5.2 Документальное оформление начисления и выплаты заработной платы
Документы по кадровому составу могут быть представлены в виде приказов, распоряжений, распорядительных записок, указаний за подписью руководителя организации.
После заключения трудового договора с работником, отдел кадров организации представляет в бухгалтерию следующие документы:
копию приказа о приеме на работу.
копию удостоверения;
заявление о предоставлении льгот по налоговому вычету;
заявление об удержании профсоюзных взносов.
После заключения трудового договора работник представляет в бухгалтерию следующие документы:
- копию банковской карточки (при наличии);
- документы о существующих льготах.
Отдел кадров организациинесет ответственность:
1) за своевременное представление в бухгалтерию необходимых документов по приему работника на работу;
2) за своевременный ввод персональных данных работника в «Программу для специалистов по управлению персоналом»;
3) за своевременное предоставление в бухгалтерию следующих приказов:
- приказ о приеме работника на работу;
- приказ о переводе на другую работу/должность или изменении категории;
- изменение данных работника в связи с изменением его персональных данных и достижением пенсионного возраста;
- о предоставлении ежегодного трудового отпуска работникам организации;
- о выходе в отпуск по беременности и родам;
- о предоставлении дополнительного отпуска по уходу за ребенком;
- о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
- о выходе из длительного отпуска/отсутствия;
- об отзыве из отпуска;
- приказ о поощрении работника;
- приказ о продлении срока действия трудовых договоров;
- приказ о расторжении трудовых договоров;
- о направлении работника на обучение, с приложением копий договора на обучение и решения руководства организации;
- приказ о направлении работника в командировку.
за правильность оформления обратной стороны листка временной нетрудоспособности и внесение соответствующей информации в Программу УП;
за единовременное представление в бухгалтерию списка работников, застрахованных в соответствии с заключенным договором на медицинское страхование;
за ежемесячное представление в бухгалтерию информации об уволившихся и новых работниках для корректировки списка работников;
за представление в бухгалтерию данные о количестве неиспользованного отпуска для начисления резерва по неиспользованным отпускам работников.
Учет труда и зарплаты обеспечивают оперативный контроль за количеством и качеством труда. Этому способствует применение первичных документов, служащих основанием для расчетов с работниками.
Для учета труда и заработной платы используются следующие первичные документы:
- личная карточка;
- табель учета и использования рабочего времени;
- расчетная - платежная ведомость;
- лицевой счет;
- график отпусков;
- документ на оплату неотработанного времени (больничный лист, повестка, справка военкомата, акт о простое);
- штатное расписание;
-другие документы, предусмотренные законодательством.
Все документы для начисления заработной платы должны обязательно иметь реквизиты организации, участка, место выполнения работ, номер и дату документа, то есть в соответствовать всем требованиям, предусмотренным Правилам ведения бухгалтерского учета утвержденным Постановлением Правительства РК от 14 октября 2011г. №1172, Приказам Министра финансов РК от 20 декабря 2012 г. №562 «Об утверждении форм первичных документов» с учетом изменений 27 октября 2014г.
Конкретно для работников бухгалтерии вышеперечисленные документы подразделяются на следующие группы:
1) документы о продвижении по службе (прием, увольнение, перевод, совмещение, замещение, изменение оплаты);
2) документы о дополнительных выплатах в виде разовых премий, вознаграждений, компенсаций и пособий;
3) документы на право отрыва от основной работы (отпуск, сборы, обучение и др.);
4) прочие документы данного профиля.
Бухгалтерия открывает и ведет по каждому табельному номеру, т.е. на каждого работающего, лицевой счет. Это основной документ аналитического характера, в котором за каждый месяц в отдельности регистрируются все сведения о суммах начисленной зарплаты по ее видам, поощрений, компенсаций, удержаний, вычетов и суммах к выдаче на руки (задолженность за организацией). Фактически в лицевом счете создается база для заполнения расчетной ведомости по строке с фамилией и табельным номером данного лица. Ввиду того, что лицевой счет заполняется на основе первичных документов по зарплате, в нем фиксируются количество отработанных часов, дней и прочие справочные данные, которые служат впоследствии для различных расчетов, обеспечивая их достоверность.
Учет использования рабочего времени ведется в табелях учета и использования рабочего времени, в годовых табельных карточках. Табели открываются или по организации в целом, или по ее структурным подразделениям и категориям работающих и подписывается руководителем структурного подразделения. Они необходимы не только для учета использования рабочего времени всех категорий работающих, но и для контроля за соблюдением персоналом установленного режима рабочего времени, расчетов с ним по зарплате и получения данных об отработанном времени, а также составления статистической отчетности по труду.
Учет явок на работу и использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации, т. е. отметки всех явившихся, не явившихся, опозданий или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий). На титульном листе табеля даны условные обозначения отработанного и неотработанного времени. Количество дней и часов указывается с одним десятичным знаком. При обработке учетных данных пользуются цифровым кодом.
Табели составляются в одном экземпляре и после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы сделаны только на основе документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей).
Проверяется полнота и достоверность представляемых в табеле сведений на основе полученных от отдела кадров приказов:
- о работниках, находящихся в очередных отпусках;
- отпусках в связи с родами;
- отсутствующих по болезни;
- о прочих неявках, разрешенных законодательством;
- о неявках с разрешения администрации и прогулах и т.д.
Достарыңызбен бөлісу: |