Лекция мақсаты: Басқару ғылымының теориялық және әдістемелік негіздері, басқарудың шетелдік тәжірибесін зерттеу қажеттілігі
Іскерлік мәжілісті ұймдастыру және өткізу
жүктеу/скачать 3,98 Mb.
|
менеджмент
| Іскерлік мәжілісті ұймдастыру және өткізу
Іскерлік мәжіліс- белгілі бір міндеттерді ойластырудың және көпшілік болып қабылдаудың ке тараған тәсілі. Қазіргі техникалық құралдар мен басқарудың ғылыми тәсілдері кеңінен қолданылып отырғанына қарамастан, іс - әрекеттің мұндай нышаны өз рөлін жойған жоқ. оның үстіне үнемі күрделеніп отырған басқару жүйсе жағдайына іскерлік мәжіліс ерекше маңызды бола түсуде. Жек дара ойластырудан нәтиже шықпаған жағдайдан басшы жұртшылықтың пікіріне жүгініп, қажетті мамандар мен қызметкерлерді тыңдайды. Іскерлік мәжіліс барысында қойылған міндеттер қараладыда, мұнда әр түрлі пікірлер айтылып, оны шешудің ең қолайлы жолдары таңдап алынады. Өзіңіздің тікелей айтқан ұсынысыңыз бен қоса, тиімді ұйымдастырған әрбір мәжіліс маңызды оқу тәрбиелік қызмет атқарады. Іскерлік мәжілісте қызметшілер пайдалы, ұсыныс айтуға, сауатты сөйлей білуге, өз ойын айқын жеткізуге, өзнің дәлелі мен позициясын өткізуге дағдыланады. Бұл процесте басшы ерекше орын алады. Бұл мәжілісті өткізу тәртібін ойластыру, мұның оқу тәрбиелік жағын қарастыру тиіс. Мұнда мәжіліске қатысушылардыңда іскерлігі өріс алады: олардың өзара идея алмасудың біліктілігі, міндеггі творчестволықпен шешуі, баскару қабілеті арта түседі. Іскерлік мәжіліс басшыға да пайдалы, оның ұйымдастырушылық. жауапкершілік, сенімділік, кадрлармен жұмыс істеу қабілеті жетіле түседі. Алайда, мәжіліс әрқашанда тиімді бола бермейтіндігі өкінішті. Ауыл шаруашылығы кәсіпорындарының көптеген басшылары мен мамандары көпшілік уақытын шаруашылықтағы, сондай-ак баскармалардағы тресстердегі және де басқа ұйымдардағы әр түрлі жиналыстарға, мәжілістерге, кеңестерге қатысуымен өткізеді. Кез келген мәселені ұжымның қатысуымен көпшілік болып талқылап, шешудің толып жатқан нышаны бар. Бүған жататындар: сьездер мен конференциялар, жиылысгар, мәжілістер, семинарлар мен симпозиумдар, іскерлік кеңестер т.б. Бұл нышандардың әркайсысы белгілі бір өлшемі бойынша — шешілетін міндеттердің маңыздылығы мен мазмұнына, өткізу ауқымы мен уақытына қарай жіктелуі мүмкін. Іскерлік мәжілістің жіктелуін қарастыралық. Іскерлік мәжіліс шартты түрде қарастырылатын мәжілістің (әкімшілік, техникалық, кадр, қаржы, технологиялык, жедел шешілетін мәселелер) ерекшеліктеріне, қатысушьшардың құрамы мен сапасына, мәжілісте қаралатын мәселелердің ауқымы мен санына, құрылымы мен ұйымдастырылуына, мәжілісті өткізу тәртібіне т.б. орай бөлінеді. Келтірілғен жіктеулер қызмет бабындағы мәжілісте толық қамтылмауы мүмкін. Дегенмен, мәжілісті өткізгенде бұл жіктеулерді басшылыққа алады. Мәжіліс басқа белгілер бойынша да жіктелуі мүмкін. Оны өткізу стиліне қарай американдықтар диктаторлық, автократтық сегретативтік, пікірлесу, еркін кеңесу деп бөледі. Бізде шешілетін мәселелерге орай мынадай жіктеулер қолданылады: Проблемалық мәжіліс — мұның міндеті — басқаруға колайлы шешім іздестіру, бұл талқылау нәтижесінде және де дауысқа сау арқылы қабылданады. Мұндай мәжілістің схемасы: баяндама жасау баяндамашыға сұрақтар беру, жарыссөзге шығу, шеішім шығару. Нұсқаулық мәжіліс — оның міндеті — жоғарыдан төменге карай басқару схемасы бойынша жарлық беру. қажетті байланыстар орнату, оларды жеделді орындату. Басшы жиналғандарға сол мекеменің. кәсіпорынның әкімшіліктері немесе жоғарғы органдар қабыллаған шешімдерді хабарлайды. Көп жағдайда нұсқауды тек айтып қана қоймай, нақтылап түсіндіреді, орындау мерзімін белгілейді. Қабылдаумен және де орындау үшін қүжат (документ) нышанындағы директиваларды таратумен салыстырғанда нұсқаулық мәжілістің артыкшылығы да, міне осында. Алайда соңғысы алғашқысымен ауыстырылмауы тиіс. Мәжіліс өткізіле тұрса да, құжаттар (документтер) таратылуы, бұлар мәжіліс материалдары бойынша айқындалуы, дәлелденуі тиіс. Жедел мәжіліс — оның міндеті — басты өндірістегі күнделікті істің жайы туралы мәлімет алу болып саналады. Өзінің мақсаты мен өткізу сипаты жағынан бұл диспетчерлік мәжіліске ұқсайды. Мұнда басқару схемасы бойынша төменнен жоғарыға мәліметтер беру қамтамасыз етіледі; Мәжіліске .қатысушылардан кажетті мәліметгер алған мәжіліс төрағасы «осал тұстарды» айкындап, жедел шешім кабылдайды. Мұндай мәжілістерде баяндамаларда ұзақ сойлесушілер де болмайды, тек пікір алысады. Әрбір басшы басқарудың тиімді тәсілі ретінде мәжілісті, оның жоғарыда аталған түрлерін іскерлікпен пайдалана білуі тиіс. Оларды ұйымдастырудың жалпы схемасы мынадай тәртіппен өткізіледі. Жаңа проблемалар пайда болып, оның күрделілігі мен өзектілігі талқылауды кажет еткен жағдайда проблемалық мәжілісті шакырады. Әкімшілік шешімін жетілдіргеннен және жете айқындағаннан кейін басшы шешімді бекітеді. Осыдан кейін нұсқаулық мәжілісті өткізу колайлы екендігі байқалды. Оған тікелей орындаушылар немесе басшылар шақырылып, шешім орындаушыға түсіндіріледі. Бұл мәжілісте мәселелер мұқият талқыланады. Әрі карай қажет болған жағдайда жедел мәжіліс өткізіледі. Іскерлік мәжілістің аталған үш түрін жан-жақты пайдалану, өндірісті басқару процесінде олардың мүмкіндіктерін толық жүзеге асыруға ықпал етеді. Өндірістік косіпрындардағы, әкімшілік органдардағы, ғылыми-зерттеу институттарындағы және конструкторлық бюролардағы іскерлік мәжілістердің өзіндік ерекшелігі бар. Оларда ең алдымен мүдлелі мәселелер каралады. Егер кәсіпорындарда көбінесе өндірістік мәселслер талқыланса, әкімшілік органдарда мәселенің көпшілігі жоспарлы жасауға және орындалуын бағалануға арналады. Мәжілісті әзірлеудің және дайындаудың да өзіндік ерекшелігі бар. Мәселен, әкімшілік органдардың мәжілісі едәуір мұқият әзірленеді, көп жағдайла істің жайын білу, ұсыныстар жинау үшін мұны арнайы құрылған комиссияға жүктейді. Мәжіліске әзірлік — алуан түрлі ұйымдық және техникалық шаруалардың жиынтығы болып саналады. Мәжіліс мақсаты айкындалғаннан кейін, оны жүйелі түрде әзірлеу жүзеге асырылады, яғни мәжілістің күн тәртібі, міндеттері белгіленеді. қатысушылар кұрамы анықталады, мәжіліс уақытының узақтығы. күні және өткізу уақыты көрсетіледі, баяндамашылар мен шығып сөйлеушілер белгіленеді, адамдар жұмыс істейтін бөлмені немесе залды әзірлейді. Мәжілісте қаралатын мәселелер көпшіліктің шешімімен қабылдауды қажет ететіндей актуальды, маңызды болуы тиіс. Мәжілісті аптаның белгілі бір күні ұйымдастырып, ұзақ мерзімге жоспарлаған дұрыс, мұның өзі оған катысушылардың жақсы хабардар болуына, әрбір мәжілсті тыңғылықты әзірлеуге ықпал етеді. Мәжіліске қатысушылар белгілегенде, олардың талқылауға қойылатын мәселелерге қатыстылығы, біліктілік дәрежесі ескеріліп, мәжілісте қаралатын мәселелер аддын ала таныстырылады. Мәжілісті тиімді өткізуде қызметкерлердің біліктілігімен қоса, оларды күн тәртібіндегі мәселелерді талқылауға даярлаудың нақты істің жайын, міндеттер мен болашақтағы атқарылатын жұмыстарды таныстырудың ерекше манызы бар. Сондай-ақ, мәжіліске қатысушылардың тиісті құқыктары (праволары) атап айтқанда. дербес шешім қабылдау құқы болуы тиіс. Күн тәртібі және мәжілістің ұзақтығы туралы. Әрбір мәжілісте қаралатын мәселелердің тізімін көбейту арқылы оны өткізу санын азайтқан жөн. Мәжілістегі күн тәртібінің маңыздылығы артқан сайын нақты, әрі іскерлік әңгіме туындайды, адамлар мәжіліске қызу атсалысып, нақты пікірлерін айтады, сөйлсушілер де уақыттың көп алмайды. Соның нәтижесінде жұмыс уақыты барынша толық пайдаланылып қоймай, қабылданатын шешім сапасы да жақсара түседі. Мәжілісте қаралатын мәселелерді көбейте отырып, мәжіліс санын шамамен 30-40%-дай қысқартуға болады. Мүнда 2-3 басты мәселені және бірнеше ұсақ-түйек мәселелерді қараған жөн. Адамдарды мәжіліске шақырғанда оның басталуымен қоса. қай уақытта аяқталуы мүмкін екендігін де ескерткен абзал. Статистердің дәлелдеуіне қарағанда, адамдарға мәжілістің кай уақытта аяқталатындығын алдын ала ескерткенде, аяқталу уақыты жарияланбаған осындай мәжіліске қарағанда, оның ұзақтык мерзімі 10%-ға қысқарады екен. Баяндамаға әзірлену. Мәжілістің табысты етуі баяндама сапасына байланысты. Баяндама тым ұзақ болған жағдайда мәжіліске қатысушылар құлақ қойып, тыңдаудан қалады, жалығады. көңілсізденеді. Баяндаманың қысқа, әрі нұсқа болуы — мәжілістің табысты өтуінің кепілі. Бұл маңызды істі, проблеманы жақсы білумен қоса, сөйлеу мәдениеті жетік адамға тапсырған жөн. Баяндамада ақиқат материалдар айтылуы тиіс. Сөйлеуге әзірлену. Мәжіліске қатысушылар күн тәртібімен және барлық қажетті материалдармен күні бұрын танысуы, қойылған мәселелердің кімдерге қатысты екендігі нақты көрсетілуі, шығын сөйлеушілерге өз ойын толық айтуға мүмкіндік беруі тиіс Мәжілісті басқарушыны даярлау. Көптеген мәжілістер бастала салысымен сәтсіздікке ұшырайды. Мұның өзі мәжілісті басқарушыны күні бұрын әзірлемегендіктен болады. Басқару жөніндегі батыс германиялық маман, доктор В.Щребловский мәжілісті басқарудың ғылыми тәсілін пайдалануды ұсынады. Ол үшін мына ережені сақтаған жөн: 1. Мәжіліс тақырыбын мұқият айқындап алу қажет, қандай нәтиженің — шешім қабылдаудың, ұсыныс берудің немесе қатысушыларды иландырудың қажет екендігін де айқындап алуын қажет. Тек осының өзі ғана мәжілістің табысты өтуінің алғы шарты бола алады. 2. Күн тәртібін мұкият ойластыру қажет. Әуелі тез шешетін мәселеден бастаған жөн. Мәжіліске қатысушыларды алғашқы жетістік едәуір көңілдендірін тастайды. Мәжіліске қатысушылардың арасында орескел қылық көрсететіндер де, оған жауап қайтару керектігін де алдын ала ойластырған жөн. 3. Талқылау барысында қаралуға тиісті фактілермен мәжіліске қатысушылардың танысқандығына көз жеткізу қажет. Мұндай таныстырулы мәжіліс басталардан бұрын, құжаттарды тарта отырып, ұйымдастыруға болады. 4. Кіріспе сөзде талқылайатын проблемаларды қысқаша (3-5 минуттай) түсіндіріп өткен жөн. Мәжіліс төрағасы неден бас тартуы тиіс? Паркинсонның пікірінше, мәжіліс төрағасының қолайсыз 4 типі болады: — үстемдік етушілер (подависты) — олар қызу басталған талқылауға қысым көрсетуге тырысады; — елірмелер (дурманисты) — бұлар мақсатқа басқаша жолмен жетеді. — олар мәжіліске қатысушыларды өз білімімен тан қалдыруға тырысады, бірақ жұртшылық мәжіліс торағасының не жөнінде айтып отырғаны туралы ештеме білмейді. Бұған екінші бір елірме қарсы түруы мүмкін: — қорқытушы (устрашист) — бұл ауыр бульдозер: бұл дауысы ашы шығатын қызыл шырайлы адам, оған қарылық көрсете калсаң, шабынан тулап кояншығы ұстай жаздайды; — былықтырғыш (путанист) — тиісті жерінде мәжілістің берекесін кетіреді. Мұндайда ешкім не мәселе талқыланып отырғанына, тіпті күн тәртібіндегі кандай бапқа таласып отырғаны туралы бейхабар. жүктеу/скачать 3,98 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|