| телефона.
Современная система управления немыслима без телефона как основного
средства коммуникации. Довольно часто руководители отдельных учреждений,
фирм и т.д. более 70% вопросов решают по телефону. Это значительно
сокращает время на решение вопроса, но при этом занимает довольно большой
промежуток рабочего времени руководителя.
Можно говорить о некоторых правилах применения телефона как
средства коммуникации в управлении. Психологи выделили следующие
причины, мешающие эффективному использованию телефона:
неясна цель разговора;
импровизация вместо подготовленного разговора;
неблагоприятное время для звонка;
долгий поиск номера абонента;
звонок без предварительной подготовки необходимых материалов;
предварительно не записаны план разговора и основные проблемы;
не названа цель разговора;
монолог вместо выслушивания ответа на поставленный вопрос;
не ведется последующая запись делового разговора;
неконкретные договоренности.
В любом серьезном учреждении сегодня используется
телефакс
. С его
помощью передают наиболее срочные бумаги, справки, материалы и получают
сообщения. Использование телефакса значительно сокращает время пересылки
бумаг и получения необходимой информации, что значительно улучшает
деловые коммуникации. Телефакс существенно ускорил деловую переписку.
Факсимильная связь может передавать, печатать, делать копни документов.
При отправке сообщений по телефаксу рекомендуется сделать
стандартную первую страницу. Лучше всего ее оформить на бланке
учреждения, допечатав адреса, телефоны, номера факсов и телекса. Записи на
факсе идут в определенной последовательности:
имя отправителя;
дата передачи сообщения;
адрес отправителя;
номер факса отправителя:
количество страниц сообщения, включая первую;
имя адресата;
адрес адресата;
стандартная запись: «Если вы не получили все страницы отправления,
позвоните, пожалуйста, по телефону... передайте сообщение по факсу...»
(впечатываются соответствующие ваши номера).
Текст сообщения может быть любым - рукописным, печатным. Страницы
должны быть пронумерованы, печать ставится только в том случае, если
высылается документ.
Письма, документы и нотариально заверенные копии, отправленные
91
факсимильной связью, принято дублировать отправкой обычным письмом,
чтобы адресат мог убедиться в их подлинности и представить по месту
требования. При этом необходимо указать в сообщении, что подлинники
материалов высылаются почтой.
Руководитель любого учреждения знает, сколько времени занимает
Достарыңызбен бөлісу: | 
