Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларын бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 қаулысы.

      "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Қазақстан Республикасы Заңының 18-бабы 1-1-тармағының 1) тармақшасына сәйкес Қазақстан Республикасының Үкіметі ҚАУЛЫ ЕТЕДІ:

      1. Қоса беріліп отырған Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидалары бекітілсін.

      2. Осы қаулы алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі		Б. Сағынтаев
	Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 қаулысымен бекітілген

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидалары

1-тарау. Жалпы ережелер

      1. Осы Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда (бұдан әрі – ұйымдар) құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалану тәртібін белгілейді.

      2. Ұйымда басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесін ұйымдастыруды, жүргізуді және жетілдіруді, әдістемелік басшылық жасауды және архив ісі мен басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті орган белгілеген құжаттармен жұмыс істеу тәртібінің сақталуын бақылауды басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету бойынша функциялар жүктелген құрылымдық бөлімше (бұдан әрі – БҚҚ қызметі) жүзеге асырады.

      3. Штаттық кестесінде БҚҚ қызметі көзделмеген ұйымда міндеттер жауапты лауазымды адамға жүктеледі.

      4. Қағидалар Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпияларын қамтитын мәліметтерден тұратын құжаттарға қолданылмайды.

      Заңды тұлғалар, мемлекеттік органдар немесе лауазымды адамдар үшін электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілттерін жасау жөніндегі жұмыстар (қалыптастыру, тіркеу, беру, сақтау, жою тәртібі) және мемлекеттік құпияларды құрайтын мәліметтерді қамтитын электрондық құжаттар мен электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілттерінің құпиялылық режимі мен сақталуын қамтамасыз ету тәртібі мемлекеттік құпияларды қорғау саласындағы нормативтік құқықтық актілерде айқындалады.

      Мемлекеттік органдардың "Қызмет бабында пайдалану үшін" деген белгісі бар таратылуы шектелген электрондық құжаттармен жұмыс істеу тәртібі Қазақстан Республикасы Үкіметінің "Қазақстан Республикасында ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі кейбір шаралар туралы" 2004 жылғы 14 қыркүйектегі № 965 және "Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларын бекіту туралы" 2015 жылғы 31 желтоқсандағы № 1196 қаулыларында айқындалған.

      5. Осы қағидаларда мынадай ұғымдар пайдаланылады:

      1) абзац – мәтіннің бірінші жолда азат жолмен бөлініп көрсетілетін және бас әріптен не кіші әріптен басталатын, мағыналық жағынан тұтас бөлігі, абзацтар (бөліктің бірінші және соңғы абзацтарынан басқасы) нүктелі үтірмен аяқталады;

      2) ақпаратты криптографиялық қорғау құралы – кілттерді криптографиялық түрлендіру алгоритмдерін, көбейтуді, қалыптастыруды, бөлуді және басқаруды іске асыратын құрал;

      3) кілтті ақпаратты тасығыш – сақталатын электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілттерін қорғау үшін ҚР СТ 1073-2007 "Ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары. Жалпы техникалық талаптар" стандартының талаптарына сәйкестік сертификаты бар ақпаратты криптографиялық қорғау құралы пайдаланылатын мамандандырылған тасығыш;

      4) Қазақстан Республикасының мемлекеттік органдарының куәландырушы орталығы – Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының ақпараттық жүйелерінде және өзге де мемлекеттік ақпараттық ресурстарында мемлекеттік органдарға, мемлекеттік органдардың лауазымды адамдарына қызмет көрсететін куәландыру орталығы (бұдан әрі – МО КО);

      5) Қазақстан Республикасының Ұлттық куәландырушы орталығы – мемлекеттік және мемлекеттік емес ақпараттық жүйелерде электрондық құжаттарды қалыптастыру үшін электрондық цифрлық қолтаңба құралдары мен заңды және жеке тұлғаларға тіркеу куәліктерін ұсынатын куәландыру орталығы;

      6) құжаттың (хаттың) қалатын көшірмесі – автор ұйымның ісінде қалатын шығыс құжаттың данасы;

      7) құжаттың электрондық көшірмесі – түпнұсқа құжаттың түрін және ақпаратын (деректерін) электрондық-цифрлық нысанда толығымен көрсететін құжат;

      8) нормативтік-анықтамалық ақпарат – нормативтік құжаттарға негізделген және құжаттың әртүрлі сипаттарын анықтау үшін пайдаланылатын ақпарат (жіктеуіштер, анықтамалықтар, тізбелер және басқалары);

      9) тіркеу куәлігін иеленуші – өз атына тіркеу куәлігі берілген, тіркеу куәлігінде көрсетілген ашық кілтке сәйкес келетін жабық кілтті құқыққа сыйымды иеленетін жеке немесе заңды тұлға;

      10) электрондық ақпараттық ресурстар – электрондық-цифрлық нысанда берілген және электрондық тасығыштағы, интернет-ресурстағы және (немесе) ақпараттық жүйедегі ақпарат;

      11) электрондық ақпараттық ресурстарды, ақпараттық жүйелерді қорғау – ақпаратты алу, көшірмесін түсіру, тарату, бұрмалау (және/немесе түрлендіру), жою немесе оқшаулау жөніндегі заңсыз әрекеттерді қоса алғанда, электрондық ақпараттық ресурстарды, ақпараттық жүйелерді сақтауға, оларға құқыққа сыйымсыз қолжетімділікті (оның ішінде ақпаратқа заңсыз қол жеткізуді) болдырмауға бағытталған құқықтық, ұйымдық және техникалық іс-шаралар кешені;

      12) электрондық құжат – ақпарат электрондық-цифрлық нысанда ұсынылған және электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылған құжат;

      13) электрондық құжат айналымы – мемлекеттік органдар, жеке және заңды тұлғалар арасында электрондық құжаттармен алмасу;

      14) электрондық құжат айналымы жүйесі – қатысушылар арасындағы қатынастар "Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы" 2003 жылғы 7 қаңтардағы Қазақстан Республикасының Заңында және Қазақстан Республикасының өзге де нормативтік құқықтық актілерімен реттелетін электрондық құжаттар алмасу жүйесі (бұдан әрі – ЭҚЖ);

      15) ЭҚЖ-ға қатысушы – электрондық құжаттарды жинау, өңдеу, сақтау, беру, іздеу және тарату процестеріне қатысатын жеке немесе заңды тұлға, мемлекеттік орган немесе лауазымды адам;

      16) электрондық құжаттың қағаз көшірмесі – ақпаратты (деректемелердің мәліметтерін) электрондық түпнұсқадан шығару арқылы алынған, электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілтін пайдалана отырып құрылған электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған, түпнұсқа электрондық құжаттағы ақпаратты және барлық деректемелерін немесе олардың бір бөлігін толық бейнелейтін осы құжатты растауға өкілеттігі бар адам растаған қағаз тасығыштағы құжат;

      17) электрондық құжаттың түпнұсқасы – электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілтін пайдалана отырып құрылған электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған (қол қойылған), бастапқыда электрондық құжат форматында қалыптастырылған және қағазда бастапқы түпнұсқасы жоқ құжат;

      18) электрондық тіркеу бақылау карточкасы – электрондық құжат деректемелерін тіркейтін, белгіленген нысан бойынша құжат туралы есептік деректер бар электрондық құжат;

      19) электрондық құжаттың форматы – негізінде электрондық құжат қалыптасқан электрондық хабарламаның мазмұнды бөлігінің құрылымы;

      20) электрондық цифрлық қолтаңба құралдары – электрондық цифрлық қолтаңбаны жасау және оның түпнұсқалығын тексеру үшін пайдаланылатын бағдарламалық және техникалық құралдардың жиынтығы.

2-тарау. Құжаттама жасау, құжаттарды дайындау және ресімдеу тәртібі

1-параграф. Құжаттама жасау тәртібі және құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар

      6. Қазақстан Республикасы мемлекеттiк ұйымдарының және жергiлiктi өзiн-өзi басқару органдарының жұмыс және iс қағаздарын жүргiзу тiлi қазақ тiлі болып табылады, қазақ тiлiмен тең орыс тiлi ресми түрде қолданылады.

      Мемлекеттiк емес ұйымдардың жұмысында қазақ тiлі және қажет болған кезде басқа тiлдер қолданылады.

      7. Құжаттар А4 (2010х297 миллиметр (бұдан әрі – мм), А5 (148х210мм) форматындағы таза ақ қағаз парақтарында жасалады және жиектері кемінде:

      1) сол жағынан – 20 мм;

      2) оң жағынан – 10 мм;

      3) жоғары жағынан – 10 мм;

      4) төменгі жағынан – 10 мм болады.

      Екі жақты басып шығару үшін құжат парағының сыртқы жағының жиектері:

      1) сол жағынан – 10 мм;

      2) оң жағынан – 20 мм;

      3) жоғары жағынан – 10 мм;

      4) төменгі жағынан – 10 мм.

      8. Құжатты ресімдеу кезінде бланкілер пайдаланылады. Бланкілердегі деректемелер осы Қағидаларға 1-қосымшаға сәйкес құжат деректемелерінің орналасу схемасына сәйкес белгілі бір кезекпен орналасады.

      9. Ұйымдарда құжаттардың мынадай бланкілері қолданылады:

      1) осы Қағидаларға 2-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ұйым хатының бланкісі;

      2) осы Қағидаларға 3-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ұйым құжатының нақты түрінің бланкісі;

      3) осы Қағидаларға 4-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ұйымның жалпы бланкісі.

      Ұйымның жалпы бланкісі құжаттың кез келген түрін әзірлеу үшін пайдаланылады.

      10. Құжаттардың бланкілері типографиялық тәсілмен, жедел полиграфиялық құралдардың көмегімен жасалады немесе құжаттың жасау кезінде тікелей басылып шығарылады.

      11. Мемлекеттік ұйымдардың Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген құжаттардың қағаз бланкілері есепке алуға жатады, ол үшін құжат бланкісінің әр данасының сол жақ төменгі бұрышына типографиялық тәсілмен немесе нумератормен оның нөмірі, сериясы қойылады. Электрондық бланкілер есепке алынбайды.

      12. Құжаттардың бланкілері қатаң түрде мақсаты бойынша пайдаланылады және ұйым басшының тиісті рұқсатынсыз басқа ұйымдарға немесе адамдарға берілмейді.

      13. Құжаттар ұйымның атауы көрсетілген мөртабанды пайдалана отырып, оның бедерін сол жақ жоғарғы бұрышына қою не міндетті түрде мынадай деректемелерді ресімдеу арқылы жасалады:

      1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауы не сол жақ жоғарғы бұрышқа қою арқылы құжатты шығарған ұйымның атауы көрсетілген мөртабанның бедері;

      2) хаттан басқа құжат түрінің атауы;

      3) құжаттың датасы;

      4) құжаттың тіркеу нөмірі (индексі);

      5) құжатқа қол қойған адам лауазымының атауы, қолы және қолының толық жазылуы;

      6) ұйым мөрінің бедері.

      14. Өкімдік құжаттардан басқа, ішкі құжаттар ақ қағаз парақтарында жасалады.

      15. Бір бланкіде екі және одан да көп тілде құжат ресімдеуге жол берілмейді.

      Қазақ тіліндегі құжат және орыс немесе өзге тілде жасалатын теңтүпнұсқалы құжаттың әрқайсысы жеке бланкiде (жеке парақтарда) басылып шығарылады және бірыңғай деректемелермен ресімделеді.

      Екі және одан да көп тілде жасалатын құжат бірыңғай деректемелермен жеке бланкілерде (жеке парақтарда) ресімделеді.

      Әртүрлі тілдегі құжатқа бірыңғай шығыс деректемелер беріледі. Әртүрлі тілдегі құжаттар бір-біріне теңтүпнұсқалы болуы керек.

      Құжаттардың парақтары (бланкілер және олардың қосымшалары) парақтың ортасында жоғарғы жағында реттік нөмірмен нөмірленеді.

2-параграф. Құжаттың деректемелерін ресімдеу тәртібі

      16. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы Қазақстан Республикасының мемлекеттік рәміздері туралы Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мемлекеттік ұйымның құжат бланкісінде бейнеленеді.

      17. Эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) бланкіге ұйымның құрылтай құжаттарына сәйкес бейнеленеді.

      Эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бланкіде орналастырылмайды.

      18. Ұйымның (оның ішінде, филиалдың, өкілдіктің) атауы құрылтай құжаттарына сәйкес ұйымдық-құқықтық нысаны көрсетілген атауды қамтиды.

      Ұйымның (оның ішінде, филиалдың, өкілдіктің) қысқартылған атауы ол құрылтай құжаттарында бекітілген жағдайларда ғана келтіріледі және толық атауынан төмен жақша ішінде орналастырылады.

      Дәрежелері тең екі және одан көп ұйым әзірлеген бірлескен құжатты ресімдеген кезде ұйымдардың ресми атаулары ұйымдар атауларының әліпбилік ретіне қарай орналастырылады.

      Екі және одан да көп ұйым әзірлеген бірлескен құжатты ресiмдеген кезде атаулар ұйымдар иерархиясына сәйкес орналасады.

      Қағаз тасығыштағы бірлескен құжат ұйымдардың мөрлерімен расталуға тиіс.

      19. Құрылымдық бөлімшенің атауы ол құжаттың авторы болған жағдайда ғана көрсетіледі және ұйым атауынан төмен орналастырылады.

      20. Құжат түрінің атауы бас әріптермен қалың қаріппен басылып шығарылады.

      21. Құжатқа қол қойылған (бекітілген) дата немесе құжатта тіркелген оқиғаның датасы құжаттың датасы болып табылады.

      Құжаттың датасын құжатқа қол қоюшы немесе бекітуші лауазымды адам қояды. Электрондық құжат айналымы үшін датаны жүйенің немесе уәкілетті адамның қолдан қоюына жол беріледі.

      Ұйым ішінде құжаттың өтуі мен орындалуына (таныстырылуына) байланысты қызметтік белгілерге дата мен қол қойылады.

      Құжат датасы:

      1) құқықтық актілерде, хаттамаларда, банктік, қаржылық, бухгалтерлік құжаттарда және жеке және заңды тұлғалардың құқықтары мен мүдделерін қозғайтын құжаттарда сөз-сан тәсілімен жыл, айдың күні араб цифрларымен, ай – сөзбен;

      2)басқа құжаттарда – цифрлық тәсілмен айдың күні мен ай – екі араб цифрымен, жыл төрт араб цифрымен нүкте арқылы бөлініп ресімделеді.

      22. Құжаттың тіркеу нөмірі (индексі) ұйымның істер номенклатурасы бойынша істің индексінен, тіркеу-бақылау нысанындағы (бұдан әрі – ТБН) құжаттың реттік нөмірінен тұрады. Ұйымның қалауы бойынша тіркеу нөміріне (индекске) қосымша элементтер қосылады.

      Екі және одан көп ұйым жасаған құжаттың тіркеу нөмірі (индексі) құжатта авторларды көрсету тәртібімен қисық сызық арқылы қойылатын осы ұйымдардың тіркеу нөмірлерінен (индекстерінен) тұрады.

      Электрондық құжат айналымы жүйесінде біртұтас нөмірлеуді жүргізуге рұқсат беріледі.

      23. Кіріс құжатының тіркеу нөміріне (индексіне) және датасына жасалған сілтемеде жауап беріліп отырған құжаттың тіркеу нөмірі мен датасы көрсетіледі.

      24. Құжат жасалған немесе басып шығарылған жер қабылданған әкімшілік-аумақтық бөлуге сәйкес көрсетіледі және ол жалпыға бірдей қысқартуларды ғана қамтиды.

      Құжат жасалған немесе басып шығарылған жер құжат авторы – ұйым орналасқан жер болып табылатын елді мекеннің атауына сәйкес ресімделеді.

      25. Құжаттар ұйымдарға, олардың құрылымдық бөлімшелеріне, лауазымды немесе жеке адамдардың атына жолданады.

      "Адресат" деректемесі кіші әріптермен, қалың қаріппен ресімделеді. Ұйымның, оның құрылымдық бөлімшелерінің атауы, құжат жіберіліп жатқан адамның лауазымы атау септігінде, тегі барыс септігінде жазылады.

      Құжатты ұйым басшысына жолдаған кезде ұйымның атауы адресат лауазымының құрамына кіреді.

      Құжатты жеке тұлғаға жолдаған кезде алушының аты-жөні және тегі, пошталық мекенжайы көрсетіледі.

      Ұйым ішінде хат алмасу кезінде лауазымды адамның тегін барыс септігінде көрсетуге рұқсат беріледі.

      Егер құжат бірнеше ұйымға жіберілетін болса, олар жалпыланып көрсетіледі.

      Бір құжатта адресаттар төртеуден асырылмай ресімделеді. Адресаттардың саны көп болған кезде құжатты таратудың тізімі (тізілімі) жасалады. Адресат деректемелерінде "Түпнұсқа" және "Көшірме" деген сөздер пайдаланылмайды.

      Құжатты тұрақты емес адресаттарға жолдаған кезде "Адресат" деректемелер құрамына орындаушы ресімдейтін пошталық мекенжай кіреді. Пошталық мекенжайдың элементтері "Пошта туралы" 2016 жылғы 9 сәуірдегі Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес дәйектілікпен көрсетіледі.

      26. Құжат мәтінінің тақырыбы, құжаттың сол жақ жиегінің шетінен, қалың қаріппен, сөздер тасымалданбай ресімделеді және әр жолда 35 белгіден аспайды. Құжаттарда тақырыптың көлемі 5 жолдан асқан кезде тақырыпты құжаттың ортасында ресімдеуге жол беріледі. Тақырыптың соңынан нүкте қойылмайды.

      Құжат мәтінінің тақырыбы құжат түрінің атауына және оның мазмұнына сәйкес тұжырымдалады.

      10 жолдан аз мәтінге, сондай-ақ А5 форматтағы бланкіде жасалған құжатқа тақырып қойылмайды.

      27. Қағаз құжаттар үшін ұйым мөрінің бедері лауазымды адамның құжаттағы қолының түпнұсқалығын куәландырады. Ұйым мөрінің бедері құжатқа қол қойған адамның лауазымы атауынан кейін оның жеке қолын қамтымай қойылады.

      28. Құжаттың мәтіні сауалнама, диаграмма, кесте, байланысты мәтін немесе көрсетілген нысандардың үйлесімі ретінде ресімделеді.

      29. Егер құжатта тармақтар қамтылса, онда тармақтар құжатта қисынды дәйектілікпен, мәселені шешу кезеңінің хронологиясын ескере отырып орналастырылады. Көлемі жағынан ауқымды құжаттардың мазмұны жағынан жақын тармақтары – тарауларға, бірнеше тараулар – бөлімдерге, ал бөлімдер – бөліктерге біріктіріледі. Көлемі жағынан ауқымды тараулар – параграфтарға, бөлімдер – кіші бөлімдерге бөлінеді.

      Тармақтар тармақшаларға бөлінуі мүмкін. Тармақтар мен тармақшалардың ішінде абзацтармен бөлінетін бөліктер болуы мүмкін.

      Құжаттардың тармақтары, параграфтары, тараулары, бөлімдері және бөліктері нүкте арқылы араб сандарымен мынадай түрде нөмірленеді – 1., 2., 3. және одан әрі.

      Тармақтағы тармақшалардың нөмірлері жақша арқылы бөлініп, араб цифрларымен мынадай түрде белгіленеді: 1), 2), 3) және одан әрі.

      Тармақтардың, тараулардың және бөлімдердің нөмірленуі тізбекті, ал тармақ ішінде тармақшалардың, параграф ішінде тараулардың, бөлім ішінде кіші бөлімдердің нөмірлері дербес жүргізіледі.

      Абзацтарды дефиспен немесе басқа да белгілермен белгілеуге рұқсат етілмейді.

      30. Құжат мәтіні жазу машинкасында бір жарым жоларалық интервал арқылы немесе компьютер техникасының құрылғыларының көмегімен мөлшері 14 Тіmеs New Roman (Таймс Нью Роман) қарпімен немесе Arial жоларалық бір интервал арқылы басылады. Жекелеген жағдайларда, сондай-ақ кестелерді, қосымшаларды, орындаушы туралы белгіні, ескертпелерді ресімдеген кезде қаріп мөлшері мен жоларалық интервалды өзгертуге болады.

      Құжатты екі және одан да көп парақта ресімдеген кезде екінші және одан кейінгі парақтар нөмірленеді. Нөмірлер араб цифрларымен парақтың жоғарғы жиегінің ортасына тыныс белгісінсіз қойылады.

      Құжаттың мәтінінде аталған қосымшаның бар екендігі туралы белгіде парақтардың, даналарының саны, орындалған тілі көрсетіледі. Құжат мәтінінде аталмаған қосымшаның бар екендігі туралы белгіде оның атауы, сондай-ақ болған жағдайда датасы және тіркеу нөмірі (индексі) қосымша көрсетіледі. Екі немесе одан да көп қосымша болған кезде олар нөмірленеді. Электрондық құжат айналымы үшін даналар санын көрсету талап етілмейді.

      Егер құжатқа қосымша кітапшаланса, онда даналар саны көрсетіледі.

      Егер құжатқа қосымшалары бар басқа құжат қоса берілсе, онда қосымшаның бар екендігі туралы белгіде осы құжаттың деректемелері және парақтардың жалпы саны көрсетіледі. Мысалы, "Қосымша: Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің 2014 жылғы 15 қазандағы № 3-5/151 хаты және оған қосымша, барлығы 7 парақта, қазақ тілінде".

      Егер қосымша құжатта көрсетілген адресаттардың барлығына жолданбаса, онда оның бар екендігі туралы белгіде оның қандай адресатқа жіберілгені көрсетіледі.

      31. Қағаз тасығыштағы құжатта қойылған қолда:

      1) құжатқа қол қойған адамның лауазымының атауы, құрылымдық бөлімшенің немесе ұйымның ресми атауы (егер құжат бланкіде ресімделмеген болса);

      2) адамның жеке қолы және қойылған қолдың толық жазылуы (есімінің инициалы мен тегі) қамтылады.

      Құжатқа жарыққа төзімді сиямен қол қойылады. Құжаттың түпнұсқасына факсимиле қою арқылы қол қоюға рұқсат етілмейді.

      Ұйым құжаттарына қол қою құқығы Қазақстан Республикасының заңнамасына, ұйымның құрылтай құжаттарына, ұйым басшысының өкілеттіктерін беру туралы өкімдік құжаттарға немесе ұйым атынан белгілі бір іс-қимылдарды орындауға сенімхаттарға сәйкес айқындалады.

      Электрондық құжат осы құжатқа қол қоюға өкілеттілігі бар адамның электрондық цифрлық қолтаңбасымен куәландырылады.

      Құжаттың (хаттың) қалатын көшірмесіне қол қойылуға тиіс. Құжаттың (хаттың) қалатын көшірмесін құжаттың көшірмесімен алмастыруға жол берілмейді. Құжатқа лауазымдары тең екі және одан да көп адам қол қойған кезде олардың қойған қолдары ұйымдардың немесе құрылымдық бөлімшелердің ресми атауларының әліпбилік ретімен орналастырылады.

      Құжатқа бірнеше лауазымды адам қол қойған кезде олардың қойған қолдары лауазымдар иерархиясының кішіреюіне сәйкес бірінің астына бірі орналастырылады.

      Комиссия жасаған құжатта құжатқа қол қойған адамдар лауазымдарының атауы емес, олардың комиссия құрамындағы міндеттері көрсетіледі.

      Ұйымның алқа органдарының (алқалар, кеңестер, мәслихаттар, басқармалар) құжаттарына төраға мен хатшы (төрағалық етуші және жазба жүргізуші адам) қол қояды. Ұйымның және оның құрылымдық бөлімшелерінің аппараттық (жедел) кеңестерінің хаттамаларына төрағалық етуші адам қол қояды.

      Егер құжаттың жобасында көрсетілген лауазымды адам болмаса, құжат оның міндетін атқарушы лауазымды адамның атына қайта ресімделуге тиіс. Құжатқа "үшін" көмекші сөзін қосу немесе лауазым атауының алдына қиғаш сызық қою арқылы қол қоюға жол берілмейді.

      32. Құжат жобасын келісу құжатқа қолбелгі (ішкі келісу) немесе келісу грифі (сырттай келісу немесе ұйымның консультативтік-кеңесші және қоғамдық органдарымен келісу) арқылы ресімделеді. Электрондық құжат үшін келісу электрондық цифрлық қолтаңба арқылы жүргізіледі.

      Ішкі келісу кезінде құжаттарға орындаушы (жауапты орындаушы), оның бөлімше басшысы, басқа да мүдделі лауазымды адамдар, міндеттерді бөлуге сәйкес ұйым басшысының орынбасары қолбелгі қояды.

      Қолбелгілер ұйымда қалатын қағаз құжаттардың даналарында, беткі жағында қолдан төмен қойылады. Өкімдік құжаттар жобаларының бірінші данасында қолбелгі қойылады. Өкімдік құжаттар жобаларының соңғы парағының сыртқы жағында қолбелгі қоюға рұқсат етіледі.

      Қолбелгіде қолбелгі қоюшының қолы, датасы, қолтаңбаның толық жазылуы (есімінің инициалы, тегі), қолбелгі қоюшы адамның лауазымының атауы қамтылады. Құжат жобасына ескертулер, ерекше пікірлер және толықтырулар жеке парақта ресімделеді, бұл туралы құжат жобасында тиісті белгі қойылады.

      Құжатты сырттай келісу құжаттың соңғы парағының сол жақ төменгі бұрышында орналасатын келісу грифімен ресімделеді және ол "КЕЛІСІЛДІ" деген сөзден, сондай-ақ құжат келісілетін адамның лауазымының атауынан (ұйымның атауын қоса алғанда), жеке қолынан және оның толық жазылуынан (есімінің инициалы, тегі), келісу датасынан тұрады.

      Құжатты лауазымдары тең екі және одан да көп адам келіскен кезде келісу грифтері ұйымдардың ресми атауларының әліпбилік тәртібімен бір деңгейде орналастырылады. Құжатты бірнеше лауазымды адамдар келіскен кезде келісу грифтері лауазымдардың қызметтік иерархиясының кішіреюіне сәйкес орналастырылады.

      Егер келісу хатпен, хаттамамен немесе басқа құжатпен жүзеге асырылатын болса, онда келісу грифінде құжат түрі, ұйым атауы көмектес септігінде, құжаттың датасы мен нөмірі (индексі) көрсетіледі.

      Құжатты бірнеше ұйыммен сырттай келісу осы Қағидаларға 5-қосымшаға сәйкес нысан бойынша келісу парағымен ресімделеді.

      33. Құжатты бекіту грифі құжаттың бірінші парағының оң жақ жоғарғы бұрышында орналастырылады және кіші әріптермен ресімделеді.

      Құжатты нақты лауазымды адам бекіткен кезде бекіту грифі мынадай элементтерден тұрады – "БЕКІТЕМІН" деген сөз, лауазымның атауы, қолы, қолының толық жазылуы және бекіту датасы.

      Құжатты лауазымдары тең екі немесе одан көп адам бекіткен кезде бекіту грифтері ұйымдар атауларының әліпбилік тәртібімен бір деңгейде орналастырылады.

      Құжат қаулымен, шешіммен, бұйрықпен, хаттамамен бекітілген кезде бекіту грифі "БЕКІТІЛДІ" деген сөзден, көмектес септігіндегі өкімдік құжаттың түрінен, оның датасы мен нөмірінен тұрады.

      34. Қарар құжаттың бірінші парағының жоғарғы бөлігінде, мәтіннен бос орында орналастырылады. Қарардың құрамына орындаушының (орындаушылардың) есімінің инициал(дар)ы, тегі (тектері), тапсырманың (тапсырмалардың) мазмұны, орындау мерзімі, қарар авторының қолы және датасы кіреді.

      Қарар қойған адамның қолының астына кіріс тіркеу нөмірін (индексін), түскен датасын және қарар тиесілі болатын құжаттың деректемелері туралы белгілерді (авторды, құжаттың шығыс нөмірі мен күні) көрсете отырып, қарарды жеке бланкiде (фишкада) ресімдеуге жол беріледі. Басқа ұйымдарға жолданатын қарарлар түріндегі тапсырмаларды БҚҚ қызметі тіркейді.

      Тапсырылатын іс-қимылдарға қосымша нұсқауларды талап етпейтін және белгіленген орындау мерзімдері бар құжаттарда, қарарда орындаушы, қарар авторының қолы, дата көрсетіледі.

      Тапсырма екі және одан да көп адамға берілген жағдайда, қарардың өзінде өзгеше белгіленбесе, тапсырмадағы бірінші болып көрсетілген адам негізгі орындаушы болып табылады.

      35. Құжаттың орындалуын бақылау туралы белгі "Бақылау", "Бақылауға алынды" деген сөздермен немесе мөртабандармен белгіленеді және құжаттың бірінші парағының сол жақ жоғарғы жағында мәтіндік жиектің шегінен тыс жерге қойылады.

      36. Құжат көшірмесінің түпнұсқамен сәйкестігін куәландыру үшін "Қолы" деген деректеменің төменгі жағына "Көшірмесі дұрыс" (тырнақшасыз) деген куәландыру жазбасы, көшірмені куәландырған адамның лауазымының атауы, жеке қолы, қол қойған адам қолының толық жазылуы (есімінің инициалы мен тегі), ұйым мөрінің бедері (бар болса), куәландыру датасы қойылады.

      37. Электрондық құжаттың қағаз көшірмесі бастапқы құжаттың электрондық құжат болып табылатынын және электрондық құжатты куәландырған адамның электрондық цифрлық қолтаңбасын тексеру рәсімінің оң нәтижесі алынғанын көрсете отырып куәландырылады. Электрондық құжаттың қағаз тасығыштағы көшірмесін куәландыру және электрондық цифрлық қолтаңбаны тексерудің нәтижесі туралы ақпаратты белгілеу үшін "* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс." (электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімінің оң нәтижесі айқындалды) деген мәтіні бар және парақтардың саны мен куәландырушы адамның қолтаңбасына арналған жолдар көрсетілген (үшбұрыш нысанындағы) мөртабан пайдаланылады.

      38. Құжаттың электрондық көшірмесін:

      1) орындаушы – электрондық құжаттың жобасын жасау кезінде қағаз тасығыштағы қосымша құжаттар салынған жағдайда;

      2) мемлекеттік органның құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесінің қызметкері – қағаз тасығышта ғана түскен құжатты тіркеу кезінде куәландырады.

      ЭҚЖ арқылы жасалған электрондық құжаттың қағаз көшірмесін бекіту өкілеттігі мемлекеттік органның құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесінің қызметкерлерінде және пошта операторында болады.

      Электрондық құжаттың қағаз көшірмесі:

      1) құжаттың мәтінін;

      2) электрондық құжатты куәландырған адамның электрондық цифрлық қолтаңбасын тексеру рәсімінің нәтижелері көрсетілген "Электрондық құжаттың көшірмесі" деген міндетті белгіні;

      3) өзі алынған ақпараттық жүйенің атауын;

      4) қағаз көшірменің жасалған күнін;

      5) "* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс." (электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімінің оң нәтижесі айқындалды) деген мәтіні бар мөртабанды, парақтардың санын және куәландырушының қолтаңбасын қамтиды.

      39. Құжаттың орындаушысы туралы белгі "Орынд." деген қысқартылған сөзді, құжатты орындаушы есімінің инициалы мен тегін, телефон нөмірін, оның ішінде ішкі нөмірін, электрондық поштасының мекенжайын (бар болса) қамтиды және ол құжаттың соңғы парағының беткі немесе сыртқы жағының төменгі сол жақ бұрышында орналастырылады.

      40. Құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі оның орындалғанын растайтын құжаттың нөмірі мен датасына сілтемені (мұндай құжат болмаған жағдайда – орындалуы туралы қысқаша мәліметтер), "Іске" деген сөзді, құжат сақталатын істің нөмірін қамтиды.

      Құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі құжаттың бірінші парағының беткі жағының төменгі жиегіне қойылады, оған орындаушы іске жолдаған күнін көрсете отырып қол қояды.

      41. Қағаз тасығыштағы құжаттың электрондық көшірмесінің сәйкестендіргіші көмегімен құжат жасалған бағдарламалық қамтылымның атауын және нұсқасын қамтитын, құжаттың әрбір парағының беткі жағында қойылатын белгі (колонтитул) болып табылады.

      42. Құжаттың ұйымға түскені туралы белгі құжаттың бірінші парағының беткі жағының оң жақ төменгі бұрышына қойылады және кіріс құжаттың реттік нөмірін мен түскен датасын (қажеттілігіне қарай – сағаты және минутын) қамтиды.

      43. Электрондық құжат екі бөліктен тұрады: мазмұндық және деректемелік.

      Электрондық құжаттың мазмұндық бөлігі мынадай форматтардағы бір немесе бірнеше файлдан тұрады.

      1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG – графикалық формат;

      2) RTF, DOCX – мәтіндік формат;

      3) XLS, XLSX – кестелік формат;

      4) PPT, PPTX – таныстырылымдар;

      5) RAR, ZIP – архивтелген формат.

      Қазақстан Республикасы Президентінің актілер жобаларының мазмұндық бөлігі тек PDF форматында ЭҚЖ-да қалыптастырылады.

      Электрондық құжаттың мазмұндық бөлігінде мынадай деректемелер бар:

      1) жөнелтуші ұйымның ресми атауы;

      2) ұйым туралы анықтамалық деректер (заңды мекенжайы, телефоны, факсы, ұйымның электрондық мекенжайы (бар болса);

      3) құжат түрінің атауы;

      4) кіріс құжаттың тіркеу нөміріне және датасына сілтеме;

      5) құжаттың жасалған немесе басып шығарылған орны;

      6) адресат;

      7) құжатты бекіту белгісі (бар болса);

      8) мәтіннің тақырыбы (бар болса);

      9) құжаттың мәтіні;

      10) орындаушы туралы белгі (орындаушының тегі және телефоны);

      11) электрондық цифрлық қолтаңба.

      Электрондық құжаттың деректемелік бөлігі электрондық тіркеу бақылау карточкасын (бұдан әрі – ЭТБК) жасау арқылы қалыптастырылады, онда мынадай деректемелер пайдаланылады:

      1) құжат түрінің атауы;

      2) құжаттың тіркеу нөмірі;

      3) істер номенклатурасының индексі;

      4) көмегімен құжат жасалған бағдарламалық қамтылымның атауы мен нұсқасы;

      5) электрондық цифрлық қолтаңба;

      6) мәселенің сипаты;

      7) негізгі құжат пен қосымшалар парақтарының саны;

      8) адресат мемлекеттік органның атауы;

      9) адресат лауазымының атауы (бар болса);

      10) адресаттың тегі (бар болса);

      11) орындаушының тегі;

      12) орындаушының телефон нөмірі;

      13) бақылау туралы белгі;

      14) құжаттың орындалуы және оны іске жіберу туралы белгі;

      15) қағаз құжаттың түпнұсқасының, электрондық құжаттың қағаз көшірмесінің болуы немесе болмауы туралы белгі.

      Қосымша деректемелерді пайдалану құжаттың түріне байланысты осы Қағидаларға сәйкес айқындалады.

      44. Ұйымдар арасында электрондық құжаттармен алмасу кезінде міндетті деректемелердің тізбесі мен электрондық құжаттың электрондық цифрлық қолтаңбасын пайдалану тәртібі 1994 жылғы 27 желтоқсандағы Қазақстан Республикасының Азаматтық кодексіне, "Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы" 2003 жылғы 7 қаңтардағы Қазақстан Республикасының Заңына, осы Қағидаларға сәйкес мәмілелердің жазбаша нысандарымен белгіленеді.

      45. Электрондық құжаттар ҚР СТ "Құжаттаманы басқару. Ұзақ мерзімді сақтауға арналған электрондық құжаттар файлдарының форматы. 1-бөлік. PDF 1.4. (PDF/А-1) пайдалану" мемлекеттік стандартына сәйкес сақтауға беріледі.