Параграф 9. Мұрағат қоймаларынан мұрағаттық құжаттарды беру тәртібі

Қазақстан Республикасының ұлттық құндылық объектілеріне жататын, сонымен қатар Ұлттық мұрағат қорының құжаттары, физикалық жай-күйі қанағаттандырғысыз аса құнды құжаттардың түпнұсқасын мұрағат қоймаларынан беру ерекше жағдайларда мұрағат басшысының жазбаша рұқсатымен беріледі.

187. Мұрағат қоймасындағы мұрағаттық құжаттар жазбаша рұқсатпен:

1) мұрағат қоймасының меңгерушісі (сақтауды қамтамасыз ету бөлімі) – мұрағаттың оқу (көру) залындағы пайдаланушыларға және жұмыс орнында мұрағат қызметкерлеріне қызмет бабында жұмыс жайларына беріледі;

2) мұрағат басшысы немесе олардың орынбасары – кепілдеме хаты болған жағдайда қор құрушыларға, сот өкілдеріне, заң қорғаушы және басқа уәкілетті органдардың уақытша пайдалануына береді, ұйымдарға – көрмеге қою үшін көрме өткізу туралы келіссөз және мұрағат басшысының тиісті бұйрығы болған жағдайда беріледі, мұрағат зертханасының қызметкерлеріне, арнайы ұйымдарға – сақтандыру және пайдалану қоры бойынша және мұрағаттық құжаттарды арнайы өңдеу жұмыстарын жүргізу үшін арнайы ұйымдармен шарттар бар болғанда беріледі.

188. Мұрағат қоймасынан мұрағаттық құжаттарды беру және оларды қабылдап алу барысында, оның ішінде бар болуын және жағдайын парақтап тексеруді мұрағат қоймасының қызметкері жүргізеді. Ал, оқу залында қайтарылған мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жағдайын парақтап тексеруді оқу залының қызметкері жүргізеді.

189. Мұрағат қоймасынан құжаттарды бергенде және қайтарып алғанда, олардың бар болуы мен жай-күйін тексеру мақсатында парақтап қарауға мына құжаттар жатады:

1) Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылық объектісіне жататын және аса құнды құжаттар;

2) рәсімделуінде немесе қосымшасында құнды тастары мен металдары бар мұрағаттық құжаттар;

3) түптелмеген мұрағаттық құжаттар;

4) мұрағат қоймасынан алдында берілмеген және куәландыру парақтары жоқ құжаттар;

5) коллекционерлер үшін қызығушылық тудыратын қолтаңбалары, графикалық құжаттары, пошталық және елтаңбалық белгілері, мөрлері бар істер, ашықхаттар, мекенжайы, маркасы бар конверттер және басқа мұрағаттық құжаттар.

Парақтап тексеруге жататын басқа істердің құрамын сараптама-әдістемелік комиссияның шешімі негізінде мұрағат басшысы айқындайды.

Парақтап тексеруден өткендігі туралы белгі осы Қағидалардың

Мұрағат қоймасынан берілген сақ. бір. және іс тізімдемесінің орнына осы Қағидалардың 33-қосымшасына сәйкес ізбасар карта қойылады.

190. Мұрағат қоймасынан берілген мұрағаттық құжаттардың мұрағат шифры, нөмір қойылған парақтары, істің растау парағы және осы Қағидалардың 34-қосымшасына сәйкес құжатты пайдалану парағы болады.

191. Мұрағат қоймасынан мұрағаттық құжаттарды және істерді беру барысында:

1) мұрағат шифрлары мен атауын (аннотациясын) іс тізімдемесімен (есепке алу және сипаттау кітабы), құжаттармен салыстыру;

2) мұрағат істерін парақтап тексеру – белгіленген жағдайларда жүргізіледі.

Мұрағат құжаттарындағы мұрағат шифрін іс тізімдемесімен (есепке алу және сипаттау кітабы) және құжаттармен салыстыруда істің титулдық парағының және сыртының толтырылуының дұрыстығын, дыбыс-бейнелік және электронды құжаттарды сақтаудың алғашқы құралдары, сақ. бір. атауы мен шифрінің дұрыстығы тексеріледі. Үлкен көлемді түзетулер болған жағдайда мұқабасы мен титулдық парағы, қажеттігіне қарай ескі мұқабасын сақтай отырып, ауыстырылады.

Істен алынған жекелеген мұрағаттық құжаттарды қоймадан беруге дайындау кезінде әрбір парақтың артқы жағына, құжат мәтінінен бөлек мұрағаттың мөрі мен мөртабаны басылады және берілген уақыты қойылады.

192. Мұрағаттық құжаттар мұрағат қоймаларынан төмендегідей мерзімге беріледі:

1) бір айға дейін – оқу залының пайдаланушыларына және мұрағат қызметкерлеріне беріледі (екі апталық мерзімге берілетін аса құнды және дыбыс-бейнелік құжаттардан басқасы);

2) үш айға дейін – қор құрушыларға беріледі;

3) алты айға дейін – сот өкілдеріне, заң қорғаушыларға және басқа да уәкілетті органдарға беріледі.

193. Мұрағат қоймасынан экспонат үшін берілетін құжаттарды беру көрме өткізу туралы келіссөзде белгіленген мерзімде жүзеге асырылады.

Сақтандыру және пайдалану қорын түзу үшін беру және құжаттарды арнайы өңдеуден өткізу мерзімі мұрағат қызметінің жоспарына және ұйымдардың екі жақты тиісті жұмыстар жүргізу шартында айқындалады.

Мұрағаттық құжаттарды беру мерзімін ұзартуға мұрағат басшылығының рұқсатымен жол беріледі.

194. Мұрағат қоймасынан мұрағаттық құжаттарды беру мұрағаттық құжаттарды беру кітабына тіркеледі, қоймадан пайдалану қорының көшірмелерін беру әрбір мұрағат қоймасы және беру түрі бойынша бөлек осы Қағидалардың 35-қосымшасына сәйкес жүргізіледі.

195. Оқу залына мұрағаттық құжаттарды беру, мұрағаттық құжаттарды, пайдалану қорының көшірмесін, істер, құжаттар тізімдемесіне тапсырыс (талап) беру осы Қағидалардың 36-қосымшасына сәйкес ресімделеді және қоймадан оқу залына мұрағаттық құжаттарды пайдалану қорының көшірмесін беру кітапшасына тіркеледі және оқу залының қызметкері қол қояды. Пайдаланушының орындалған тапсырысы (талабы) берілген мұрағат құжаттарымен бірге оқу залына жөнелтіледі және пайдаланушының жеке ісінде сақталады.

196. Қызмет барысында қолдану үшін мұрағат қызметкеріне мұрағаттық құжаттарға, пайдалану қорының көшірмесіне, құжаттар мен істің тізімдемесіне тапсырыс (талап) беру арқылы рәсімделеді және оған тиісті бөлімше басшысы растап қол қояды. Тапсырыс (талап) мұрағаттық құжаттарды беру кітапшасына, қоймадан жұмыс істеу орнына алынатын пайдалану қорының көшірмесі тіркеледі және мұрағат қызметкері оның әрбір сақ. бір. үшін қол қояды.

197. Мұрағаттық құжаттарды мұрағат зертханасына беру тиісті жұмысты жүргізу үшін тапсырысқа байланысты рәсімделеді және мұрағаттық құжаттарды беру кітапшасына және қоймадан зертханаға алынған пайдалану қорына тіркеледі және оған зертхана қызметкері қол қояды. Тапсырыс зертханада және тиісті бөлімшелерде есепке алынады және мұрағат құжаттарымен жұмыс істеу барысындағы барлық кезеңдерді бақылаушы құжат болып қызмет етеді.

198. Мұрағаттық құжаттарды уақытша пайдалануға беру мұрағаттық құжаттарды уақытша пайдалануға беру актісімен осы Қағидалардың 37-қосымшасына сәйкес толтырылады және пайдалану қорының көшірмесін беру кітапшасына мұрағаттық құжаттарды қоймадан уақытша пайдалану кітапшасына тіркеледі.

199. Пайдалану қорынан мұрағаттық құжаттардың көшірмесін беру мұрағаттық құжаттарды, пайдалану қорының көшірмесін, істер мен құжаттардың тізімдемесін беру тапсырысымен (талап) рәсімделеді және орталықтан немесе әрбір қоймада бөлек жүргізілетін пайдалану қорын беру кітапшасына тіркеледі.

200. Істердің, құжаттардың тізімдемесі бес күннен аспайтын мерзімге беріледі. Бір ғана көшірмесі бар және орталықта сақталатын істер, құжаттар тізімдемесін беру тек ерекше жағдайларда ғана немесе мұрағат басшысының немесе оның орынбасарының рұқсатымен бір күннен аспайтын мерзімге беріледі.

Істер мен құжаттардың тізімдемесін беру үшін мұрағаттық құжаттарды, пайдалану қорының көшірмесін, істің, құжаттардың тізімдемесіне тапсырыс (талап) арқылы толтырылады және мұрағаттық құжаттарды беру кітапшасында, қоймадағы пайдалану қорының көшірмесіне тіркеледі және оған тізімдемені алған мұрағат қызметкері немесе пайдаланушы қол қояды.

201. Мұрағат құжаттарын беру кітапшасы тоқсан сайын немесе жарты жылда бір рет салыстырып тексеріліп тұрады. Егер салыстырып тексеру кезінде құжаттарды қайтару мерзімін бұзу фактісі анықталса, себебі айқындалады және мұрағат құжаттарын қайтару шаралары жүргізіледі. Егер мұрағаттық құжаттардың уақытында тапсырылмау себебі оны әрі қарай пайдалану қажеттілігінен туындаған болса, құжаттарды алу қайта рәсімделеді. Ал құжаттарды уақытында қайтармаудың себептері болмаса, оларды мұрағат қоймасына жедел түрде қайтару шаралары жүргізіледі.

202. Мұрағаттық құжаттарды сақтауға жауапты бөлімше мұрағаттық құжаттарды сақтауды бақылау мақсатында, мұрағат қоймасынан берілген мұрағаттық құжаттарды тексеруден өткізеді. Тексерулер жоспарлы тәртіпте немесе қажет болған жағдайда мұрағат бастығымен келісіп жүргізіледі.

203. Мұрағаттық құжаттарды мұрағатқа қайтару кезінде осы Қағидалардың 188-191-тармақтарына сәйкес олардың физикалық жай-күйін парақтап тексеру жүзеге асырылады.

Мұрағаттық құжаттарды беру кітапшасында құжаттардың қайтарылғаны туралы құжатты қайтарған мұрағат қызметкерінің немесе қор құрушының көзінше белгі қойылады. Егер қайтарылған мұрағаттық құжаттар зақымданған болса, еркін түрде акт жасалып, мұрағат қызметкері мен құжатты қайтарушының қолы қойылады және мұрағат басшылығының қарауына ұсынылады.

204. Мұрағат пайдаланушыға алған құжаттарды ұқыпты пайдалануға және сақтауға міндетті екенін ескертеді.

205. Мұрағаттық құжаттар ұрланған немесе зақымданған жағдайда, сонымен қатар құжат мәтініне өзгерістер енгізілген жағдайда, мұрағат орналасқан жердегі ішкі істер органдарына тиісті арыз түсіреді, үш күн ішінде уәкілетті органдарды немесе жергілікті атқарушы органдарды залалдың орнын толтыру үшін Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес басқа шаралар қолдану үшін хабардар етеді.

Параграф 10. Мұрағаттық құжаттарды

тасымалдау және орнын ауыстыру тәртібі
206. Мұрағаттық құжаттарды қандай да бір алыс қашықтыққа тасымалдау барысында мұрағаттық құжаттарды жауын-шашыннан, жарықтан, механикалық зақымданудан сақтауды қамтамасыз ететін арнайы қораптардың түрлерін қолдану арқылы оларды қоршаған ортаның зиянды факторларының әсерінен қорғау шаралары сақталады.

207. Мұрағаттық құжаттарды тасымалдау мұрағаттық құжаттар қорап ішінде соққылар және түрлі шайқалулар болдырмайтын қорапта тығыз орналастырыла отырып жүргізіледі, бұл ретте фотофоноқұжаттар тиісті көлемде жасалынған қатты конструкциялық қорапта, ылғал өткізбейтін матаға оралып тікесінен орналастырылады. Басқа дыбыс-бейнелік және электрондық құжаттар, графикалық және үлкен пішіндегі істер мен құжаттар тек өздері сақталатын қорапта немесе тасымалдауға арналған арнайы құралдарда тасымалданады.

208. Мұрағаттық құжаттарды мұрағат ішінде тасымалдау үшін арба немесе басқа тасымалдау құралдары қолданылады.

Мұрағаттық құжаттарды қала ішінде тасымалдау жабық машиналарда мұрағат қызметкерінің алып жүруі арқылы жүргізіледі.

Мұрағаттық құжаттарды алыс ара қашықтыққа тасымалдау құнды құжаттарды тасымалдау қағидасына сәйкес ораулы күйде жабық көлік құралында, белгіленген көліктің тиісті түрінде жүзеге асырылады.

Параграф 11. Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылық

объектілеріне жататын және аса құнды құжаттарды анықтау,

сақтандыру қорын және пайдалану қорын құру тәртібі
209. Ұлттық мұрағат қорының және аса құнды құжаттарды Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылық объектілеріне бөлуді және жатқызуды жоспарлы түрде мұрағатта дайындалған салалық ғылыми-әдістемелік әзірлемелер мен әдістемелік құралдар негізінде неғұрлым білікті мамандар жүргізеді.

210. Ұлттық мұрағат қорының құрамындағы құжаттардың Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылық объектілеріне жататынын айқындау Қазақстан Республикасның заңнамасына сәйкес жүзеге асырады.

Ұлттық мұрағат қорының құрамындағы аса құнды құжаттардың бар болуын айқындауды мұрағаттың (жергілікті атқарушы органның) СТК жүзеге асырады және осы Қағидалардың 270-274-тармақтарына сәйкес мұрағаттың есепке алу құжаттарымен бекітіледі.

211. Ұлттық мұрағат қорындағы Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылық объектілеріне және аса құнды құжаттарға жататын құжаттардың түпнұсқасы зақымданған жағдайда, оларды сақтап қалу мақсатында олардың сақтандыру көшірмесі (бұдан әрі – сақтандыру қоры) жасалады.

212. Қағаз негізіндегі мұрағаттық құжаттардың сақтандыру көшірмесі құжаттарды оптикалық суретке түсіру әдісімен фотографиялық галогенді күмістелген үлдірде жасалған 1-буындағы негативті микронысан (микрофильм немесе микрофиш) болып табылады.

Киноқұжаттардың сақтандыру көшірмесі үлдірде тиісті контактілі баспа әдісімен жасалған түпнұсқа көшірмесінің бірінші қосарланған түрі болып табылады.

Фотоқұжаттардың сақтандыру көшірмесі – фотоүлдірде репродукция немесе контактілі баспа әдісінің тиісті түрімен жасалған түпнұсқаның бірінші көшірмесі болып табылады.

Фоноқұжаттардың сақтандыру көшірмесі жаңа үлгідегі жазу жүйесімен жасалған түпнұсқаның бірінші көшірмесі болып табылады.

Бейнеқұжаттың сақтандыру көшірмесі түпнұсқа форматында магниттік таспада бейне дыбысжазба әдісімен жасалған түпнұсқаның бірінші көшірмесі болып табылады.

213. Сақтандыру көшірмелерінің кезектілігі құжаттардың физикалық жай-күйі мен оларға өтініш беруін есепке ала отырып айқындалады.

214. Құжаттарды сақтандыру көшірмесіне дайындық осы Қағидалардың 187-206-тармақтарына сәйкес мұрағаттық құжаттарды қоймадан беру тәртібіне сәйкес жүзеге асырылады.

215. Сақ. бір. алдында көшірілетін сақтандыру көшірмелері істер мен құжаттар тізімдемесіндегі сақ. бір. жүйелігін сақтай отырып жүргізіледі. Сақ. бір. кіретін барлық мұрағат құжаттарына сақтандыру көшірмесі жасалады.

216. Істің сақтандыру көшірмесін жасау барысында құжаттар сөгілмейді. Істі сөгу ерекше жағдайда, егер істегі құжаттардың көшірмесін жасау қиынға соққанда, мұрағат басшылығының рұқсатымен іске асырылады. Жұмыс аяқталған соң істің сақтандыру көшірмесін дайындаған қызметкер қайта қаптайды (тігіледі).

Сақтандыру көшірмесі технологиялық регламенттер мен басқа нормативтік-техникалық құжаттарға сәйкес жүзеге асады.

217. Сақтандыру қорына қол сұғылмайды және олар мұрағаттық құжаттардың түпнұсқасынан бөлек Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатында сақталады.

Сақтандыру қорын Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағатына тапсыру рұқсатын, мұрағат басшылығының (жергілікті атқарушы органның) сақтандыру қорының тапсыруға дайын екендігі туралы баяндама нәтижесін қарастыра отырып уәкілетті орган береді.

218. Сақтандыру қорын қабылдау-тапсыруды белгіленген нысандағы актімен уәкілетті органның бұйрығы негізінде жүзеге асырылады және оған мыналар:

1) аса құнды құжаттар мен істердің тізімдемесі немесе сақтандыру қоры жасаған құжаттар мен істер тізімдемесінің көшірмесі немесе аса құнды құжаттар мен істер тізімдемесі нөмірінің тізімі (нөмірлік);

2) берілген сақтандыру қорының тізімдемесі;

3) сақтандыру қоры көшірмесінің техникалық жай-күйі туралы акт;

4) тасымалдау қорабына ілеспе құжат қоса беріледі.

219. Сақтандыру көшірмелері сақтандыру қор тізімдемесіндегі тәртібі бойынша орналастырылып, жөнелтіліп отырған құжаттар шегінде реттік нөмірі бар тиісті қорапқа тасымалдау үшін салынады және пломбаланған контейнерлерде тасымалданады. Көлік қорабына ілеспе құжатта сақтандыру көшірмелерінің саны мен нөмірі көрсетіледі және тасымалдауға жауапты тұлғаның қолы қойылады.

Қабылдау-тапсыру актісі қосымшаларымен «Ілеспе құжаттар» деген белгісі бар бөлек қорапқа салынады.

220. Сақтандыру қорын жөнелтудегі шығындарды жіберуші өтейді.

221. Әртүрлі материалдық тасығыштарда орындалған және мұрағаттық құжаттардың түпнұсқасын сақтауды қамтамасыз ету мақсатында қолданылатын мұрағаттық құжаттар көшірмесінің жиынтығы (бұдан әрі – пайдалану қоры) сақтандыру қорымен бірге, сонымен қатар басқа жұмыстар барысында (мұрағаттық құжаттарды құпиясыздандыру, оларды пайдалануды ұйымдастыру) көп пайдаланылатын мұрағаттық құжаттарға жасалады.

222. Пайдалану қоры сақтандыру қорымен бір жиынтықта, бір мезгілде жасалады және жиынтық мыналарды:

1) қағаз негізді мұрағаттық құжаттар үшін – 1-буындағы негативтік микронысанда жасалған, галогендікүміс үлдірдегі (негативті немесе позитивті) 2-деңгейдегі бір микронысан және 2-буындағы микронысанда жасалған
3-буындағы бір микронысан;

2) фотоқұжаттар үшін – бір позитивті фотобедерлеме және бір дубль-негатив;

3) киноқұжаттар үшін – бір позитивті сыйыстырылған көшірме, көріністің бір аралық позитиві және фонограмма контратипі (дыбыстық киноқұжаттар үшін). Позитивті көшірме және көріністің аралық позитиві тұрақты сақтауға қабылданатын киноқұжаттардың жиынтығына кіреді. Киноқұжаттардың Betacam және VHS форматындағы қосымша пайдалану қорын дайындауға рұқсат етіледі;

4) фоноқұжаттар үшін – магниттік таспада немесе цифрлық тасығышта (ДАТ-кассета) бір көшірмесін;

5) бейнеқұжаттар үшін – VHS форматындағы бір көшірмені қамтиды.

223. Пайдалану қорына басқа жұмыс барысында жасалған электронды тасығыштардағы мұрағаттық құжаттардың көшірмесін енгізуді мұрағаттың өзі жүргізеді.

Пайдалану қорына сақ. бір. толық көшірмесі енгізіледі. Жекелеген мұрағаттық құжаттардың көшірмелері пайдалану қорының құрамына мұрағаттық құжаттардың тақырыптық топтама құрамына енгізіледі.

224. Сақтандыру көшірмелері мағынасы мен сыртқы көрінісі жағынан түпнұсқасына сәйкес болады. Сақтандыру көшірмелерін дайындаушы жасалынған көшірмелердің сақтандыру көшірмесі туралы қолданыстағы нормативтік-техникалық құжаттардың талаптарына сай болуын қамтамасыз етеді.

225. Сақтандыру көшірмелері зертханада немесе дайындаушы ұйымда техникалық бақылаудан өтеді, олардың сапасы туралы мәліметтер сақтандыру қоры көшірмесінің техникалық жай-күйі туралы актіде (салалық нормативтік құжаттарға сәйкес нысанда) жазылады.

226. Сақтандыру көшірмелерін қабылдау барысында көшірме жасау тапсырысының толық орындалуы, көшірмелер саны, жинақталуы, дұрыстығы және техникалық жай-күйі туралы актінің толық толтырылуы, көшірмелердің визуальды-техникалық жай-күйі тексеріледі.

227. Сақтандыру көшірмелері сақтау барысында:

1) сақтандыру көшірмелерінің іс жүзінде бар болуын және берілген есептік құжаттарға сәйкестігін анықтау мақсатында бар болуы мен жағдайына тексеру жүргізіледі;

2) жағдайы техникалық бақылаудан өткізіледі және дер кезінде керекті қорғау-сақтандыру шаралары жүргізіледі.

228. Сақтандыру қорына техникалық бақылау үш жылда бір рет жүргізіледі, бұл жағдайда әр жылғы сақтандыру қорының 20%-ы бақыланады. Техникалық бақылаудың нәтижелері сақтандыру көшірмелерінің техникалық жай-күйі туралы құжаттарда көрсетіледі, сақтандыру және қайта өңдеу жұмыстарының керектігі туралы қорытынды көрсетіледі және келесі техникалық бақылаудың мерзімі белгіленеді.

229. Пайдалану қорының бар болуын және жай-күйін тексеру көшірмелердің сақталуын бақылау және пайдалану құжаттарын дер кезінде қайта қалпына келтіру жұмыстарын ұйымдастыру мақсатында жүргізіледі.

Пайдалану қорының бар болуын және жай-күйін тексеру жұмыстарының көлемі мен мерзімділігі олардың жалпы көлемін, құрамын, көшірмелерді беру қарқынын және қайта жаңғыртуының жиілігін, сондай-ақ сақтау шартын есепке ала отырып айқындалады.

Мұрағатты азаматтық қорғау, жұмылдыру дайындықтарының жоспары мен құжаттары «Жұмылдыру дайындығы және жұмылдыру туралы» Қазақстан Республикасының 1997 жылғы 16 маусымдағы заңымен белгіленген тәртіпте әзірленеді.

Жұмылдыруға дайындық және азаматтық қорғанысқа қатысы жоқ төтенше жағдайларға байланысты мұрағаттағы іс-шаралар жоспары, жұмылдыруға дайындық және азаматтық қорғаныс тарапынан әзірленген мұрағаттың ұйымдастыру және басқару құжаттарымен келісіледі.

Төтенше жағдайда мұрағат жұмысын айқындайтын іс-шаралар жоспарының мазмұнымен және нормативтік құжаттармен мұрағат қызметкерлері өздеріне қатысты мемлекеттік құпияны құрайтын мәліметтерге қол жеткізуге байланысты белгіленген талаптармен міндетті түрде таныс болады.

Мұрағатта жұмылдыруға дайындық және азаматтық қорғаныс жоспарларында көзделген іс-шараларды өткізу осы жоспарларға сәйкес белгіленген тәртіп бойынша жүзеге асырылады.

4. Ұлттық мұрағат қорындағы құжаттарды және басқа мұрағаттық құжаттарды есепке алу
Параграф 1. Ұлттық мұрағат қорындағы құжаттарды және басқа мұрағаттық құжаттарды есепке алу тәртібі
231. Мұрағат Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын мемлекеттік есепке алуды жүзеге асырады.

Мұрағатта құжаттарды есепке алу жұмыстың барлық сатысында (іс жүргізуде, ұйымның мұрағатында-толықтыру көздерінде және мұрағатта) орталықтандыру, бір ізге келтіру, серпінділік, толықтылық, дұрыстық және сабақтастық принциптері негізінде құрылады. Көрсетілген принциптер:

1) Ұлттық мұрағат қорының толықтыру көздерінің және қалыптастыру негізінің жалпы ортақ есептік бірлігін белгілеу;

2) құжаттарды сақтау және есепке алуды ұйымдастыру бірлігі;

3) есепке алу көрсеткіштерін салыстыру;

4) есепке алу құжаттарын қатаң регламенттеу және нысанын тұрақтандыру және оларды толтыру талаптары;

5) Ұлттық мұрағат қорындағы құжаттардың көлемі мен құрамы туралы өзгерістерді, олардың нақты саны мен құрамын барлық есептік құжаттарға жедел енгізу негізінде іске асырылады.

232. Мұрағаттағы Ұлттық мұрағат қорының және басқа мұрағаттық құжаттардың белгіленген есептік бірліктердегі саны мен құжаттардың құрамын айқындау және сол сан мен құрамды есептік құжаттарда көрсету бұл мұрағат құжаттарын ұйымдастыру тәртібін және мекенжайын іздестіру мүмкіндігін, олардың бар болуы мен жай-күйін анықтауды қамтамасыз етеді.

233. Мұрағаттық құжаттарды орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу құжаттарын жүргізудің құрамы мен жүргізу тәртібі, оның ішінде мұрағат төлқұжаты нысаны және мұрағат көзін толықтырудың төлқұжаты және оларды ұсыну тәртібі Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын орталықтырылған мемлекеттік есебі туралы № 8366 нормативтік құқықтық актілерін тіркеу мемлекеттік тізімдемесінде тіркелген Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат минитрлігінің 2013 жылғы 6 ақпандағы № 27 бұйрығымен бекітілген уәкілетті органның нормативтік құқықтық актілерінде белгіленеді.

234. Есепке алуға мыналар:

1) мұрағатта сақтаулы мұрағаттық құжаттар, оның ішінде тізімдемеге енбеген және мұрағат бағытына жатпайтын құжаттар, сонымен қатар мұрағаттық құжаттардың сақтандыру көшірмелері және пайдалану қорының, құжаттар мен істің тізімдемесінің көшірмесі;

2) Ұлттық мұрағат қорының құжаттары, сонымен қатар мұрағатты толықтыру көздеріндегі сақтаулы жеке құрам бойынша құжаттар жатады.

235. Есепке алу мұрағаттық құжаттарға (сақ. бір./ес. бір.) мұрағат шифрінің құрамдас бөлігі болып табылатын есепке алу нөмірін беру жолымен іске асырылады.

Мұрағаттық шифр (әрбір сақ. бір. тіркелуін және сәйкестендірілуін қамтамасыз ету мақсатында қойылатын белгі) келесі элементтерден тұрады - қысқартылған мұрағат атауынан (оның ресми қысқартылған түрі) және нөмірінен, мұрағат қорынан, құжаттар, істер тізімдемесінен, сақ. бір., есепке алу бір. тұрады.

Дыбыс-бейнелік құжаттардың сақ. бір. мұрағаттық шифрі құрамына жиынтық элементінің (әріптік және цифрлық) таңбалары, негативтің өлшемі, дыбыстық ақпаратты тасығыштың түрі, электронды құжаттардың сақ. бір. – жазба форматы және ақпарат тасығыштың түрі кіреді.

236. Мұрағатта мұрағаттық құжаттарды есепке алуды арнайы бөлімшелер жүргізеді немесе арнайы бөлінген қызметкерге жүктеледі. Есепке алу құжаттарына жазбаны тек есепке алуға жауапты қызметкер ғана жүзеге асырады.

237. Мұрағаттық құжаттарды есепке алу кестесі мұрағатта әзірленеді және мұрағат басшысының бұйрығымен бекітіледі.

Мұрағаттық құжаттарды есепке алудың графикалық нысандағы кестесі есепке алу тәртібін белгілейді.

238. Құжаттар, істер тізімдемесінен басқа есепке алу құжаттары қызметтік пайдалануға арналған және пайдаланушыларға берілмейді. Жекелеген жағдайларда мұрағат басшысының шешімімен қордың ісі берілуі мүмкін.

Тіркелген құжаттарды сақтау осы Қағидалардың 140-141-тармақтарында белгіленген тәртіпке сәйкес жүзеге асырылады.

239. Мұрағаттық құжаттардың негізгі ес. бір. тасымалдау түріне, ақпаратты бекіту техникасы және әдісіне қарамастан мұрағаттық қор мен сақ. бір. болып табылады.

Дыбыс-бейнелік және электрондық құжаттар да ес. бір. есепке алынады.

Тек бірінші өңдеуден өткен жеке тектік мұрағаттық құжаттар құжаттар немесе парақтарымен есепке алынады.

Реттелмеген мұрағаттық құжаттар (шашыранды) бір шартты сақ. бір. 150 парақ есебімен есептеледі.

240. Мұрағаттық құжаттарды есепке алу келесі сақ. бір. немесе есепке алу бір. жүргізіледі:

1) мұрағаттық құжаттардың қағаз негізіндегі сақ. бір. – іс – жеке қаптамаға немесе папкаға салынған бөлек мұрағаттық құжаттар;

2) киноқұжаттардың сақ. бір. – өнертапқыштық және/немесе дыбыстық ақпарат жазылған киноүлдірдің немесе магниттік таспаның жекелеген рулоны;

3) фотоқұжаттардың сақ. бір. – жекелеген кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), панорамалы түсірілімнің бірнеше кадры, фотобедерлеме, диафильм рулоны, фотоальбом;

4) фоноқұжаттардың сақ. бір. – киноүлдірдің, магниттік немесе қағаз үлдірдің, кассетаның, балауыз валиктің, дыбысты ақпарат жазылған дисктің жекелеген рулоны;

5) бейнеқұжаттардың сақ. бір. – магниттік таспаның, кассетаның, дыбыстық және өнертапқыштық ақпараты бар дисктің жекелеген рулоны;

6) электрондық құжаттардың сақ. бір. – бір немесе бірнеше электрондық құжаттар жазылған, электрондық құжаттардың бөлігі жазылған жекелеген тасығыш;

7) киноқұжаттардың ес. бір. – белгілі бір фильм, журнал, арнайы түсірілім, сюжет жазылған сақ. бір. бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бөліктері;

8) фотоқұжаттардың ес. бір. – белгілі диафильм жазылған бір немесе бірнеше сақ. бір.;

9) фоноқұжаттардың ес. бір. – белгілі оқиғаға, әдеби шығармаға және өнерге (авторлық, тақырыптық немесе басқа белгілеріне қарай топтастырылған бірнеше әдеби шығарма және өнер) және т.б. байланысты жазылған сақ. бір. бөлігі, бір немесе бірнеше сақ. бір.;

10) бейнеқұжаттардың ес. бір. – белгілі бір сюжеттің, әдеби шығарманың және өнердің (авторлық, тақырыптық немесе басқа белгілеріне қарай топтастырылған бірнеше әдеби шығарма және өнер) және т.б. түсірілімі жазылған сақ. бір. бөлігі, бір немесе бірнеше сақ. бір.;

11) электронды құжаттардың есепке алу бір. – электронды құжаттар жазылған сақ. бір. бөлігі, бір немесе бірнеше сақ. бір.

241. Мұрағатта құжатты негізгі (міндетті) және қосымша есепке алу жүргізіледі.

242. Негізгі (міндетті) есепке алудағы мұрағаттық құжаттарға Ұлттық мұрағат қорының орталықтандырылған мемлекеттік есепке алудағы құжаттарынан басқа мыналар кіреді:

1) құжаттардың келіп түсуін есепке алу кітапшасы осы Қағидалардың 38-қосымшасына сәйкес – мұрағатқа келіп түскен барлық құжаттарды есепке алу үшін, сонымен қатар белгілі хронологиялық уақыт аралығында келіп түскен мұрағаттық құжаттардың құрамы мен саны, олардың жағдайы;

2) қордың тізімі осы Қағидалардың 39-қосымшасына сәйкес – мұрағатқа сақтауға келіп түскен қорларды тіркеу, оларға нөмір беру, сақтаудағы және сақтаудан шығып қалған мұрағат қорының санын есепке алу;

3) қор парағы осы Қағидалардың 40-қосымшасына сәйкес – мұрағат қоры шеңберінде құжаттар, істер тізімдемесінің саны мен құрамы және олардың нөмірленуін, мұрағаттық құжаттардың саны мен құрамын, олардың жағдайын, жалпы мұрағат қорында және құжаттар, істер тізімдемесіндегі өзгеру динамикасын, мұрағат қоры атауының өзгеруін жазуды есепке алу;

4) дыбыс-бейнелік құжаттарды есепке алу парағы осы Қағидалардың 41-42-қосымшаларына сәйкес – белгілі бір түрдегі қорға жинақталмағанда дыбыс-бейнелік құжаттар санын есепке алу, дыбыс-бейнелік құжаттар тізімдемесін есепке алу және нөмірлеу, олардың өзгеру динамикасы;

5) істер, құжаттар тізімдемесі осы Қағидалардың 1-10-қосымшаларына сәйкес – мұрағаттық құжаттарды жекелеп және жалпы тізімге алу, олардың жүйелілігінің ережесін бекіту, берілген тізімге енгізілген мұрағаттық құжаттардың құрамы мен көлемінде болған өзгерістерді есепке алу;

6) құжаттар, істер тізімдемесінің тізілімі осы Қағидалардың 43-қосымшасына сәйкес – құжаттар, істер тізімдемесін, олардың саны мен құрамын есепке алу;

7) қосымшасында құнды металдар мен тастары бар істерді есепке алудағы инвентарлы кітапша осы Қағидалардың 44-қосымшасына сәйкес – осындай істердің құрамы мен жағдайын жеке және жалпы есепке алу;

8) мұрағат қоймасының төлқұжаты (еркін түрі) – берілген мұрағат қорының мұрағат қоры мен мұрағат құжаттарын жалпы есепке алу;

9) осы Қағидалардың 45-қосымшасына сәйкес Қазақстан Республикасының ұлттық құндылығы объектілеріне жататын құжаттар баяндамасы және есепке алу парағы;

10) осы Қағидалардың 46-қосымшасына сәйкес аса құнды құжаттардан тұратын қор тізімі;

11) осы Қағидалардың 48-қосымшасына сәйкес аса құнды істер, құжаттар тізімдемесі осы Қағидалардың 47-қосымшасына сәйкес немесе аса құнды істер нөмірінің тізімі (нөмірлік);

12) осы Қағидалардың 49-қосымшасына сәйкес аса құнды істер, құжаттар тізімдемесінің тізілімі;

13) осы Қағидалардың 50-51-қосымшаларына сәйкес сақтандыру және пайдалану қорының келіп түсуін есепке алу кітапшасы;

14) осы Қағидалардың 52-53-қосымшаларына сәйкес сақтандыру қорының тізімдемесі;

15) қор ісі – әрбір мұрағат қорына, біріккен мұрағат қорына және мұрағаттық коллекцияға жүргізілетін мұрағат қоры мен толықтыру көзінің (қор құрушының) тарихы туралы құжаттардың жиынтығы, қордан тыс дыбыс-бейнелік және электронды құжаттардың ұйымдастырылуы – құжатты өткізуші ұйымның ісі;

16) істе парақтар санын есепке алу үшін істің куәландырушы парағы;

17) осы Қағидалардың 54-қосымшасына сәйкес құрамына Қазақстан Республикасы ұлттық құндылық объектілеріне жатқызылған құжаттар кіретін істер үшін іс құжаттарының ішкі тізімдемесі.

243. Мұрағаттың қосалқы есепке алу құжаттары құрамына мыналар - карточкалар және қор қимылының кітапшасы, істер, құжаттар тізімдемесі, басқа мұрағатқа берілген құжаттарды есепке алу кітапшасы, жоюға бөлінген қорларды және құжаттарды есепке алу кітапшасы, құжаттарды түріне қарай есепке алу кітапшасы және тағы басқалар кіреді.

Мұрағат, құжаттарды есепке алу жүйесіне кіретін басқа да қосалқы есепке алу құжаттарын енгізуге құқылы.

Қосалқы есепке алу құжаттары қағаз және/немесе электронды тасығыштарда жүргізілуі мүмкін.

244. 1917 жылға дейінгі кезеңнің мұрағаттық құжаттарын есепке алу қордың дербес нөмірімен 1917 жылдан кейінгі кезеңнің мұрағаттық құжаттарын есепке алудан бөлек жүргізіледі. Жеке тектік мұрағаттық құжаттар мен дыбыс-бейне жазу құжаттамалары сақталатын мамандандырылған мұрағаттар бұған қосылмайды.

1917 жылдан кейінгі кезеңнің мұрағат қорлары нөмірлерінің мұрағатта «Р» деген индексі бар және мұрағат қорының сандық белгілеуінен бөліп тұратын сызықша (Р-1, Р-2 және тағы басқа) қойылады.

Облыстың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың) мемлекеттік мұрағатының мұрағат қорының енгізілген жойылған партия мұрағатының мұрағаттық қорларының нөмірінде «П» деген индекс болады және мұрағат қоры нөмірін сандық белгілеуден бөліп тұратын сызықша (П-1, П-2 және тағы басқа) қойылады.

Мұрағаттық қорды қайта нөмірлеу тек ерекше жағдайларда және уәкілетті органның немесе тиісті жергілікті атқарушы органның келісімімен ғана жүргізіледі.

245. Есепке алу құжаттарына өзгеріс тек осы Қағидалардың 262-269-тармақтарына сәйкес тиісті актілердің негізінде енгізіледі.

Есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілгеннен кейін актілер қор ісіне орналастырылады, ал мұрағаттық құжаттары қорға алынбаған ұйымдарда –ұйымның ісіне – құжаттарды тапсырушыға орналастырылады.

Актілер қор ісінде актінің түріне қарай жалпы тәртіппен нөмірленеді, ал мұрағаттық құжаттары қорға жинақталмаған ұйымдарда – ұйымның ісіне – құжаттарды тапсырушыға нөмірленеді.

246. Келіп түскен құжаттарды есепке алу кітабына мұрағаттық құжаттардың алғаш және қайта келіп түскендері дәйектілікпен енгізіліп отырады. Есептік жыл шегінде әрбір келіп түскен құжатқа жалпы жүйеде реттік нөмір беріледі.

Жыл сайын жаңадан келетін жылдың 1 қаңтардағы жағдай бойынша жыл бойына келіп түскен мұрағаттық құжаттар санының қорытындысы жүргізіледі.

247. Қорлардың тізімінде мұрағаттық қор мұрағатқа алғашқы келіп түскен кезде бір рет қана жазылады. Мұрағаттық құжаттары сақтауға түспей тұрып мұрағаттық қорды қор тізіміне ерте енгізуге рұқсат берілмейді.

Қор тізімі бойынша мұрағаттық қорға берілген нөмір оның есепке алу нөмірі болып табылады, барлық есепке алу құжаттарында сақталады.

Қор құрушының жеке құрамы бойынша құжаттар кешеніне берілген жеке құрам бойынша құжаттардың мұрағаттық қорының нөміріне қор құрушының негізгі қызметі бойынша құжаттамада ескерілген мұрағат қорының нөмірі бөлшек арқылы қосылады.

Мұрағаттық қорды есепке алу үшін жалпы дәйектілікпен нөмірлер пайдаланылады, сондай-ақ «еркін нөмірлер» – мұрағаттық қордың, белгіленген тәртіппен жойылуға бөлінген немесе ертеректе пайдаланылмаған біріктірілген мұрағаттық қорлардың құрамына енгізілген мұрағаттық құжаттардың нөмірі де пайдаланылады.

Жоғалған, басқа мұрағаттарға берілген мұрағат қорларының, сондай-ақ біріктірілген мұрағат қорының құрамына кіретін мұрағат қорларының нөмірі, бұрын пайдаланылған мұрағаттық құжаттардың нөмірі жаңа түскен мұрағат қорына қайта берілмейді.

248. Біріккен мұрағаттық қорлар және мұрағаттық коллекциялар жалпы негіздерде ескеріледі. Мұрағаттық қорлардан түзілген, дербес есепке алынған біріккен мұрағаттық қорға, оның құрамына кіретін бір мұрағат қорының нөмірі беріледі.

249. Мұрағаттық қордың атауы тарихи анықтаманың негізінде немесе істер, құжаттар тізімдемесінің титулдық парағы негізінде қор тізіміне енгізіледі.

Егер қор құрушының атауы өзгерген болса, онда мұрағаттық құжаттар қабылданып алынған уақыт шеңберіндегі соңғы атауы қор тізімінде көрсетіледі.

Мұрағаттық жеке тектік қордың атауы тұлғаның тегі мен аты-жөнінен, оның лақап атынан, титулынан, рангісінен, атағынан тұрады. Отбасының немесе рудың мұрағат қорының атауы – отбасының немесе рудың бас мүшесінің тегі мен аты-жөнінен, титулынан, рангісінен, атағынан алынып қойылады. Тегі, аты, әкесінің аты, титулы, атағы, рангісі, барлық отбасы немесе ру мүшелерінің туысқандық қатынасы қор парағында көрсетіледі.

250. Жыл сайын келетін жылдың 1 қаңтардағы жағдайы бойынша қор тізіміне жыл бойы келіп түскен және шығарылған мұрағаттық қорлардың саны туралы, сақтаудағы мұрағаттық қордың жалпы саны туралы қорытынды жазба жасалады.

Қор тізімі қатты қаптамамен қапталады, парақтар нөмірленеді, куәландырушы парақ жасалады.

Қор тізімін қайта басып шығару тек қор қайта нөмірленгенде және уәкілетті органның немесе тиісті жергілікті атқарушы органның келісімімен ғана жүзеге асырылады. Бұл жағдайда қор тізіміне міндетті түрде нөмір қойылады, аты және барлық мұрағаттық қордың шығып қалу негізі, алуға тыйым салынған нөмірлер тыйым салынады.

251. Қор парағы әрбір мұрағат қорына жасалды. Онда мұрағат қорындағы барлық мұрағаттық құжаттар, тізімге енбеген және құпия құжаттар қамтылады.

Қор парағы зақымданған жағдайда немесе мұрағат қоры көлемін және нақты жағдайын көрсете алмаған жағдайда, мұрағат қоры қайта жасақталған немесе біріккен мұрағаттық қор жасақталған жағдайда қор құрушының мұрағатын анықтау барысында қайта құралады. Қор парағы қайта құралған жағдайда бастапқы қор парағы істің қорына алынады. Қордың екі парағының жоғарғы жағына қайта құрылған уақыты, есепке алуға жауапты тұлғаның қызметі көрсетіліп және қолы қойылып «Парақ қайта жасалды» деген белгі қойылады.

Егер қор парағында келесі жазбаға орын қалмаған жағдайда жалғасатын парақтар қосылып, жоғары жағына «Жалғасы, № _ қор, 2 парақ» деп жазылады. Бірінші парақта «жалғасы 2 бетте (3, 4, 5 тағы сол сияқты)» деп сілтеме көрсетіледі.

Қор парағы мұрағат қоры нөмірі реттілігімен папкаларда сақталады. Әрбір папкаға мұрағаттық қордың алғашқы және соңғы нөмірлері көрсетілген және мұрағат қорының жалпы саны көрсетілген куәландыру парағы жасалады және олар папкаға орналастырылады.

Сол бір ұйымның мұрағаттық құжаттарын мұрағаттан іздестіруді тездету мақсатында қор парақтарына көрсеткіштер жасалады.

252. Мұрағаттық құжаттары қорға жинақталмаған ұйымдардың дыбыс-бейне жазу құжаттарының есепке алу парақтары түріне қарай кинофотофоно және бейнеқұжаттар деп бөлек жасалады. Дыбысбейнелік құжаттарды нөмірлеу және есепке алу парақтарын сақтау тәртібі қор парағын сақтау және нөмірлеу тәртібімен ұқсас.

253. Істер, құжаттар тізімдемесінде осы Қағидалардың

Дыбыс-бейнелік құжаттарға мәтіндік ілеспе құжаттамалары бар іс нөмірі дыбыс-бейнелік құжаттардың есепке алу нөміріне сәйкес келеді.

Істер, құжаттар тізімдемесіне есепке алу нөмірлері қор парақтарына қарай беріледі, ұйымдардың мұрағаттық құжаттары қорға жинақталмаған жағдайда –дыбыс-бейнелік құжаттардың арнайы түрінің есепке алу парақтарына қарай беріледі.

Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын мұрағат қоймаларында, тізімдеме нөміріне топтық индекс қосылады. Мысалы, 1-6, 1 – тізімдеменің нөмірі, 6 – басқару құжаттамасының топтық индексі, 2-4 – жобалық – сметалық құжаттаманың тұрақты сақтаудағы істердің 2 тізімдемесі, 3-1 – ғылыми-зерттеу құжаттамасының тұрақты сақтаудағы істерінің 3 тізімдемесі және сол сияқты.

Құжаттар, істер тізімдемесіне бірдей есепке алу нөмірлерін беруге тыйым салынады, тек осы Қағидалардың 276-285-тармақтарында көрсетілген ерекше жағдайларда ғана рұқсат беріледі.

Істер, құжаттар тізімдемесінің барлық данасында соңына қорытынды жазба жазылады. Ол жазбада сақтаудағы сақ. бір./ес. бір. саны, тізімдемеге қарай тіркелген сақ. бір./ес. бір. алғашқы және соңғы нөмірлері көрсетіледі, түсіп қалған нөмірлерге, литерлі нөмірлерге, шығып қалған бірліктерге және шығуға негіз болған жағдай түсіндіріледі.

Әртүрлі тасығыштарда сақ. бір./ес. бір. бар жеке тектік мұрағат қорының тізімдеме ісінің қорытынды жазбасында қосымша сақ. бір./ес. бір. саны көрсетіледі.

Мұрағаттық қор келіп түскенде немесе шығарылғанда құжаттар, істер тізімдемесіне жаңа қорытынды жазба жасалады және ол жазбаға жасаушының қызметі және жасаған уақыты көрсетіліп, қолы қойылады.

Егер құжаттар, істер тізімдемесі бірнеше жылдық бөліктерден, томдардан тұратын болса, қорытынды жазбадан тұратын әрбір жыл бөліктеріне, томдарына жасалады, бұдан басқа әрбір келесі жылдық бөліктерге, томдарға өсім тәртібімен қорытынды жазба жасалады.

Әрбір істер, құжаттар тізімдемесінде, құжаттар, істер тізімдемесінің томында куәландырушы парақ болуы тиіс.

Аяқталған құжаттар, істер тізімдемесінде, 9999 сақ. бір./ес. бір. артық болмайды.

Мұрағатта құжаттар, істер тізімдемесінің 3 данасы болуға тиіс, оның біріншісі сақтандыру болып табылады.

Егер құжаттар, істер тізімдемесі қайта жасалған болса, алдыңғы құжаттар, істер тізімдемесінің бір данасы соңғы есепке алу нөмірімен қайта жасалған құжаттар, істер тізімдемесіне қосылады, қалған даналары белгіленген тәртіппен жойылуға беріледі.

254. Тізімдеменің тізілімі бойынша істер, мұрағат құжаттары тізімдемесіне жеке және жалпы есепке алу жүргізіледі. Мұрағатта есепке алу жұмыстарының ұйымдастырылуына байланысты тізімдеме тізілімін мемлекеттік мұрағаттардың және/немесе жалпы мұрағаттың қоймасы шеңберінде жүргізіледі, ол құжаттарды есепке алу схемасында көрсетіледі.

Әрбір жаңа құжаттың, істің, құжаттардың тізімдемесіне тізілім бойынша кезекті реттік нөмір беріледі және нөмір істер, құжаттар тізімдемесінің сыртқы жағына, сол жақтағы жоғарғы бұрышқа жазылады.

Жыл сайын келетін 1 қаңтардағы жағдай бойынша тізімдеме тізілімінде жыл бойына мұрағатқа келіп түскен және шығарылған істер, құжаттар тізімдемесінің саны жөнінде және жалпы көлемі жөнінде қорытынды жазба жасалады.

255. Мұрағат қоймасының паспорты жыл сайын жыл аяғында жасалады және онда орналасқан мұрағаттық қордың, істердің және мұрағаттық құжаттардың көлемін көрсетеді.

Мұрағат қоймасы паспортының көрсеткіштері құрамын және қоймадағы сақтаудағы нақты мұрағаттық құжаттардың жай-күйін есепке ала отырып, мұрағат дербес айқындайды.

256. Қор ісіне өзі кіргізілген мұрағаттық қордың нөмірі беріледі. Қор ісіне мыналар кіреді:

1) қор түзушінің және мұрағат қоры тарихы бойынша тарихи анықтамасы;

2) мұрағат қорының құрамы мен көлеміндегі өзгерістерді көрсететін актілер, оның ішінде құжаттардың құпиясын ашу туралы акт;

3) жол көрсеткіш (анықтамалық) үшін жасалған мұрағат қоры сипаттамасының көшірмесі;

4) мұрағат қоры құжаттарымен жұмыс бойынша нұсқаулық, оның ішінде құжаттар, істер тізімдемесін, мұрағат қорындағы мұрағаттық құжаттарды жүйелендіру схемасын жетілдіру және қайта өңдеу бойынша нұсқаулар.

Егер қор ісіне енгізілуге жататын мұрағаттық құжаттар сақ. бір. құрамында болса, онда қор ісіне ол сақ. бір. мен олардың мұрағаттық шифрін көшіре отырып анықтама енгізіледі.

257. Бастауыш партия және комсомол ұйымдары қорларының тарихы бойынша мұрағат құжаттары енгізілген Кеңестер Одағының коммунистік партиясы, Бүкілодақтық Лениншіл Комсомол Жастар Одағы органдарының қор істері қайта қалыптастыруға жатпайды. Бастауыш партия және комсомол ұйымдарының қор істерінде осы қор тарихы жөніндегі мұрағат құжаттары басқа қор құжатында бар екендігі туралы мәліметтер енгізілген анықтамалар орналастырылады.

258. Біріктірілген мұрағат қорының құрамына кіретін қор істері оның біріктірілген мұрағат қорының ісіне қосылады.

259. Қор істері құжаттары куәландыру парағын жасай отырып, нөмірленуі тиіс, тігілген болуы керек және қатты қаптамаға салынады. Қор істеріне ішкі тізімдеме жасалады. Қор істері қор нөмірі реттілігімен сақталады.

266. Қордан тыс ұйымдардың мұрағаттық құжаттарында құжаттарды толықтыру көзі – ұйымның ісіндегі құжаттар құрамы қор ісінің құжаттар құрамына ұқсас болады.

261. Мұрағаттағы есепке алу деректері базалары (бұдан әрі - ДБ) мыналарды:

1) есепке алуды ақпараттық қолдауды;

2) автоматтандырылған тәртіппен құжаттарды орталықтандырылған мемлекеттік есепке алуды жүргізуді;

3) мұрағатта белгілі бір қор құрушының құжаттары бар болуы туралы мәліметтерді жедел ұсынуды қамтамасыз етеді.

Есепке алу ДБ деректемелерінің тізбесі мұрағаттағы негізгі (міндетті) есепке алу құжаттарының көрсеткіштеріне сәйкес қалыптастырылады және оны уәкілетті орган белгілейді.

Мұрағаттың есепке алу ДБ уәкілетті органның ДБ-мен үйлесірілген.