Жаңа құжатты даярлау Word іске қосылған соң, экранда 1- құжат (Документ) деген бос Терезе пайда болады. Құжаттың бұлай аталу себебі Word программасы іске кіріскен кезден бастап, бұл сіздің 1-құжатыңыз болып саналады.Келесі құжат 2-нөмірлі, онан кейін 3-нөмірлі т.с.с. болып әрбір келесі құжат нөмірі осылай өсіп отырады. Егер ашылған 1-құжат жабылса да, осы тереземен жұмыс істеп отырғанда (осы сеанс кезінде) даярланған келесі мәтін 2-құжат болып нөмірленеді. Жаңа құжат ашарда Word оны құру үшін белгілі бір шаблонды (нұсқаны) пайдаланады. Нұсқа жаңа құжатты форматтау параметрлерін анықтайды. Бұл параметрлерге шрифтегі таңбалар сызылымы, парақ айналасындағы бос қалдырылатын өрістер (поля) мәні, табуляция символдары және т.б. жатады.Нұсқалардың бұлардан басқа мынадай элементтері болуы мүмкін:
мәтін (мысалы, жоғарғы немесе төменгі колонтитулдар немесе бет нөмірлері);
кестелер (таблицалар);
төртбұрышты жақтаулар (керегелер);
графикалық бейнелер;
кейбір арнайы құралдар (макрокомандалар, батырмалар, айта берсек аспаптар тақтасы) және т.б.
Алдын ала келесім бойынша, жаңадан ашылған құжат «Кәдімгі» нұсқа (шаблон «Обычный») бойынша жасалады.Word редакторын алғаш қы рет компьютерге орналастырғанда оның құрамына мынадай стандартты нұсқалар кіруі тиіс, олар: іс қағаздары, қызмет жазбалары; газет беттері; т.б. типтегі құжат түрлері. Бұл нұсқалар ішінде бірден толтырылуға тиіс стандарты өріс жолдары (Кімге, Кімнен, Дата) мен дайын сөз тіркестері болғандықтан, олар әркімнің уақыттарын тиінді пайдалануды қамтамасыз етеді. Арнаулы нұсқаларды пайдалану дайындалған құжаттарға біркелкі стиль береді.
«Құжат ашу» сұхбат терезесiнiң мүмкіндіктері «Құжат ашу» терезесінің тек бір функциясы ғана - файлдың аты мен орны белгілі болғанда оны ашу жолын қарастырады. Бірақ бұл сұхбаттасу терезісінің әрбір адамға берер біраз мүмкіндігі баршалық . Сонымен, «Құжат ашу» терезесінің (немесе оның Аспаптар тақтасы) қосымша мүмкіндіктері :
Негізінен алғанда, «Құжат ашу» сұхбат терезесі кішігірім ақпараттық іздеу жүйесінің қызметін атқара алады. Жоғарыда көрсетілген барлық іс - әрекеттер «Құжат ашу» сұхбат терезесінің басқару тақтасы мен тышқанның оң жақ батырмасы арқылы ашылатын контекстік жанама мәзірлер жүйесі көмегімен орындалады. «Құжат ашу сұхбат» терезесінің басқару тақтасы көрсетілген, ал төменде батырмалардың атқаратын қызметтері көрсетілген. «Құжат ашу» терезесінің басқару тақтасы батырмаларының атқаратын қызметтерін былай суреттеуге болады (солдан оңға қарай): Бір деңгей жоғары өту – бумалар сатысымен жоғары бір деңгейге өтуді жүзеге асырады. Өз бумаңды ашу – өзіңнің пайдалануыңа арналған буманы ашады.
Өз бумаңа орналастыру – құжатты өз бумаңа орналастырады. Майда белгілер - бумалар тізімін олардың шарт белгілері (пиктограммалары) мен атын жазу арқылы бейнелейді. Кесте – бумалартізімі кесте түрінде олардың соңғы өзгертілген мерзім мен бірге бейнеленіледі. Қасиеттерін шығару - экранға осы құжат туралы мағлұматтар шығару: дайындалған, не өзгертулер енгізілген уақыты, көлемі және т.б. Ішкі мазмұнын шығару – құжатты экранда жылдам қарапшығуды жүзегеасырады . Командалар мен режимдер - оқу, қағазға басу, іздеу, сұрыптау командаларының тізімін ашады.
Егер файл туралы кесте көмегімен ақпарат берілген мәліметтер жеткіліксіз деп санасаңыз, Қасиеттерін шығару батырмасын басу қажет . Сол кезде берілетін қосымша мәліметтерден іздеп отырған керекті файлыңыз осы екенін (немесе осы емесекенін) анықтайаламыз.«Құж аташу» сұхбат терезесі арқылы файл іздегенде сондай ақпараттың қажеттілігіне көзіңіз толық жетеді. Ішкі мазмұнын шығару батырмасын пайдаланып құжатты ашпай - ақ, оның басжағынын жылдам қарапшығуға болады. Бұл мүмкіндік іздеу жүйесі арқылы ішкі мәтіні ұқсас бірнеше файл тапқанда өтеқажет болады. Табылған файлдар ішінен керегін оқи отырып осылай анықтайды. Ішкі мазмұнын шығару батырмасы арқылы табылған файлдар мәтінінің бас жағын қарап алып барып, тек керектісін ғана терезеге шығаруға болады.
