Основные показатели эффективности использования рабочего времени

1.3 Основные показатели эффективности использования рабочего времени

Рабочее время представляет собой установленную законом продолжительность пребывания работника на предприятии для выполнения определенных обязанностей. Полнота и рациональность его использования - важнейшее условие увеличения прибыли предприятия, не требующее дополнительных затрат.

Показателем рабочего времени за определенный период (год, квартал, месяц) является фонд рабочего времени, который измеряют в человеко-днях или человеко-часах. Его величина зависит от числа рабочих, - продолжительности рабочего периода в днях и продолжительности рабочего дня. Информационной базой анализа являются баланс рабочего времени одного рабочего, данные отдела кадров о численности персонала, фотографии рабочего дня, хронометражные наблюдения, статистическая отчетность.

Эффективная работа предприятий во многом зависит от полноты и целесообразности использования фонда рабочего времени. Для этого проводится анализ рабочего времени занятых на производстве, который также позволяет определить степень использования персонала предприятия. В процессе такого анализа изучаются внутрисменные и целодневные потери рабочего времени, выявляются величина потерь и непроизводительных затрат рабочего времени, выясняются причины их возникновения.

Сравнение фактически отработанных человеко-дней или человеко-часов (продолжительности рабочего дня) с плановыми (расчетными) или базисными данными позволяет выявить потери рабочего времени в абсолютных единицах измерения и в процентах.

Внутрисменные потери выявляются в результате анализа продолжительности рабочего дня, который зависит от продолжительности перерывов в течение рабочего дня, обусловленных законом (перерывы, связанные с вредными условиями труда, сокращению рабочего дня подростков и т.д.) и внутрисменных потерь рабочего времени. Анализ внутрисменных потерь рабочего времени позволяет выявить причины, а, следовательно, сократить их и предупредить возникновение таких потерь.

Целодневные потери рабочего времени выявляются в результате анализа использования фонда рабочего времени и баланса рабочего времени одного среднесписочного рабочего. Количество отработанных человеко-дней или человеко-часов в анализируемом периоде зависит от целодневных простоев, неявок на работу с разрешения администрации, болезней, забастовок, прогулов. Поэтому целодневные потери рабочего времени должны учитываться и анализироваться. Анализ целодневных потерь рабочего времени позволяет сократить, а порой предупредить возникновение таких потерь рабочего времени, как целодневные простои, забастовки, прогулы, снизить заболеваемость. [3]

Устранение внутрисменных и целодневных потерь рабочего времени повышает коэффициент использования явочного состава персонала и уменьшает потребность в численности работающих.

При анализе использования рабочего времени проверяют обоснованность плановых (расчетных) заданий, выясняют изменения, происшедшие по сравнению с прошлым годом, определяют пути дальнейшего улучшения использования рабочего времени.

Анализ внутрисменных потерь рабочего времени осуществляется при помощи коэффициента использования продолжительности рабочего дня, который определяется отношением фактической продолжительности рабочего дня к базисной или плановой по формуле:

Анализ целодневных потерь рабочего времени осуществляется при помощи коэффициента использования числа дней работы одного рабочего, отношением фактического числа дней работы к базисному или плановому по формуле:

Оценка эффективности использования рабочего времени одним рабочим осуществляется с использованием данных баланса рабочего времени и отчета о его выполнении.

При анализе качественного использования рабочего времени определяют коэффициенты реального (эффективного) фонда рабочего времени по формулам:
Крф = (100 - Пф) / (100 – Ппл), (в%) (3)
Крф = (Фф - Пф) / (Фпл - Ппл) (в часах) (4)
где: Крф - коэффициент реального (эффективного) фонда рабочего времени, Пф, Ппл - потери рабочего времени в отчетном и базисном периодах, Фф, Фпл - расчетный фонд рабочего времени в отчетном и базисном периодах.

Оценка эффективности использования труда на предприятии осуществляется при анализе фактического реального фонда рабочего времени в человеко-днях или человеко-часах, величина которого зависит от 3-х факторов: численности рабочих, продолжительности рабочего периода в днях, продолжительности рабочего дня.

Для выявления влияния на фактический фонд отработанного рабочего времени 3-х факторов: численности рабочих (Чр) продолжительности рабочего дня (Р) и количества рабочих дней в году (Ф) можно провести следующие расчеты, используя метод цепных подстановок.

Если обозначить общее число отработанных человеко-часов (Т), а изменение их числа по сравнению с планом (∆Т,) то за счет указанных факторов произошли изменения в следующих размерах.

1. За счет изменения численности рабочих:
Тч = ∆Чр*Рф*Дф (5)
2. За счет изменения числа отработанных человеко-дней в году':
∆Тд= ∆Д*Чр. пл*Рф (6)
3. За счет изменения средней продолжительности рабочего дня:
∆Тр = ∆Р*Дпл*Чрп (7)
Для повышения эффективности работы предприятия необходимо совершенствовать структуру использования рабочего времени.

Существенное сокращение внутрисменных и целодневных потерь рабочего времени может быть достигнуто путем организационных мероприятий, повышения трудовой дисциплины, соблюдения правил техники безопасности, улучшения условий труда и мероприятий по охране труда, что будет способствовать снижению потерь рабочего времени, а следовательно, может быть достигнута экономия численности персонала фирмы.

Возможное уменьшение численности работающих за счет сокращения потерь и нерациональных затрат рабочего времени определяют по формуле:

Эч = (Тпв+Тл) * К

Фф (8)
где: Э - возможное уменьшение численности за счет сокращения потерь и нерациональных затрат рабочего времени, чел, Тпв - потери рабочего времени, час, Тл - нерациональные затраты рабочего времени, час, К - коэффициент возможного сокращения потерь и нерациональных затрат рабочего времени. Фф - фактический фонд рабочего времени одного рабочего, час.

Для выявления потерь и нерациональных затрат рабочего времени анализируется общий фонд рабочего времени рабочих и определяется влияние факторов на использование рабочего времени

Величина недоданной продукции в результате неявок и потерь рабочего времени определяется по формуле:
∆О = ∑ Т*В (9)
где ∆О – величина недоданной продукции, руб.;

Т - неявки и потери рабочего времени, подлежащие сокращению, час. (дни); В - выработка продукции часовая (дневная), руб.

Наличие целодневных потерь рабочего времени ведет к невыполнению среднегодовой выработки, а внутрисменные потери рабочего времени вызывают невыполнение среднедневной выработки.

Влияние использования рабочего времени одним среднесписочным рабочим на выработку определяется также сравнением фактического и базисного фонда рабочего времени. Прирост (снижение) выработки за счет использования рабочего времени определяется по формуле;

Для определения экономии численности вследствие улучшения использования рабочего времени можно использовать также следующие формулы:

Ликвидация прогулов и целодневных простоев:
эч1 = (Пр+Пцд) / Фр (11)
где: Пр - целодневные потери из-за прогулов, чел. -дни; Ппл - целодневные простои, чел. -дни; Фр - потенциально возможный (плановый) фонд времени одного рабочего, дни.

Сокращение заболеваемости до запланированного уровня или лучшего, достигнутого за прошлый период:

предыдущий период и фактически за анализируемый период, дни; Чрф - фактическая численность рабочих за анализируемый период, чел.

3. Сокращение невыходов с разрешения администрации до запланированного уровня:
Эч3 = (Пф. а – Ппл.

а) * Чрф Фр (13)

Сокращение внутрисменных потерь рабочего времени:

Эч4 = (Пв. ф* Чрф) \ 100 (14)

, или Эч4 = * Чр. ф (15)

100

1.4 Принципы эффективного использования рабочего времени

Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое время более эффективно, может осуществить и свое желание.

Для этого нужно избавиться от некоторых привычек в организации своего труда. Ведь даже самые квалифицированные руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой репутацией, часто допускают ошибки в организации личного труда. Вот некоторые из таких типичных ошибок:

1. Перенос принятия решения проблемы назавтра. Эта ошибка — самая распространенная. Главная причина такой ситуации наша несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему необходимо решать сразу, не откладывая ее на потом;

2. Выполнение работы не до конца. Быть до предела занятым и работать хорошо, наверное, не одно и то же. Человек может заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую часть их;

3. Стремление сделать все сразу. Одновременное решение нескольких проблем - это самый верный путь к стрессам и неврозам;

4. Стремление сделать все самому. Очень часто руководящие работники тратят свое время и силы на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение тех проблем, которые требуют компетентности и участия самого руководителя;

5. Неумение правильно разграничить функции между подчиненными. Отсутствие четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе управления часто подкашивают организацию. В результате не только затрудняется решение многих проблем, но и возникает ненужное личное соперничество;

6. Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных. К сожалению, многие руководители имеют привычку во всех проблемах винить своих подчиненных, тем самым, занимаясь делом совершенно бесполезным. Типичный пример — перекладывание вины на других в случае неудачи;

7. Полное пренебрежение вопросами организации и планирования личной работы. Эта ошибка, возможно, самая основная. Руководители часто и справедливо жалуются на все возрастающую в последние годы лавину бумаг;

8. Руководитель считает, что эффективная организация его личного времени в принципе невозможна. Это мотивируется тем, что он, руководитель, зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств.

По этому поводу выделяют тридцать самых главных причин потерь времени:

• 
  Нечеткая постановка цели;
  
• 
  Отсутствие приоритетов в делах;
  
• 
  Попытка слишком много сделать за один раз;
  
• 
  Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения;
  
• 
  Плохое планирование трудового дня;
  
• 
  Личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол;
  
• 
  Чрезмерное чтение корреспонденции;
  
• 
  Скверная система досье;
  
• 
  Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе);
  
• 
  Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров;
  
• 
  Недостатки кооперации или разделения труда;
  
• 
  Отрывающие от дела телефонные звонки;
  
• 
  Незапланированные посетители;
  
• 
  Неспособность сказать "нет";
  
• 
  Неполная, запоздалая информация;
  
• 
  Отсутствие самодисциплины;
  
• 
  Неумение довести дело до конца;
  
• 
  Отвлечения (шум и др.);
  
• 
  Затяжные совещания;
  
• 
  Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям;
  
• 
  Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь;
  
• 
  Болтовня на частные темы;
  
• 
  Излишняя коммуникабельность;
  
• 
  Чрезмерность деловых записей;
  
• 
  Синдром "откладывания";
  
• 
  Желание знать все факты;
  
• 
  Длительные ожидания (например, условленной встречи);
  
• 
  Спешка, нетерпение;
  
• 
  Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел;
  
• 
  Недостаточный контроль за перепорученными делами.
  

Отметим, что люди достаточно давно были озабочены управлением своим временем. По мнению С. Кови, автора бестселлера "Семь навыков высокоэффективных людей. Возврат к этике характера", существует уже четыре поколения, занимавшихся управлением временем.

Первая волна характеризовалась записками, памятками, попытками упорядочить и систематизировать все, что требует от нас затрат времени и сил.

Во втором поколении появились самые разные календари и деловые дневники. Это отражало попытку смотреть вперед, планировать события и свою деятельность на будущее.

Третье поколение отражает современный этап управления временем. К наследию предыдущих поколений добавляется идея расстановки приоритетов, ценностей и сравнения значимости различных дел. Кроме этого, третье поколение сосредотачивается не только на ежедневном планировании. Вводится долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное планирование, постановка промежуточных целей.

Сегодня возникает уже четвертое, совсем иное поколение управления временем. Стало понятным, что главная задача теперь — не управление временем, а управление собой. Планируются не действия и время, а достижение результатов. Другими словами, нам следует не только пытаться быть более организованными и лучше распределять время. Следует начать по-новому мыслить о времени.

Новое мышление заставляет нас посмотреть на время с другой стороны. И, в соответствии с законом Парето, 80% всех результатов достигается нами в течение 20% потраченного времени. И это переворачивает все обыденные представления. Оказывается, времени у нас может хватать. Ведь по-настоящему продуктивно оно используется лишь на 20%.

Суть четвертого поколения, занимающегося управлением временем, по мнению С. Кови, мы расходуем время одним из четырех способов.

Как показывает матрица, виды деятельности характеризуются двумя факторами: срочностью и важностью.

Срочное - это то, что требует немедленного внимания. То, что можно обозначить словом "Сейчас". А какие дела можно назвать важными?

Важное имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в вашу миссию, ваши ценности и в ваши важнейшие цели.

Важные и несрочные дела требуют от нас гораздо большей инициативы, чем срочные, которые просто толкают нас: "Делаем!" Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить возможность и получить результат. Если у нас нет представления о том, что важно для нас, о тех результатах, которых мы хотим достичь в жизни, то легко переходим к реагированию на срочное.

Некоторые люди изо дня в день оказываются буквально бомбардируемыми "горячими" проблемами. Единственное облегчение видят они в бегстве к неважным и несрочным делам (квадрат 4). Так живут люди, управляемые кризисными ситуациями.

Другие люди значительную часть времени тратят на срочные, но не важные дела (квадрат 3). Они тратят свое время на срочное, считая это также и важным. Но в действительности срочность этих дел основана на приоритетах и ожиданиях других людей.

Руководители эффективные держатся в стороне от дел, обозначенных в квадратах 3 и 4, поскольку срочные они или нет — прежде всего они неважные. Кроме того, они уменьшают размер дел в квадрате 1, отводя больше времени решению дел в квадрате 2.

Сердцем эффективного управления временем, а значит, и собой являются дела квадрата 2. Они связаны с тем, что считается важным, но несрочным. Включают в себя такую деятельность, как строительство отношений, написание личных обязанностей, планирование, упражнения, профилактика, подготовка — все те дела, которые мы считаем нужными, но редко заставляем себя за них взяться, так как они несрочные.

Возможные последствия сосредоточения вашей деятельности и решении дел, обозначенных в каком-либо из квадратов, показаны в вышеуказанной таблице.
Таблица 1

Матрица управления временем

Для правильного и эффективного использования времени необходимо основное внимание уделять перспективным и самым важным для вас делам квадрата 2, одновременно сокращая деятельность по выполнению дел, обозначенных во всех остальных квадратах.

Вывод во всех случаях напрашивается один: вначале думать, принимать взвешенное, осмысленное решение, а уже потом браться за дело. Срочные дела следует либо делать, либо передоверять их исполнение другим, но тоже немедленно, не затягивая с их решением. Те дела, которые могут подождать, должны быть не просто отложены в сторону, но следует установить время, конкретное и точное, когда они будут сделаны, и соответствующий пункт об этом должен быть записан в плане личной деятельности.

Таким образом, резервы времени абсолютно ограничены, поэтому встает вопрос о его рациональном использовании, экономии. От способности это делать во многом зависит успех любого работника. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что время тратится, тратить на то, что нужно, и делать все как можно быстрее. Первым шагом на этом пути является "инвентаризация" времени, осуществляемая несколькими методами, изложенные в следующем подразделе.

2 АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ В ТОО «КАРАСАТ»

1. 
   Анализ использования фонда рабочего времени на предприятии ТОО «КАРАСАТ».
   

ТОО "Карасат" специализированное предприятие по проектированию и производству съемных грузозахватных приспособлений подъемно - транспортных, погрузочно - разгрузочных работ. образована с 2003 года. ТОО "Карасат" находится в Карагандинская обл., г.Темиртау, ул.Дмитрова, 163-2 .

В активном развитии всех процессов в фирме участвует квалифицированный персонал, имеющий достаточный опыт работы по производству и реализации грузозахватных средств.

Основным направлением деятельности компании является производство всех видов стропов и различных изделий из стального каната, цепей и текстильной ленты, а также продажа стальных канатов казахстанских и зарубежных производителей и поставка специальных грузовых захватов и траверс.

Производство оснащено современным импортным оборудованием для изготовления стропов, а также всевозможных изделий из стального каната, текстильной ленты и цепей. Все производственные процессы имеют сертификацию.

Компания также может предложить широкий ассортимент грузоподъемных средств казахстанских, европейских и азиатских производителей, которые используются во всех отраслях промышленности для подъемно-транспортных целей. Предлагаемая продукция имеет сертификаты качества отечественных и зарубежных изготовителей. Специалисты фирмы готовы проконсультировать и помочь клиенту сделать правильный выбор в подборе нашей продукции.

Постоянно уделяют большое внимание качеству продукции, предлагаемой нашим покупателям. Оперативное и качественное обслуживание клиентов – одна из главных задач деятельности компании

ффективность работы на предприятии во многом зависит от того, насколько рационально организован труд. В нашей стране до сих пор значимые ресурсы повышения производительности и результативности труда лежат именно в плоскости рационального использования рабочего времени. Существуют различные инструменты, позволяющие оценить текущую ситуацию по этому вопросу. Рассмотрим один из таких инструментов - фотографию рабочего времени.

Фотография рабочего времени (ФРВ) - это вид наблюдения, при котором измеряют все без исключения затраты времени исполнителя за определенный период работы. В результате получают точный срез: чем именно и в течение какого времени занимался конкретный сотрудник.

Фотографией рабочего дня исследует трудовой процесс, выявляет затраты рабочего времени в течение изучаемого периода (часто целой смены), определяет резервы повышения производительности труда. Она позволяет вскрыть причины потерь рабочего времени и, устраняя их, улучшать использование рабочего времени на протяжении смены. С помощью фотографии рабочего дня изучают использование рабочего времени лучшими рабочими с целью распространения их опыта: проектируют наиболее рациональное (принимаемое за норму) распределение времени рабочей смены по классификационным группам (категориям) затрат времени; - анализируют потери рабочего времени и организационно-технические причины, вызывающие их, с целью выработки мероприятий по устранению неполадок и улучшению использования рабочего времени; - определяют необходимое количество рабочих, обслуживающих агрегаты и машины, т.е. устанавливают нормы обслуживания: - учитывают фактическую выработку продукции и темп ее выпуска (таблица 2).

При проведении фотографии рабочего времени в наблюдательном листе на протяжении целой смены непрерывно фиксируются все без исключения затраты рабочего времени работника стропальщика по изготовлению строп (методом завтуливания).
Таблица 2

Фотография рабочего дня (стропальщика)

Продолжение таблицы 2

Далее в таблице 3 составляется сводная таблица одноименных затрат рабочего времени.

Баланс рабочего времени в ТОО «КАРАСАТ»

Анализируя данные таблицы можно сказать, что оперативная работа составляет 61,25% или 294 минуты времени смены, остальное время смены 186 минут 38,75% приходится на непроизводительные затраты. Сопоставление фактического баланса времени с нормативным позволяет выявить отклонение от нормативных., что представлено в таблице 4.

По данным таблицы можно сказать, что, фактический баланс отличается от планового: подготовительно-заключительное время (ПЗ) на 49мин больше, время обслуживания оборудования (ОБС) на 5минут меньше нормативного времени, недостаток оперативной работы (ОП) составил 102минуты.
Таблица 4

Фактический и нормативный балансы рабочего дня в ТОО «КАРАСАТ»

Исходя из данных таблицы можно определить следующие показатели использования фонда рабочего времени;

Кисп – коэффициент использования сменного времени по формуле:
Кисп = (ПЗ+ОП+ОБС+ОТЛ(н)/Тсм*100 (1)
Кисп=(74+294+36+29)/480*100 =90%

Коэффициент потерь рабочего времени по формуле

Проверка полученных результатов осуществляется по формуле:

По результатам можно сказать, что 90% сменного времени используется эффективно, а потери рабочего времени составляют 10% времени смены.

Чтобы сократить время на получение материала в течение рабочего дня, рабочего необходимо обеспечить материалом в начале смены на весь рабочий день соответственно количеству заготовок, работник не будет тратить время на получение материала в течение рабочей смены - время ОБС сократится. Необходимо предоставить работнику все необходимые инструменты на рабочем месте - не понадобится дополнительное время на уход за инструментом, по возможности исключить посторонние разговоры, которые составили 12 минут или 2,5 % рабочего времени. Сокращая непроизводственные затраты времени, соответственно будет увеличиваться время оперативной работы, будет расти производительность труда.

Более точно определить факторы, повлиявшие на снижение эффективности использования фонда рабочего времени, можно конкретизировав потери рабочего времени по данным таблицы 5
Таблица 5

Состав внутрисменных потерь и непроизводительных затрат рабочего времени в ТОО «КАРАСАТ»

Потери рабочего времени	Минуты	В % к отработанному времени
1.ПНТ Ремонт оборудования	28	5,83
2.ПНД Разговор с другим работником	12	2,5
Итого;	40	8,33

По данным таблицы можно сказать следующее , что 40 минут или 8,33 % рабочего времени используется неэффективно, на это в большей степени влияет перерыв по организационно техническим причинам, которое составляет 28 минут рабочего времени или 5,83 % времени смены. Этот показатель говорит о низком уровне организации обслуживания рабочего места на предприятии.

Купл – Пвн/Т*100=40/480*100=8,33%

Пвн – потери внутренние

Рост производительности труда за счет уплотнения рабочего времени рассчитывается по формуле:

ПТ = (396 - 294) / 294* 100 = 34,7 %