Дәрістер кешені Алматы -2020 1-дәріс. Тақырыбы

1. 
   Конференциялар
   
2. 
   Конференцияларда сервистік қызметтің ерекшелігі
   

Конференцияларда сервистік қызметін ұйымдастыру үрдісі, стандарттық тәртіпке сэйкес жүзеге асырылады:

- катысушыларды тіркеу, орналастыру, талқыланатын материалдармен таныстыру;

- конференция төрағасымен таныстырып өту;

- конференцияны төраганың құттыктау сөзімен ашу;

- бас баяндаушының шыгуы (баяндаушылар);

- экспозицияны ашу (құрал - жабдықтар, жабдыктаушылар жэне т.б.);

- семинарлар жұмысы немесе жеке сұрақтар бойынша хабарламалар;

- түскі ас; - жұмыс топтары мен презентациялар үшін тиісті алаңдарды ұйымдастыру; - кандай да тәжірибелік шеберлікті немесе әдістерді көрсету (жаңа жоғары технологиялық құрал - жабдыктарды, жаңа басылымдарды көрсету); көтерме сауда - фирмаларымен ұйымдастырылган презентациялар;

- конференцияны жабу.

Конференциялар әруақытга арнайы конференц-орталықтарда өткізілмейді. Көп жагдайда барлык қатысушылар қонак үйлерде 3-5 күнге орындарды брондайды. Экспозиция, катысушыларды тіркеу орны, түскі ас және т.б. шаралар ұйымдастырылатын ең ірі отель, конференцияның штаб - пәтеріне айналады. Бұрынгы уақытта қауымдастыктар жыл сайын, тиісті сөздермен, экспозициялармен, білім беру багдарламалары мен мэденитті - жаппай шаралармен бірге конференциялар өткізген. Қазіргі уақытта да көптеген корпорациялар конференцияларды ұйымдастырады. Өнеркәсіп, ғылым, мәдениет пен бизнестің заманауи қайраткерлерінің, кеңестерді өткізу мен конференцияларға бару кажеттіліктері, жылдык айналымы миллиард доллармен өлшенетін индустрияның пайда болуына себепші болды. Көптеген ірі калаларда, сонымен бірге орташа капаларда, басты қонақ үйлер мен мейрамханалардың жандарында конференц - орталыктар пайда бола бастады.

Бұл индустрияның негізгі тұлғалары:

- өздерінің клиенттері үшін минуталар бойынша келушілерді тіркейтін және конференция бюросының мамандары;

- экспозицияны, залдарды, холлдарды техникалык дайындығын ұйымдастыратын конференц - орталықтардың персоналы;

- көлік, катысушыларды орналастыру, аудиовизуалды қүралдардың жеткізілуіне жауап беретін жэне ұйымдастыратын мамандандырьшған агенттікгердің жұмыскерлері. Кеңестерді, жиналыстарды, конференцияларды, көрмелерді өткізетін адамдар мен ұйымдардың бөлінуі диаграммада көрсетілгегн. Әртүрлі жиналыстарды ұйымдастырудың тәжірибелік жағын, жиналыстарды өткізумен айналысатын корпорациялар мен кауымдастықтарға қызмет көрсететін тәуелсіз контракторы (шарт жасаушы) болып табылатын мамандандырылған агенттіктер өз мойнынаалады немесе сол корпорациялар мен кауымдастыктардың штаттық жұмыскерлерімен жүзеге асырылады. Кез келген жагдайда жиналыстарды ұйымдастырушы - қызықты мамандык болып саналады. Конференциялардын ұйымдастырушыларынын Халықаралык кауымдастығының статистикалык деректері бойынша, АҚШ - та 212 ООО адам толық жүмыс күні бойы баска кәсіпті бірге алып жүріп айналысады. Жиналыстардың кәсіптік үйымдастырушылары конақ үйлерде конақтар үшін орындарды брондаумен гана емес, сонымен катар шартқа отырған адамдардың күн тәртібін келістіре отырып, шараны минуттар бойынша жоспарлаумен айналысады. Соңгы жылдары жиналыстарды үйымдастырушылардың жүмысына аудиовизу- алды құралдар мен ілеспе аударма қосылды.

Конференц - орталықгар мен отельдер шараны өткізу үшін орынды, қатысушылардың түратын орнын дайындайды және тамактануды ұйымдастырып, кызмет көрсетеді. Клиенттерді жинауға ұмтылатын конференц - орталықтар мен отельдер, әдетте кеңестердің кәсіптік үйымдастырушыларымен жақсы қарым - катынас орнатуға тырысады. Олар кеңестердің катысушыларын кабылдау үшін отельдің мүмкіндіктерін көрсету үшін ұйымдастырушыларды шақырады: конференц - залдарды, холлдар, конакка арналган бөлмелерді көрсетеді, шараны өткізу үшін қолданьшатын мүлік пен құрал - жабдықтарга көңіл аудартқызып, мейрамаханадагы фирмалық тагамдарды ұсынады.