Құжаттарды сақтауды ұйымдастыру – құжаттарды ұтымды орналастыруды, олардың қозғалысы мен физикалық жай-күйін бақылауды, сақтандыру қорын және пайдалану қорын құру мақсатында құжаттардың көшірмелерін жасауды, зақымдалуға немесе бұзылуға ұшыраған құжаттардың бастапқы немесе бастапқыға жақын қасиеттері мен сыртқы белгілерін қалпына келтіруді (реставрациялауды) қамтитын іс-шаралар жүйесі;
Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу және оның нәтижелерін ресімдеу тәртібі:Ұйым архивінде құжаттардың құндылығына сараптама ҰАҚ құрамына жатқызылған құжаттарды іріктеу, оларды тиісті мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің Архивіне тұрақты сақтауға тапсыруға дайындау, ҰАҚ құрамына жатқызылмаған құжаттардың сақтау мерзімдерін айқындау және сақтау мерзімдері өтіп кеткен құжаттар мен істерді жоюға бөлу мақсатында жүргізіледі.
Істердің, құжаттардың тізімдемесін жасау тәртібі: тұрақты, уақытша сақталатын, жеке құрам бойынша істер, құжаттар, оның ішінде электрондық құжаттар (істер) тізімдемелеріне және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерге әр архив қоры шегінде жеке реттік нөмірлер беріледі.
т.б архивтерді басқару функциялары бар.
