Компьютер арқылы іс қағаздарын жүргізу

 
188
жəне оны қолдану тəсілдерін тұтас бірлікте алып қарау қажет. Ақпарат 
жазылатын  қандай  да  бір  негіз  болмаса,  құжат  та  болмайды. 
Электрондық  құжат  та  сол  сияқты.  Электрондық  құжаттарды 
сəйкестендірудің,  ең  бастысы  түпнұсқаландырудың  мəні  зор. 
Электрондық  құжаттарды  сəйкестендіру  мен  түпнұсқаландырудың 
үйлесімді  əдістемесін  жасау  –  алыс  болашақта  да  олардың 
түпнұсқалық  қасиетін  сақтауға  кепіл  бола  алады.  Əйтсе  де  бірыңғай 
баламалы  технологияларды  қолданбайынша  электронды  құжат  өз 
негізіндегі файл күйінде қала береді. Мұндай электрондық құжаттарды 
мəтіні өшіп қалған қағаз құжаттармен салыстыруға болады: құжат бар 
болғанымен, іс жүзінде жоққа тəн. Яғни электрондық құжатты файлдан 
шығарып,  ақпаратын  монитор  экранынан  оқуға  болатын  жағдайға 
келтіргеннен кейін ғана «құжат» деп есептеуге болады.  
Қазір  электрондық  құжаттар  бойынша  жұмыс  жүргізу  ісінде 
мынадай проблемалар бар: 
-  электрондық  құжаттар  бойынша  жүргізілетін  жұмыстарды 
нормативтік-əдістемелік  құралдармен  қамтамасыз  ету  деңгейі 
ақпараттық-технологиялық  тұрғыда  қамтамасыз  ету  деңгейінен  артта 
қалып келеді. 
-  атқарушы  билік  органдарындағы  электрондық  құжаттар 
бойынша 
жүргізілетін 
жұмыстарға 
қолданылатын 
техникалық 
жабдықтардың əр тектілігі. 
- 
басқару 
органдарындағы 
құжаттаманы 
басқару 
ісін 
автоматтандыру  жөнінде  қолданылатын  бағдарламалық  құралдардың 
əр түрлілігі. 
-  құжаттарды  басқарудың  автоматтандырылған  жүйесі  мен 
құжаттарды мұрағаттық сақтау ісінің ұштаспауы. 
Электрондық 
құжат 
айналымының 
құқықтық 
базасын 
қалыптастыру  –  істің  жартысы  ғана.  Енді  алда  келесі  кезең  – 
электронды  құжаттарды  ұзақ  мерзімдік  сақтаудың  сенімді  жүйесін 
жасау  кезеңі  тұр.  Бұл  технологиялық  шараларды  да,  ұйымдастыру 
шараларын да қамтиды. 
Электрондық  құжаттар  мұрағаты  –  бұл  іс  қағаздарын  жүргізу 
қызметі 
мен 
құжат 
айналымын 
автоматтандыруды 
арнайы 
бағдарламалармен  жабдықтаушылар  ойлайтындай  жай  ғана  дербес 
сервер,  компьютер  немесе  ақпаратты  дерек  көздерін  сақтайтын  орын 
ғана  емес;  бұл  жəне  пайдаланушыға  керекті  электрондық  ақпаратты 
тауып беруге арналған іздестіру жүйесі де ғана емес. Жалпы, мақсат, 
міндеті жағынан электронды құжаттар мұрағаты (соның ішінде əсіресе 
мемлекеттік  мұрағат)  кəдімгі  дəстүрлі  мұрағаттан  ешқандай 
айырмашылығы  жоқ.  Бұл,  ең  əуелі,  құжаттардың  құндылығын 
сараптаудан  бастап,  оларды  пайдалануға  дейінгі  мұрағаттық  сақтау 
ісінің  бүкіл  циклін  қамтамасыз  ететін  технологиялар  мен  өндірістік 
процестер  болып  табылады.  Ол  құжаттардың  есебін  алу,  сипаттау, 

 
189
сақталуын  қамтамасыз  ету  жəне  ғылыми-анықтамалық  аппараттарын 
жетілдіру секілді іс-шаралар арқылы жүзеге асырылады.  
 
Мұрағаттар  атқарылған  құжаттар  мен  жабық  істерді  қайта 
пайдалану  ісін  ұйымдастыру  үшін  құрылады.  Мұндай  мүмкіндікке  ие 
болу үшін мынадай бірнеше шарттың орындалуы қажет: 
 
- ұзақ мерзімге арналған құжаттамалық саясатты айқындау жəне 
соған  сəйкес  құжаттарды  топтап,  олардың  сақталу  мерзімдерін 
белгілеу; 
 
- мұрағаттық сақтауға арналған құжаттарды белгіленген саясатқа 
сəйкес іріктеу; 
 
-  осы  құжаттар  бойынша  тиімді  анықтамалық-іздестіру  жүйесінің 
болуы; 
 
- құжаттардың бүкіл мұрағаттық мерзімде сақталуын қамтамасыз 
ету,  яғни  белгіленген  уақытқа  сəйкес  жүйелі  түрде  олардың  есебін 
алып отыру (түгендеу). 
 
- құжаттарды пайдалану кезінде олардың жоғалу қаупін мейлінше 
азайтатын жұмыс тəсілдерін ендіру. 
 
Электрондық  құжаттарды  сақтаудың  ұзақ  мерзімдік  саясаты 
əзірге  жоқ.  Іс  номенклатурасына  электрондық  құжаттар  мен 
мəліметтер  базасы  енбейді.  Электрондық  құжаттар  есебі  ұйымдарда 
не  бүтіндей  жүргізілмейді  не  жеткіліксіз  дəрежеде  ғана  жүргізіледі. 
Электрондық  құжаттар  бойынша  іздестіру  жүйесін  жасау  –  ұйымда 
электрондық  мұрағат  құрудың  негізгі  мəні  болып  табылады.  Əйтсе  де 
мұрағат негізі – электрондық құжаттардың есебін жүргізу. Электрондық 
құжаттардың  сақталу  жайы  туралы  айту  үшін  ең  алдымен  олар 
жөнінде  нақты  мəліметтер  болуы  шарт.  Егер  электрондық  құжаттар 
сыртта  сақталатын  негіздерге  жазылған  болса,  онда  олардың  есебін 
ретке келтіру оңай. 
 
Электрондық  құжатқа  байланысты  мынадай  терминдер  мен 
анықтамалар қолданылады.  

жүктеу/скачать 1,32 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: