Менеджмент волонтерских программ: особая ответственность и особые задачи для штатных сотрудников

6.3. Менеджмент волонтерских программ: особая ответственность и особые задачи для штатных сотрудников

Должностные обязанности координатора работы волонтеров в центре встреч по месту жительства (сравнимом с соседским объединением):

• 
  Соседская ассоциация Хэнли Кроуч (HANLEY CROUCH COMMUNITY ASSOCIATION (HCCA))
  
• 
  Координатор работы волонтеров
  
• 
  Должностные обязанности
  
• 
  Рабочее время: 21 час в неделю
  
• 
  Зарплата: Шкала 6, 16000 фунтов стерлингов в год
  

Координатор работы волонтеров должен поддерживать отношения как с родителями, так и с кураторами таких детей и подростков через создание поддерживающей структуры для добровольцев центра встреч Хэнли Кроуч.

Основные задачи:

0. 
   Поддерживать контакты с местными чиновниками, добровольцами, соседскими группами, чтобы находить добровольцев для проектов.
   
1. 
   Подбирать для добровольцев различные виды деятельности, которыми могут заниматься как нормальные дети и подростки, так и дети, и подростки с проблемами в учебе и дивиантным поведением.
   
2. 
   Поддерживать тесную связь с сотрудниками HCCA и с опекунами инвалидов - клиентов HCCA.
   
3. 
   Поддерживать контакт с маргинальными группами, у представителей которых нет возможности заниматься волонтерским трудом или иметь оплачиваемую работу, как, например, беженцы или люди, долгое время не имеющие работы.
   
4. 
   Соблюдать принципы равных возможностей на всех сферах деятельности.
   
5. 
   Разработать программу вводных мероприятий и тренингов для добровольцев, которая соответствует потребностям отдельных людей и групп, пользующихся услугами центра.
   
6. 
   Обеспечить волонтеров достаточным количеством супервизий, проводимых сотрудниками HCCA или координатором работы волонтеров.
   
7. 
   Под контролем сотрудника, ответственного за финансы, организовать кассу для небольших пожертвований и управлять финансовыми средствами, выделенными на проект.
   

Второстепенные обязанности:

1. 
   При необходимости посещать заседания правления и оперативки сотрудников HCCA.
   
2. 
   Соблюдать санитарные нормы и правила техники безопасности HCCA.
   
3. 
   Выполнять общую для всех офисную работу.
   

6.4. Оценка потребностей и планирование волонтерских программ

Поэтому работа с волонтерами - это не спонтанные действия, ей должны предшествовать размышления и подготовка. Начать следует с определения потребностей и планирования волонтерской программы.

Фаза планирования позволяет руководству организации и штатным сотрудникам выяснить свои ожидания от работы волонтеров. Она дает возможность уже заранее устранить неясности и проблемы, исключить возможность конкуренции штатных сотрудников с волонтерами. Чтобы при планировании учесть различные интересы, в разработке волонтерской программы участвуют представители различных подразделений организации: члены правления, исполнительный директор, штатные сотрудники, активные волонтеры и, кроме того, клиенты.

На этом этапе исходным пунктом является вопрос: "Почему организация хочет привлечь или привлекает волонтеров?" Чтобы ответить на него, все занятые планированием волонтерских программ, должны иметь общую точку зрения на волонтерскую деятельность.

Пример одной точки зрения:

"...признает значительность вклада, который волонтеры, с одной стороны, вносят в социальную работу, выполняемую организацией, а, с другой стороны, в развитие волонтерского движения..."

Кроме того, важно определить статус волонтеров в организации. Уже на этом этапе закладывается основа отношений между волонтерами и штатными сотрудниками:

"Хотя волонтеры не являются штатными сотрудниками организации и не получают зарплаты, только в редком случае им компенсируются затраты, в организациях к ним относятся как к равноправным партнерам штатного персонала."

Помимо этих общих договоренностей, на стадии планирования необходимо определить потребности в волонтерской работе. Предпосылкой для этого является ясность задач, планов, целей организации. Какие услуги оказывает или собирается оказывать организация клиентам? На основании этого могут высказываться конкретные ожидания всех участвующих. Может выясниться, что помощь волонтеров нужна в каком-то определенном проекте (например, Клуб пенсионеров), для выполнения определенной задачи (например, транспортные услуги) или при открытии новой области задач (например, фандрайзинг). Выясняются задачи и сферы деятельности, которые фактически полностью берут на себя волонтеры. Уже на этом этапе определяются задачи и происходит распределение обязанностей.

Кроме того, разрабатывается регламент и организационные технологии: принципы равенства возможностей, обязанности неразглашения тайны, санитарные нормы и правила техники безопасности, страхования, должностные обязанности, разрешение на работу с волонтерами, а также критерии оценки менеджмента волонтерских программ.

Работа волонтеров не только приносит выгоду организации, она должна быть также полезна для самих волонтеров. Успешная волонтерская программа предусматривает права волонтеров или обязанности организации по отношению к волонтерам. Они заключаются в обеспечении ставки координатора работы волонтеров, мероприятий по поддержке, супервизий, обучения и повышения квалификации, право участия в принятии решения вплоть до возмещения расходов и страхования. Чтобы успешно реализовать программу на практике, необходимо предварительно оценить имеющиеся в наличии финансовые, временные и человеческие ресурсы организации.

Национальный центр по волонтерской работе рекомендует сформулировать все эти договоренности в форме конкретной волонтерской политики. Она является основой для эффективного сотрудничества руководства организации, штатных сотрудников, волонтеров и клиентов.

6.5. Определение обязанностей и круга задач

Необходимо способствовать самостоятельной и ответственной деятельности волонтеров, если волонтеры выполняют лишь подготовительную, "черновую" работу, интерес к волонтерской деятельности теряется.

Волонтерская работа - это возможность личного роста и волонтеры должны получить положительный опыт. Определение круга задач подразумевает формулирование требований и целей. Этим также дается импульс к успеху. Волонтеры должны знать, что они вносят значительный вклад в социальную работу.

Выдержка из описания задач добровольного сотрудника молодежного клуба: "При работе с молодежью, индивидуально или в группе, необходимо повышать их доверие к самим себе и другим, развивать их коммуникативные навыки..."

Волонтерская деятельность является ценным дополнением работы штатных сотрудников и наоборот. Определить круг задач - означает создать регламент для сотрудничества штатных сотрудников и волонтеров. Посредством формулирования круга задач определяются компетенции штатных сотрудников и волонтеров. Ясно определяются роли обеих сторон. Волонтеры и штатные сотрудники равноправно работают вместе, но имеют различные сферы ответственности.

Высказывание члена правления одной общественной организации "...прежде всего, необходимо четко определить роли добровольцев и штатных сотрудников, чтобы каждый знал, что делает другой. Я думаю, что полезно иметь четко сформулированные должностные обязанности волонтеров и должностные обязанности штатных сотрудников".

К определению конкретных задач и ответственности волонтеров координатор работы волонтеров привлекает штатных сотрудников. С самого начала ответственность за координацию работы волонтеров передается им. Штатные сотрудники могут поручать волонтерам такие задания, которые они уже давно хотели выполнять в рамках своих проектов, но на которые никогда не хватало времени или не было людей, имеющих необходимые для выполнения этих заданий навыков. Главное правило заключается в том, что волонтерам не должны передаваться задания, которые не хочется делать штатным сотрудникам, которые они считают скучными.

По этим критериям выбираются задачи для волонтеров, которые затем письменно формулируются в виде должностной инструкции. Должностная инструкция, как правило, содержит следующие разделы:

• 
  название должности волонтера (например, сотрудник школьного клуба)
  
• 
  род деятельности
  
• 
  задачи, конкретные обязанности
  
• 
  цели и результаты, которые должны быть достигнуты
  
• 
  требования, навыки, знания и/или квалификация
  
• 
  часы работы и общее время работы в организации
  
• 
  место работы
  
• 
  права волонтера или обязанности организации
  
• 
  польза для волонтера (обучение, повышение квалификации, возмещение расходов, сертификат, страховка, присмотр за детьми и пр.)