-параграф. Шығыс құжаттарды өңдеу тәртібі

      73. Шығыс құжаттарды өңдеуді БҚҚ қызметі жүзеге асырады.

      Құжаттарды жолдауға қабылдаған кезде БҚҚ қызметі олардың дұрыс ресімделгенін, негізгі құжатта көрсетілген қосымшалардың бар болуын және толықтығын тексереді. Дұрыс ресімделмеген құжаттар орындаушыларға қайтарылады.

      74. Қол қойылған құжаттар тіркеледі және адресатқа (адресаттарға) оларға қол қойылған (бекітілген) күні немесе келесі жұмыс күнінен кешіктірмей, жеделхаттар мен телефакстер дереу жіберіледі.

      Электрондық құжатқа ЭЦҚ арқылы қол қойылған кезде ЭҚЖ-да автоматты түрде құжаттың тіркеу нөмірі мен датасы беріледі.

      75. Орындалған қағаз құжаттардың түпнұсқалары құжаттың қалатын көшірмесімен бірге негізгі орындаушылар болып табылатын және істер номенклатурасына сәйкес тиісті істерді қалыптастыруды жүргізетін құрылымдық бөлімшелерге немесе ведомстволық бағынысты ұйымдарға беріледі.

      76. Электрондық құжатты жіберудің алдында оның дұрыс ресімделгені (электрондық құжаттың міндетті деректемелерінің болуы) тексеріледі, оның ішінде электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру, электрондық цифрлық қолтаңбаның оң нәтижесін және тіркеу куәліктерін тексеру рәсімі жүргізіледі.

      Электрондық құжат мазмұнының қағаз құжаттағы түпнұсқасымен сәйкестігіне жіберуші мемлекеттік орган (ұйым) жауапты болады.

      77. Егер басқа ұйымға жолданған құжат қайтарылуға тиіс болса, онда қағаз тасығыштағы құжаттың бірінші парағының оң жақ жоғарғы бұрышындағы мәтіннен бос жиекте қайтару туралы мөртабан немесе белгі қойылады, мұндай белгіні ТБН-де және ЭТБК-де жасайды.

3-параграф. Ішкі құжаттардың өту тәртібі

      78. Ішкі құжаттардың оларды дайындау мен ресімдеу сатыларында өтуі шығыс құжаттардың өтуіне, орындау сатысында – кіріс құжаттардың өтуіне сәйкес келеді.

      79. Құрылымдық бөлімшелер арасында ішкі құжаттарды беру құрылымдық бөлімшелерде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етуге жауапты лауазымды адамдар жүзеге асырады. Құжаттар ТБН-де тиісті белгі жасала отырып беріледі.

      Атқарушы органдар мен олардың ведомстволық бағынысты ұйымдары арасындағы, сондай-ақ жергілікті бюджеттен қаржыландырылатын атқарушы органдар арасындағы хат алмасу процесінде жасалған құжаттар ішкі құжаттардың құрамына кірмейді.

4-параграф. Құжаттарды тіркеу тәртібі

      80. Есепке алуды, орындауды және ақпараттық-анықтамалық мақсатта пайдалануды талап ететін барлық құжаттар тіркелуге тиіс.

      81. Құжаттарды тіркеуді БҚҚ қызметі орталықтандырып жүзеге асырады.

      82. Құжаттардың ұйымда жасалған немесе орындалуы, жолдануы, істің қалыптастырылуы аяқталғанға және ұйымның архивіне тапсырылғанға дейінгі қозғалысы құжат айналымын құрайды.

      83. Құжат айналымының көлемі бір айдағы, тоқсандағы, жылдағы кіріс, шығыс және ішкі құжаттардың жалпы санымен айқындалады.

      Құжаттар санын есепке алу бірлігі ретінде көшірмелерін есепке алмастан, құжаттың өзі алынады.

      84. Құжат айналымының көлемі жылына 2000 құжаттан асатын ұйымдарда құжаттарды орталықтандырмай тіркеуге жол беріледі, мұндай жағдайда ұйым басшылығының қарауына түсетін құжаттар, ұйымның өкімдік құжаттары, жеке және заңды тұлғалардың өтініштері, басшылық қол қойған хат алмасулар БҚҚ қызметінде тіркеледі, құрылымдық бөлімшелерде аталған құрылымдық бөлімшелерге жолданған құжаттар тіркеледі.

      Байланыс арналары арқылы берілетін немесе қабылданатын құжаттар БҚҚ қызметінде немесе оларды қабылдап алуды (беруді) жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшелерде тіркеледі.

      85. ЭҚЖ-ға қатысушылардан түсетін қағаз құжаттардың түпнұсқаларын, электрондық құжаттың қағаз көшірмелерін тіркеу және қабылдау тиісті электрондық құжаттар болған кезде ғана жүзеге асырылады.

      86. Құжаттар ұйымда бір рет тіркеледі: кіріс құжаттары – түскен күні, шығыс және ішкі – қол қойылған (бекітілген) күні.

      Іс жүргізуде аяқталмаған немесе орындалуы ұзақ мерзімді талап ететін құжаттар қайта тіркеуге жатпайды.

      Құжат бір құрылымдық бөлімшеден екіншісіне орындау (танысу) үшін жолданған кезде жаңа тіркеу нөмірі қойылмайды. Құжаттың соңғы парағының төменгі жағында немесе оның сыртқы жағында, сондай-ақ ТБН-де берілген күні (қажет болған кезде – уақыты) қойылады.

      87. Кіріс немесе шығыс жауап құжаттарын тіркеу бастамашылық құжаттардың ТБН-де жүзеге асырылады.

      Шығыс (бастама және жауап) құжаттарын тіркеу шығыс құжаттардың бірыңғай ТБН-де жүзеге асырылады.

      88. Ұйымда мынадай ТБН қолданылады:

      1) осы Қағидаларға 14-қосымшаға сәйкес нысан бойынша кіріс құжаттарды тіркеу карточкасы, шығыс құжаттарды тіркеу карточкасы және ішкі құжаттарды тіркеу карточкасы;

      2) осы Қағидаларға 15-қосымшаға сәйкес нысан бойынша кіріс құжаттарды тіркеу журналы, шығыс құжаттарды тіркеу журналы және ішкі құжаттарды тіркеу журналы.

      89. Міндетті түрде тіркелуге тиіс құжат туралы мәліметтердің мынадай құрамы белгіленеді:

      1) ұйымның (автордың немесе корреспонденттің) атауы;

      2) құжат түрінің атауы;

      3) түскен құжаттың датасы мен тіркеу нөмірі (индексі);

      4) мәтіннің тақырыбы (құжаттың қысқаша мазмұны);

      5) қарар (орындаушы, тапсырманың мазмұны, авторы, датасы);

      6) құжаттың орындалу уақыты;

      7) орындаушының құжатты алғаны туралы қолы;

      8) құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі.

      Құжаттың сипаты мен ақпаратты қолдану міндеттеріне қарай міндетті мәліметтердің құрамы басқа мәліметтермен (қосымшалардың болуы, парақтар саны, құжаттың ұйымның ішіндегі жылжуы, орындау мерзімін ауыстыру) толықтырылады.

      90. Тіркеу кезінде алынған құжаттар туралы ақпарат картотека мен топтастырылған анықтамаларды қамтитын ақпараттық-іздестіру жүйесіне түседі.

      91. ТБН мынадай картотекалар құрайды:

      1) корреспонденттер бойынша;

      2) құжаттардың түрлері бойынша;

      3) құжаттардың авторлары бойынша;

      4) бақылау;

      5) кодификациялық;

      6) жеке және заңды тұлғалардың өтініштері бойынша;

      7) ақпаратты іздеу міндеттеріне қарай басқалар.

      92. ЭҚЖ-ға қатысушылар бірыңғай нормативтік-анықтамалық ақпаратты пайдаланады. Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттардың нормативтік-анықтамалық ақпаратын реттеу мен өзгертуді уәкілетті орган жүзеге асырады.

      93. Автоматтандырылған ақпараттық-іздеу жүйесі дерекқорының жазба алаңы құжаттарды кейіннен жедел іздеу және құжаттардың орындалуын бақылау параметрлеріне толық жауап беруге тиіс.

5-параграф. Электрондық цифрлық қолтаңбаны пайдалану тәртібі

      94. ЭҚЖ-ға қатысушылар электрондық құжаттардың түпнұсқалығын және тұтастығын:

      1) ЭҚЖ-да электрондық цифрлық қолтаңбаны (электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын) қалыптастыру және тексеру процесін іске асыратын, сондай-ақ Қазақстан Республикасының техникалық реттеу саласындағы заңнамасында белгіленген тәртіппен сәйкестікті растау рәсімінен өткен ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын интеграциялау (ықпалдастыру);

      2) электрондық құжаттарға қол жеткізу құқықтарының шектелуін сақтау арқылы қамтамасыз етеді.

      95. ЭҚЖ-ға қатысушылар:

      1) ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарымен жұмыс істеу процесінде өздеріне белгілі болған қызметтік ақпаратты құпия сақтауы;

      2) электрондық цифрлық қолтаңба құралдары (ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары) жабық (құпия) кілттерінің мазмұнын құпия сақтауы;

      3) кілтті ақпаратты тасығыштардың және осы ақпарат тасығыштармен бірге берілетін электрондық цифрлық қолтаңбаның кілттері туралы басқа да құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуі;

      4) дербес компьютерлерде уақытты эталондық уақытпен үндестіруді жүзеге асыруы;

      5) дербес компьютерлерде ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын пайдалану талаптарына сәйкес электрондық цифрлық қолтаңба құралдарының жұмыс істеуін бұзатын бағдарламаларды (оның ішінде вирустар) пайдалануды жүзеге асырмауы қажет.

      96. Электрондық құжаттарды мемлекеттік органдардың ЭҚЖ-да ресімдеу үшін МО КО берген, қолданыстағы тіркеу куәліктері бар, электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері сәйкес келетін электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кілттері ғана пайдаланылады.

      97. Электрондық цифрлық қолтаңбаны ЭҚЖ-да қолдану тәртібі мыналарға негізделеді:

      1) электрондық құжатқа қол қою үшін электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру:

      өкілеттіктері шегінде өздері шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органдардың лауазымды адамдарының бір немесе бірнеше электрондық цифрлық қолтаңбалары;

      құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесі қызметкерінің бір электрондық цифрлық қолтаңбасы пайдаланылып жүзеге асырылады;

      2) өкілеттіктері шегінде өздері шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органдардың лауазымды адамдарының электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру тәртібі:

      өкілеттіктері шегінде өзі шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органның лауазымды адамы құжат мәтінінің түпнұсқалығы мен тұтастығын қамтамасыз ететін электрондық цифрлық қолтаңбаны қолданып, құжаттың мәтінін (салынған файл(дар)ды) тіркегенге дейін оны куәландырады (қол қояды);

      өкілеттіктері шегінде өзі шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органның лауазымды адамының электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру (бірінші электрондық цифрлық қолтаңба) электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру процесін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары (электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын), ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарының кілтті ақпаратты тасығышы және МО КО-да алынған тіркеу куәлігі пайдаланыла отырып жүзеге асырылады;

      3) электрондық құжатты мемлекеттік органдар арасында жіберу үшін БҚҚ қызметі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасын қолдану:

      БҚҚ қызметі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасымен электрондық тіркеу карточкасы (ЭҚЖ-да тағайындалған бірегей сәйкестендіруші, құжаттың датасы, құжаттың авторы және мемлекеттік органның лауазымды адамының электрондық цифрлық қолтаңбасымен куәландырылған электрондық құжат) куәландырылады (қол қойылады).

      Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру процесін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын (электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын), кілтті тасығышты және МО КО-да алынған тіркеу куәлігін пайдалана отырып жүзеге асырылады.

6-параграф. ЭҚЖ-ның ақпараттық қауіпсіздігін қамтамасыз ету

      98. ЭҚЖ-ны ақпараттық-бағдарламалық, телекоммуникациялық қамтамасыз етудің ақпараттық қауіпсіздігі Қазақстан Республикасының ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету саласындағы тиісті нормативтік құқықтық актілерімен регламенттелген.

      ЭҚЖ-ның, мемлекеттік органдардың бірыңғай көліктік ортасының, МО КО-ның жұмыс істеуі, ЭҚЖ-ға қатысушылардың тізбесі мен олардың міндеттері, жауапкершілігі ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі бірлескен жұмыстарды орындауға тапсырыс беруші ұйым, мемлекеттік органдар және пайдаланушы ұйым (орындаушы ұйымдар) арасындағы шарттарға сәйкес айқындалады және ақпараттық қауіпсіздік талаптары орындала отырып, жүзеге асырылады.

      99. Электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру процесін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары оларды пайдалану құжаттамасы мен пайдалану қағидаларына қатаң сәйкестікте пайдаланылады.

      100. Мемлекеттік құпияларды құрайтын мәліметтерді қамтитын құжаттар ЭҚЖ арқылы қабылдануға, өңделуге, сақталуға және берілуге жатпайды.

7-параграф. Құжаттардың орындалуын бақылау тәртібі

      101. Құжаттардың орындалуын бақылау құжатты бақылауға қоюды, орындалу барысын реттеуді, орындалған құжатты бақылаудан алуды, орындалған құжатты іске жіберуді, есепке алуды, құжаттардың орындалуының барысы мен нәтижелерін қорытындылау мен талдауды, басшылықты құжаттар орындалуының жай-күйі туралы хабардар етуді қамтиды. Бақылауға жататын құжаттар мен жеке және заңды тұлғалар өтініштерінің орындалуы туралы мәліметтер осы Қағидаларға 16 және 17-қосымшаларға сәйкес толтырылады.

      Құжаттардың орындалуын бақылау мынадай кезеңдерді қамтиды:

      1) құжаттарды бақылауға қою;

      2) құжаттардың орындаушыларға дейін уақтылы жеткізілуін тексеру;

      3) орындалу барысын алдын ала тексеру және реттеу;

      4) құжатты бақылаудан алу;

      5) орындалған құжатты іске жіберу;

      6) құжаттардың орындалуын бақылау нәтижелерін есепке алу, қорытындылау және талдау;

      7) басшылықты құжаттардың орындалу барысы және нәтижелері туралы хабардар ету.

      102. Орындауды талап ететін барлық тіркелген құжаттар, оның ішінде әртүрлі себептерге байланысты орындалмаған және олардың орындалуы ағымдағы жылға ауыстырылған өткен жылдардың құжаттары бақылануға тиіс. Бұл жағдайларда құжаттарды қайта тіркеу жүргізілмейді, ал ТБН-де жаңадан белгіленген мерзімдер көрсетіледі.

      103. Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінің актілері мен тапсырмалары белгіленген орындау мерзімдерін ескере отырып, бақылаудың мынадай түрлеріне қойылады:

      1) шұғыл – "аса шұғыл" белгілері бар – үш жұмыс күні ішінде, "шұғыл", "жеделдетілсін" – он жұмыс күніне дейін;

      2) қысқа мерзімді – он жұмыс күнінен бір айға дейін;

      3) орта мерзімді – бір айдан алты айға дейін;

      4) ұзақ мерзімді – алты айдан жоғары.

      Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінің актілері мен тапсырмаларында берілген тапсырмалардың орындалу мерзімі олар ұйымға түскен күннен бастап жұмыс күндерімен есептеледі.

      Егер тапсырмаларда орындалу мерзімі көрсетілмесе, онда олар Қазақстан Республикасы Президентінің, Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінің атына ақпарат енгізіле отырып, бір ай мерзімде орындалады.

      104. Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің немесе оның орынбасарларының және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі Басшысының актілері мен тапсырмалары бақылаудың мынадай түрлеріне қойылады:

      1) "өте шұғыл" деген белгісі бар шұғыл бақылау – тапсырма түскен күннен бастап бір жұмыс күні ішінде, "шұғыл", "жеделдетілсін" деген белгілері, егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, үш жұмыс күнінен кешіктірмей;

      2) қысқа мерзімді бақылау, егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін бес жұмыс күнінен кешіктірмей;

      3) орта мерзімді бақылау, егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін он жұмыс күнінен кешіктірмей;

      4) ұзақ мерзімді бақылау, егер тиісті тапсырмада өзгеше белгіленбесе, белгіленген орындалу мерзіміне дейін жиырма жұмыс күнінен кешіктірмей.

      Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің немесе оның орынбасарларының және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі Басшысының актілері мен тапсырмаларында белгіленген тапсырмалардың орындалу мерзімі олар ұйымға түскен күннен бастап жұмыс күндерімен есептеледі.

      Тапсырмаларда орындалу мерзімі көрсетілмеген жағдайда, онда олар Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің немесе оның орынбасарларының және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі Басшысының атына ақпарат енгізіле отырып, бір ай мерзімде орындалады.

      Қазақстан Республикасы Президентінің және Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі Басшылығының бақылаудағы тапсырмаларын оларға Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің, оның орынбасарларының және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі Басшысының қарарларымен бірге, егер тапсырмаларда өзгеше мерзімдер белгіленбесе, ұйымдар тапсырма берілген күннен бастап 20 күн мерзімнен кешіктірмей орындайды. Бірлесіп орындаушы ұйым өз ақпаратын жауапты орындаушы ұйымға белгіленген мерзім өткенге дейін бес күннен кешіктірмей жібереді.

      105. Қазақстан Республикасының Үкіметі отырыстарының хаттамаларында және Мемлекет басшысында, Қазақстан Республикасы Үкіметінің басшылығында және Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі Кеңсесінің Басшысында өткен кеңестердің хаттамаларында қамтылған хаттамалық тапсырмалардың орындалу мерзімі отырыс (кеңес) өткен күннен бастап есептеледі. Егер отырыста (кеңесте) нақты тапсырманың орындалу мерзімі аталған болса, оның атына тапсырма берілген және өкілдері отырысқа (кеңеске) қатысқан тиісті ұйымдар отырыстан (кеңестен) кейін бірден, оларға отырыс (кеңес) хаттамасының түсуін күтпестен, тапсырмаларды орындауға кіріседі.

      106. Құжаттардың орындалуын бақылау мәселенің мәніне қарай құрылымдық бөлімшелердің басшыларына немесе лауазымды адамдарға жүктеледі.

      Құжаттардың орындалу мерзімдерін, жеке және заңды тұлғалар өтініштерінің қаралу мерзімін бақылауды БҚҚ қызметі жүзеге асырады.

      107. Орындалуды бақылауды ұйымдастырған кезде ТБК пайдаланылады. Бақылау картотекасы құжаттардың орындалу мерзімдері, орындаушылар, құжаттардың топтары бойынша жүйеленеді.

      108. Құжатты бақылауға қойған басшы немесе оның тапсырмасы бойынша БҚҚ қызметі оны бақылаудан алады.

      109. БҚҚ қызметінің және құрылымдық бөлімшелердің басшылары ауысқан кезде құжаттар мен істер, сондай-ақ олардың ТБН жаңа тағайындалған басшыға немесе жауапты лауазымды адамға қабылдау-беру актісі бойынша беріледі.

8-параграф. Мөрлерді, мөртабандарды және бланкілерді есепке алу және сақтау тәртібі

      110. Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын есепке алуды, пайдалануды, сақтауды және жоюды ұйымдар басшыларының бұйрықтарымен (өкімдерімен) тағайындалатын жауапты адамдар жүзеге асырады.

      111. Мемлекеттік ұйымда Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бір ғана мөр болады.

      Қажет болған жағдайда мемлекеттік ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген және мәтіндік мазмұны біртекті мөрлер (мөртабандар) болады, мәтіндік бөлігі реттік нөмірмен немесе символмен (символдармен) толықтырылады.

      112. Қорғауға жататын, оның ішінде Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген баспа-бланк өнімдерін есепке алу тиісті тіркеу-есепке алу нысандарында: журналдарда, карточкаларда және қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін есепке алу мен беру журналында осы Қағидаларға 18-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жүргізіледі.

      Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін есепке алу және беру журналы қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерінің әрбір түріне жүргізіледі. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген фишкалардың бланкілері арнайы есепке алуға жатпайды.

      113. Қорғауға жататын бланкілерді беру ұйымдардың ведомстволық нұсқаулықтарында көзделген тиісті тіркеу-есепке алу нысанында қол қойғызып жүзеге асырылады.

      114. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасының бейнесі бар бланкілерде ресімделген және жөнелтуге арналған құжаттардың көшірмелерін дайындаған кезде дана нөмірі және ұйымның мөрі қойылады.

      115. Қорғауға жататын толтырылмаған бланкілерді жедел полиграфиялық құралдармен көбейтуге және көшіруге жол берілмейді.

      116. Қорғауға жататын мөрлерді, мөртабандарды және қолдан жасаудан қорғау мақсатында дербес қасиеттері бар химиялық қоспалар қосылған арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу, сондай-ақ оларды беру Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу және беру журналында осы Қағидаларға 19-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жүргізіледі.

      117. Лауазымды адамдардың қоятын қолын қолдан жасаудан қорғау мақсатында дербес қасиеттері бар химиялық қоспалар қосылған арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды есепке алу және оларды беру арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды есепке алу мен беру журналында осы Қағидаларға 20-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жүргізіледі.

      118. Тіркеу-есепке алу нысандарының тақырыптары ұйымның істер номенклатурасына енгізіледі.

      Журналдардың парақтары нөмірленеді, тігіледі және оларға мөр басылады.

      119. Пайдаланылмаған, қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды, сондай-ақ құжаттарды қорғау құралдарын және олардың тіркеу-есепке алу нысандарын басқа лауазымды адамға беру осы Қағидаларға 21-қосымшаға сәйкес нысан бойынша қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды, құжаттарды қорғау құралдарын және олардың тіркеу-есепке алу нысандарын қабылдау-беру актісімен ресімделеді.

      120. Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдері, мөрлер, мөртабандар және құжаттарды қорғау құралдары мөр басылатын сейфтерде немесе металл шкафтарда сақталады.

      121. Қорғауға жататын бүлінген баспа-бланк өнімдерін жою осы Қағидаларға 22-қосымшаға сәйкес нысан бойынша қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерінің бүлінген даналарын жоюға бөлу туралы акт жасай отырып және қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін есепке алу және беру журналдарында тиісті белгілер қоя отырып жүргізіледі.

      122. Қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандарды жою осы Қағидаларға 23-қосымшаға сәйкес нысан бойынша қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандарды жоюға бөлу туралы акт жасала отырып және Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу мен беру журналында тиісті белгілер қоя отырып жүргізіледі.

      123. Құжаттарды қорғау құралдарын (оның ішінде арнайы сиялар мен штемпельдік бояулардың сауыттарын, арнайы штемпельдік бояулармен толтырылған бүлінген штемпельдік жастықшаларды, арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды) жою осы Қағидаларға 24-қосымшаға сәйкес нысан бойынша құжаттарды қорғау құралдарын жоюға бөлу туралы акт жасала отырып және тиісті есепке алу мен беру журналдарында белгілер қоя отырып жүргізіледі.

      124. Ұйым қайта ұйымдастырылған немесе таратылған, филиалды (өкілдікті) есептен алу туралы шешім қабылданған кезде қорғауға жататын пайдаланылмаған баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды, сондай-ақ құжаттарды қорғау құралдарын жою ұйым басшысы немесе тарату комиссиясының төрағасы бекітетін осы Қағидаларға 23, 24, 25-қосымшаларға сәйкес нысандар бойынша актілер жасала отырып және тиісті есепке алу мен беру журналдарына белгілер қоя отырып жүргізіледі.

      Журналдарды және басқа да тіркеу-есепке алу нысандарын жою немесе одан әрі сақтау Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес уәкілетті органмен немесе облыстың, республикалық маңызы бар қалалардың, астананың жергілікті атқарушы органымен келісу бойынша жүзеге асырылады.

      125. Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерінің, мөрлердің, мөртабандардың және құжаттарды қорғау құралдарының болуын тексеруді ұйым басшысының бұйрығымен (өкімімен) құрылатын комиссия кемінде жылына бір рет жүргізеді. Тексеру нәтижелері туралы белгілер осы Қағидаларға 20, 21, 22-қосымшаларға сәйкес нысандар бойынша есепке алу және беру журналында қойылады.

      126. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлер (мөртабандар) жоғалған кезде іздестіру бойынша барлық қажетті шаралар қабылданады, іздестірудің нәтижелері теріс болған жағдайда, ұйым басшысы бекітетін еркін нысандағы жоғалту туралы акт жасалады.

9-параграф. Істер номенклатурасын жасау, қалыптастыру және сақтау тәртібі

      127. Істер номенклатурасы орындалған құжаттарды істерге топтастыруға, істерді жүйелеу мен есепке алуға, олардың сақтау мерзімдерін айқындауға арналған және тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы істердің тізімдемесін жасауға, сондай-ақ уақытша (10 жылға дейінгі) сақтаудағы істерді есепке алу үшін негіз болады.

      128. Істер номенклатурасына ұйымда қалыптасатын және ұйымға келіп түсетін барлық құжаттар енгізіледі. Электрондық құжаттар және дерекқорлар істер номенклатурасына жалпы негізде енгізіледі.

      129. Істер номенклатурасында ақпарат тасығыш көрсетілген электрондық немесе қағаз құжаттың нысаны тіркеледі.

      130. Істер номенклатурасын жасаған кезде құрылтай құжаттары, құрылымдық бөлімшелер туралы ережелер, қызметкерлердің лауазымдық нұсқаулықтары, құжаттардың сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттардың үлгілік, салалық (ведомстволық) тізбелері, істердің үлгілік (болжамды) номенклатуралары, құрылым (штат кестесі), жұмыс туралы жоспарлар мен есептер басшылыққа алынады, ұйым қызметінде жасалған құжаттардың түрлері, құрамы және мазмұны зерделенеді.

      131. Істер номенклатурасын осы Қағидаларға 26-қосымшаға сәйкес нысан бойынша БҚҚ қызметі (ағымдағы жылдың 10 желтоқсанынан кешіктірмей) құрылымдық бөлімшелер ұсынған істер номенклатураларының негізінде жасайды.

      132. Жаңадан құрылған бөлімше бір ай мерзімде бөлімшенің істер номенклатурасын әзірлеп, оны БҚҚ қызметіне ұсынады.

      133. Ұйымның істер номенклатурасына БҚҚ қызметінің басшысы қол қояды, тұрақты сақтауға берілетін құжаттар ұйымның сараптау комиссиясымен (бұдан әрі – СК), мемлекеттік архивтің (жергілікті атқарушы органның) сараптау-тексеру комиссиясымен (бұдан әрі – СТК) келісіледі, оны ұйым басшысы (ағымдағы жылдың соңынан кешіктірмей) бекітеді. Егер ұйымның функциясы мен құрылымында түбегейлі өзгерістер болмаса, істер номенклатурасы мемлекеттік архивтік мекемелермен кемінде 5 жылда бір рет келісіледі.

      Ұлттық архив қорының жинақтау көзі болып табылмайтын ұйымдар істер номенклатураларын СТК-мен келісуге ұсынбайды.

      134. Істер номенклатурасы қажетті данада басылып шығарылады. Бекітілген істер номенклатурасының бір данасы келісілген мемлекеттік архивте сақталады.

      135. Істер номенклатурасы әр жылдың соңында нақтыланады, ұйым басшысы бекітеді және келесі жылғы 1 қаңтардан бастап қолданысқа енгізіледі.

      136. Ұйымның бекітілген құрылымына (штаттық кестесіне) сәйкес орналастырылатын құрылымдық бөлімшелердің атаулары істер номенклатурасы бөлімдерінің атаулары болып табылады. Номенклатураның бірінші бөліміне өкімдік құжаттаманы қамтитын істердің және басшылық басқаратын консультативтік-кеңесші органдар құжаттарының тақырыбы енеді.

      137. Филиалдардың (өкілдіктердің) құжаттары ұйымның істер номенклатурасына бөлім ретінде енгізіледі.

      Қоғамдық ұйымның атауы істер номенклатурасының дербес бөлімі болып табылады. Аталған бөлім ұйымның істер номенклатурасының барлық бөлімдерінен кейін орналасады.

      138. Құрылымы жоқ ұйымдар үшін істер номенклатурасы өндірістік-салалық немесе функционалдық схема бойынша құрылады. Бөлімдердің атаулары ұйым қызметінің бағыттарына сәйкес келеді.

      139. Жоғары тұрған органның (ұйымның) БҚҚ қызметі құжаттарының құрамы біртекті ведомствоға қарасты ұйымдар үшін істердің үлгілік (болжамды) номенклатурасын әзірлейді. Мұндай номенклатуралар уәкілетті органмен немесе облыстардың, республикалық маңызы бар қалалардың және астананың жергілікті атқарушы органдарымен келісуге жатады.

      140. Электрондық тіркеу бақылау карточкасын сақтау мерзімі электрондық құжаттарды сақтау мерзіміне сәйкес келеді. Электрондық тіркеу бақылау карточкалары электрондық цифрлық қолтаңбаны тіркеу куәліктеріне сәйкес электрондық құжаттармен, хабарламалар осы электрондық құжаттарды жеткізу туралы түбіртектермен бірге сақталады.

      141. Электрондық құжаттарды сақтау мерзімдері мен құжаттардың қағаз түпнұсқаларын ресімдеудің міндеттілігі сақтау мерзімдерін көрсете отырып, уәкілетті орган бекітетін мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесінде белгіленеді.

      Электрондық құжаттар тиісті электрондық құжаттарда қалыптастырылған электрондық цифрлық қолтаңбалардың бір мезгілде сақталуын қамтамасыз ете отырып, қандай форматта қалыптастырылған, жөнелтілген немесе алынған болса, сол форматта (салынған файлдарға қатысты) сақталады.

      142. Ұйымдар өздерінің қызметінде пайда болатын, уәкілетті органмен келісілген құжаттардың тізбесін оларды сақтау мерзімдерін көрсете отырып, тек электрондық түрде әзірлейді және істер номенклатурасында құжаттардың түрлерін көрсетеді.

      143. Электрондық құжаттарды сақтау тиісті электрондық дерекқорларды, пайдаланылған электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері (электрондық цифрлық қолтаңбаны тіркеу куәліктері) мен электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру және тексеру процестерін іске асыратын бағдарламаларды сақтаумен бірге жүреді.

      144. Электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері үшін мемлекеттік органдарда және МО КО-да ЭҚЖ-ға нақты қатысушы осы кілттердің тиесілігін растайтын белгіленген тәртіппен ресімделген құжаттар (тіркеу куәліктері) сақталады.

      Әрбір ашық кілт үшін оның қолданылу мерзімінің басталғаны және аяқталғаны туралы ақпарат сақталады. Бұл ретте жедел (ведомстволық) архивтік сақтаудағы ашық кілттер массивтеріне қол жеткізу шектеледі.

      Электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кілттері бар ақпарат тасығыштардың (бұдан әрі – кілтті тасығыш) сақталуы, тиісті пайдаланылуы, сондай-ақ электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кілттерін пайдалану мен оларды рұқсатсыз енуден қорғау тіркеу куәліктерінің иелеріне жүктеледі.

      145. Электрондық құжаттарды сақтау кезінде электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңбаның тиісті ашық кілттерін байланыстыру (үйлестіру) қамтамасыз етіледі.

      146. ЭҚЖ-ға қатысушылар деректер базаларындағы есептік деректерді рұқсатсыз енуден және абайсызда жойылудан және (немесе) бұрмалаудан қорғауды қамтамасыз етеді, сондай-ақ электрондық құжаттардың резервтік көшірмелерін жасауды қамтамасыз етеді.
      Ақпараттық жүйелерде, оның ішінде электрондық құжаттар архивтеріндегі ақпаратты (электрондық ақпараттық ресурстарды), электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру мен тексеру (электрондық цифрлық қолтаңбаның, криптографиялық кілттердің құралдары) процесін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын қорғауды ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті органның нормативтік құқықтық актілерінде белгілеген тәртіппен ЭҚЖ-ны пайдаланатын ұйыммен бірлесіп, ЭҚЖ-ға қатысушылар жүзеге асырады.

      147. Мемлекеттік органдар салымы 80 файлдан аспайтын, көлемі 95 Мб аспайтын электрондық құжаттардың жеткізілуін қамтамасыз етеді.