Этика деловых отношений
жүктеу/скачать 1,36 Mb. Pdf көрінісі
|
Обложка
|
Вторым шагом является получение информации об участниках беседы (служебное положение, политические взгляды, отношение к окружающим, заслуги, любимые и запретные темы для разговора). Такую информацию обычно получают у партнеров, клиентов, общих знакомых и т.п. Однако к ней нужно относиться осторожно, посколь- ку на нее могут влиять различные субъективные и объективные об- стоятельства. Третий шаг состоит в выработке стратегии и плана беседы, а также в подборе различных тактических «заготовок», необходимость в которых может возникнуть в ходе беседы. План включает схему изложения материала, предопределяющую во многом структуру бе- седы. В серьезной беседе схемой допускается пользоваться открыто, но насколько близко ей следовать, определяется конкретными обсто- ятельствами: запасом времени, опытом и пр. Помимо плана на подго- товительном этапе может быть составлен предварительный текст вы- ступления, состоящий из набора ключевых понятий и детально про- работанных фрагментов, полной формулировки деловых предложе- ний. Четвертым шагом может быть репетиция, сначала наедине с со- бой, а затем, возможно, с кем-нибудь из коллег. Репетиции предше- ствует осмысление материала, запоминание очередности его предъ- явления. Пятый шаг заключается в определении и согласовании с партне- рами места и времени встречи. Если участниками беседы являются сотрудники одной организации, то она может проходить в кабинете руководителя, на рабочем месте подчиненного, в зале заседаний, а также во внеслужебной обстановке, вплоть до домашней. С посто- ронними лицами беседы проводятся в кабинете, пригласившего их или в специальной комнате для бесед и переговоров. Собственно деловая беседа состоит из пяти фаз: — начало беседы — вступление в контакт; — постановка проблемы и передача информации; — аргументирование выдвигаемых положений; 48 — принятие решения; — фиксация договоренности и выход из контакта. Первая фаза — начало беседы, вступление в контакт. Основная цель этого этапа — привлечь внимание собеседника, поддержать об- щий благоприятный фон беседы. Сама беседа начинается с привет- ствия и осмысления первых личных впечатлений о партнерах с уче- том знаний о них, приобретенных на подготовительном этапе. Во вступительной части беседы, которая может занимать до 15% отве- денного времени, с первых же слов желательно снять психологиче- скую напряженность, постараться достичь взаимопонимания на осно- ве проявления искреннего уважения и интереса к личности и делам друг друга. Существует множество способов начать беседу, но практика вы- работала ряд «правильных дебютов». Вот некоторые из них. 1. Метод снятия напряженности позволяет установить тесный контакт с собеседником. Достаточно сказать несколько теплых слов — и вы этого легко добьетесь. Нужно только задаться вопросом: как бы хотели чувствовать себя в вашем обществе собеседники? Шутка, которая вызовет улыбку или смех присутствующих, также во многом способствует разрядке первоначальной напряженности и созданию дружеской обстановки во время беседы. 2. Метод «зацепки» позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое-то небольшое событие, сравнение, лич- ные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос. 3. Метод прямого подхода означает непосредственный переход к делу без какого бы то ни было вступления. Схематично это выглядит следующим образом: мы вкратце сообщаем причины, по которым была назначена беседа, быстро переходим от общих вопросов к част- ному и приступаем к теме беседы. Этот прием является «холодным» и рациональным, он имеет прямой характер и больше всего подходит для кратковременных и не слишком важных деловых контактов. Очень важно помнить о нашем личном подходе к беседе. Основ- ное правило заключается в том, что беседа должна начинаться с так называемого «вы-подхода». «Вы-подход» — это умение человека, ведущего беседу, поста- вить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять. Зададим 49 себе следующие вопросы: «Что бы нас интересовало, будь мы на ме- сте нашего собеседника?»; «Как бы мы реагировали на его месте?». Это уже первые шаги в направлении «вы-подхода». Мы даем собе- седнику почувствовать, что уважаем его и ценим как специалиста. Конечно, трудностей в начале беседы не избежать. Любой человек, живущий в гуще событий и общающийся со множеством людей, постепенно накапливает опыт, формирует свои представления о приемах общения. Это следует иметь в виду, если возникают сложности в начале беседы, особенно с незнакомыми людьми. Типичным примером является спонтанное возникновение симпатии или антипатии, в основе которых лежит личное впечатле- ние, вызванное тем, что наш собеседник нам кого-то напоминает. Это может оказать позитивное, нейтральное или даже негативное воздей- ствие на ход беседы. Особенно опасно, если случайное впечатление подкрепится схематичным мышлением. Таким образом возникают предубеждения и предрассудки. В таких случаях нужно действовать осмотрительно, не торопясь. В начале беседы следует дать понять собеседнику, что вы считае- тесь с его мнением, знаниями как специалиста. Неплохо в начале бе- седы сказать, например: «Очень приятно, что именно с Вами мы бу- дем обсуждать данную проблему, поскольку именно Вы (именно о Вас я наслышан как о …) являетесь ведущим специалистом в …». Эта фраза позволяет показать ваше расположение к партнеру по деловой беседе, создать доброжелательную обстановку для продолжения бе- седы. Вторая фаза — постановка проблемы и передача информации. Цель этого этапа — пробудить в собеседнике заинтересованность. Третья фаза — аргументирование выдвигаемых положений. Цель — отстоять свои интересы, детально обосновать свои доводы. Поскольку в процессе беседы важно выяснить, почему собеседник воспринимает ситуацию так, а не иначе, ему нужно дать возможность высказаться, вставляя в нужные моменты замечания или задавая во- просы. Делается это спокойно, аргументировано, без попытки ули- чить человека в чем-либо или категорично настоять на собственном мнении. На этом этапе важно внимательно слушать собеседника, не отвлекаясь ни на посторонние дела, ни на обдумывание дальнейшего хода ведения беседы. Слушая, выделять и улавливать слабые, уязви- |