Лекция 6. Инструментальные системы для моделирования деятельности организации
В настоящее время на рынке компьютерных технологий представлены несколько специальных программ, позволяющих моделировать бизнес-процессы организации.
Познакомимся с двумя программными продуктами бизнес моделирования: Business Studio и ARIS.
Business Studio - это инструмент визуального бизнес-моделирования, позволяющий создавать модели БП, процедуры управления, информационные и материальные потоки, организационные структуры. Разработчиком системы Business Studio является компания "Современные технологии управления" (г. Самара). В качестве графического редактора процессов и организационных диаграмм используется Microsoft Visio 2003, благодаря этому данный программный продукт прост в изучении. Система бизнес-моделирования Business Studio разработана специально для поддержки полного цикла проектирования эффективной системы управления компанией – «Проектирование - Внедрение – Контроль – Анализ», позволяя решать следующие задачи:
формализация стратегии и контроль ее достижения
моделирование и оптимизация бизнес-процессов
проектирование организационной структуры и штатного расписания
регламентация деятельности: разработка регламентов и распространение их среди сотрудников
внедрение системы менеджмента качества в соответствии со стандартом ISO.
Этапы процесса проектирования и совершенствования системы управления представлены в таблице 3.
Этап проектирования
|
Реализация в Business Studio
|
Формализация стратегии
|
Стратегические карты, Сбалансированная система показателей
|
Проектирование бизнес-процессов
|
Нотации моделирования: IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart), EPC (Event Driven Process Chain).
|
Проектирование организационной структуры
|
Проектирование организационной структуры управления, отражающей распределение полномочий и ответственности за исполнение бизнес-процессов компании, назначение исполнителей отдельных действий в рамках бизнес-процессов, а также проведение расчета необходимого количества сотрудников.
|
Имитационное моделирование и ФСА
|
Моделирование деятельности компании в рамках спроектированных бизнес-процессов и организационной структуры.
|
Разработка ТЗ на внедрение информационных систем
|
Система позволяет создавать четкие и подробные задания для разработчиков ИС
|
Формирование регламентирующей документации
|
Автоматически генерируются Регламенты процессов и процедур, Должностные инструкции, Положения о подразделениях.
Возможность разработки и использования фирменных стилей.
|
Доведение документации до сотрудников
|
Вывод документации в MS Word для печати – ознакомление под роспись. Вывод документации в HTML-навигатор.
|
Передача схем процессов на исполнение в BPM-системы
|
Экспорт схем спроектированных процессов в формате XPDL для настройки BPM-систем на их исполнение.
Интеграция с ECM-системой DIRECTUM.
|
Контроль показателей
|
Возможность контролировать достижение запланированных значений показателей непосредственно в системе Business Studio; в отчетах, сформированных по значениям показателей в формате MS Word; с помощью специального модуля Cockpit.
|
Контроллинг бизнес-процессов
|
Получение статистической информации о реальном протекании процессов из информационных систем предприятия (BPM, CRM, ERP и др.) с помощью модуля "Контроллинг процессов".
|
Анализ показателей
|
Анализ показателей в динамике. Анализ план-факт. Декомпозиция рассчитываемых показателей.
|
Анализ несоответствий и их последствий
|
Анализ несоответствий и причин их возникновения с применением диаграммы Исикавы.
|
Замыкая круг
|
Планирование корректирующих и предупреждающих мероприятий.
|
Таблица 3.
Лекция №7 Этапы проектирования и совершенствования системы управления
Демо-версия Business Studio предоставляет возможность познакомиться с возможностями продукта, смоделировав свои бизнес-процессы или посмотрев пример описания модели деятельности компании «Интехпроект». Демо-версия не имеет ограничений по сроку использования, а ее возможностей достаточно, чтобы описать и регламентировать деятельность небольшой компании или отдельного подразделения. С внесенными в демо-версию данными впоследствии можно продолжить работу в полнофункциональной версии Business Studio.
Демо-версия Business Studio позволяет:
разработать свою систему целей и показателей (BSC) на основе существующих элементов раздела "Цели и показатели";
создать модель бизнес-процессов;
спроектировать организационную структуру в разделе "Субъекты";
сформировать перечень документов своей организации в разделе "Объекты деятельности";
провести имитационное моделирование и функционально-стоимостный анализ БП;
получить регламентирующую и отчетную документацию на основе имеющихся шаблонов отчетов;
познакомиться с возможностями Business Studio по поддержке системы менеджмента качества;
продолжить работу с разработанной моделью в полнофункциональной версии программы.
ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) - методология и программный продукт для моделирования БП организации. Автор методологии Август-Вильгельм Шеер (компания IDS Scheer AG, Германия). Любая организация в методологии ARIS рассматривается с четырёх точек зрения: организационной, функциональной, обрабатываемых данных и структуры БП.
В рамках каждого из перечисленных типов создаются модели разных видов, отражающие соответствующие стороны исследуемой системы. ARIS поддерживает большое количество методов моделирования, используемых для построения этих моделей. Среди них такие известные как диаграммы Чена, Unified Modeling Language (UML), Object Modeling Technique (OMT), Value Added Diagram (VAD) и т.п. ARIS поддерживает более 80 методов моделирования. Процесс анализа и проектирования можно начинать с любого из четырех аспектов, в зависимости от конкретных условий и целей, преследуемых разработчиками. После проработки всех аспектов можно построить интегрированную модель, отражающей все существующие связи между всеми аспектами системы.
Другой особенностью методологии ARIS, обеспечивающей целостность разрабатываемой системы, является использование различных уровней описания, что поддерживает теорию жизненного цикла системы, существующего в сфере информационных технологий. В ARIS Toolset используется трехфазовая модель жизненного цикла, т.е. каждый из перечисленных аспектов имеет три уровня представления: уровень определения требований, уровень проектной спецификации и уровень описания реализации. На уровне определения требований разрабатываются модели, описывающие то, что должна делать система - как она организована, какие деловые процессы в ней присутствуют, какие данные при этом используются. Уровень проектной спецификации соответствует концепции информационной системы, определяющей основные пути реализации предъявленных на втором этапе требований. На третьем этапе жизненного цикла создания информационных систем происходит преобразование спецификации в физическое описание конкретных программных и технических средств. Это заключительный этап проектирования систем, за которым следует этап программирования. Уровень описания реализации порождает документы, на основе которых можно обеспечить процесс разработки программных модулей или подбора готовых программных компонент, отвечающих поставленным требованиям, а также выбора и организации технических средств реализации системы.
В рамках методологии ARIS поддерживается стоимостный и имитационный динамический анализ. По результатам анализа проектируется новая система, которая должна возникнуть по результатам реорганизации действующей. На этом этапе ARIS используется для построения моделей проектируемой системы, что позволяет формализовать принимаемые в рамках реорганизации решения и облегчить процесс их согласования. ARIS может использоваться не только как средство реорганизации предприятий с точки зрения преобразования деловых процессов, которые используются на данном предприятии. Важной составляющей функциональных возможностей ARIS является сопровождение процесса проектирования и внедрения автоматизированной информационной системы.
Лекция 8. Моделирование бизнес-процессов согласно методологии IDEF0. Создание моделей БП в IDEF0 Business Studio
Наиболее широко используемой методологией моделирования БП является IDEF0. Методология IDEF0 - следующий этап развития графического языка описания функциональных систем SADT. IDEF0, как стандарт был разработан в 1981 году в рамках программы автоматизации промышленных предприятий, предложена департаментом Военно-Воздушных Сил США.
Основные понятия IDEF0 методологии:
Понятие функционального блока (Activity Box). Каждая из четырех сторон функционального блока имеет своё определенное значение (роль).
Понятие интерфейсной дуги (Arrow). Графическое отображение интерфейсной дуги - однонаправленная стрелка, она отображает элемент системы, который обрабатывается функциональным блоком или оказывает иное влияние на функцию, отображенную данным функциональным блоком. Каждая интерфейсная дуга должна иметь свое уникальное наименование (Arrow Label).
Принцип декомпозиции. Уровень детализации процесса определяется непосредственно разработчиком модели. Дочерняя диаграмма, создаваемая при декомпозиции, охватывает ту же область, что и родительский процесс, но описывает ее более подробно. При декомпозиции стрелки родительского процесса переносятся на дочернюю диаграмму в виде граничных стрелок.
Выделяются следующие виды стрелок: Вход, Выход, Механизм, Управление. Входы преобразуются или расходуются процессом, чтобы создать то, что появится на его выходе. Управления определяют условия, необходимые процессу, чтобы произвести правильный выход. Выходы – данные или материальные объекты, произведенные процессом. Механизмы идентифицируют средства, поддерживающие выполнение процесса. Таким образом, блок IDEF0 показывает преобразование входа в выход с помощью механизмов с учетом управляющих воздействий (рис.11).
Модель IDEF0 всегда начинается с представления системы как единого целого – одного функционального блока с интерфейсными дугами, простирающимися за пределы рассматриваемой области. Такая диаграмма с одним функциональным блоком называется контекстной диаграммой, и обозначается идентификатором “А-0” .
Как было указано в предыдущей лекции, Business Studio поддерживает методологию IDEF0, список графических символов и правила их использования представлены в таблице 3.
Символ
|
Изображение
|
Описание
|
Блок
|
|
Блок описывает процесс. Внутри каждого блока помещается его имя и номер. Имя должно быть активным глаголом, глагольным оборотом или отглагольным существительным. Номер блока размещается в правом нижнем углу. Номера блоков используются для идентификации на диаграмме и в соответствующем тексте.
|
Стрелка
|
|
Стрелки обозначают входящие и исходящие из процесса объекты (данные).
Каждая сторона функционального блока имеет стандартное значение с точки зрения связи блок-стрелка, В свою очередь, сторона блока, к которой присоединена стрелка, однозначно определяет ее роль. Стрелки, входящие в левую сторону блока - входы. Стрелки, входящие в блок сверху - управления. Стрелки, покидающие процесс справа – выходы, т.е. данные или материальные объекты, произведенные процессом. Стрелки, подключенные к нижней стороне блока, представляют механизмы. Для того чтобы отобразить стрелку на диаграмме можно воспользоваться кнопкой на Панели инструментов или нажатием на колесо прокрутки мыши. Повторное нажатие на колесо прокрутки мыши переведет курсор в режим редактирования месторасположения наименования стрелки. Третье нажатие отключит оба предыдущих режима. Данный механизм наведения связей между элементами на диаграмме актуален для диаграмм всех типов процессов.
|
Туннелированная стрелка
|
|
Туннелированные стрелки означают, что данные, обозначаемые этими стрелками, не рассматриваются на родительской диаграмме и/или на дочерней диаграмме.
Стрелка, помещенная в туннель там, где она присоединяется к блоку, означает, что данные, выраженные этой стрелкой, не обязательны на следующем уровне декомпозиции.
Стрелка, помещаемая в туннель на свободном конце, означает, что выраженные ею данные отсутствуют на родительской диаграмме.
|
Внешняя ссылка
|
|
Внешняя ссылка – место, сущность или субъект, которые находятся за границами моделируемой системы. Используются для обозначения источника или приемника стрелки вне модели. На диаграммах Внешняя ссылка изображается в виде квадрата, рядом с которым показано наименование Внешней ссылки.
|
Междиаграммная ссылка
|
|
Элемент, обозначающий другую диаграмму. Служит для обозначения перехода стрелок на диаграмму другого бизнес-процесса без показа стрелки на вышележащей диаграмме (при использовании иерархических моделей).
В качестве междиаграммной ссылки не может выступать диаграмма EPC.
|
Процесс-ссылка
|
|
Наиболее часто повторяющиеся процессы в рамках модели бизнес-процессов могут быть выделены в качестве типовых в отдельную папку в Навигаторе. Диаграмма типового процесса формируется один раз в одном месте Навигатора. Далее на любой диаграмме может быть использован процесс-ссылка на типовой процесс.
Добавление процесса-ссылки на типовой процесс на диаграмму осуществляется путем удержания клавиши Shift и перетягивания типового процесса из Навигатора.
Параметры типового процесса заполняются непосредственно в свойствах типового процесса.
Постоянный список субъектов, принимающих участие в выполнении типового процесса, формируется также в свойствах типового процесса. Список субъектов, принимающих участие при выполнении типового процесса в рамках вышележащего процесса, формируется в свойствах процесса-ссылки на типовой процесс.
|
Таблица 4. Используемые графические символы методологии IDEF0 в Business Studio.
В заключении отметим принципы ограничения сложности IDEF0-диаграмм:
ограничение количества функциональных блоков на диаграмме двумя-шестью.
ограничение количества подходящих к одному функциональному блоку (выходящих из одного функционального блока) интерфейсных дуг шестью.
На рисунке 9 представлен пример модели БП, созданной в Business Studio.
Лекция 9. Создание модели бизнес-процесса в нотациях Процесс, Процедура системы Business Studio
Рассмотрим еще две нотации моделирования БП, поддерживаемых системой Business Studio: Процесс и Процедура.
Нотации Процесс (Basic Flowchart в Microsoft Visio) и Процедура (Cross Functional Flowchart в Microsoft Visio) используются для представления алгоритма (сценария) выполнения процесса и позволяют задать причинно-следственные связи и временную последовательность выполнения действий процесса. Нотации поддерживают декомпозицию на подпроцессы. Различие между нотациями Процесс и Процедура состоит в том, что дополнительно к графическим элементам, применяемым в нотации Процесс, в нотации Процедура используются дорожки (Swim Lanes), обозначающие организационные единицы – исполнителей действий процесса. [24]
Нотации Процесс и Процедура можно применять для моделирования отдельных процессов компании, а также на нижнем уровне модели бизнес-процессов, созданной в нотации IDEF0. Список графических символов и правила их использования представлены в таблице 5.
Название
|
Графический символ
|
Описание
|
Действие
|
|
Действие обозначается с помощью прямоугольного блока. Внутри блока помещается название действия.
Временная последовательность выполнения действий задается расположением действий на диаграмме процесса/процедуры сверху вниз (слева направо на горизонтальной диаграмме процедуры).
|
Решение
|
|
Элемент, обозначающий выбор следующего действия в зависимости от выполнения условия. Блок «Решение» может иметь несколько входов и ряд альтернативных выходов, один и только один из которых может быть активизирован после проверки условия.
Блок «Решение» должен содержать вопрос, решение или условие. Выходящие стрелки помечаются как «Да» или «Нет», или другим способом для учета всех возможных вариантов ответов.
Блок «Решение» аналогичен элементу «Исключающее ИЛИ» (XOR) в других нотациях моделирования.
|
Связь предшествования
|
|
Стрелки «Связь предшествования» обозначают передачу управления от одного действия к другому, т.е. предыдущее действие должно закончиться прежде, чем начнется следующее.
Стрелка, запускающая выполнение действия, изображается входящей в действие сверху. Стрелка, обозначающая передачу управления другому (другим) действию, изображается выходящей из действия снизу.
Если стрелка служит только для обозначения передачи управления, то имя стрелки оставляется пустым. Если кроме передачи управления из предыдущего действия в следующее действие поступает Объект(ы), то стрелка именуется и в список объектов стрелки заносится соответствующий Объект(ы) .
|
Поток объектов
|
|
Стрелки «Поток объектов» используются в случаях, когда необходимо показать, что из одного действия объекты передаются в другое, при этом первое действие не запускает выполнения второго.
Стрелки «Поток объектов» обозначаются стрелкой с двумя треугольниками.
Если обозначение источника Объекта(ов) неважно, то такой Объект показывается стрелкой с туннелированным началом.
Если источником Объекта(ов) является одно из действий процедуры/процесса, то такой Объект показывается с помощью стрелки, исходящей из действия-источника и входящей в действие-потребитель, для выполнения которого необходим Объект. При этом действие «Регистрация в журнале «Исходящая корреспонденция» не запускает выполнение действия «Заполнение графы «Номер накладной» в журнале «Исходящая корреспонденция».
|
Дорожки
(диаграмма Процедура)
|
|
Дорожки предназначены для отображения организационных единиц (должности, подразделения, роли) – исполнителей действий процедуры.
|
Событие
|
|
События отображают стартовые точки процесса/ процедуры, приводящие к началу выполнения процесса/процедуры, и конечные точки, наступлением которых заканчивается выполнение процесса/процедуры.
Началом процесса/процедуры считается событие, из которого только исходят стрелки передачи управления.
Концом процесса/процедуры считается событие, в которое только входят стрелки передачи управления.
|
Таблица 5. Используемые графические символы нотаций Процесс, Процедура Business Studio [24].
На рисунке 10 представлен пример модели БП в нотации Процедура, созданной в Business Studio.
Рисунок 10. БП «Поступление во ВГУЭС» в нотации Процедура.
Лекция 10. Создание модели бизнес-процесса в нотации EPC системы Business Studio
Нотация EPC (Event-Driven Process Chain – событийная цепочка процессов) используется для описания процессов нижнего уровня. Диаграмма процесса в нотации EPC, представляет собой упорядоченную комбинацию событий и функций. Для каждой функции могут быть определены начальные и конечные события, участники, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие её, а также проведена декомпозиция на более низкие уровни. Временная последовательность выполнения функций задается расположением функций на диаграмме процесса сверху вниз.
Название
|
Графический символ
|
Описание
|
Функция
|
|
Функция – действие или набор действий, выполняемых над исходным объектом (документом, ТМЦ и т.п.) с целью получения заданного результата.
Внутри блока помещается наименование функции.
|
Событие
|
|
Событие – состояние, которое является существенным для целей управления бизнесом и оказывает влияние или контролирует дальнейшее развитие одного или более БП. Элемент отображает события, активизирующие функции или порождаемые функциями. Внутри блока помещается наименование события.
|
Стрелка
|
|
Стрелка отображает связи элементов диаграммы процесса EPC между собой. Связь может быть направленной и ненаправленной в зависимости от соединяемых элементов и типа связи.
|
Оператор AND («И»)
|
Примеры
|
Оператор «И» используется для обозначения слияния/ветвления как функций, так и событий.
Завершение выполнения Функции одновременно инициирует события: Событие 1 и Событие 2.
Событие произойдет только после обязательного завершения Функции 1 и Функции 2.
Функция начнет выполняться только после того, как произойдут Событие 1 и Событие 2.
Событие одновременно инициирует выполнение Функции 1 и Функции 2.
|
Оператор OR («ИЛИ»)
|
Примеры
|
Оператор «ИЛИ» используется для обозначения слияния/ветвления функций и для слияния событий.
По правилам нотации EPC после одиночного события не может следовать разветвляющий оператор «ИЛИ».
Завершение выполнения Функции может инициировать 3 вида ситуаций: только Событие 1; только Событие 2; одновременно и Событие 1, и Событие 2.
Событие может произойти либо после завершения выполнения Функции 1, либо после завершения выполнения Функции 2, либо после завершения выполнения и Функции 1, и Функции 2.
Функция может начать выполняться либо после того, как произойдет Событие 1, либо после того, как произойдет Событие 2, либо после того, как произойдут оба события: Событие 1, и Событие 2.
|
Оператор XOR
(«Исключающее ИЛИ»)
|
Примеры
|
Оператор «Исключающее ИЛИ» используется для обозначения слияния/ветвления функций и для слияния событий. По правилам нотации EPC после одиночного события не может следовать разветвляющий оператор «Исключающее ИЛИ».
Функция инициирует либо только Событие 1, либо только Событие 2.
Событие может произойти либо сразу после завершения выполнения Функции 1, либо сразу после завершения выполнения Функции 2.
Функция может начать выполняться сразу после того, как произойдет либо Событие 1, либо Событие 2.
|
Интерфейс процесса
|
Примеры
|
Элемент, обозначающий внешний (по отношению к текущей диаграмме) процесс или функцию. Используется для указания взаимосвязи процессов:
обозначает предыдущий или следующий процесс по отношению к диаграмме рассматриваемого процесса;
обозначает процесс, откуда поступил или куда передается объект.
Внутри блока помещается наименование внешнего процесса.
Договор является результатом выполнения процесса «Заключение договора».
После окончания Процесса 1 (и наступления Событие 1) начинает выполняться Процесс 2.
Перед началом Процесса 2 был завершен Процесс 1, инициировавший Событие 1.
|
Субъект
|
|
Используется для отображения на диаграмме организационных единиц (должности, подразделения, роли, внешнего субъекта) – исполнителей, владельцев или участников функций. Внутри блока помещается наименование организационной единицы.
|
Бумажный документ
|
|
Используется для отображения на диаграмме бумажных документов, сопровождающих выполнение функции. Внутри блока помещается наименование бумажного документа.
|
Электронный документ
|
|
Используется для отображения на диаграмме электронных документов, сопровождающих выполнение функции. Внутри блока помещается наименование электронного документа.
|
ТМЦ
|
|
Используется для отображения на диаграмме товарно-материальных ценностей (ТМЦ), сопровождающих выполнение функции. Внутри блока помещается наименование ТМЦ.
|
Информация
|
|
Используется для отображения на диаграмме информационных потоков, сопровождающих выполнение функции. Внутри блока помещается наименование информационного потока.
|
Информационная система
|
|
Используется для отображения на диаграмме информационной системы, поддерживающей выполнение функции. Внутри блока помещается наименование информационной системы.
|
Модуль информационной системы
|
|
Используется для отображения на диаграмме модуля информационной системы, поддерживающего выполнение функции. Внутри блока помещается наименование модуля информационной системы.
|
Функция информационной системы
|
|
Используется для отображения на диаграмме функции информационной системы, поддерживающей выполнение функции. Внутри блока помещается наименование функции информационной системы.
|
База данных
|
|
Используется для отображения на диаграмме базы данных, сопровождающей выполнение функции. Внутри блока помещается наименование базы данных.
|
Термин
|
|
Используется для отображения на диаграмме объектов, сопровождающих выполнение функции. Наименования этих объектов – термины, используемые в организации. Внутри блока помещается наименование термина.
Элемент может быть использован для обозначения данных, передаваемых между процессами или обрабатываемых при выполнении процессов, для обозначения статусов бумажных/электронных документов и других элементов справочника «Объекты деятельности».
|
Набор объектов
|
|
Используется для отображения на диаграмме наборов объектов, сопровождающих выполнение функции, например, «Документация по проекту». Внутри блока помещается наименование набора объектов.
|
Прочее
|
|
Используется для отображения на диаграмме потоков объектов, которые нельзя отнести ни к одной из предопределенных групп справочника «Объекты деятельности». Внутри блока помещается наименование прочего объекта.
|
Таблица 5. Используемые графические символы нотации EPC [24]
Лекция 11. Проектирование организационной структуры
Разработка организационной структуры предприятия – сложный и длительный процесс, состоящий из нескольких этапов. Одним из самых важных для предприятия этапов является выбор конкретного вида организационной структуры. К основным видам организационных структур относятся: линейная, функциональная, линейно-функциональная, линейно-штабная, дивизионная, проектная, матричная.
Достарыңызбен бөлісу: |
