаттарды 
мəтін  редакторы,  деректер  базасы,  электронды  кестелер  арқылы 

 
193
өңдеуге  мүмкіндік  тудырады.  Іс  қағаздарын  былайша  жүргізу  тəсілі 
қағазсыз технология əдісі деп аталады.  
 
5. Электронды почта арнасы арқылы түскен немесе «электронды 
кеңседе»  осындай  нысанда  жасалған  құжаттар  компьютерлік  өңдеуге 
бірден  жіберіле  беруге  дайын.  Бұл  ретте  ұйымға  қағаз  түрінде  келіп 
түскен  құжаттар  бірқатар  қиындықтар  туғызуы  мүмкін.  Мұндай 
құжаттарды  сканерден  өткізіп,  арнайы  бағдарлама  арқылы  оқуға, 
өзгертуге мүмкін болатындай қалыпқа келтіруге болады.  
 

жүктеу/скачать 1,32 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: