СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ ТОО «FOREVER IN MEMORY»

Одна из основных проблем это то, что на конец года на складе скапливается большое количество неликвидной продукции, а так же дефицит по ключевым позициям. Основная причина такого большого запаса состоит в том, что предварительный заказ товара ведется на основании предварительных планах продаж, а так же то, что данные планы устанавливает коммерческий отдел исходя из исторической информации. В компании отсутствует отдел планирования, который занимается анализом и составлением плана закупа и планом продаж.

План предприятия по своему содержанию представляет совокупность взаимосвязанных мероприятий по повышению прибыли за счет увеличения эффективности использования всех применяемых ресурсов и реализации продукции. Успешность, эффективность системы планирования определяется в значительной мере уровнем ее организации, которая направлена на планомерное сочетание основных элементов системы планирования:

• 
  плановый персонал, сформированный в организационную структуру;
  
• 
  механизм планирования;
  
• 
  процесс обоснования, принятия и реализации плановых решений (процесс планирования);
  
• 
  средства, обеспечивающие процесс планирования (информационное, техническое, математико-программное, организационное и лингвистическое обеспечение).
  

В общем виде в каждой компании есть центральный отдел планирования или любой функциональный отдел с функциями планирования, на который возлагаются задачи консультационного характера (методическое обеспечение процесса планирования по разделам, структурным подразделениям) или директивные полномочия. Этот отдел может выполнять следующие функции:

а) формальные:

• 
  распределение обязанностей между отделами, сотрудниками по планированию и контролю за ходом выполнения планов;
  
• 
  составление графика разработки планов, их согласование;
  
• 
  установление формальных требований к планово-контрольной документации;
  

• 
  информационно-аналитическая поддержка процесса разработки планов, их реализации и контроля;
  
• 
  координация составления разделов планов, разработка сводного плана и система корректировки планов с учетом внутренних и внешних изменений;
  

• 
  порядок и последовательность разработки того или иного плана;
  
• 
  -выбор приоритетной методики обоснования плановых показателей, форм представления планов и обеспечение доведения требований по планированию как до разработчиков планов, так и до исполнителей;
  
• 
  разработка системы сбора и обработки информации (отчетной, прогнозной; внутренней, внешней; оперативной или статистической);
  
• 
  выделение основных разработчиков планов, обозначение их соподчиненности и документооборота между ними;
  
• 
  определение последовательности и логики разработки планов и обоснования плановых показателей, доведения их до исполнителей;
  
• 
  определение форм и порядка отчетности по выполнению плановых заданий, система контроля и ответственности за выполнение планов.
  

Руководитель отдела планирования выполняет следующие функции:

• 
  Принимает участие в работе по заключению договоров на поставку готовой продукции потребителям в соответствии с планами, разработанными отделом сбыта.
  
• 
  Разрабатывает планы отгрузки продукции по договорам с покупателями.
  
• 
  Разрабатывает и представляет в транспортную службу предприятия или специализированные транспортные организации годовые, квартальные и месячные планы и заявки на перевозку грузов.
  
• 
  Обеспечивает исполнение договоров на поставку продукции покупателям.
  
• 
  Проверяет в спецификациях соответствие заказываемой продукции государственным отраслевым стандартам, правильность указания платежных и отгрузочных реквизитов.
  
• 
  Регулирует взаимоотношения с покупателями, ведет переписку и принимает представителей покупателей по вопросам поставки продукции и расчетов.
  
• 
  Готовит материалы по рассмотрению претензий покупателей по несоответствию качества, количества и комплектности поставленной продукции, по просрочке поставки и участвует в подготовке ответов на предъявленные иски.
  
• 
  Готовит материалы для предъявления претензий покупателям за невыборку продукции, просрочку в принятии поставленной продукции, просрочку в оплате.
  
• 
  Обеспечивает правильное составление установленной отчетности и ее своевременное представление в соответствующие структурные подразделения предприятия.
  
• 
  Руководит работниками бюро.
  

• 
  Осуществление руководства работой по экономическому и маркетинговому планированию на предприятии, направленной на организацию хозяйственной деятельности, выявления и использования резервов производства с целью достижения наибольшей экономической и маркетинговой эффективности;
  
• 
  Анализ и прогноз развития рынка каждого вида продукции; характеристик рынков, представляющих интерес для предприятия, потенциального и ожидаемого объема продажи производимой продукции, включая оценку развития слабых и сильных сторон предприятия;
  
• 
  Организация участия отдела в разработке рациональной плановой и учетной документации, а также внедрении средств механизации и автоматизации в сфере планирования, учета и экономического анализа.
  

• 
  Разработка максимально выгодных предложений для сбытовых подразделений с целью увеличения продаж продукции стратегических производителей.
  
• 
  Контроль движения товарного запаса продукции стратегических производителей в целом по системе.
  
• 
  Взаимодействие со всеми сбытовыми подразделениями компании по повышению продаж выделенного ассортимента.
  
• 
  Взаимодействие с другими подразделениями.
  
• 
  Осуществляет мониторинг обеспечения товарного запаса.
  
• 
  Проводит мониторинг выполнения планов по выделенному ассортименту.
  

В системе с фиксированным интервалом времени между заказами, как ясно из названия, 'заказы делаются в строго определенные моменты времени, которые отстоят друг от друга на равные интервалы, например один раз в месяц, один раз в неделю, один раз в 14 дней и т. п.

Определить интервал времени между заказами можно с учетом оптимального размера заказа . Оптимальный размер заказа позволяет минимизировать совокупные затраты на хранение запаса и повторение заказа, а также достичь наилучшего сочетания взаимодействующих факторов, таких, как используемая площадь складских помещений, издержки на хранение запасов и стоимость заказа. Расчет интервала времени между заказами можно производить по формуле (8).
ОРЗ К где (8)
N — количество рабочих дней в году, дни;

S — потребность в заказываемом продукте, шт.;

х - момент заказа;

V> - время поставки;

\_У - время задержки поставки

РЗ = МЖЗ - ТЗ + ОП. (9)

МЖЗ — максимальный желательный запас, шт.;

ТЗ — текущий запас, шт.;

ОП — ожидаемое потребление за время поставки, шт.

РЗ=5-10+50=45 кг

Размер заказа рассчитывается таким образом, что при условии точного соответствия фактического потребления за время поставки ожидаемому поставка пополняет запас на складе до максимального желательного уровня. Действительно, разница между максимальным желательным и текущим запасом определяет величину заказа, необходимую для восполнения запаса до максимального желательного уровня на момент расчета, а ожидаемое потребление за время поставки обеспечивает это восполнение в момент осуществления поставки.

Таким образом, с применение системы с фиксированным интервалом времени между заказами, фирма перестанет терпеть убытки, в том числе на содержание складских помещений и уменьшение оборачиваемости капитала.

Отсюда следует, что успеха в конкурентной борьбе может достигнуть тот, кто наиболее рациональным образом построил систему заказов, так что его экономические показатели находятся на оптимальном уровне. Эта цель достигается, кроме прочих мер, путем:

• 
  снижения затрат, связанных с созданием и хранением запасов;
  
• 
  сокращения времени поставок;
  
• 
  более четкого соблюдения сроков поставки;
  
• 
  улучшения системы сбыта.
  

Управление предприятием должно осуществляться не по принципу непосредственного реагирования, а основываться на планировании предупреждающих воздействий. Необходимо выходить на уровень осуществления интеграции планирования и контроля операций по организации деятельности с операциями маркетинга, сбыта, снабжения и финансов, организации единой системы, охватывающей все подразделения предприятия. Это должно способствовать увязке часто противоречивых целей различных функциональных подсистем и подразделений.

Необходимо откорректировать деятельность предприятия следующим образом:

• 
  улучшить организацию материально-технического снабжения с целью бесперебойного обеспечения предприятия необходимыми материальными ресурсами и сокращения времени нахождения капитала в запасах;
  
• 
  сократить время нахождения средств в дебиторской задолженности;
  
• 
  ускорить процесс отгрузки, оформления расчетных документов и сокращения времени расчетов благодаря применению различных форм безналичных расчетов;
  
• 
  улучшить работу маркетингового отдела;
  
• 
  проводить постоянное анкетирование и опрос клиентов о потребности и перспективах спроса;
  
• 
  реорганизовать систему учета и заказов ресурсов.
  

Чтобы на предприятии оборотные средства эффективно использовались и приносили прибыль, необходимо уменьшить долю запасов, то есть вести постоянные продажи и не давать им залеживаться на складах. Это повлечет за собой ускорение оборачиваемости оборотных средств, что благоприятно отразится на положении предприятия.

Для достижения оптимальной работы фирмы, а так же для уменьшения накладных расходов связанных с хранением продукции необходимо решить следующие задачи:

• 
  оптимизировать маркетинговую деятельность предприятия;
  
• 
  оптимизировать и внедрить новые системы управления заказами;
  
• 
  реорганизация складской системы с учетом выбранной системы управления заказами.
  

Для повышения качества обслуживания потребителей и скорейшего удовлетворения их ожиданий необходимо сокращать время и количество составляющих цикла за счет более эффективного менеджмента.

Необходимо отметить, что хорошо скоординированные и быстрые поставки продукции потребителям в соответствии с их заказами обеспечат конкурентные преимущества. В

Проведенном анализе предприятия «FOREVER IN MEMORY» было выявлено ,что: компания арендует автотранспорт что является нецелесообразным для капитала предприятия. Из проведенных расчетов можно сказать, что наилучшим выходом для предприятия является закуп личного автотранспорта.

Наравне с высоким качеством поставляемых товаров, важна способность быстро и эффективно удовлетворять заказы потребителей.

Не менее важно грамотное прогнозирование запасов, нахождение их оптимального уровня. Это позволит фирме вовремя сбывать поставляемые партии товара, а не хранить неликвидный товар.

Непрерывность соблюдения условий хранения заключается в обязательности соблюдения на всех этапах товарной стадии установленных требований к климатическому и санитарно-гигиеническому режимам. Защита от неблагоприятных внешних воздействий - предохранение товаров от воздействий климатических и до заинтересованных субъектов необходимых сведений об условиях и сроках хранения. Это достигается путем проведения инструктажа работающих о нормативных и технических документах. Наладить систематичность контроля и проведение периодического контроля. Экономическая эффективность- способность сохранять товары с наименьшими потерями и рациональными затратами на хранение. Для достижения перечисленных принципов необходимо выбрать оптимальный метод хранения товаров, который будет способствовать оптимальной загрузке складских помещений. Предприятию необходимо наладить цепочку товародвижения, определять на каждом этапе оптимальный объем закупок, соответствующий спросу.

Рекомендации по управлению товарными запасами для ТОО «FOREVER IN MEMORY» , предполагающие последовательное решение следующих задач:

• 
  подготовка исходных данных для проектирования логистической системы управления запасами;
  
• 
  моделирование поведения системы управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами;
  
• 
  построение графиков движения запасов по всем видам продуктов питания;
  
• 
  разработка инструкции по контролю над состоянием логистической системы управления складскими продовольственными запасами.