Асқаров Нұрлан Әуезханұлы

Жалпы іс қағаздарының қоғам өмірінде қолданылмайтын саласы жоқ. Адам дүниеге келген сәттен бастап бақилық болғанға дейінгі бүкіл өмірі құжатпен байланысты. Өз өмірінде іс қағаздарын жүргізумен бетпе-бет келмеген жан жоқ, сірә. Адам баласы кәмелеттік жасқа толғаннан кейін қызметке тұру үшін өтініш жазудан бастап, ұрпағына арнап өсиет қалдырғанға дейін қаншама құжат толтырады, қаншама құжатқа қол қояды. Алайда мұның бәрін арнайы ретпен, белгіленген тәртіпке, жүйеге сәйкес жүргізбесе, бұл құжаттар көптеген келіспеушіліктер мен дау-жанжалдарға да себеп болады. Сондықтан да іс қағаздарын жүргізу негіздерін білу тек әр алуан мекемедегі қызметкерлерге ғана емес, әрбір азамат адам үшін де өте маңызды.

Кез-келген мекеме мен кәсіпорында құжаттардың, құжат айналымы жүйесін дұрыс ұйымдастырудың маңызы аса зор. Құжаттардың негізінде басқару шешімдері қабылданады, даулы мәселелер шешіледі. Қандай ұйымда болмасын, сауатты жасалып, заңды күшке ие болған құжат қана табысты жұмыстың кепілі болады.

Ұйымда құжат айналымының талапқа сай ұйымдастырылмауы құнды құжаттардың жоғалуына, кәсіпорын жұмысының жүйесіздігіне алып келеді. Мұның өз кезегінде түрлі қиыншылықтар мен даулы оқиғаларға соқтыратыны айтпаса да түсінікті. Бұлардың барлығы да Қазақстанның іс қағаздарын жүргізу саласында қолданылып жүрген заңдары мен нормативтік-құқықтық актілерінде тиісінше көрініс тапқан.

Іс қағаздарын жүргізудің негіздеріне арналып отырған бұл оқу-қолданбалы құралы еліміздегі түрлі нысандағы кәсіпорындардың, іс қағаздарын жүргізумен айналысушы мамандардың қызмет барысында пайдалануына арналған.

МАЗМҰНЫ:

1. 
   Құжаттардың деректемелерін ресімдеу
   
2. 
   Лауазымдық нұсқаулық
   
3. 
   Бұйрық
   
4. 
   Түйіндеме
   
5. 
   Өмірбаян
   
6. 
   Қызметтік хат
   
7. 
   Баяндау хат
   
8. 
   Түсініктеме
   
9. 
   Өтініш
   
10. 
    Хаттама
    
11. 
    Сенімхат
    
12. 
    Қолхат
    

- құжаттың заңды күшін;

- құжаттарды жылдам және сапалы әзірлеуді және орындауды;

- құжаттарды жылдам іздестіруді ұйымдастыруды;

- оны өңдеуге шығынды азайту үшін іс құжаттарын компьютермен өңдеуден өткізуді қамтамасыз етеді.

Стандарт ұйымдастыру-басқару құжаттарына қолданылады.

Сонымен, деректеме дегеніміз не? Ол кез келген құжат ресімдеу элементтерінен (қол қою, күнін көрсету және т.б.) тұрады. Осындай құрамдас бөліктер деректемелер деп аталады. Деректемелер – қызметтік құжаттарды міндетті ресімдеу элементтері.

Деректемелердің құрамы арнайы мемлекеттік стандартта белгіленген. Деректемелер құжатта қатаң белгіленген стандарттық тәртіпте орналасады.

Бірқатар деректемелер бір кәсіпорынның әртүрлі құжаттарын ресімдеу кезінде өзгеріссіз қалады – бұл кәсіпорынның эмблемасы, ұйымның атауы және ұйым туралы анықтамалық деректер. Әрине, кәсіпорын өз атауы мен эмблемасын немесе мекен-жайын күнде немесе жылда өзгерте бермейді. Сондықтан кестедегі алғашқы 3 деректеме тұрақты деректемелер деп аталады. Нақты құжатты жасау кезінде белгіленетін қалған барлық деректемелер (құжат түрінің атауы, құжаттың күні және т.б.) әр түрлі құжатта ерекшеленеді – сондықтан да оларды ауыспалы деректемелер деп атайды.

Әрбір құжатты негізгі 3 бөлікке бөлуге болады:

- тақырыптық бөлік (оған мәтіннің соңына дейін орналасқан деректемелер кіреді);

- негізгі бөлік (мәтіннің деректемелері және қосымша),

- ресімдеуші бөлік (мәтіннің төменгі жағында орналасқан деректемелер және қосымшалар).

Әсіресе құжатқа заңды күш беретін құжаттың күні, мөрі, тіркеу нөмірі, бекіту белгісі секілді деректемелердің дұрыс толтырылуы маңызды болып табылады.