Кестелерді енгізу (Импорт таблиц) шебері

Мәліметтер базасын құрған кезде кестелерді жо­балаудың төмендегідей ережелеріне сүйену керек:

– кестедегі бар өрістер мәні арқылы есептеліп шығатын өрістер құр­маңыздар;

– қайталанатын өрістер құрмау керек;

– әрбір жазба үшін бір мәнді қайталап сақтайтын өрістер құрмаңыздар;

– әрбір жазба қайталанбайтын бірегей (уникальный) болуы керек;

Мәліметтер базасының пәндік саласына мыналар жатады: адамдар, жануар­лар, кітап, автокөлік, компьютер,

1. 
   Ақпараты мәліметтер базасында сақталатын пәндік саланы анықтап, бір немесе бірнеше объектілерді таңдап алып, олардың өрі­с атауларын, мәліметтер типін, нақты мәндерін анықтау керек;
   
2. 
   әр түр­­лі объектілерге арнап Кесте режимі, Конструктор, Кестелер шебері сияқты үш мүмкіндік арқылы кесте құру қажет;
   
3. 
   Конструктор режимі үшін бірсыпыра өрістерге арнап, алдын ала олардың қасиеттерін тағайындау, мысалы, енгізу бет пердесі (маскасы), келісім бойынша бірден берілетін мәндер және т.с.с.;
   
4. 
   МБ терезесінде тұрып, Ашу (Открыть) ба­тыр­масын шерту арқылы таңдаған базаның ішкі мәндерін көріп шығу;
   
5. 
   МБ терезесінде тұрып, Конструктор батыр­масын шерту жолымен кесте құрылымына және өрістер сипаттамаларына өзгертулер енгізу;
   
6. 
   Мәліметтер базасын құру және Мәліметтер базасын ашу саймандар тақтасы батырмаларымен жұмыс істеуді үйрену;
   
7. 
   МБ-ны толтыру кезінде Түзету (Правка) менюін пайдаланып, қайтала­натын мәндерді көшіріп алып керекті орынға қою батырмаларын қолдану.
   

1. 
   Белгілі бір пәндік саланы таңдап, оның бір объектісін алып, ішкі бірнеше қасиеттерін көрсетіп сипаттау керек, мысалы, объект – кітап, қасиеттері – жазушының аты_­-­жөні, кітаптың аты, инвентарлық нөмірі, шыққан жы­лы, басып шығарылған жері, баспасы, кітаптің құны.
   
2. 
   Кесте режиміне кіру.
   
3. 
   Құрылған сипаттамаларға сәйкес бірнеше кітаптар туралы мәлімет енгізу.
   
4. 
   Формат/Бағананың атын өзгерту меню командасын қол­данып, бағаналарға 1 пунктте берілген атауларды беру.
   
5. 
   Бір бағананы үлкейту үшін тышқанды сол бағананың та­қы­рыбының оң жақ шетіне алып барып, тышқан батырмасын басып тұрып, бағананың шекара­сын жылжыту ке­рек. Сол сияқты әрекеттерді Формат/Бағананың ені меню ко­ман­дасын қолданып немесе контекстік менюдің Ба­ға­на­ның ені командасын қолданып істеуге де болатынына көз жеткізу қажет.
   
6. 
   Құрылған кестені сақтау үшін терезені жабу керек, немесе сай­мандар тақтасында Сақтау батырмасын шерту, немесе Файл/­Сақ­тау командасын орындау керек. Осы әрекеттерді орындау барысында кестенің атын өзгертуге болады.
   
7. 
   Мәліметтер базасы терезесін жаппай тұрып, Кесте ішкі бетінен Ашу батырмасын шертіп, кестеге мәліметтер енгізу қажет.
   

1. 
   "Кітап" кестесін немесе 1 жаттығудағы құрылған бір кес­те­ні ашу.
   
2. 
   Конструктор режиміне кіру
   
3. 
   Өрістердің сипаттамаларын көріп шығу.
   
4. 
   Қажет болса ішіндегі бір сипаттаманы өзгерту. Ол үшін кур­сорды керекті өріске апарып, Мәліметтер типі бағанасын шертіп, тізімнен керекті сипаттаманы таңдап алу керек.
   
5. 
   Кейбір өрістерге алдын ала сипаттамалар тағайындау. Мысалы, "Шыққан жылы" өрісіне енгізу бет пердесін (маскасын) бекіту. Ол үшін өріс қасиеттеріне арналған "Жалпы"("Общие") ішкі бетіне келіп 9999 деген бетперде (маскасын) енгізу. Бұл шыққан жыл 4 таңбалы саннан тұратынын білдіреді.
   
6. 
   Ашу батырмасы арқылы кестені ашып, 5 саннан тұратын кітаптың шыққан жылы мәнін енгізіңіз, оған Access жүйесінің реакция­сын байқаңыз.
   
7. 
   Конструктор режиміне кіріңіз. "Шыққан жылы" өрісі үшін Мәнге шарт беру (Условие на значение) сипаттамасын беріңіз, мысалы Between 1950 And 1998 түрінде. Бұл барлық кітаптардың 1950 ж. және 1998ж. арасында шыққанын білдіреді.
   
8. 
   Ашу батырмасы арқылы кестені ашыңыз да, кітаптың шыққан жылының мәнін енгізіңіз, мысалы, 1947, жүйенің реакциясын байқаңыз.
   
9. 
   Конструктор режиміне кіріңіз. “Шыққан жылы” өрісі үшін Қате түралы мәлімет (Сообщение об ошибке) қасиетті беріңіз, мы­са­лы, “Кітап шыққан жылы 1950 және 1998 жылдар арасында жатыр” деген мәліметті енгізіңіз.
   
10. 
    Ашу батырмасы арқылы кестені ашыңыз, кітап шыққан жылының мәнін енгізіңіз, мысалы, 1999, оған Access жүйесінің қалай жауап беретінін байқаңыз.
    
11. 
    Тура сол сияқты өрістердің басқа қасиеттерімен де жұ­мыс іс­теп шығыңыз.
    
12. 
    Кестедегі жасалған өзгертулерді сақтап қойыңыз.
    

1. 
   Кесте шебері режиміне кіріңіз де, Мәліметтер базасында бар кестелер негізінде жаңа кесте құрыңыз.
   
2. 
   “Қызметкерлер” кестесінен мынадай өрістер алыңыз: “Та­бель­дік нөмір”, “Фамилиясы”, “Аты”, “Әкесінің аты”, “Лауазымы”, “Үй те­ле­фоны”, ал “Клиенттер” кестесінен “Компанияның аты” өрісін алыңыз.
   
3. 
   Мәліметтерді кестеге енгізіңіз.
   
4. 
   Конструктор режиміне кіріп, кейбір өрістердің ат­аула­рын аздап өзгертіңіз.
   
5. 
   2 жаттығудағы көрсетілгендей етіп кейбір өрістерге алдын ала сипаттамалар беріңіз.
   

1. 
   Конструктор режиміне кіріңіз және белгілі бір пәндік саладан бір объектіні сипаттаңыз (1 жаттығуны қараңыз).
   
2. 
   Конструктордың мүмкіндіктерін пайдалана отырып, объект сипа­т­тамаларына аттаулар беріп, олардың типтерін анықтаңыз.
   
3. 
   2 жаттығудағы көрсетілгендей кейбір өрістерге алдын ала сипаттамалар беріңіз.
   

1. 
   Ашу батырмасы арқылы бұрын құрылған кестелердің кез келген бірін ашыңыз.
   
2. 
   Кестені мәліметтермен толтырғанда Түзету (Правка) менюі­нің командаларын, саймандар тақтасының батырмаларын және кон­­­текстік менюдің қайталанатын мәндерді көшіріп алып керекті орынға қою командаларын пайдаланаңыз.
   
3. 
   Кестелердегі жасалған өзгертулерді сақтапи қойыңыз.
   

1. 
   “Алмастыру” (“Подстановка”) ішкі беті арқылы орнатылатын өріс қасиеттерін қарап шығыңыз, Кестелер режимін пайдаланып “Баспа” жаңа кестесін құрыңыз. Бұл кестеде тек бір ғана өріс болады, оған мынадай баспа атауларын енгізу керек: Ғылым, Жоғары мектеп, Білім, Рауан және т.с.с.
   
2. 
   1 жаттығуда құрылған “Кітап” кестесін ашыңыз.
   
3. 
   Конструктор режиміне кіріңіз.
   
4. 
   “Баспа” өрісінің сипаттамаларына арналған “Жалпы” (“Общие”) ішкі бетіне кіріңіз.
   
5. 
   “Басқару элементінің типі” қасиеті үшін “Тізімі бар өріс” деген мәнді таңдаңыз, “Жолдар шығу көзінің типі” (“Тип источника строк”) қасиеті үшін “Кесте/Сұраныс” мәнін таңда­ңыз, “Жолдар шығу көзі”(“Источник строк”) қасиеті үшін – “Баспа” кестесін таңдаңыз, “Қосылған бағана” мене “Бағана саны” үшін 1 деген мәнді көрсетіңіз.
   
6. 
   Ашу батырмасы арқылы “Кітап” кестесінің мәліметтерді енгізу режиміне кіріңіз.
   
7. 
   “Баспа” өрісіне арналған мәліметтерді енгізуді орындаңыз.
   
8. 
   Кестедегі жасалған өзгертулерді сақтаңыз.
   

1. 
   “Алмастыру” ішкі бетіндегі өрістердің тағайындалатын сипаттамаларын қарап шығыңыз.
   
2. 
   Кестелер режимін пайдаланып “Жарияланатын орын” атты жаңа кесте құрыңыз. Бұл кестеде екі өріс болуы тиіс: Код және Жарияланатын орын.
   
3. 
   Жаңа мәндер енгізіңіз, мысалы: Алматы, Астана, Москва, Санкт-Петербург.
   

5. Конструктор режиміне кіріңіз.

4. 
   “Жарияланатын орын” өріс сипаттамаларына арналған “Жалпы” ішкі терезеге кіріңіз.
   
5. 
   “Басқару элементінің типі” үшін “Тізімі бар өріс” деген мәнді таңдаңыз, “Жолдар шығу көзінің типі” үшін “Кесте/Сұраныс” мәнін таңдаңыз, “Жолдар шығу көзі” үшін сұраныс құрастырғышын (построитель запросов) ашыңыз да, соның ішінде кестенің атын – Жарияланатын орын, өрістің атын – Жарияланатын орын, сұрыптау – өсуі бойын­ша деп экранға шығаруды көрсетіңіз. “Қосылған бағана” және “ Бағана саны” үшін 1 деген мәнді көр­сетіңіз.
   
6. 
   Ашу батырмасы арқылы “Кітап” кестесінің мәліметтерді ен­гізу режиміне кіріңіз.
   
7. 
   “Жарияланатын орын” өрісіне арналған мәліметтерді енгізуді орындаңыз.
   
8. 
   Кестедегі жасалған өзгертулерді сақтап қойыңыз.
   

1. 
   Пуск батырмасын басу арқылы Access-ке кіріңіз.
   
2. 
   Мәліметтер базасын құру сұхбат терезесінде Шеберді іске қосу (Запуск мастера) қанат белгісін (переключатель) басы­ңыз.
   
3. 
   “Құру” (“Создание”) сұхбат терезесіндегі Мәліметтер базасы іш­кі терезесін таңдаңыз да, көрсетілген базалардың біреуін, мыса­лы, Музыкалық коллекция белгішесін таңдаңыз және сұхбат жүрген кезде қойылған сұрақтарға жауап бере отырып, жаңа база құрыңыз.
   
4. 
   Құрылған базаларды мәлі­мет­терді енгізу және Конструктор режимдерінде қа­рап шығыңыз.
   

1. 
   Кесте не үшін қажет?
   
2. 
   Объект қалай сипатталады?
   
3. 
   Өріс дегеніміз не?
   
4. 
   Әрбір өріс қалай сипатталады?
   
5. 
   Access-те мәліметтердің қандай типтері болады?
   
6. 
   Санауыш (Счетчик) мәліметтер типі не үшін қажет?
   
7. 
   Өріске қандай қасиеттерін тағайындауға болады?
   
8. 
   “Келісім бойынша мән” (Значение по умолчанию) қасиетінің қызметі неде?
   
9. 
   Бет перде (Маска) не үшін қажет?
   
10. 
    “Алмастыру” ішкі беті не үшін қолданылады?
    
11. 
    Құрып отырған кесте өрісінің мәнін беру үшін,е басқа кесте өрістерін қалай пайдалануға болады?
    
12. 
    Алмастыру шебері не үшін қажет?
    
13. 
    Кесте режимінде кесте қалай құрылады?
    
14. 
    Конструктор режимінде кесте қалай құрылады?
    
15. 
    Кесте шебері режимінде қалай жұмыс істейміз?
    

1. Объектілер арасындағы байланыстар мен мәліметтер схемасы

Мәліметтер схемасы мәліметтер базасының құрылымын жасап, оның графикалық бейнесі болып қана қоймай, жұмыс істеу процесінде де кең қолданылады. МБ схемасын жасау көпкестелі формаларды, сұраныстарды және басылымдарды жеңіл құрастыруға, сондай-ақ, кестелерді түзету кезінде байланысқан мәліметтер тұтастығын қамтамасыз етуге мүмкіндік береді.

Схемада кестелер арасындағы байланыстар анықталып, олардың нұсқалары жасалады. Осылай құрылған схемалар өзара байланысқан кестелер негізінде формалар, сұраныстар және басылымдар құрастыру кезінде мәліметтер байланысын автоматты түрде пайдалануға мүмкіндік береді. МБ схемасы графикалық түрде арнайы терезеде өрістер тізімі арқылы көрсетілген әр түрлі кестелердің керекті өрістерін сызықтармен байланыстыру жолымен бейнеленіп тұрады.

Осындай өзара байланысу бейнесі мәліметтердің екі тобы арасындағы нақты байланысты көрсетеді. Бұлардың “бірдің бірге” (1:1), “бірдің көпке” (1:М немесе 1: ∞) және “көптің көпке” (М:М) қатынасы сияқты бірнеше түрлері бар.

Мысалы, СТУДЕНТ объектісі бар болсын делік. Оны сипаттау кезіде ФАМИЛИЯСЫ, АТЫ, ТУҒАН ЖЫЛЫ, СЫНАҚ КІТАПШАСЫ НӨМІРІ, ТОПТЫҢ НӨМІРІ сияқты өрістерді пайдаланамыз. Бұл өрістердің арасында мынадай байланыстар бар:

1. “Бірдің бірге қатынасы”

ФАМИЛИЯСЫ СЫНАҚ КІТАПШАСЫ НӨМІРІ

2. “Бірдің көпке қатынасы”

3. “Көптің көпке қатынасы”

Осыған ұқсас өзара байланыстар объектілер арасында да орнатылуы мүмкін.

Access программасы мәліметтер схемасын құру кезінде таңдап алынған өріс бойынша кестелер арасындағы байланыс типін авоматты түрде анықтайды. Егер байланыс орнатылатын өріс басты және бағынышты кестелердің екеуінде де қайталанбайтын түйінді өріске жататын болса, онда «бірдің бірге қатынасы» түріндегі байланыс орнатылады. Ал, егер байланысу өрісі тек басты кестеде ғана қайталанбайтын түйінді типке жататын болып, ал бағынышты кестеде ол түйінді өріс типіне жатпайтын болса немесе ондағы құрамалы түйінді өріске кіретін жағдайда, басты кестеден бағынышты кестеге қарай «бірдің көпке қатынасы» байланысы орнатылады.

Басты кестеден байланыс өрісі ретінде түйінді болып саналмайтын типті таңдағанда, тек бірігу байланысы орнауы мүмкін. Мұндай байланыстар басты кесте мен бағынышты кестенің екеуінен де алынған өрістері бар формалар мен басылымдар құру кезінде қажет болады. Мұндай байланыстар бірдей мәндері бар жазбалардың байланыс өрісінде бірігуін төмендегі 3 тәсілдердің біреуімен қамтамасыз етеді:

1) екі кестенің де байланысқан өрістерінің мәндері бірдей болған жазбаларды ғана біріктіру;

2) екі кестенің де байланысқан өрістерінің мәндері бірдей болған жазбаларды біріктіру және, соған қоса, 2-кестеде өзіне сәйкес байланысу өрістері жоқ 1-кестедегі барлық жазбаларды 2-кестенің бос жазбаларымен біріктіру;

3) екі кестенің де байланысқан өрістерінің мәндері бірдей болған жазбаларды біріктіру және, соған қоса, 1-кестеде өзіне сәйкес байланысу өрістері жоқ 2-кестедегі барлық жазбаларды 1-кестенің бос жазбаларымен біріктіру.

1:1 немесе 1:М типіндегі байланыс түрлеріне мәліметтер тұтастығын қамтамасыз ететін параметрді және де байланысқан жазбаларды автоматты түрде каскадты жаңарту мен өшіру ісін енгізуге болады.

Мәліметтер базасының тұтастығы деп базадағы мәліметтердің қатесінің жоқтығы мен дәлдігін айтады. МБ-ның біртұтастығын қамтамасыз ету дегеніміз – кез келген уақытта базадағы мәліметтердің қатесіз, дұрыс құрастырылуына бағытталған шаралар жүйесі. Мұндай шаралар жүйесіне мәліметтердің мүмкін мәндері мен олардың арасындағы байланыстарды қадағалауға арналған белгілі бір ережелер жиынынан тұратын мәліметтер тұтастығына қойылатын шектеу­лер жатады.

Мәліметтердің біртұтастығын қамтамасыз ету дегеніміз өзара байланысқан кестелер үшін мынадай бірнеше түзету шарттарының орындалуы:

• 
  бағынышты кестеге басты кестедегі байланыстырушы түйінді өріс мәнінің ешбіріне сәйкес келмейтін жазба енгізілмейді;
  
• 
  басты кестеде жазбаны, бағынышты кестедегі онымен байланысты жазбалар өшірілмей, жоюға болмайды;
  
• 
  байланыстыруды қамтамасыз ететін басты кестедегі түйінді өріс мәндерінің өзгеруі соларға сәйкес бағынышты кестедегі жазбалар мәндерінің де өзгеруін жүзеге асырады.
  

МБ схемасын жасау базалар терезесіндегі Сервис/Мәліметтер схемасы командасын орындаудан немесе саймандар тақтасындағы Мәліметтер схемасы батырмасын басудан басталады. Осы сәтте кестелерді мәліметтер схемасына қосу терезесі ашылады. Керекті кестені белгілеп алып, Қосу (Добавить) батырмасын басу керек. (18-сурет)

Егер біріктіру байланысын орнату керек болса, онда байланыстар параметрлерін анықтау терезесінде Біріктіру (Объединение) батырмасын басу керек, соның нәтижесінде «Біріктіру параметрлері» терезесі ашылады (20 сурет). Керекті ауыстырып қосқышты шертіп, біріктіру байланысының қай түрін орнату керек екендігін көрсетеміз.

Мәліметтер схемасымен жұмыс істеу кезінде жанама менюді қолдануға болады. Егер орнатылған байланысты алып тастау (болдырмау) керек болса, тышқанмен сол байланыс сызығын шертіп, оны белгілеп алу керек. Содан кейін тышқанның оң батырмасын басу арқылы жанама менюді шақыруға болады.

Байланысты алып тастау үшін Жою (Удалить) командасын, ал оны өзгерту мақсатында Байланысты өзгерту (Изменить связь) командасын орындау қажет. Егер схемадан кестені алып тастау керек болса, алдымен байланысты жойып, содан кейін жанама менюдегі Кестені жасыру (Скрыть таблицу) командасын орындау қажет. Ал схемаға жаңа кесте енгізу керек болса, тышқанның курсорын схема терезесінің бос аймағына қойып, жанама менюді шақырып, Кесте қосу (Добавить таблицу) командасын орындау керек.