«Театрлік хореографиялық өнер және кітапханатану» кафедрасы

Іскерлік құжаттың түсінігі.

Іскерлік құжаттың жіктелуі. Іскер құжаттың мәтіні.

Іскерлік құжаттың реквизиті мен безендірілуі.

Іскерлік құжаттың бөлек түрінің мінездемесі.

Іскерлік құжат бір рет пайдаланатын жариялануға жататын құжат түрі, яғни оның мақсаты басқару шешімдер қабылдау және орындау. Құжат нақты деректер, көрсеткіштер, параметрлерден тұрып басқару қызыметінің құралы мен нәтижесі болып табылады. Басқаруда қолданылатын ақпарат мәлімденеді. Ақпараттың мәлімденуі құжатпен көрсетіледі. Іскерлік құжаттарға келесілер жатады:

1. 
   Ақпараттық
   
2. 
   Коллегия органдарының құжаттары (қызымет бабындағы хат, жедел хат телефонограмма, анықтама баяндаушы, түсінік беруші хат).
   
3. 
   (қаулы, шешім, бұйрық, өкім)
   
4. 
   Ұйымдастырушылық (ереже, жарғы, нұсқаулар)
   
5. 
   Жеке құрам бойынша құжаттар (жұмысқа қабылдау жөнінде өтініш, мінездеме, жеке құрам бойынша және жұмысшыларды жолдау шартының жүйесі бойынша бұйрық).
   
6. 
   Шаруашылық – келісім қызыметі жөніндегі құжат жеткізу шарты, материалдық жауапкершілік туралы шарт. Делдалдық қызметтегі шаруашылық шарты, шаруашылықтың жаңа нысанын құру жөніндегі шарттың жинағы. Кәсіпорынмен банк арасындағы әріптестік жөніндегі шарттар жинағы.
   

Есептік – қаржылық ( банкте есеп шотты ашуға өтініш, өтініш-міндеттеме, акцептен бас тарту, актілер, еңбек шарты). Сыртқы экономикалық байланысты ұйымдастыру жөніндегі құжаттар іскерлік құжаттарды басқару құжаттары дейді., ал олардың жиынтығын басқару құжаттамалары деп атайды.

Мекемелерде, ұйымдарда және кәсіпорындарда құжаттардың функционалдық кешені немесе құжатнаманың функционалдық жүйесі болады. Көптеген іскерлік құжаттар үлгіге сәйкес дайындалады. Кей құжаттардың атауы бірдей болғанмен құжаттың түрлі жүйелеріне жатуы мүмкін. Мысалы: демалыс беру жөнінде өтініш, банкте есеп-шот ашу жөнінде өтініш. Құжаттардың шарттары оларды іздеу, сақтау-құжаттармен жұмысты ұйымдастыру деп аталады. Құжаттама мен байланысты қызмет және басқарма қызметі процесінде құжаттармен жұмысты ұйымдастыру іс жүргізу деп аталады. Іскерлік құжаттарды жіктеу, іскерлік құжат келуіне, мағынасына, бағытына пайда болу уақытына, орындау уақытына, тағайындалуына сақтау уақытына нысанына қарай жіктеледі. Іскерлік құжат келіп түсуіне қарай ресми қызмет бабындағы және жеке болып беріледі. Ресми (қызмет бабындағы) құжатты ұйым немесе лауазымды адам дайындайды және бекітілген тәртіппен рәсімделеді. Лауазымды адам билік өкілі бола отырып, лауазымды иеленеді, ұйымдыұ – реттеу, әкімшілік-құқықтық міндеттерді орындайды. Мұндай құжатта мекеменің ұйым немесе кәсіпорынның қызметін сипаттайды. Ресми құжаттардың арасынан адамның жеке тұлға екенін және құқығы мен міндеттерін, қызметтегі немесе қоғамдағы орнын көрсететін жеке құжатты бөліп атауға болады, (визитка, жеке куәлік, студенттік билет, өтуге рұқсат беру қағазы т.б. )

Жеке пайдаланымдағы құжат қызметтен тыс немесе қызметтік міндеттерді орындауда дайындалады. Құжат дайындалуы бойынша ішкі және сыртқы деп бөлінеді: ішкі құжат ұйымдағы функциялардың орындауын көрсетеді. Сыртқы құжат ұйымның сыртындағы жағдайларға арналып дайындалады.

Ішкі құжат (бұйрық, өкім, акт) сыртқы құжат (хат, жедел хат, сұрақ хаты)

Құжат бағыты бойынша кіріс, шығыс болып бөлінеді. Кіріс құжаты мекемеге келіп түссе, шығыс құжаты құжат дайындалған мекемеден тыс жерге жолданады. Дайындалу сатысы бойынша құжаттар бастапқы, таза түпнұсқа көшірме болып бөлінеді. Бастапқы құжат қолмен немесе машинамен терілген құжат, бұл автордың мәтінмен жұмыс жасауын көрсетеді.

Таза құжат бастапқы құжаттан ешқандай өзгертусіз, қатесіз көшірілген мәтіні бар құжат. Құжат егер тек біреу немесе түпнұсқасы болса онда ол құжат түпнұсқа деп аталады. Ал көшірме құжат түпнұсқадан еш айырмашылықсыз көшірілген құжат. Құжат күрделілігіне қарай жай және күрделі (екі немесе одан көп мәселе қаралады) деп бөлінеді. Орындау уақытына қарай құжаттар жедел дайындалатын және асығыссыз дайындалатын құжат болып бөлінеді. Жариялығына қарай құжаттар жай, құпия қызмет бабында пайдалану үшін болып бөлінеді. Құпия құжаттардың ерекше белгісі болады және «құпия» деп жазылады. Мұндай құжаттармен құпия іс жүргізу бойынша құпия нұсқаулық бойынша жұмыс жүргізетін адамдар ғана жұмыс жасайды. Қызмет бабында қолданылатын құжаттар құпия түрге жазылмайды, бірақ жариялауға жатпайды, газет бетіне басуға, радио телеведениеден жариялауға жатпайды. Құжаттың жоғарғы жағына «қызмет бабында пайдалану үшін» деген жазу жазылады. Сақтау мерзіміне қарай құжаттар тұрақты сақталатын болып бөлінеді. Құжаттар нысанына қарай стандарт, жеке құжат болып бөлінеді. Стандарт құжат типтік түрге қаралып дайындалады. Іскрлік құжат мәтіні мәтін құжаттағы басты элемент. Кез-келген іскерлік құжатта кіріспесі, дәлелі,қорытындысы болады.Кіріспеде мәтінді қабылдауға дайындық жүреді.Тек қорытындыдан ғана тұратын құжат –күрделі құжат деп аталады. Құжат мазмұнына қарай тіке айналым деп бөлінеді. Құжат баяндалуы бойынша әңгіме, суреттеу, ойлау деп бөлінеді. Әңгімеде болған оқиға жайттар орын алады. (автобиография хаттама). Суреттеуде белгілер, элементтер баяндалады. (бұйрық, есеп, қаулы). Ой тастайтын құжат – құбылыстардың ішкі байланысын ашатын логикалық анықтамалар, ойлар көрсетіледі. Іскерлік құжаттың реквизиттері және рәсімдеу. Іскерлік құжаттың құқықтық функциясы сыртқы белгілерге реквизиттерге, толықтырылса, онда оның заңды күші болады. Реквизит (лат. Reguisitum – қажеттілік, талап етілетін) міндетті мәліметтер жиынтығы, онсыз құжаттын заңды күші болмайды. Реквизит заңмен бекітілген немесе іскерлік құжаттар ережесімен бекітілген міндетті мәліметтер. Құжатты рәсімдеу – бұл қажетті реквизиттерді жазу. Құжаттарды нысаны үшін А3 форматы (297х420мм), А4 (210х297мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм) қолданылады. Құжаттың өзіндік нысаны болады, форматы, негізгі реквизиттері, жазылу шарты болады ондай құжатты үлгі деп атайды. Құжат рәсімделгенде міндетті түрде жоғарғы жақта мекеме, кәсіпорын атауы жазылады. Ресим құжат құжат түрінің атауы, авторы, индексі, жазылған уақыты, қолы, мөрі құжаттың орындалу туралы белгісі. Кейбір іс құжаттарына сипаттама. Жедел хат – жедел жазылатын хабар болған жағдайда жазылады. Телефонограмма – телефон арқылы адресатқа жіберілетін хабар. Анықтама – болған жайттарды, оқиғаларды сипаттайтын ақпараттық құжат. Баяндау хаты – автордың бастамасымен жазылады, дайындалады. Түсініктеме хат – қалыптасқан оқиғаны түсінік беретін хат.

Коллегиялық органдарда дайындалатын кең таралған құжат түрі – хаттама деп жазылады. Мұнда мәжілісте қаралған мәселе, уақыты, орны, мақсаты көрініс табады. Ұйымдық реттеуші құжаттардың келесідей түрлері бар: қаулы, бұйрық, өкім.

Қаулы өз құзіретіне жататын мәселелерді шешу үшін жергілікті халық депутаттары қабылдайтын нормативтік акт. Өз заңдылық құрамына байланысты қаулы нормативтік, жеке деп бөлінеді. Нормативтік қаулы – сауда кәсіпорындары жұмысының жүйесі туралы қаулы жеке қаулы үй құрылысын пайдалану туралы т.б. шешімдер. Қаулының келесідей реквизиттері бар:

1. 
   елтаңба
   
2. 
   жергілікті халық депутаттары кеңесінің атауы
   
3. 
   басылым орнын көрсету
   
4. 
   құжат түрінің атауы
   
5. 
   датасы, номері
   
6. 
   
   
7. 
   қаулының мәтіні
   
8. 
   төрағаның қолы
   
9. 
   мөр
   

Өкім – басшы құрылымдық бөлімшелердің орындайтын шараларын, жұмыстарын бекітеді. Ұйымдастырушылық құжаттары. Барлық кәсіпорындар, мекемелер өз қызметтерінде жарғы, ереже, нұсқаулықтарды пайдаланады.

Жарғы – заңды акт болып табылады. Мұнда кәсіпорынның құрылымы қызметі құқықтық жағдайы көрсетіледі. Жоғары тұрған мекеме жарғыны бекітеді. Содан соң жарғы қаржы министрлігінің жергілікті органдарына тіркелуі керек.

Ереже – мемлекеттік органдардың ұйымдастырушылық қызметінің негізгі ережесін бекітетін құқықтық акт.

Нұсқаулық – кәсіпорын,мекеменің қызметінің арнайы жақтарын реттеуші ереже. Нұсқаулыққа бастық қол қояды.