Сипаттама 2 бөлімнен тұрады

1. 
   Жалпы көп томды басылымдар жөнінде мәліметтер.
   
2. 
   Жеке томдар жөнінде бірыңғай мәліметтер.
   

Құжатты іздестіру мақсатымен алфавиттік каталогта қосымша сипаттамамен қатар сілтеме және анықтама карточкалар қолданылады. Сипаттама жазу процесінде библиографиялық жазбаның 1-ші элементін таңдаудың маңызы зор. Себебі ол сипаттама карточканың алфавиттік каталогтағы орнын анықтайды. 1-ші элементті таңдау басылымның түріне полиграфиялық басылым ерекшелігіне, автордың көрсетілу немесе көрсетілмеуіне және автордың санына байланысты болады. 1-ші элементті таңдауға байланысты сипаттамасына кітаптың авторынан немесе оның атынан басталуы мүмкін. Егер автордан басталса ол авторлық сипаттама деп аталады. Көпшілік кітапханаларда көбіне дәстүрлі карточкалар каталог ұйымдастыруда яғни стандартты размерлі 12,5 см, 7,5 см стандартты арнаулы карточкаға құжаттың библиографиялық сипаттамасы жазылады. Таза карточкада екі тік сызық және бірнеше көлденең сызықтар берілген. Кітаптың атынан басталатын сипаттамада берілген сипаттама екінші тік сызықтан басталады. Кітаптың негізгі аты көрсетіледі. Ал сипаттама автордан басталса ол бірінші тік сызықтан басталып бірінші жолға жазылады. Кейде автордың орнына құжаттың авторы болмаған жағдайда оны әзірлеген мекеменің ұжымның аты жазылуы мүмкін. Шығарманы бір автор немесе бірнеше авторлар жазуы мүмкін егер құжаттың 1-3 авторы болса, олар сипаттаманың басында көрсетіледі, ал 4 автор болса, одан да көп болса сипаттама кітаптың атынан басталады да авторлар жауаптылықты көрсететін салада жазылады. Ұжымдық автордан бастап төмендегі құжаттардың түрлеріне сипаттама жазылады.

• 
  Жоғары советтің, яғни палатаның жарлықтары.
  
• 
  Саяси партиялардың құжаттарына
  
• 
  Қоғамдық ұйымдардың халықаралық ұйымдардың құжаттарына қаулыларымен үндеулеріне т.б. документтер.
  

• 
  Автор көрсетілмеген басылымдарға не авторы титул бетінде көрсетілмей құжаттардың басқа жерінде жағдайында;
  
• 
  4 және одан да көп авторлық құжаттар;
  
• 
  Әртүрлі автордың шығармаларының бір атпен шыққан жинақтары;
  
• 
  Жеке томдары әртүрлі авторлармен жазылған көп томды басылымдар;
  
• 
  Халық творчествосы шығармаларының жинақтары жеке шығармалары, анонимді классикалық шығармалар;
  
• 
  Библиографиялық басылымдар автор көрсетілмеген жағдайда;
  
• 
  Әртүрлі анықтамалар мен тілдік түсіндірме және библиографиялық сөздіктер;
  
• 
  Оқулық құралдар, хрестоматиялар есептер мен жаттығулар;
  
• 
  Ғылыми еңбектердің жинақтары;
  
• 
  Заңдық материалдар, кодекстер мен халықаралық келісімдер;
  
• 
  Тәжірибе алмасу және ғылыми техникалық ақпарат материалдары.