лекция Программная структура, методы администрирования

Характерной чертой нашего времени являются интенсивно развивающиеся процессы информатизации практически во всех сферах человеческой деятельности. Они привели к формированию новой информационной инфраструктуры, которая связана с новым типом общественных отношений (информационными отношениями), с новой реальностью (виртуальной реальностью), с новыми информационными технологиями различных видов деятельности. Сердцевина современных информационных технологий – автоматизированные информационные системы (АИС), создание, функционирование и использование которых привело к возникновению специфических понятий, категорий, приемов и навыков.

Информационное обеспечение является составной частью более широкого понятия информационных процессов. В нормативно-правовой трактовке информационные процессы определяются как «процессы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации» и охватывают тем самым все сферы человеческой деятельности.

Информационное обеспечение чаще всего соотносится с организационно-управленческой и производственно-технологической сферой. Поэтому под информационным обеспечением будем понимать совокупность процессов сбора, обработки, хранения, анализа и выдачи информации, необходимой для обеспечения управленческой деятельности и технологических процессов.

Основополагающим в определении информационного обеспечения является понятие информации.

При рассмотрении понятия информационного обеспечения в контексте обработки информации большое значение имеет понятие данных. От информации данные отличаются конкретной формой представления и являются некоторым ее подмножеством, определяемым целями и задачами сбора и обработки информации. К примеру, данные по сотрудникам какой-либо организации в виде формализованных учетных карточек кадрового подразделения содержат лишь некоторый перечень необходимых сведений (ФИО, год рождения, образование, семейное положение, должность и т.д.), но не охватывают огромное количество сведений, характеризующих каждого конкретного человека. Поэтому определим данные как информацию, отражающую определенное состояние некоторой предметной области в конкретной форме представления и содержащую лишь наиболее существенные с точки зрения целей и задач сбора и обработки информации элементы образа отражаемого фрагмента действительности.

Таким образом, информация на стадии данных характеризуется определенной формой представления и дополнительной характеристикой, выражаемой термином «структура».

Структура данных связана с понятием представления информации и определяется функциональной, логической, технологической и т.п. структурой той предметной области, информацию о которой содержат данные. Вместе с тем данные могут быть представлены и в неструктурированной форме, что предопределяет технологические особенности их накопления и обработки. Таким образом, можно выделить неструктурированную и структурированную формы представления данных.

В технологическом плане аспект использования средств вычислительной техники (СВТ) в информационных системах и обеспечение на этой основе автоматизации решения каких-либо задач проявляется в близком термине «автоматизированная система». Автоматизированная система – это «система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций».

Практика создания и использования автоматизированных информационных систем в различных сферах деятельности позволяет дать более широкое и универсальное определение, которое полнее отражает все аспекты их сущности.

Под информационной системой в дальнейшем понимается организованная совокупность программно-технических и других вспомогательных средств, технологических процессов и функционально-определенных групп работников, обеспечивающих сбор, представление и накопление информационных ресурсов в определенной предметной области, поиск и выдачу сведений, необходимых для удовлетворения информационных потребностей установленного контингента пользователей-абонентов системы.

Автоматизированные информационные системы (АИС) – это информационные системы, в которых представление, хранение и обработка информации осуществляются с помощью вычислительной техники. Автоматизированные информационные системы в настоящее время являются неотъемлемой частью современного инструментария информационного обеспечения различных видов деятельности и наиболее бурно развивающейся отраслью индустрии информационных технологий.

Таким образом, информационные системы являются основным средством, инструментарием решения задач информационного обеспечения.

Формы технологического и организационно-штатного воплощения информационного обеспечения:

· служба документационного обеспечения управления (СлДОУ);

· информационная служба;

· экспертно-аналитическая служба.

Традиционной организационно-штатной и технологической структурой является СлДОУ, которая в обобщенном виде реализует следующие функции:

· организация и обеспечение делопроизводства и документооборота;

· документационное обеспечение подготовки и осуществления управленческих решений через организацию и контроль разработки и согласования организационно-распорядительных и информационно-справочных документов;

· внутренний мониторинг (контроль реализации управленческих решений, оценка их результатов через контроль и отслеживание прохождения документов).

Информационная служба (отдел автоматизации, вычислительный центр и т.д.) обеспечивает решение следующих задач:

· сбор недокументированной и документированной информации из внешних источников, необходимой для поддержки управленческих и технологических процессов;

· внешний мониторинг (выявление и анализ управленческих проблем, возникающих по внешним причинам);

· информационное оповещение и удовлетворение информационных потребностей управленческих и технологических структур;

· внутренний мониторинг (статистика, отчетность, оценка результатов деятельности).

Экспортно-аналитическая группа (группы советников, консультантов, аналитиков) привлекается для:

· анализа различных управленческих, производственных ситуаций;

· выработки альтернатив управленческих решений;

· прогнозирования последствий управленческих решений.

Структура информационного обеспечения определяется структурой (циклом) функционирования информационных систем.

Элементы цикла функционирования информационных систем:

· сбор информации;

· комплектование информацией;

· поиск и выдача сведений для абонентов системы;

· поддержание целостности, актуальности и сохранности информации.

Сбор информации представляет собой специальным образом организованный порядок и процесс получения и отбора информации, имеющей отношение к предметной области сведений информационной системы, и включает:

· получение информации;

· оценку относимости информации;

· организационные схемы, порядок отбора и фиксации информации.

Получение информации осуществляется через организацию и использование системы источников и каналов получения информации.

Оценка относимости информации к предметной области сведений информационной системы в некоторых случаях выполняется автоматически (информация с датчиков в автоматизированных системах управления технологическими процессами (АСУ ТП)). В других случаях (системы обеспечения аналитических исследований, мониторинга социально-экономических или экологических процессов и т.п.) представляет сложную, многокритериальную классификационную задачу, слабо поддающуюся автоматизации и выполняемую специальной категорией работников.

Организационные схемы, порядок отбора и фиксации информации определяют организационную основу подсистемы сбора информации и обусловливаются характером и другими параметрами источников и каналов получения информации.

Комплектование информационной базы в различных ее формах в общем плане включает предварительную обработку (рубрикацию, структуризацию) и занесение информации.

Характер предварительной обработки информации определяется формой представления входных данных (структурированная, неструктурированная), особенностями представления данных в информационной системе. Он может включать классификацию сведений по определенным рубрикам (делам), разделам и т.п. предметной области с целью накопления материалов определенного характера или объединенных каким-либо признаком, фактором. Структуризация информации представляет процесс преобразования документированной информации (информации на естественном неформализованном языке (обычно это текст документа)) в семантику АИС, т.е. в информационный язык представления данных, используемый в конкретной информационной системе.

Занесение данных в информационную систему заключается в добавлении новых сведений и при необходимости их отождествлении, слиянии и установлении взаимосвязи новых данных с ранее накопленными. Принципиальное значение при этом имеет вопрос идентификации новых данных с возможно уже имеющимися в системе.

Важным моментом при занесении новой информации может стать также установление ее логической взаимосвязи с ранее введенными данными. В некоторых видах АИС (информационно-поисковых) такая задача является одной из основных, так как позволяет искать и устанавливать не всегда очевидные связи между информационными объектами и категориями сведений информационной системы. Комплектование информацией в таких случаях неотделимо от обработки и выдачи информации

В информационных службах, обеспечивающих создание и эксплуатацию информационных систем, сбор и комплектование информации осуществляют работники группы отбора («отборщики», «индексаторы»), квалификация которых должна включать также знание конкретной предметной области информационных систем.

Поиск и выдача данных включают установление специального организационно-технологического порядка удовлетворения информационных потребностей абонентов информационной системы в управленческой деятельности и технологических процессах.