Параграф 3. Мұрағаттық құжаттарды қордан тыс

91. Киноқұжаттар мен бейнеқұжаттар төмендегідей жүйеленеді:

1) түріне қарай – фильмдер, арнайы шығарылымдар, кинолар, бөлек кино және телесюжеттер;

2) фильмдер, арнайы шығарылым, киноқұжаттардың, бөлек кино және әртүрлі түстегі телесюжеттердің шығарылу жылына қарай;

3) есепке алу бірлігіне (жиынтық) (бұдан әрі – ес. бір.) қарай;

4) түсіне қарай (түрлі түсті, қара-ақ);

5) үлдірдің форматына қарай (8 милиметр (бұдан әрі – мм), 16 мм, 35 мм, 70 мм және басқа).

Киноқұжаттың ес. бір. белгілі бір фильмнің, арнайы шығарылымның, киножурналдың, жеке кино және телесюжеттің сақ. бір. бөлігі, бір немесе бірнеше сақ. бір. жатады.

Киноқұжаттардың сақ. бір. бейнелеу және/немесе дыбыстық ақпаратты жазбасы бар, физикалық жағынан ерекшеленетін рулонды киноүлдір немесе магнитті таспа жатады.

Сақ. бір. жинақ элементіне қарай орналастырылады, ал ішінде киноқұжат бөлімдері рет-ретімен орналастырылады.

Киноқұжаттың жинағы бір фильмнің, арнайы шығарылымның, киножурналдың, кино- және телесюжеттің түпнұсқасынан және көшірмесінен тұрады.

Белгілі бір түрдегі киноқұжаттар мен таспа құжаттары үшін бөлек тізімдеме жасалады.

92. Фотоқұжаттар түріне қарай төмендегідей жүйеленеді:

1) 2-8 санымен белгіленетін (2 саны 2,5 сантиметр (бұдан әрі – см.) х 3,5 см., 3-6 см. х 6 см., 4-6 см. х 9 см., 5-9 см. х 12см., 6-10 см. х 15 см., 7-13 см. х 18 см., 8-18 см. х 24 см. өлшемді негативке сәйкес келеді) әртүрлі (түрлі түсті немесе қара-ақ) түстегі немесе өлшемдегі негативтер.

6-8 өлшеміндегі көлемі шағын негативтерді жүйелеу кезінде оларды бір топқа біріктіруге болады;

2) әртүрлі түстегі слайдтар (диапозитивтер);

3) позитивтер, фототаңбалар;

4) фотоальбомдар;

5) диафильмдер;

6) «Э» әрпімен белгіленетін, электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған электрондық құжаттар (бұдан әрі – электрондық құжаттар) (цифрлық немесе соңғы үлгідегі тасығыштардағы фотоқұжаттар).

Белгілі бір фотоқұжаттар түріне жеке тізімдеме жасалады.

Фотоқұжаттарды ес. бір. кейбір диафильм жазылған бір немесе бірнеше сақ. бір. жатады.

Фотоқұжаттардың сақ. бір. физикалық жеке кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив) панорамалық түсірілімнің бірнеше кадрлары, фотобедерлеме, диафильмнің рулоны, фотоальбом) жатады.

Электронды құжаттардың ес. бір. электронды құжаттың жазбасы бар сақ. бір. бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақ. бір. жатады.

Электронды құжаттардың сақ. бір. (цифрлық немесе соңғы үлгідегі тасығыштардағы фотоқұжаттар) электронды құжат бөлігіндегі бір немесе бірнеше электронды құжаттардағы жазбасы бар физикалық жекелеген тасығыш жатады.

93. Фоноқұжаттар дыбысты ақпараттың жазбасына қарай – фонографиялық, граммофондық, оптикалық, магниттік, лазерлік болып жүйеленеді. Фоноқұжаттардың белгілі бір жазба түріне жеке тізімдеме жасалады. Фоноқұжаттар түрлеріне қарай ес. бір. және жиынтықпен орналастырылады.

Фоноқұжаттардың ес. бір., белгілі оқиға, әдебиет және өнер туындысы (авторлық, тақырыптық немесе басқа да белгілеріне қарай біріктірілген бірнеше әдеби және өнер туындысы) және сол сияқты дыбыстық ақпарат жазылған сақ. бір. бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақ. бір. жатады.

Фоноқұжаттардың сақ. бір. физикалық тұрғыдан жекелеген киноүлдірдің, магнитті немесе қағаз таспаның рулоны, кассета, балауызды білікше, дыбыстық ақпараты бар дискілер жатады.

Электронды құжаттардың (цифрлық немесе соңғы үлгідегі тасығыштардағы фоноқұжаттар) ес. бір. электронды құжаттың жазбасы жазылған сақ. бір. бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақ. бір. жатады.

Электронды құжаттардың (цифрлық немесе соңғы үлгідегі тасығыштардағы фоноқұжаттар) сақ. бір. физикалық жекелеген электронды құжаттардың бір бөлігі жазылған жазба тасығыштар, бір немесе бірнеше электронды құжаттар сақталады.

Ес. бір. ішіндегі сақ. бір. заттаңбасында көрсетілген өндірістік нөмірлер реттілігімен, ал жиынтықтың ішінде телнұсқа, одан кейін көшірмесі орналастырылады.

Фоноқұжаттардың жиынтығы белгілі бір есепке алу жиынтығына қатысты телнұсқадан және көшірмеден тұрады.

Бейнеқұжаттардың ес. бір. сақ. бір. бір бөлігі, белгілі оқиға, әдебиет және өнер туындысы (авторлық, тақырыптық немесе басқа да белгілерімен біріктірілген бірнеше әдебиет және өнер туындысы) және сол сияқты жазылған бір немесе бірнеше сақ. бір. жатады.

Бейнеқұжаттардың сақ. бір. физикалық тұрғыдан жекелеген магнитті немесе қағаз таспаның рулоны, кассета, бейнелеуші және дыбыстық ақпараты бар дискілер жатады.

95. Мұрағаттық құжаттарды сақтаудың нормативтік шарты:

1) мұрағат ғимаратының құрылысы, қайта жөнделуі және жөндеу жұмыстарын;

2) мұрағат ғимараттары мен үй-жайларында оңтайлы (нормативті) өртке қарсы, күзетшілік, температуралық-ылғалдылық, жарық және санитарлық-гигиеналық тәртіптерді сақтауды;

3) сақтаудың арнайы құралдарын қолдануды және мұрағаттық құжаттарды ауыстыруды (стеллаждар, шкафтар, сейфтер, қораптар, папкалар және басқалар) қамтамасыз етеді.

96. Ғимарат орналасқан аймақта бір күндік атмосфералық ауада зиянды қалдықтар қоспалары санитарлық мөлшерден аспайды:

1) күкірт қышқылы – 0,1 мг/м3;

2) күкірт тотығы – 0,05 мг/м3;

3) азот тотығы – 0,085 мг/м3;

4) хлор – 0,03 мг/м3;

5) күкірт сутегі – 0,008 мг/м3.

97. Мұрағат ғимаратының құрылысы мен жөнделуі уәкілетті органның немесе тиісті жергілікті атқарушы органның келісімімен жоба құжаттамалары мен техникалық реттеу объектілеріне қойылатын талаптарды қамтитын нормативтік құқықтық актілерге сәйкес жүргізіледі.

98. Мұрағат ғимараты құжаттарды қабылдауға, сақтауға, өңдеуге, мұрағаттық құжаттарды қолдануға және әкімшілік-шаруашылық тапсырмасымен техникалық, тұрмыстық тапсырмаларды орындауға бағытталған, ғимараттың тиімді жоспарының талаптарына жауап беретін негізгі және қосымша орынжайлардың кешенді жиынтығы және ол барлық қорғау құралдарымен және өрт сигнализациясымен жабдықталуы тиіс және төменгі қабаттағы терезелерге сыртқа қарай ашылатын металл торлар қойылады.

99. Негізгі бағыттағы үй-жайдың құрамы, орналасуы, құрал-жабдығы барлық аймақта онымен жұмыс жасағанда мұрағаттық құжаттардың, жұмыс технологиясының талаптарын, еңбек қауіпсіздігі, техника қауіпсіздігі және өндірістік санитария мұрағаттық құжаттардың сақталуын, сондай-ақ мұрағат бөлімшелеріндегі тиімді қарым-қатынасты қамтамасыз етеді. Негізгі бағыттағы үй-жайға мыналар жатады:

1) мұрағат қоймалары;

2) мұрағат қызметкерлерінің үй-жайлары;

3) мұрағаттық құжаттарды қабылдау және уақытша сақтау, жерсіндіру үй-жайлары;

4) зақымданған мұрағаттық құжаттарға дезинфекция, дезинсекция жасалатын және оқшаулайтын үй-жай;

5) мұрағаттық құжаттарды тозаңнан тазартатын, қаптама жасайтын және қайта өңдейтін үй-жай;

6) мұрағаттық құжаттарды көшіру және қайта өңдеу жұмыстары үшін (микро, ксеро, фотокөшірме, фотоөңдеу және тағы сол сияқты), үлдірлерді өңдеу және дыбыс-бейнелік құжаттарға техникалық бақылау жүргізетін үй-жай;

7) есепте тұрған құжаттарды сақтайтын үй-жай;

8) оқу залдарының кешені (істі беру және анықтамалық-іздеу құралдарының, уақытша сақтау қоймасының учаскелерімен);

9) ғылыми-анықтамалық кітапхана;

10) әдістемелік бөлме;

11) көрме залы.

100. Мұрағатты ыңғайлы ғимараттар мен үй-жайларға орналастыру белгіленген тәртіп бойынша жүргізілген сараптамадан кейін жүргізіледі. Сараптама ғимараттың отқа төзімділігі, оның негізгі құрылымының беріктігін, қуатты салмақ есебімен қабат арасындағы жабындардың беріктігі, ғимарат бөлмелерінің (қабаттардың, шатырдың, жер төпенің) жағдайы, жылыту жүйесінің және ауа алмастыру жүйесінің бар болуы, жағдайының деңгейі тексеріледі.

Мұрағатты тозығы жеткен, ағаштан қаланған, дымқыл негіздегі ғимараттарда, жертөпелерге, шатырларға және пешпен жылытатын ғимараттарға орналастыруға болмайды.

101. Мұрағатқа ыңғайлы ғимараттарда мұрағат құжаттарын сақтайтын орын ғимараттағы басқа орындардан оқшауланады. Мұрағаттық құжаттарды қоғамдық тамақтану, тамақ қоймалары, өртке қауіпті және агрессивті заттар немесе өртке қауіпті және химиялық технология сақтайтын ұйымдар ғимараттарында сақтауға болмайды.

102. Мұрағат қоймасы зертханалық, өндірістік, тұрмыстық үй-жайлардан барынша алыс орналасады және ауа ауыстыру каналдары да бөлек болады. Мұрағат қоймасы көршілес бөлмеден отқа төзімді қабырғалармен бөлінеді және отқа төзімділігі кем дегенде екі сағатқа жететін шатырмен жабылады. Мұрағат қоймасында су және кәріз құбырларын, технологиялық немесе тұрмыстық су шығару құбырларын өткізуге рұқсат етілмейді.

103. Арнаулы немесе ыңғайлы ғимараттарда мұрағат қоймасын жобалау барысында (бірдей жылыту түрінде) терезелері солтүстік бағытқа қараған үй-жайларға басымдық беріледі.

104. Мұрағаттық құжаттарды сақтау жабдықтарын даярлау барысында мұрағат қоймасы қабырғаларының, едендерінің, төбесінің ішкі арматуралары тозаң жинамайтын, тозаң көздері немесе агрессивті химиялық зат бөлетін материалдардан болмауы тиіс.

105. Мұрағат қоймасында табиғи немесе жасанды ауа алмастыратын жабдықтар болады. Ауа баптау жүйесі 2-3 еселікпен ауа алмастыруды, температуралық-ылғалдылық тәртібінің тұрақтылығын, ауаны тозаңнан және агрессивті қалдықтардан тазартуды қамтамасыз етуі, сондай-ақ үнемділігі мен ықшамдығы жағынан қазіргі талапқа сай болады.

Мұрағат қоймасының биіктігі құжаттар сақтауға арналған технологиялық жабдыққа байланысты, төменгі бөлігінен есептегенде 2,25 м-ден кем болмауы, ал биіктігі 4 м-ден биік болмайды.

Мұрағат қоймаларының үй-жайларында лифтілер мен баспалдақ алаңшаларына шығатын қолайлы есіктері болады.

106. Фоно, бейне және электрондық құжаттарды магниттік қабаты бар тасығыштарда, кернеулілік 400 а/м-ден көп тұрақты және ауыспалы магниттік жиіліктегі мұрағат қоймасында сақтауға болмайды.

107. Нитронегіздегі (қауіпті, жанармай) мұрағаттық құжаттардың мұрағаттық қоймасы шекарасы жағынан басқа мұрағат қоймаларынан бөлінеді және оқшауланады. Мұрағат қоймасының төменгі жағында нитронегіздегі мұрағаттық құжаттар үшін қосымша ауа сору қуысы жасалады.

108. Мұрағат және мұрағат қоймасы орналасқан ғимараттарда өртке қарсы режим Қазақстан Республикасының өрт қауіпсіздігі саласындағы нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес регламенттеледі.

109. Мұрағатты қорғау тәртібін инженерлік-техникалық күшейтуді қамтамасыз ету, мұрағат ғимаратын сигнализация құрылғыларымен қамтамасыз ету, күзетуді ұйымдастыру, бөлмелерді мөрлеу, рұқсаттамамен кіру тәртібін, қызмет бөлмелерінің кілттерін сақтауды қамтамасыз ету шараларының кешені қамтамасыз етеді.

Құпия мұрағаттық құжаттар сақталатын және олармен жұмыс істелетін мұрағаттық қойма және басқа да мұрағат бөлмелеріне талап Қазақстан Республикасының Үкіметінің 2000 жылғы 14 наурыздағы № 390-16-қ қауылысымен бекітілген Қазақстан Республикасының құпиялылық тәртібін қамтамасыз ету жөніндегі нұсқаулыққа сәйкес белгіленеді.

110. Мұрағатты қорғауды ұйымдастыру заңнама талаптарына және (немесе) басқа да шарттық қатынастармен реттеледі.

111. Тұрақты және уақытша сақтаудағы мұрағаттық құжаттары бар, сондай-ақ материалдық құндылықтар сақталатын мұрағат қоймалары мен үй-жайларына қорғау сигнализациясымен жабдықталады және мөр басылуға тиіс, апатты жағдайда шығатын қосымша есік пен тәулік бойғы күзет болмаған жағдайда кіретін негізгі есікпен қамтамасыз етіледі.

112. Тұрақты немесе уақытша сақтаудағы мұрағаттық құжаттар бар мұрағаттық қойма және басқа үй-жайлар бұзуға немесе сындыруға төтеп бере алатын есіктермен, құпиялылығы жоғары құлыптармен жабдықталады.

Жертөпе немесе төменгі қабат терезелеріне металдан жасалған қайырмалы тор орнатылады.

Барлық кілттердің данасы (құпиялық тәртібінің арнайы талаптары қолданылатын үй-жайлардан басқа) кілттерді есепке алу журналында есепте тұрады, ол журналды жүргізу жауапкершілігі басшылықтың бұйрығымен лауазымды тұлғаға жүктеледі. Көрсетілген журналда мұрағаттың қай қызметкерінде қай үй-жайдың кілті бар екендігі, қызметкердің кілт данасын қолхатпен алғандығы тіркеледі.

Құлыппен қамтамасыз етілген мұрағаттың барлық үй-жайларында кемінде екі кілт болады, кілттің бір данасы күзетшіде болады.

Жұмыс және жұмыстан тыс уақыттарда кілттерді сақтау, кілттерді және ғимаратты күзетке тапсыру ұйымның ішкі құжатымен бекітілген, мұрағаттың күзет тәртібінің нұсқауымен белгіленеді.

Егер жұмыс уақытында мұрағат қоймасында қызметкерлер жұмыс істемеген жағдайда кілтпен жабылады. Жұмыс уақытында мұрағат қоймасының кілті қойма меңгерушісінде немесе оның орынбасарында болады.

113. Мұрағат қоймасына кіруге меңгерушінің, қойма жұмыскерлерінің, мұрағат басшылығының және оның орынбасарының және қордың бас сақтаушысының құқығы бар. Қоймаға кіруге рұқсаты бар тұлғалардың тізімі, қажет болған жағдайда жаңартылған тізім күзетшіде болады. Басқа қызметкерлер қоймаға меңгерушінің немесе оның орынбасарының басшылығымен кіреді. Басқа тұлғалар қоймаға ерекше жағдайларда басшылықтың рұқсат қағазымен және қойма меңгерушісінің немесе оның орынбасарының басшылығымен кіреді.

114. Мұрағаттан мұрағаттық құжаттарды, материалдық құндылықтарды және ғылыми-анықтамалық кітапханадан кітаптарды алып шығу, сондай-ақ ғылыми-анықтамалық аппаратты алып шығу арнайы рұқсаттамамен рұқсат етіледі.

115. Ауа баптау жүйесімен жабдықталған, қағаз негізіндегі мұрағаттық құжаттар сақталатын мұрағат қоймасында нормативті температуралық-ылғалдылық режимі - температура 17-19 С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55% мөлшерінде сақталады.

Ұзақ сақтаудағы дыбыс-бейнелік және электронды құжаттардың температуралық-ылғалдылығының параметрі осы Қағидалардың 16-қосымшасындағы нормаға сәйкес болуы тиіс.

Реттелмейтін климатты мұрағат қоймаларында оңтайлы жылыту және бөлменің ауасын тазарту тәртібімен, сонымен қатар ауаны ылғалдату және кептіру тәсілдерін пайдалана отырып оңтайлы температуралы-ылғалдату шаралары жүзеге асырылады. Температураның (маусымдық және бір тәулік бойына (±5С) және ауаның салыстырмалы ылғалдылығының (±10%) күрт өзгеруге жол берілмейді.

Температуралық-ылғалдылық режимінің ұзақ сақталмауы салдарынан (3 тәулік және одан да көп) салыстырмалы ауа ылғалдылығы 79-90 %-ға көтерілген жағдайда, оның қалпына түсуі үшін (қарқынды желдету, мұрағат қоймасын кептіру) шаралары қолданылады.

Мұрағаттық құжаттарды технологиялық өңдеуден өткізу барысында құжаттардың температуралық-ылғалдылығы реттелмеген, температурасы 20±5С және салыстырмалы ауа ылғалдылығы 50±20% ғимаратта уақытша сақтауға (екі айға дейін) рұқсат етіледі.

Температуралық-ылғалдылық тәртібі тұрақты температураны және сыртқы және бөлме ішіндегі ауаның салыстырмалы ылғалдығын бір уақытта өлшеп отыру жолдарымен - ауа баптағышы бар бөлмелерде – аптасына кемінде бір рет, реттелмеген климатты мұрағат қоймасында – аптасына екі рет, тәртіп бұзылған жағдайда –тәулігіне бір рет бақыланады.

Бақылау-өлшеу құралдарының көрсеткіштері арнайы есепке алу журналдарына түсіріліп отырады. Сонымен қатар журналда құрал көрсеткішінің дұрыстығы, температуралық-ылғалдылық тәртібі бұзылған жағдайда қолданылатын шаралар көрсетіледі.

Бақылау-өлшеу құралын қолдану, өлшеу тәртібі және сыртқы және ішкі ауа параметрлерін есепке алу номенклатурасы қолданыстағы нормативтік және әдістемелік құжаттармен айқындалады.

Бақылау-өлшеу құралдарын қоймаға кіре берісте стеллажда жылыту және желдету жүйесінен алыс бір қалқанға (бақылау нүктесі) бекітіледі, нормаға сәйкес бөлмелік жүйеде – бір бөлмеге бір бақылау нүктесі, көп ярусты жүйеде – әр ярусқа біреуден қойылады.

116. Мұрағаттық құжаттарды сақтау қараңғы жерде жүзеге асырылады. Бұл талап мұрағаттық құжаттарды мұқабаларда, папкаларда, қораптарда, шкафтарда, жабық түрдегі стеллаждарда сақтауды, сондай-ақ осы қағидаладың 119-ьармағына сәйкес белгіленген жарық режимі бойынша жүзеге асырылады.

117. Мұрағат қоймаларына жарық табиғи жолмен түсірілуі немесе жасанды жолмен берілуі мүмкін, мұрағат құжаттарын терезелі де, терезесіз де үй-жайларға жайғастыруға болады. Ауа айналымын еселеп тұратын табиғи немесе жасанды желдеткіші бар үй-жай болған жағдайда мұрағат қоймасын терезесі жоқ үй-жайда орналастыруға болады.

118. Табиғи жарықты терезелерге жарық сейілткіштер, сәуле ағынын автоматты реттегіштер (арнайы шыны), қорғаныш сүзгілер, жалюзилер, шымылдықтар, әйнек бетіне жапсырылатын перделер қолдану арқылы көлегейлеп қана түсіруге болады.

119. Мұрағат қоймаларына жасанды жарық беру үшін сырт жағы тегіс жабық плафондарға салынған лампалар қолданылады.

Қоймадағы электр сымдары жабық болуы тиіс, ал тасымалданатын аппаратураларға (шаңсорғыш, шам үшін және тағы басқа) арналған аша розеткалар герметикалық және жартылай герметикалық болады. Тасымалданатын аппараттың электр сымдары резеңкемен оқшауланады. Қойма жалпы және әрбір қабатта электр ажыратқыштармен жабдықталады. Ажыратқыштар, розеткаға тоқтың келіп-келмеуін қамтамасыз ететін тартушы электрощиттар мен қорғағыш құралдары қойманың сырт бөлігіне орналастырылады. Қоймадағы жұмыс біткен соң аппаратура, электр розеткалары біртіндеп токтан ажыратылады.

АЛ, САЛ, ЖАЛ типіндегі жарық сәулелері ультракүлгін бөліктерге бөлінген люминесцентті лампаларды қолдануға болады. Көрініс спектрі диапазонындағы жарықтану деңгейі - стеллаждың еденнен 1м биіктіктегі жоғарғы бөлігінде – 20-50 лк аралығында, жұмыс үстелдарында – 100 лк-дан аспайды.

120. Мұрағаттық құжаттарды жасанды және табиғи жарықтың зақымдаушы әсерінен қорғау мұрағат, үй-жайлардың бәрінде, мұрағат құжаттарымен жұмыс жүргізудің барлық түрінде жүзеге асырылады.

121. Мұрағат қоймалары және мұрағаттың басқа да үй-жайлары жәндіктердің, кеміргіштердің пайда болуына, шаңның жиналуына жол бермейтін таза және жинақы болды.

122. Мұрағат қоймасы жүйелі түрде ылғалды тазартудан өткізіліп отырады, стеллаждар, шкафтар, сақтау құралдары (қораптар, папкалар, қаптамалар) кем дегенде жылына бір рет шаңсорғыштар арқылы шаңынан тазартылады. Бұл ретте стеллаждардың төменгі бөліктері, едендер, ірге бастырғылыр, терезенің астыңғы жақтаулары антисептиктердің (формалин-2%, АБ катаминінің -5% және басқалар) су ерітіндісімен сүртіледі.

Мұрағат қоймаларына сырт киіммен, су және лас аяқ киіммен кіруге, бөгде заттарды, тағамдық өнімдерді сақтауға және темекі тартуға болмайды.

Мұрағат қоймаларында тымырсық микроклиматтың қалыптасуына жол бермейтіндей дәрежеде ауа еркін алмасып тұрады.

Мұрағаттық құжаттар сол үшін арналған орындарда реттелген түрде (стеллаждарда, шкафтарда және сол сияқты) орналастырылады.

123. Мұрағат үй-жайларындағы жылдың жылы мезгілдерінде ашылатын терезелерге тор ұяларының диаметрі 0,5 мм-ден аспайтын қорғаныш тор қойылуы керек. Мұрағат қоймаларының қабырғаларындағы, төбелеріндегі, едендеріндегі желдеткіш жүйелеріндегі сыртқы саңылауларға да қорғаныш торлары қойылады.

124. Жәндіктердің пайда болуы мен өзеңденудің алдын алу, оларды дер кезінде анықтау мақсатында құжаттарды (іріктеп) және мұрағат қоймаларының үй-жайларын жылына екі рет (жылу беру маусымының басы мен аяғында) міндетті түрде энтомологиялық және микологиялық тексеруге жатады. Мұрағат қоймаларында биологиялық зиянкестер табылған жағдайда құжаттарды, сақтау құралдарын, үй-жайларды өңдеуден өткізу жөнінде шұғыл шаралар қолданылады.

Санитариялық-гигиеналық жұмыстар үшін санитарлық күндер жоспарланады.

125. Мұрағат қоймалары стационарлық немесе жылжымалы металл стеллаждармен жабдықталады. Өртқорғағыш құраммен өңделген, санитариялық-биологиялық жағдайы жақсы күйдегі қолданыстағы стационарлық ағаш стеллаждарды пайдаланылады. Қосымша немесе арнайы құрал ретінде металл шкафтар, сейфтер, шкаф-стеллаждар, сонымен қатар металл қалқалар мен стеллаждарі бар бөлек бокстар қолданылады.

126. Киноқұжаттар, рулонды микрофильмдер «шырша» түріндегі немесе стационарлы стеллаждарда көлденеңінен, металл немесе пластик қораптарда сақталады. Жанбайтын триацетат негіздегі киноқұжаттар тығыз жабылмайтын киноүлдір негізінен бөлінетін сірке қышқылы жиналмас үшін жасалған саңылаулар бар металл немесе пластикалық қораптарда сақталады.

127. Магниттік таспадағы құжаттар тиісті көлемдегі байламаларға, катушкаларға немесе таспаларға оралып, полиэтилен үлдірлі пакетке және заводтан шыққан қораптарға салынады немесе заттаңба жапсыратын полиэтилен қаптамаларға (контейнерге) орналастырылады.

128. Компакт-дискілер заводтан шыққан қаптамамен қапталып, қорапқа орналастырылады.

129. Микрофильмдер, кинофильмдер стандартқа сай қорғаныш ракордтарымен толтырылады, фотографиялық бөлігі сыртқа қарай оралып, металл қораптарға салынады. Орам тығыз болуы және бума сыртына шықпайды.

130. Бейнеқұжаттар заводтан шыққан қорапта тігінен сақталады.

131. Магниттік қабаты бар тасығыштардағы мұрағаттық құжаттарды ферромагниттік металл стеллаждарда сақталмайды, болаттан жасалған стеллаждар тек арнайы жағдайларда, тек стеллаждар схемасы магнитсіздендірілген және жерге қосылған жағдайда (сөренің металл бөліктерінің электр сымдарымен қосып, оны тиімді түрде жерге қосқанда) қолданылады.

132. Табиғи жарықтандырылатын мұрағат қоймасында стеллаждар мен ашық түрдегі шкафтар терезенің саңылауы бар дуалдарға перпендикуляр орналасады. Терезесі жоқ мұрағат қоймаларында стеллаждар мен шкафтар үй-жайдың ерекшелігіне, жабдықтардың құрастырылуына және оның орналасу нормасына қарай орналастырылады. Мұрағаттық құжаттарды сақтайтын стеллаждарды, шкафтарды және басқа да құралдарды сыртқы қабырғаға және жылу көздеріне жақын орналастырылмайды.

Мұрағат қоймасындағы стационарлы стеллаждар мен шкафтар төмендегідей нормаларға сәйкес орналастырылады:

1) стеллаждар қатарының ара қашықтығы (басты өтетін жер) – кемінде 120 см;

2) стеллаждардың (өту) ара қашықтығы – кемінде 75 см;

3) ғимараттың сыртқы қабырғасы мен стеллаждардың ара қашықтығы, дуалға параллель – кемінде 75 см;

4) стеллаждардың немесе шкафтың шет жағы мен қабырғалардың ара қашықтығы (айналасы) – кемінде 45 см;

5) еден мен стеллаждардың төменгі қабатының (шкафтың) ара қашықтығы – 15 см-ден, ал іргедегі қабаттарда – кемінде 30 см.

Тартпалары бар жабдықтардың ара қашықтығы (өтетін жері) жабдықтың өлшем түріне қарай арнайы нормалар бойынша есептеледі.

133. Қағаз негіздегі мұрағаттық құжаттар стеллаждарда, металл шкафтарда көлденеңінен немесе тігінен қораптарда немесе басқа бастапқы сақтау құралдарында (папкаларда, футлярда) орналастырылады.

Графикалық ғылыми-техникалық құжаттама А4 түріндегі фальцтелген форматтағы клапанды папкаларда сақталады. Сызбалар ватманда, остралонда, үлдірде фальцтельмейді және тубустарда сақталады.

134. Дыбыс-бейнелік немесе электрондық құжаттардың әрбір сақ. бір. герметикалық емес қорапқа жеке салынады. Бұл жағдайда қорапта мұрағаттық құжаттың еркін қозғалуын болдырмайтындай етіп орналастырылады.

Параграф 5. Мұрағаттық құжаттарды

мұрағат қоймасына орналастыру тәртібі
135. Мұрағаттық құжаттарды мұрағат қоймаларында сақтауды ұйымдастыру – мұрағаттық құжаттарды тиімді орналастыру, олардың қозғалысын және физикалық жай-күйін бақылау, сақтандыру қоры мен пайдалану қорын құру мақсатында мұрағаттық құжаттардың көшірмесін жасау, зақымданған немесе бүлінген мұрағаттық құжаттардың алғашқы қасиетін және сыртқы белгілерін қалпына келтіру (қайта жаңғырту) шараларының жүйесі.

136. Мұрағат құжаттары мұрағат қоймасында оларды кешенді есепке алу және сақтауды, сондай-ақ жедел іздестіруді қамтамасыз ететін тәртіппен орналастырылады. Мұрағаттық қорларды орналастыру тәртібі мұрағат басшылығы бекіткен оларды орналастыру жоспарымен (кестесімен) айқындалады. Жоспарда (кестеде), қажет болған жағдайда стеллаждың нөмірі көрсетілген мұрағаттық қордың қоймада таралуы ескеріледі. Жоспар (кесте) мұрағат құжаттарын есепке алатын бөлімшеде немесе есепке алуға жауапты қызметкерде, ал оған тиісті бөліктері – мұрағат қоймасында болады.

137. Мынадай мұрағаттық құжаттар:

1) құпия құжаттар. Құпия мұрағаттық құжаттарды орналастыру құпиялықты қамтамасыз ету жөніндегі заңнамаға сәйкес жүзеге асырылады.

Құпиялылығы алынған істер және құпия құжаттарды бірге сақтау ерекше жағдайда, яғни құпиялылығы алынған құжаттар үшін орын табылмаған жағдайда рұқсат етіледі;

2) Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылығына жататын объектілер, сондай-ақ есепке алуда немесе қосымшасында құнды металдары және тастары бар мұрағаттық құжаттар жатады. Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылығына жататын құжаттар және ресімделуінде немесе қосымшасында құнды металдар мен тастары бар мұрағаттық құжаттар мұрағаттық қор құрамынан бөлініп алынып, сейфтік сақтауға тапсырылады. Алынған мұрағаттық құжаттың орнына ізбасар карта және қажет болған жағдайда мұрағаттық құжаттың көшірмесі қойылады;

3) нитронегіздегі;

4) биологиялық зиянкестермен зақымданған;

5) мұрағатты толықтыру көзі – ұйымның таратылуына байланысты мұрағатқа сақтауға тапсырылған уақытша сақтаудағы құжаттар жеке сақтауға жатады.

138. Дыбыс-бейнелік және электронды құжаттар ақпарат тасығыштың нормативтік режиміне байланысты жеке сақталады.

Бір мұрағат қоймасында бірдей сақтау режимін талап ететін (мысалы, магниттік таспадағы құжаттар және магниттік қабаты бар диск тасығыштағы мұрағаттық құжаттар, киноүлдірдегі және микронысандағы мұрағаттық құжаттар және басқалары) әртүрлі мұрағаттық құжаттар сақталуы мүмкін.

139. Пайдалану қоры көшірменің тасымалдау түріне қарай орналастырылады.

Қағаз негіздегі пайдалану қорының көшірмесі (оның ішінде фотокөшірме) әдеттегідей, қағаз негіздегі мұрағаттық құжаттардың түпнұсқасымен бірге, бөлек стеллаждарде немесе шкафтарда, мұрағаттық іс және қор нөмірі ретімен сақталады.

Үлдір негізді пайдалану қорының көшірмесі қоймаларда оларға арналған сақтау режимінің нормативтері орналастырылады.

Бір істің немесе оның бөлігі түсірілген үлдір бюкстерге жеке салынады. Ерекше жағдайларда көлемі үлкен болмағанда істер бір бөлікте көшірілген үш істен көп болмауы тиіс.

140. Негізгі (міндетті) және қосымша есептік мұрағат құжаттары оқшауланған үй-жайларға немесе мұрағат құжаттарын есепке алуға жауапты қызметкердің (қызметкерлердің) үй-жайына орналастырылады.

141. Істердің, құжаттардың тізімдемесінің бірінші данасы қағаз негіздегі мұрағат құжаттарының түпнұсқасы үшін белгіленген сақтау режимдерін міндетті түрде сақтай отырып оқшауланған үй-жайда немесе мұрағат құжаттарын есепке алуға жауапты қызметкердің үй-жайында орналастырылады.

Істердің, құжаттардың тізімдемесінің екінші данасы қойманың оқшауланған бөлігіндегі стеллаждарда немесе шкафтарда орналастырылады.

Істердің, құжаттардың тізімдемесінің үшінші данасы оқу залына қойылады.

142. Мұрағаттың барлық бөлмелері (ғимараттар, қабаттар, ярустар, қоймалар, бөлмелер), сондай-ақ стеллаждар, сейфтер, шкафтар және сөрелер нөмірленеді.

Әрбір жеке үй-жайда стеллаждар мен шкафтар кіреберіс жерден солдан оңға қарай жеке нөмірленеді. Стеллаждар мен шкафтардағы қабаттар жоғарыдан төмен қарай және солдан оңға қарай нөмірленеді.

143. Сақтау жерін бекіту және қоймадан құжаттарды іздестіру мақсатында мұрағат қоймаларында қордың және сөренің топографиялық көрсеткіші осы Қағидалардың 17-18-қосымшаларына сәйкес жасалады.

Қордың топографиялық көрсеткішінің карточкасы әрбір мұрағат қорына бөлек дайындалады, бұл карточкалар қордың реттік нөмірімен орналастырылады. Қажет болған жағдайда бір мұрағат қорына жалғастырылатын карточка арналады.

Сөренің топографиялық көрсеткішінің карточкасы әрбір сөреге жасалады, бұл карточкалар сөре нөмірінің ретімен оқшауланған жерде сақталады. Топографиялық көрсеткіштердің бір көшірмесі есепке алуға жауапты қызметкерде болады, екінші көшірмесі қоймада сақталады.

Топографиялық көрсеткішті жүргізу белгіленген деректемелерге сәйкес қағаз тасығышта немесе автоматтандырылған тәртіппен жүзеге асырылады.

Мұрағаттық құжаттардың орнын алмастыру барлық топографиялық көрсеткіштерге, сонымен қатар мұрағаттық қорды орналастыру жоспарына (кестесіне) әсерін тигізеді.

144. Мұрағаттық құжаттарды сақтаудың әрбір бастапқы құралдары (қорап, папка және тағы басқа) мұрағаттық қордың нөмірі мен атауы жазылған, сондай-ақ іс тізімдемесінің, құжаттардың, сақ. бір. нөмірі жазылған жазба қағазымен қамтамасыз етіледі.

Жазба қағазындағы жазулар баспа тәсілімен, тушьпен немесе арнайы суға төзімді қара сиямен жасалады. Мөртабандарды және басқа да ұқсас құралдарды пайдалануға жол беріледі.