Құжаттар мазмұны мен қызметіне қарай

Басқаруды жетілдіру жөніндегі міндеттерді шешуде құжаттармен қамтамасыз етуді ұйымдастырудың зор маңызы бар.

Барлық басшылар мен мамандардың міндеті — мәліметтер қызметінің маңызды құралы болып саналатын құжаттармен тиімді жұмыс істеуді үйрену. Кәсіпорынды басқару процесінде мәліметтерді тіркеу, жүйелеу, өңдеу, тарату, жинақтау және пайдалану құжаттау (документтеу) арқылы жүзеге асырылады.

Кез келген мекеме тек өзінде жасалған құжаттың ғана көшірмесін беруге құқы бар.  Құжат бланкісі деп тұрақты деректемелер басылған және ауыспалы деректемелерге орын қалдырылған стандартты парақты айтады.

Құжаттар бланкісіне негізінен екі формат белгіленеді:  А4 (210*297 мм) – негізгі формат  А5 (210*148 мм) форматы – қысқа құжаттарды, мысалы, анықтамаларды, іссапар куәліктерін ресімдеуге пайдаланылады.

Мынадай форматтағы құжатты ресімдеуге де жол беріледі:  А3 (420*297 мм) және А 6.

Стандарт  бланкілердің мынадай түрлерін белгілейді:  - хатқа арналған бланк;  - жалпы бланкілер, қалған барлық құжатқа арналған бланкілер;  - нақты құжат түріне арналған бланк.

Құжаттар- басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен  мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында 

шығарған түрлі шешімдер, басқару істері, атқарған қызметі  іс қағаздарынан айқын көрінеді. Сондықтан  халық шаруашылығын басқаруды жетілдіру, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей  байланысты. Іс қағаздарын жүргізу-басқару  процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады. Мекемелер арасындағы ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады. Үкіметтің  басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі. Іс қағаздарын жүргізу-мекеме жұмысының нақты құжаттармен, деректермен  реттелген, дәйектелген жүйесі.

Іс жүргізу баскарудың негізгі қызметініц бірі бола отырып, әкімшілік қызметке елеулі ықпал етеді. Басқарудың жеделдігі, сенімділігі, үнемділігі, басқару еңбегінің ұйымдастырылуы, аппарат мәдениеті, басқаруды механикаландыру деңгейі, болашақта құжаттық мөліметтерді пайлалану мүмкіндігі аппараттағы құжаттық жұмыстардың әзірлігіне байланысты.

Құжаттар заңды күшіне ие болуы үшін, онда реквизиттер деп аталатын бірқатар элементтер болуы тиіс. Қағаз бетінде белгілі бір тәртіппеп орналаскан құжат реквизитгерінің жиынтығын формуляр деп атайды. Құжат формулярында онымен жедел жүмыс істеуге қажетті деректер болуы тиіс.