-параграф. Бұйрықтарды дайындау және ресімдеу

      46. Бұйрықтармен құқықтық сипаттағы, сондай-ақ ұйым қызметінің жедел, ұйымдастырушылық, кадрлық және басқа мәселелері бойынша құқықтық сипаттағы шешімдер осы Қағидаларға 6-7-қосымшаларға сәйкес нысандар бойынша ресімделеді.

      Бұйрықтың деректемелері:

      1) осы Қағидалардың 16, 17-тармақтарының талаптарын ескере отырып, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі;

      2) ұйымның ресми атауы;

      3) құжат түрінің атауы;

      4) бұйрықтың датасы;

      5) бұйрықтың тіркеу нөмірі;

      6) бұйрық шығарылған жер;

      7) мәтіннің тақырыбы;

      8) мәтін;

      9) қолы;

      10) бұйрықты келісу туралы белгі;

      11) ұйым мөрінің бедері болып табылады.

      Құрылымдық бөлімшелер ұйым басшысының, оның орынбасарының тапсырмалары негізінде не бастамашылық тәртіппен бұйрықтардың жобаларын дайындайды және енгізеді. Кадр мәселелері жөніндегі бұйрықтардың жобаларын Қазақстан Республикасының еңбек заңнамасына сәйкес кадр қызметі дайындайды.

      Бұйрықтардың жобаларына және олардың қосымшаларына өздеріне бұйрық жобасында міндеттер мен тапсырмалар көзделетін, орындаушы мен оның тікелей және жетекшілік ететін басшылары, сондай-ақ жобада көрсетілген мәселелер құзыретіне жататын құрылымдық бөлімшелердің басшылары қолбелгі қояды.

      Келісу кезінде бұйрық жобасы бойынша туындайтын келіспеушіліктер жобаға қоса берілетін анықтамада баяндалады. Егер келісу процесінде бұйрық жобасына қағидаттық сипаттағы өзгерістер енгізілсе, онда ол пысықталып, қайта келісуден өтеді.

      Мемлекеттік органдардың бұйрықтары қазақ тілінде әзірленіп, қабылданады, қажет болған кезде олардың әзірленуі орыс тілінде, мүмкіндігінше басқа тілдерге аударуды қамтамасыз ете отырып жүргізілуі мүмкін. Бұйрықтардың парақтары және олардың қосымшалары әр парақтың жоғарғы жағының ортасында жалғаспалы нөмірмен нөмірленеді

      Бұйрықтар күнтізбелік жыл шегінде реттік нөмірмен нөмірленеді. Негізгі қызмет, жеке құрам бойынша бұйрықтар тиісті журналдарда (дерекқорларда) жеке тіркеледі. Жеке құрам бойынша бұйрықтың реттік нөміріне дефис арқылы "ж/қ" немесе "к" литерлері қосылады.

      Бұйрықтардың көшірмелері немесе олардың көбейтілген даналары куәландыру уақытын көрсете отырып, мөрмен куәландырылады және орындаушы жасайтын және қол қоятын тарату көрсеткішіне сәйкес адресаттарға жолданады.

      Бұйрықтың мәтіні: айқындаушы (кіріспе) және өкімдік деген екі бөліктен тұрады.

      Айқындаушы (кіріспе) бөлікте бұйрықты шығаруға негіз болған мақсаттар мен міндеттер, фактілер мен оқиғалар баяндалады. Егер бұйрық басқа құжаттың негізінде шығарылса, онда айқындаушы бөлікте аталған құжаттың ілік септігіндегі атауы, оның авторы, датасы, нөмірі мен тақырыбы көрсетіледі. Әділет органдарында тіркелген нормативтік құқықтық актіге сілтеме жасалған кезде оның нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде тіркелген нөмірі қосымша көрсетіледі.

      Бұйрықтар жобаларындағы кіріспе "БҰЙЫРАМЫН" деген сөзбен аяқталады, ол бас әріптермен, қалың қаріппен жазылады. Оны басқа жолға тасымалдауға жол берілмейді.

      Өкімдік бөлік әрбір іс-қимылды орындаушыны және орындалу мерзімін көрсете отырып, тапсырылатын іс-қимылдарды санамалауды қамтиды. Қажет болған кезде өкімдік бөлік тармақтарға, тармақшаларға және абзацтарға бөлінеді.

      Біртекті сипаттағы іс-қимылдар бір тармақта санамалануы мүмкін. Орындаушылар ретінде құрылымдық бөлімшелер немесе нақты лауазымды адамдар көрсетіледі. Бұйрықтың орындалуын бақылау жүктелетін бөлімше немесе лауазымды адам туралы мәліметтер өкімдік бөліктің соңғы тармағында көрсетіледі.

      Қызметкерлерді кадр мәселелері жөніндегі бұйрықтармен таныстыру "құжатты келісу туралы белгі" деген деректемеден төмен немесе бұйрықтың сыртқы жағында қойылатын қызметкерлердің қолымен, тегімен және аты-жөнімен куәландырылады.

      Бұйрық қосымшамен толықтырылатын жағдайда, бұйрықтың қосымшамен толықтырылатыны туралы мәтін енгізіледі. Бұйрықтың бір қосымшасы болған жағдайларды қоспағанда, қосымшаларға сілтеме жасау кезінде қосымшаларды актінің мәтінінде атап өту тәртібімен тағайындалатын қосымшалардың нөмірлері көрсетіледі. Қосымшаға сілтеме қосымшаның өз атауымен сәйкес келуге тиіс. "Құжатқа қосымшаның бар екендігі туралы белгі" деген деректеме бұйрық мәтінінен кейін дербес ресімделмейді.

      Егер бұйрық ұйымның бланкісінде ресімделсе, онда "қолы" деген деректемеде құжатқа қол қойған адамның лауазымының толық атауы көрсетілмейді.

      Бірлескен бұйрықтарда бірлесіп қол қойған адамдардың лауазымдарының толық атаулары, тегі мен аты-жөндері көрсетіледі.

4-параграф. Хаттаманы дайындау және ресімдеу тәртібі

      47. Хаттама кеңес (отырыс, жиналыс) кезінде жазылған жазбалардың, ұсынылған баяндамалар мен сөйлеген сөздер тезистерінің, анықтамалардың, шешімдер жобаларының және басқа материалдардың негізінде осы Қағидаларға 8-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жасалады.

      Ұйым ішінде жасалған және оның шегінен шықпайтын хаттама бланкіде ресімделмейді.

      Хаттама деректемелері:

      1) ұйымның және (немесе) құрылымдық бөлімшенің ресми атауы;

      2) құжат түрінің атауы;

      3) датасы;

      4) хаттаманың тіркеу нөмірі;

      5) хаттама шығарылған жер;

      6) бекіту грифі (кейбір жағдайларда);

      7) хаттама тақырыбы;

      8) мәтіні;

      9) қолы болып табылады.

      Хаттамалар толықтай немесе қысқаша нысанда ресімделеді.

      Хаттаманың толық мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі.

      Кіріспе бөлігінде хаттаманың тақырыбынан кейін отырыс (жиналыс) төрағасы (төрағалық етуші) және хатшы есімдерінің инициалдары мен тегі, қатысушылардың тізімі (қатысушылардың саны 10 адамнан асса, онда хаттамаға қосымшада қатысушылардың тізімі ресімделеді) көрсетіледі.

      Консультативтік-кеңесші орган отырысының хаттамасында қатысқан мүшелер әліпбилік тәртіппен тегі бойынша дербес санамаланады. Олардан кейін ұйымның атауы мен лауазымын көрсете отырып, шақырылғандардың тегі жазылады.

      Кіріспе бөлігі күн тәртібінің әрбір тармағы бойынша баяндамашыны (оның есімінің инициалын, тегін, лауазымын) көрсете отырып, маңыздылық тәрбіне қарай санамаланған күн тәртібімен (қаралатын мәселелердің тізбесімен) аяқталады. Әр мәселе абзацтан басылып, араб цифрымен нөмірленеді және оның атауы "туралы" деген көмекші сөзбен аяқталады. Күн тәртібі хаттамаға қосымшамен ресімделген жағдайда, хаттамада мәтіннің алдында "Күн тәртібі қоса беріледі" деген жазба жасалады.

      Хаттаманың негізгі бөлігі күн тәртібінің тиісті тармақтарына сәйкес келетін бөлімдерден тұрады. Әрбір бөлімнің мәтіні сол жақ жиектен бас әріптермен жазылатын "ТЫҢДАЛДЫ", "СӨЗ СӨЙЛЕГЕНДЕР", "ҚАУЛЫ ЕТТІ" (ШЕШТІ) деген үш бөліктен тұрады.

      Қабылданған шешім толық басылып шығарылады, қажет болған кезде дауыс берудің қорытындысы келтіріледі.

      Талқылау кезінде айтылған ерекше пікірдің мазмұны хаттама мәтінінде тиісті қаулыдан (шешімнен) кейін жазылады.

      "ТЫҢДАЛДЫ" деген бөлімде баяндамашы есімінің инициалы мен тегі келтіріледі, баяндамалар мен сөйлейтін сөздердің негізгі мазмұны хаттаманың мәтінінде орналастырылады немесе оған қосымша беріледі, соңғы жағдайда мәтінде "Сөйлейтін сөздер қоса беріледі" деген сілтеме жасалады.

      "ТЫҢДАЛДЫ" деген бөлімде сөйлейтін сөздің мәтіні жазылады. Мәтіннің басында жаңа жолдан атау септігінде сөз сөйлеуші есімінің инициалы мен тегі көрсетіледі. Сөйлейтін сөздің жазбасы тегінен сызықша арқылы бөлінеді. Сөз сөйлеу жекеше түрдегі үшінші жақтан жазылады. Егер сөйлейтін сөз бен баяндама мәтінінің жазбасы хаттамаға қосымша түрінде ресімделсе, тегінен кейін "Сөйлейтін сөздің жазбасы қоса беріледі", "Баяндама мәтіні қоса беріледі" деп көрсетіледі.

      "СӨЗ СӨЙЛЕГЕНДЕР" деген бөлімде сөз сөйлеушілер есімдерінің инициалдары, тектері, сөздерінің мазмұны отырыста айтылғандағыдай реттілікпен көрсетіледі.

      Баяндамашыға, сөз сөйлегендерге қойылған сұрақтар мен олардың жауаптары түсуіне қарай хаттамаланады және сол реттілікпен жазылады, бұл ретте "Сұрақ", "Жауап" деген сөздер жазылмайды, сұрақ қойған немесе жауап берген адам есімінің инициалы мен тегі көрсетіледі.

      "ҚАУЛЫ ЕТТІ (ШЕШТІ)" деген бөлімде талқыланып жатқан мәселе бойынша қабылданған шешім көрсетіледі. Қаулы ететін бөлікте үшінші жақтағы бұйрық рай тұлғасындағы етістіктер пайдаланылады.

      Қысқаша хаттаманың мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі. Кіріспе бөлігінде күн тәртібі көрсетілмейді.

      Қысқаша хаттаманың негізгі бөлігі қаралып отырған мәселелердің атауын және олар бойынша қабылданған шешімдерді қамтиды.

      Мәселенің атауы нөмірленеді және "туралы" деген көмекші сөзбен аяқталып, жолдың ортасы бойынша теңестіріледі және соңғы жолдың төменгі жағынан бір сызықпен сызылады. Сызықтың астыңғы жағында аталған мәселені талқылаған кезде сөз сөйлеген лауазымды адамдардың тектері көрсетіледі. Содан кейін мәселе бойынша қабылданған шешім көрсетіледі.

      Хаттаманың тақырыбында алқалы қызмет түрі мен алқалы органның атау септігіндегі атауы көрсетіледі (мысалы: қызметкерлердің жиналысы, кеңес отырысы) кіреді.

      Хаттамаға төраға мен хатшы (төрағалық етуші мен жазба жүргізген адам) қол қояды. Отырыстың датасы хаттаманың датасы болып табылады. Егер ол бірнеше күнге жалғасса, онда сызықша арқылы отырыстың басталған және аяқталған датасы көрсетіледі.

      Хаттамаларға іс жүргізу жылының шегінде жиналыстар, алқа отырыстары, техникалық, ғылыми және сараптамалық кеңестер және басқа да хаттамалардың әрбір тобы бойынша жеке реттік нөмірлер беріледі. Бірлескен отырыстардың хаттамаларында отырысқа қатысқан ұйымдар хаттамаларының реттік нөмірлерін қамтитын құрамдас нөмірлер болады.

      Хаттамалардың көшірмелері немесе қабылданған шешімдер хаттамалардан үзінді көшірмелер түрінде мүдделі ұйымдар мен лауазымды адамдарға тарату көрсеткішіне сәйкес жіберіледі. Құрылымдық бөлімшенің басшысы бекітетін тарату көрсеткішін мәселенің қаралуын дайындаған бөлімшенің жауапты орындаушысы жасайды және оған қол қояды. Хаттамалардың көшірмелері мен олардың үзінді көшірмелері ұйым мөрімен (бар болса) куәландырылады.

5-параграф. Актіні дайындау және ресімдеу тәртібі

      48. Актінің мазмұны белгіленген фактілерді немесе оқиғаларды (жұмыстарды тапсыру-қабылдау; материалдық құндылықтарды, құжаттарды қабылдау-тапсыру; өрт қауіпсіздігі, еңбек жағдайы тұрғысынан объектілерді қарап тексеру; үлгілерді, жүйелерді, технологияларды сынау (пайдалануға беру); материалдық құндылықтарды, құжаттарды жоюға бөлу, белгіленген қағидаларды (талаптарды) бұзу; аварияларды, жазатайым оқиғаларды тексеру; ұйымдарды тарату; орындалған жұмыстар; бас тарту; тексеріп қарау; салыстырып тексеру; қызметтер ұсыну мен басқалар) растайтын ақпарат болып табылады. Актіні аталған фактіні растайтын бірнеше адам жасайды.

      Акт осы Қағидаларға 9-қосымшаға сәйкес нысан бойынша бланкіде ресімделеді. Ұйымның ішінде жасалған және оның шегінен шықпайтын акт бланкіде ресімделмейді.

      Актінің деректемелері:

      1) осы Қағидалардың 16, 17-тармақтарының талаптарын ескере отырып, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі;

      2) ұйымның ресми атауы;

      3) құжат түрінің атауы;

      4) датасы;

      5) актінің тіркеу нөмірі (индексі);

      6) акт шығарылған жер;

      7) бекіту грифі (кейбір жағдайларда);

      8) мәтіннің тақырыбы;

      9) мәтіні;

      10) қолы болып табылады.

      Актінің мәтіні кіріспеден және айқындаушы бөліктен тұрады.

      Кіріспеде актіні жасаудың негіздемесі көрсетіледі, жасаушылар және бұл ретте қатысқан адамдар санамаланады.

      Актінің айқындаушы бөлігі белгіленген фактілердің мәнін, тексеру жүргізілген әдістерді, оның нәтижелерін, сондай-ақ тұжырымдарды, ұсыныстарды, комиссияның қорытындыларын қамтиды. Қажет болған кезде актінің айқындаушы бөлігі тармақтарға бөлінеді.

      Айқындаушы бөліктің соңында акт даналарының саны мен әрбір дананың орналасқан жері көрсетіледі, кейін актіге қосымшаның (олар бар болса) болуы туралы белгі ресімделеді.

      Актіге төраға және комиссия мүшелері не актіні жасаған адам (адамдар) қол қояды. Актіге қол қоятын адамдардың тегі, аты-жөндері әліпбилік тәртіппен ресімделеді, олардың лауазымдары көрсетілмейді.

      Адамдарды актімен таныстыру қол қойғызып жүргізіледі. Актінің мазмұнымен келіспейтін адам оған ескертпемен және өзінің келіспеу себептерімен бірге қол қояды. Комиссия мүшесінің ерекше пікірі жеке парақта ресімделіп, актіге қоса беріледі.

6-параграф. Анықтаманы дайындау және ресімдеу тәртібі

      49. Анықтаманың мазмұны фактілер, оқиғалар немесе мәліметтер сипатталатын ақпарат болып табылады. Ұйымнан тыс жерлерге жолданатын анықтамалар жалпы бланкіде ресімделеді. Ішкі анықтамалар бланкіні қолданбай ақ парақтарда ресімделеді.

      Анықтама осы Қағидаларға 10-11-қосымшаларға сәйкес нысандар бойынша ресімделеді:

      Анықтаманың деректемелері:

      1) осы Қағидалардың 16, 17-тармақтарының талаптарын ескере отырып, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі;

      2) ұйымның ресми атауы;

      3) құжат түрінің атауы;

      4) датасы;

      5) анықтаманың тіркеу нөмірі (индексі);

      6) шығарылған жері;

      7) адресат;

      8) мәтіннің тақырыбы;

      9) мәтіні;

      10) қолы;

      11) келісу туралы белгі (қажет болған жағдайда);

      12) мөртабан бедері (бар болса);

      13) орындаушы туралы белгі болып табылады.

      Азаматтарға жұмыс орнын, лауазымын, еңбекақысын және басқа да мәліметтерді растау туралы берілетін анықтамалардың мәтіндері мәліметтер хабарланатын адамның тегін, есімін, әкесінің атын атау септігінде көрсете отырып басталады. Мәтіннің соңында немесе оң жақ жоғарғы бұрышында анықтама берілетін ұйым көрсетіледі.

      Мұндай анықтаманың мәтінінде "осы анықтама", "расында тұрады (оқиды, жұмыс істейді)" деген орамдар пайдаланылмайды.

      Анықтамаға орындаушы қол қойған жағдайда, "орындаушы туралы белгі" деген деректеме көрсетілмейді.

7-параграф. Хатты дайындау және ресімдеу тәртібі

      50. Хат ұйымның бланкісінде осы Қағидаларға 12-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ресімделеді және мынадай деректемелерді қамтиды:

      1) осы Қағидалардың 16, 17-тармақтарының талаптарын ескере отырып, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі;

      2) ұйымның ресми атауы;

      3) датасы;

      4) хаттың шығыс тіркеу нөмірі (индексі);

      5) шығыс хаттың тіркеу нөміріне және датасына (егер жауап болса) сілтеме;

      6) адресат;

      7) мәтіннің тақырыбы;

      8) мәтіні;

      9) қосымшаның болуы туралы белгі;

      10) қолы;

      11) келісу туралы белгі (қажет болған жағдайда);

      12) орындаушы туралы белгі болып табылады.

      Бір және одан көп ұйымның басшылары қол қоятын қызметтік хаттар А4 форматындағы қағаз парақта ресімделеді. Бұл ретте хатқа қол қойған ұйымдардың атауы туралы деректер "қолы" деген деректемедегі лауазымның атауына енеді.

      Хатты келісу туралы белгі хаттың қалатын көшірмесіне қойылады.

      Хаттың мәтіні бір немесе екі мағыналық бөліктен тұрады. Бір бөліктен тұратын хат – бұл түсіндірмесі жоқ өтініш, кіріспесіз ескертпе, негізсіз хабарламалар.

      Егер хаттың мәтіні айқындаушы және қорытынды бөліктерден тұратын болса, бірінші бөлікте хатты дайындаудың себебі, негізі немесе негіздемесі баяндалады, хатты дайындауға негіздеме болып табылатын құжаттарға сілтемелер жасалады, ал екінші бөлікте тұжырымдар, ұсыныстар, өтініштер, шешімдер орналастырылады.

      Мәтіннің кері құрылымы (қорытынды – констатация) бас тарту хаттарында болуы мүмкін.

      Хаттарда баяндаудың мынадай нысандары пайдаланылады:

      1) көпше түрдегі бірінші жақтан (мысалы, "ұсынуды сұраймыз", "Сіздерге .... жіберіп отырмыз");

      2) жекеше түрдегі бірінші жақтан (мысалы, "жіберуді сұраймын", "қажет деп санаймын");

      3) жекеше түрдегі үшінші жақтан (мысалы, "министрлік қарсы емес").

3-тарау. Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттаманы басқару, құжат айналымын ұйымдастыру тәртібі

1-параграф. Кіріс құжаттарды өңдеу тәртібі

      51. Ұйымға түсетін құжаттар бастапқы өңдеуден, алдын ала қараудан, тіркеуден, басшылықтың қарауынан өтеді және орындаушыларға жеткізіледі.

      52. Құжаттарды қабылдауды, бастапқы өңдеуді және алдын ала қарауды БҚҚ қызметі орталықтандырып жүзеге асырады.

      53. Кіріс құжаттарды бастапқы өңдеу мақсаты бойынша жеткізудің дұрыстығын, орама мен салымдардың тұтастығын тексеруге, ұйымға құжаттардың түсу фактісін тіркеуге және оларды мақсаты бойынша тапсыруға дайындауға негізделеді.

      Құжаттың толық жинақталмауы немесе бүлінгені анықталған кезде оның соңғы парағының төменгі жиегіндегі ТБН-де тиісті белгілер қойылады және үш данада еркін нысандағы акт жасалады. Бір данасы жөнелтушіге жіберіледі, екіншісі БҚҚ қызметінде қалады, үшіншісі құжатты орындаушыға беріледі.

      Конверттер тек олар бойынша жөнелтушінің мекенжайы, құжаттың жөнелтілген және алынған датасы айқындалған жағдайларда, сондай-ақ жеке құжаттар келіп түскен кезде жойылмайды.

      "Жеке өзіне" деген белгісі бар конверттер ашылмай мақсаты бойынша беріледі. Қате түскен хат-хабарлар пошта бөлімшесіне қайтарылады.

      54. Құжаттарды алдын ала қарау кезінде оларды тіркелетін және тіркелмейтін құжаттарға сұрыптау жүргізіледі. Тіркелмейтін құжаттардың тізбесі БҚҚ қызметінде тіркеуге жатпайтын құжаттардың болжамды тізбесі негізінде осы Қағидаларға 13-қосымшаға сәйкес әзірленеді және оны ұйым басшысы бекітеді.

      Тіркелмейтін құжаттар ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелеріне беріледі.

      55. Тіркелетін құжаттар ТБН-де тіркелгеннен кейін шешім қабылдау үшін ұйым басшысының немесе құрылымдық бөлімшенің (лауазымды адамның) қарауына беріледі.

      Түскен құжатты кідіртпей орындаған кезде құжатты ұйымның (құрылымдық бөлімшенің) басшылығы қарағанға дейін орындаушыға оның мазмұнымен танысуына жол беріледі.

      56. Жеке және заңды тұлғалардың өтініштері ұйымға орталықтандырылып есепке алынады және түскен күні ТБН-де құқықтық статистика және арнайы есепке алу саласында өз құзыреті шегінде статистикалық қызметті жүзеге асыратын мемлекеттік орган белгілеген тәртіппен жалпы құжаттардан бөлек тіркеледі.

      57. Алдын ала қарау кезінде түскен құжаттар ұйым басшылығының міндетті қарауын талап ететін және мұны талап етпейтін құжаттар болып бөлінеді. Басшылықтың міндетті қарауын талап етпейтін құжаттар тікелей құрылымдық бөлімшелерге немесе жауапты орындаушыларға жолданады.

      Түскен құжатты кідіртпей орындау қажет болған кезде құжатты ұйымның (құрылымдық бөлімшенің) басшылығы қарағанға дейін орындаушыға оның мазмұнымен танысуына жол беріледі.

      58. Құжаттарды алдын ала қарау олардың мазмұны, авторлығы, ұйымда белгіленген міндеттердің бөлінуіне байланысты қойылған мәселелердің күрделілігі мен жаңашылдығы тұрғысынан жүзеге асырылады.

      59. Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігінен, Қазақстан Республикасының Парламентінен, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесінен, орталық және жергілікті мемлекеттік органдардан, жоғары тұрған ұйымнан, жеке және заңды тұлғалардан түскен құжаттар басшылықтың міндетті қарауына жатады.

      60. Ұйым (құрылымдық бөлімше) басшылығы қараған құжаттар БҚҚ қызметіне қайтарылады, онда қарардың мазмұны ТБН-ге енгізіледі, ал құжаттар орындаушыларға қол қойғызып беріледі.

      Орындалуы ведомстволық бағынысты ұйымдарға (ұйымға) немесе бірнеше құрылымдық бөлімшеге жүктелген құжат ТБН-де тиісті белгі жасала отырып, оларға бір мезгілде көшірмелерде беріледі. Түпнұсқасы қарарда бірінші болып көрсетілген орындаушыға беріледі.

      Түскен жеделхаттар қабылданған датасы мен уақытын қою арқылы қол қойғызып қабылданады, тіркеледі, содан кейін басшылықтың қарауына және орындауға беріледі.

      Түскен жеделхаттың мәтінін алушы жазып алады (тереді), тіркейді және жедел түрде атына жолданған басшыға береді.

      Телефонограмманы қабылдаған кезде мынадай деректемелер ресімделеді: мәтіні, жіберуші, құжат түрінің атауы, датасы, нөмірі, құжатқа қол қойған адамның лауазымының атауы, есімінің инициалы мен тегі. Бұдан басқа, телефонограмманы жіберген және қабылдап алған адамдардың лауазымдары мен тектері, қабылдау-беру сағаты мен минуты көрсетіледі.

      61. Қосымша құжаттар жасамай мәселелерді шешу кезінде орындаушы құжатта және ТБН-де түскен даталары (егер құжаттың түсуі мен оның орындаушыға жеткізілуі арасында уақыт аралығы пайда болса), аралық орындау даталары (мәліметтер сұрату, телефон арқылы сөйлесулер және басқалар), түпкілікті орындау датасы мен нәтижелері туралы белгілер қояды.

      62. Электрондық құжат түскен кезде БҚҚ қызметі электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілтін және электрондық цифрлық қолтаңбаны (электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын) қалыптастыру және тексеру процесін іске асыратын, сондай-ақ Қазақстан Республикасының техникалық реттеу саласындағы заңнамасында белгіленген тәртіпке сәйкес растау рәсімінен өткен ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын пайдалана отырып, электрондық цифрлық қолтаңбаның түпнұсқалығын тексеру рәсімін жүргізеді.

      63. Электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын пайдалана отырып, электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімі жүргізілгеннен кейін электрондық цифрлық қолтаңбаның сәйкессіздігі (бұдан әрі – электрондық цифрлық қолтаңбаның түпнұсқалығын тексерудің теріс нәтижесі) анықталған жағдайда, электрондық құжат алынбаған деп саналады, ол туралы электрондық құжатты алушы құжаттың алынбау себебін көрсете отырып, БҚҚ қызметінің қызметкері қол қойған, "қабылданбады" деген белгісі бар электрондық құжат болып табылатын хабарлама-түбіртек жібереді.

      Электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімі жүргізілгеннен кейін электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын пайдалана отырып, электрондық цифрлық қолтаңбаның түпнұсқалығының расталуы (белгіленуі) алынған кезде (бұдан әрі – электрондық цифрлық қолтаңба түпнұсқалығын тексерудің оң нәтижесі) электрондық құжат бастапқы өңделуге тиіс.

      64. Электрондық құжатты бастапқы өңдеу мыналарды:

      1) электрондық цифрлық қолтаңбаны және пайдаланыла отырып электрондық құжат куәландырылған электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілтін тіркеу куәліктерінің жарамдылығын;

      2) электрондық құжаттың барлық деректемелерін;

      3) өздерінің электрондық цифрлық қолтаңбасын пайдалана отырып, электрондық құжатты куәландырған барлық адамдар мәртебесінің өкілеттіктерін тексеруді қамтиды.

      65. БҚҚ қызметі электрондық құжатты тіркеуді электрондық құжаттың жөнелтушіге тиесілігі және электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімін жүргізу мен құзыреті шеңберінде өзі шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде пайдаланылған мемлекеттік органның (ұйымның) лауазымды адамының электрондық цифрлық қолтаңбасын тексерудің оң нәтижесін алу арқылы мазмұнының тұтастығы белгіленген кезде жүзеге асырады.

      66. Тіркелетін құжаттар ТБН-де және ЭТБК-де тіркелгеннен кейін шешім қабылдау үшін ұйым басшылығының немесе құрылымдық бөлімшенің (лауазымды адамның) қарауына беріледі.

      Түскен құжатты кідіртпей орындау қажет болған кезде құжатты ұйымның (құрылымдық бөлімшенің) басшылығы қарағанға дейін орындаушыға оның мазмұнымен танысуына жол беріледі.

      67. Тек қағаз тасығышта жолданған кіріс құжат түскен кезде ЭҚЖ-ға қатысушы түскен құжатты және оның барлық қосымшаларын форматы бір электрондық файлдағы (электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған электрондық құжат) электрондық-цифрлық нысан етіп жасайды (сканерлейді).

      68. Электрондық құжатты алу және тіркеу ЭҚЖ-да жөнелтушіге хабарлама-түбіртекті – нақты жеткізілгені туралы деректерді және мынадай белгілерді қамтитын электрондық құжатты (бұдан әрі – хабарлама-түбіртек) беру арқылы расталады:

      1) хабарлама-түбіртекті жөнелтуші туралы деректер;

      2) электрондық құжатты алу датасы, уақыты;

      3) электрондық құжатты алушының ЭҚЖ-да берілген тіркеу датасы мен тіркеу нөмірі;

      4) алушы мемлекеттік органның (ұйымның) БҚҚ қызметі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасы (электрондық құжат тіркелгеннен кейін);

      5) алушы мемлекеттік органның (ұйымның) жауапты орындаушысы туралы деректер.

      Алушы мемлекеттік орган (ұйым) электрондық құжаттың жауапты орындаушысы туралы деректердің өзектілігі мен дұрыстығын қамтамасыз етеді.

      69. Егер жөнелтуші электрондық құжаттың алынғаны туралы хабарлама-түбіртекті алмаса, электрондық құжат алушыға жеткізілмеген болып саналады.

      70. Егер жөнелтуші электрондық құжатты жөнелткеннен кейін бір жұмыс күні ішінде хабарлама-түбіртекті алмаса, онда жөнелтуші алушыны өзге байланыс құралдарының көмегімен электрондық құжаттың алынғанын растаудың болмауы туралы хабардар етеді.

      Электрондық құжат форматында тіркелген және өңдеуде жатқан қағаз құжат түскен кезде БҚҚ қызметі қағаз құжатқа құжаттың түскені туралы белгі қояды. Аталған құжаттың бұған дейін жасалған электрондық тіркеу карточкасында қағаз құжаттың болуы туралы белгі қойылады.

      71. Ұйымның (құрылымдық бөлімшенің) басшылығы қараған құжаттар БҚҚ қызметіне қайтарылады, онда қарарлар мазмұны ТБН-ге және ЭТБК-ге енгізіледі, ал құжаттар орындаушыларға беріледі.

      Орындалуы ведомстволық бағынысты ұйымдарға (ұйымға) және (немесе) бірнеше құрылымдық бөлімшеге жүктелген құжат ТБН-де және ЭТБК-де тиісті белгі жасала отырып, оларға бір мезгілде көшірмелерде беріледі. Түпнұсқасы қарарда бірінші болып көрсетілген орындаушыға беріледі.

      Электрондық құжаттарды орындаушыларға беру ЭҚЖ арқылы жүзеге асырылады.

      Түскен жеделхаттар қабылданған датасы мен уақытын қою арқылы қол қойғызып қабылданады, тіркеледі, содан кейін басшылықтың қарауына және орындауға беріледі.

      Түскен жеделхаттың мәтінін алушы жазып алады (тереді), тіркейді және жедел түрде атына жолданған басшыға береді.

      Телефонограмманы қабылдаған кезде мынадай деректемелер ресімделеді: мәтіні, жіберуші, құжат түрінің атауы, датасы, нөмірі, құжатқа қол қойған адамның лауазымының атауы, есімінің инициалы мен тегі. Бұдан басқа телефонограмманы жіберген және қабылдап алған адамдардың лауазымдары мен тектері, қабылдау-беру сағаты мен минуты көрсетіледі.

      72. Қосымша құжаттар жасамай мәселелерді шешу кезінде орындаушы құжатта және ТБН-де мен ЭТБК-де түскен даталары (егер құжаттың түсуі мен оның орындаушыға жеткізілуі арасында уақыт аралығы пайда болса), аралық орындау даталары (мәліметтер сұрату, телефон арқылы сөйлесулер және басқалар), түпкілікті орындау датасы мен нәтижелері туралы белгілер қояды.

      Құжаттағы барлық белгілер мәтіннен бос орындарға орналастырылады.