Этика деловых отношений
Завершение делового совещания и составление его протоко-
жүктеу/скачать 1,36 Mb. Pdf көрінісі
|
Обложка
| Завершение делового совещания и составление его протоко-
ла. Совещание можно закончить подведением итогов. Обычно это итоговое заключение стараются опустить — все устали и торопятся. Но, потратив на него немного времени, вы сильно продвинетесь в ис- полнении задуманного. Именно на конечном этапе часто теряются хорошие идеи и действия. Эффективно проведенное совещание должно иметь конкретные последствия. Ведущему совещания при подведении итогов обсуждения, обобщая важнейшие положения, це- лесообразно выяснить у присутствующих, все ли его правильно поня- ли. Даже если вы не требуете формального согласия, в конце собра- ния следует обратиться к присутствующим вот с такой фразой: «Мы сейчас договорились... Все ли согласны с этим?» После этого нужно убедиться в правильности реакции участников совещания. 74 Завершайте совещание в точно назначенное время. Таким обра- зом, вы обеспечите себе репутацию умелого организатора. При про- ведении последующих заседаний участники будут уже сами себя дисциплинировать и стремиться к своевременному выполнению по- вестки дня; никто не будет затягивать свое выступление и занимать время следующего участника. Хотя для любого руководителя главное в деловом совещании — его итог, качественность, эффективность принятого решения, тем не менее, очень важны и психологические последствия подобного меро- приятия. Люди должны уйти с совещания, не испытывая раздражения по поводу происходившего, не ощущая антипатии к кому-то из кол- лег, чье мнение получило признание большинства, и не испытывая чувства дискомфорта, если, скажем, какая-то собственная идея таким признанием не пользуется. На заключительном этапе совещания важно не забыть зафикси- ровать, кто что будет выполнять. Кроме того, следует проследить, чтобы все присутствующие получили протокол результатов совеща- ния. На основании этого официального документа руководство впра- ве требовать от сотрудников выполнения принятых решений. Протокол, в котором правильно зафиксированы основное содер- жание выступлений и формулировка принятых решений, может ока- заться неоценимым помощником в служебных конфликтах, возника- ющих на почве непреднамеренного или умышленного искажения чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания сути дела. Прото- кол отражает фактическое состояние рассматриваемого вопроса в день и час совещания. В протоколе отмечают: наименование ведомства, организации или предприятия, название вида документа (протокол), дату заседа- ния, индекс (номер), место заседания, гриф утверждения (если прото- кол подлежит утверждению), заголовок, куда входит наименование коллегиального органа или конкретного совещания, указывают фа- милии председателя и секретаря, состав присутствующих, повестку дня, текст по форме «слушали — решили (постановили)», подписи председателя и секретаря. В зависимости от полноты фиксации хода совещания выделяют краткий и полный протокол. В кратком не приводятся полные тексты выступлений, а указываются только повестка дня, фамилии высту- 75 павших, тема выступлений и принятые решения. Полные протоколы дают возможность судить не только о характере совещания, как это имеет место в случае краткого протокола, но и о деятельности пред- приятия, учреждения, фирмы в целом. Полный протокол обычно ве- дут с помощью стенографической или магнитофонной записи. Важно, чтобы при составлении протокола обеспечивалась его юридическая полноценность, которая определяется наличием всех необходимых реквизитов, правильным оформлением и строгой достоверностью информации, отраженной в протоколе. Нередко на совещаниях реше- ния принимаются путем голосования, поэтому в протоколе должно быть указано число присутствующих (ибо от этого зависит кворум, установленный уставом организации или законом), а иногда и явоч- ный лист с подписями присутствовавших на заседании (например, в случае присуждения ученых степеней и званий, прохождения по кон- курсу и т.д.). жүктеу/скачать 1,36 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|